Fehler, der zur Aufhebung der Ausschreibung für die Fahrzeuganmietung führte

I-Einleitung
Fehler in den Vergabeunterlagen öffentlicher Auftraggeber bei der Beschaffung von Fahrzeugmietleistungen führen zur Aufhebung des Vergabeverfahrens. Daher bestehen wichtige Aspekte, die öffentliche Auftraggeber und Teilnehmer am Vergabeverfahren beachten müssen, damit die Beschaffung ordnungsgemäß und ohne Verzögerung durchgeführt werden kann.
In diesem Artikel werde ich über zwei Aspekte informieren, bei denen öffentlichen Auftraggebern häufig Fehler unterlaufen und die zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen. Darüber hinaus werde ich versuchen, das Thema anhand eines konkreten Falls zu veranschaulichen.   

II- Probleme öffentlicher Auftraggeber bei der Erstellung der Vergabeunterlagen für Ausschreibungen zur Beschaffung von Fahrzeugmietleistungen  
Öffentliche Auftraggeber müssen sämtliche von ihnen zu erstellenden Vergabeunterlagen im Einklang mit den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe und den nachrangigen Rechtsvorschriften erstellen. Bei Vergabeverfahren nach diesem Gesetz sind die öffentlichen Auftraggeber dafür verantwortlich, Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und öffentliche Kontrolle zu gewährleisten, den Bedarf zu angemessenen Bedingungen und rechtzeitig zu decken sowie die effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. (Siehe m. 5 des Gesetzes Nr. 4734 mit der Überschrift “Grundprinzipien”)
Die technischen Kriterien für die ausgeschriebenen Dienstleistungen werden in den technischen Spezifikationen festgelegt, die Bestandteil der Vergabeunterlagen sind. Die festzulegenden technischen Kriterien müssen auf Effizienz und Funktionalität ausgerichtet sein, dürfen keine wettbewerbsbeschränkenden Aspekte enthalten und müssen die Chancengleichheit aller Bieter gewährleisten. (Siehe m. 12 des Gesetzes Nr. 4734 mit der Überschrift “Spezifikationen”)
Folglich liegt es in der Verantwortung der öffentlichen Auftraggeber, die Merkmale der anzumietenden Fahrzeuge unter Berücksichtigung der Art der Leistung im Einklang mit den Vergabevorschriften festzulegen. In diesem Zusammenhang muss der öffentliche Auftraggeber auch seine Erfahrungen mit der ausgeschriebenen Dienstleistung nutzen und Regelungen zur Art der Dienstleistung sowie zu den Merkmalen der im Rahmen dieser Dienstleistung einzusetzenden Fahrzeuge treffen. Bei der Ausgestaltung der Spezifikationen müssen die öffentlichen Auftraggeber jedoch darauf achten, den Wettbewerb und die Teilnahme am Vergabeverfahren nicht einzuschränken. 

III- Ein konkreter Fall und die Beurteilung durch den Vergaberat 
Im konkreten Fall enthielten die technischen Spezifikationen einer vom öffentlichen Auftraggeber durchgeführten Ausschreibung zur Anmietung von Dienstfahrzeugen ohne Fahrer und Kraftstoff folgende Regelung: “Die Fahrzeuge müssen zum Zeitpunkt der Übergabe 0-3 Jahre alt sein; Fahrzeuge der Gruppen 1,2,3,4,5,10 müssen einen Kilometerstand von 0 km bis höchstens 30,000 km und Fahrzeuge der Gruppen 6,7,8,9 einen Kilometerstand von 0 km bis 40.000 km aufweisen.“ Nach dieser Regelung wurde für Personenkraftwagen, Geländefahrzeuge, Kastenwagen und Motorräder die Voraussetzung festgelegt, dass sie 0-3 Jahre alt sein und einen Kilometerstand von 0-30.000 km aufweisen müssen; für die Kleintransporter der Gruppen 6,7,8,9 wurde die Voraussetzung festgelegt, dass sie 0-3 Jahre alt sein und einen Kilometerstand von 0-40.000 km aufweisen müssen.
Zu diesem Thema wurde bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) ein Antrag mit der Begründung gestellt, “dass die betreffende Regelung der technischen Spezifikationen die Teilnahme am Vergabeverfahren einschränke und einen Schaden für die öffentliche Hand verursachen könne, weshalb das Vergabeverfahren aufgehoben und eine transparentere Ausschreibung unter Schaffung eines Wettbewerbsumfelds durchgeführt werden müsse”.
Bei der Prüfung gelangte der Vergaberat zusammenfassend zu der Beurteilung, dass die betreffende Kilometerbegrenzung angesichts der Nutzungsbedingungen und des Verwendungszwecks der anzumietenden Fahrzeuge nicht vom Ermessen des öffentlichen Auftraggebers umfasst sei und diese Begrenzung gegen den Wettbewerbsgrundsatz verstoße; das Vergabeverfahren wurde aufgehoben. (Siehe Entscheidung des Vergaberats vom 19.02.2025 mit der Nr. 2025/UH.II-545) 

 IV- Ergebnis und meine Bewertung 
Die Wirtschaftskrise ist heutzutage in allen gesellschaftlichen Bereichen deutlich spürbar. Daher wurde durch das Präsidialamt das Rundschreiben Nr. 2024/7 veröffentlicht, das eine Begrenzung der Ausgaben öffentlicher Einrichtungen vorsieht.
Wie auch im konkreten Fall ersichtlich ist, wenden öffentliche Auftraggeber die Vergabevorschriften in einer Weise an, die über ihr Ermessen hinausgeht. Beschränkungen wie 0-3 Jahre oder 0 km in den technischen Spezifikationen erhöhen jedoch sowohl die Kosten als auch das Risiko eines Schadens für die öffentliche Hand.  
Bei gemeinsamer Würdigung der oben erläuterten vergaberechtlichen Bestimmungen und des konkreten Falls bin ich der Auffassung, dass öffentliche Auftraggeber bei den von ihnen durchzuführenden Vergabeverfahren ihrer Pflicht nachkommen müssen, öffentliche Mittel sachgerecht einzusetzen. 11.03.2025

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Vorstandsvorsitzender der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.