Her ihale konusu iş için ayrı bir ihale işlem dosyası düzenleneceği, ihale işlem dosyasında ihale onay belgesi, yaklaşık maliyet hesap cetveli, ihale dokümanı, yapılmışsa ilan metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ile aday ve isteklilere yapılan bildirimlere ilişkin tebligat ve alındı belgeleri ile ihale komisyonu tutanak ve kararları, yüklenici tarafından sözleşme bedelinin Kanun’un 53 üncü m. (j) bendinin (1) numaralı alt bendinde belirtilen miktarı aşması durumunda bu bedel üzerinden hesaplanacak Kurum payının KİK’nun banka hesabına yatırıldığına ilişkin makbuzun aslı gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgelerin bulunması gerekmektedir.  (KİK’nun 21.04.2009 tarihli 2009/UH.III-1355 sayılı kararı)