Fehler im Aktienbuch bei EKAP-Einträgen: Was Aktiengesellschaften beachten müssen

I-Einleitung
Wir stellen fest, dass Aktiengesellschaften, die an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, aufgrund von Fehlern bei der Eintragung ihrer Beteiligungsverhältnisse und Vertretungsberechtigten in EKAP vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden und Rechtsverluste erleiden. Daher müssen Aktiengesellschaften, die an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, zunächst die in den Vergabevorschriften geregelten und in der Praxis recht einfachen EKAP-Eintragungsverfahren kennen und rechtzeitig durchführen.
In diesem Artikel werden Informationen über Fehler von Aktiengesellschaften bei der Mitteilung ihrer Beteiligungsverhältnisse und Vertretungsberechtigten in Vergabeverfahren sowie über die Behebung dieser Fehler gegeben. Außerdem werde ich versuchen, das Thema anhand eines tatsächlich eingetretenen Falls zu konkretisieren und zu erläutern. Denn der dem Artikel zugrunde liegende Fall und ähnliche Fälle wurden von unseren Vergaberechtsanwälten und der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. eingehend geprüft.  

II- Bedeutung des “Aktienbuchs” und des ihm zugrunde liegenden “Beschlussbuchs des Vorstands” für Aktiengesellschaften im Vergabeverfahren   
Bei Aktiengesellschaften wird die Beteiligungsstruktur der Gesellschaft durch das “Aktienbuch” bestimmt. Das Aktienbuch muss gemäß den Bestimmungen des türkischen Handelsgesetzbuchs geführt werden. Denn bei Aktiengesellschaften werden die Beteiligungsanteile und deren Umfang in diesem Buch festgehalten. Daher ist das Aktienbuch eine amtliche Urkunde/ein amtliches Dokument. Das Aktienbuch (mit anderen Worten das Anteilsbuch) muss aktuell sein. (Siehe Art. 64, 425, 499, 594 des türkischen Handelsgesetzbuchs)
Grundlage der Aktienbücher ist das “Beschlussbuch des Vorstands”. Dieses Buch besteht insbesondere bei Aktiengesellschaften aus schriftlichen Texten, in denen sämtliche vom Vorstand der Gesellschaft gefassten Beschlüsse enthalten sind und deren Führung verpflichtend ist. Die in diesem Buch festgehaltenen Beschlüsse sind für die Beilegung künftiger Streitigkeiten im Zusammenhang mit der Gesellschaft maßgeblich. (Siehe Art. 64. 65. 390 des türkischen Handelsgesetzbuchs)
Auch in den Vergabevorschriften wurden besondere Regelungen zu den “Aktienbüchern” von Aktiengesellschaften getroffen, deren Grundlage das Beschlussbuch des Vorstands bildet. Nach den Vergabevorschriften gilt: “… Die in EKAP eingetragenen natürlichen Personen müssen die nachstehend aufgeführten Angaben zu sich selbst sowie zu ihren Bevollmächtigten oder Vertretern eintragen; juristische Personen müssen die Angaben zu sich selbst, gegebenenfalls zu ihren Gesellschaftern und Beteiligungsquoten (mit Ausnahme börsennotierter Aktien)/Mitgliedern/Gründern, zu den Funktionsträgern ihrer Leitung, die zur Unterzeichnung des Angebots- oder Teilnahmeantrags beziehungsweise des Vertrags und zur Vertretung der juristischen Person bei der Vertragsdurchführung befugt sind, sowie zu ihren Bevollmächtigten oder Vertretern in EKAP eintragen und diese vor Ablauf der Teilnahmefrist oder vor dem Ausschreibungstermin sowie vor der Vertragsunterzeichnung aktualisieren. Bei diesen Personen sind, sofern es sich um eine juristische Person handelt, die Firma, die Steueridentifikationsnummer sowie gegebenenfalls die Geschäftsbezeichnung anzugeben.
Bei juristischen Personen werden für die Eintragung der Funktionsträger der Leitung sowie gegebenenfalls der Gesellschafter und Beteiligungsquoten (mit Ausnahme börsennotierter Aktien)/Mitglieder/Gründer die Daten des Handelsregisters zugrunde gelegt. Darüber hinaus werden bei Aktiengesellschaften (mit Ausnahme von Einpersonengesellschaften) im Rahmen der Eintragung der Gesellschafter und Beteiligungsquoten die einschlägigen Teile des Aktienbuchs zu den angegebenen Personen sowie des diesem zugrunde liegenden Beschlussbuchs des Vorstands eingescannt und in EKAP hochgeladen; bei juristischen Personen, die keine Gesellschaften sind, werden im Rahmen der Eintragung der Mitglieder oder Gründer auch die einschlägigen Teile der Dokumente eingescannt und in EKAP hochgeladen, die Angaben enthalten, welche nicht in den türkischen Handelsregisterblättern veröffentlicht sind…. (Siehe Art. 7 der Verordnung über die Durchführung elektronischer Vergabeverfahren mit der Überschrift “Eintragung natürlicher und juristischer Personen in EKAP”) 

Ferner enthalten die sekundären Vergabevorschriften folgende Erläuterung: “… 31.3 Die nach Art. 7 der Verordnung über die Durchführung elektronischer Vergabeverfahren erforderlichen Angaben müssen in EKAP vollständig, richtig und aktuell gehalten werden. Wenn bei den in EKAP eingetragenen natürlichen oder juristischen Personen eine Änderung der im fünften Absatz des genannten Artikels aufgeführten Angaben erforderlich ist, müssen diese Änderungen spätestens innerhalb von 7 (sieben) Tagen nach dem Änderungsdatum, in jedem Fall jedoch vor Ablauf der Teilnahmefrist oder vor dem Ausschreibungstermin, aktualisiert und in EKAP eingetragen werden; Änderungen, die nach Ablauf der Teilnahmefrist oder nach dem Ausschreibungstermin eintreten, müssen vor der Vertragsunterzeichnung aktualisiert und in EKAP eingetragen werden. Werden Angaben unmittelbar aus den Einträgen in EKAP bezogen und wird festgestellt, dass diese Angaben nicht aktuell sind, werden die Angebote von der Wertung ausgeschlossen. Werden bei Aktiengesellschaften Dokumente zu Vorgängen, die nach den einschlägigen Rechtsvorschriften vorgenommen wurden, nicht in EKAP hochgeladen, werden die Angebote nicht von der Wertung ausgeschlossen, sofern die Gesellschafter und Beteiligungsquoten infolge dieser Vorgänge unverändert bleiben. Bei einem Widerspruch zwischen den im Handelsregister eingetragenen Angaben und den in EKAP enthaltenen Angaben sind die Angaben im Handelsregister maßgeblich.” (Siehe Art. 31 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe mit der Überschrift “Eintragungsverfahren in EKAP”)
Wie sich auch aus den Vergabevorschriften ergibt, müssen Personen, die Angebote in Vergabeverfahren abgeben werden, ihre Gesellschafter und Beteiligungsquoten mit Ausnahme börsennotierter Aktien sowie die Angaben zu ihren Mitgliedern/Gründern in EKAP eintragen. Bei der Eingabe dieser Angaben in EKAP durch Personen, die ein Angebot abgeben werden, werden die Handelsregisterangaben zugrunde gelegt. Darüber hinaus müssen bei Aktiengesellschaften mit Ausnahme von Einpersonengesellschaften im Rahmen der Eintragung der Gesellschafter und Beteiligungsquoten auch die einschlägigen Teile des “Aktienbuchs” zu den angegebenen Personen sowie des diesem zugrunde liegenden “Beschlussbuchs des Vorstands” eingescannt und in EKAP hochgeladen werden.
Daher müssen die in EKAP eingetragenen Angaben vor dem Ausschreibungstermin und vor der Vertragsunterzeichnung aktualisiert werden.  Wird festgestellt, dass die in EKAP eingetragenen Angaben nicht aktuell sind, werden die Angebote von der Wertung ausgeschlossen. 

III- Ein tatsächlich eingetretener Fall und die Beurteilung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe 
Der tatsächlich eingetretene Fall ereignete sich am 28.11.2024 im Vergabeverfahren “Wartungs- und Reparaturarbeiten an der Messkontroll- und Kontrollinfrastruktur der Region Asien”. Im eingereichten Antrag wurden zusammengefasst folgende Behauptungen vorgebracht: “Die Firma der A… A.Ş. sei im Handelsregisterblatt vom 19.11.2024 in A…B… A.Ş. geändert worden und es sei eine Adressänderung erfolgt; diese Änderungen seien wesentlich und müssten zwingend in EKAP eingetragen werden; zudem habe sich aufgrund des Vorstandsbeschlusses vom 15.11.2024 auch die Beteiligungsstruktur der Gesellschaft des Bieters geändert; die B… Limited Şirketi habe sämtliche ihrer Aktien an der A…A.Ş. auf andere Personen übertragen; dieser Umstand sei erst einen Tag nach dem Vergabeverfahren bekannt gemacht worden; die am Ausschreibungstermin als vertretungsberechtigt ausgewiesenen Personen seien weder in MERSİS noch im Handelsregister eingetragen gewesen und auch diese Angaben seien in EKAP nicht aktuell gewesen; die Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen sowie zu den Gesellschaftern und Beteiligungsquoten der A… A.Ş. seien in der Tabelle der Eignungsangaben nicht nach dem letzten aktuellen Stand erklärt worden; das Angebotsschreiben sei nicht von der vertretungs- und zeichnungsberechtigten Person mit elektronischer Signatur unterzeichnet worden; die Person, die das Angebotsschreiben mit elektronischer Signatur unterzeichnet habe, sei zum Ausschreibungstermin nicht zur Vertretung der Gesellschaft befugt gewesen, ...”
Bei der Prüfung durch den Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe wurde zusammengefasst entschieden: “Die Beteiligungsstruktur der A… A.Ş. habe sich zu einem Zeitpunkt (15.11.2024) vor dem Ausschreibungstermin (28.11.2024) geändert; der Bieter habe das diesbezügliche Aktienbuch und den ihm zugrunde liegenden Vorstandsbeschluss nicht in EKAP hochgeladen; somit hätten das in EKAP enthaltene Aktienbuch und das ihm zugrunde liegende Beschlussbuch des Vorstands nicht den zum Ausschreibungstermin aktuellen Stand der Beteiligungsstruktur der Gesellschaft widergespiegelt; daher müsse das Angebot der Bietergemeinschaft, der die A… A.Ş. angehöre und deren Angaben zur Beteiligungsstruktur in EKAP nachweislich nicht aktuell seien, gemäß Art. 31 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe von der Wertung ausgeschlossen werden…”  (Siehe Beschluss des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 05.03.2025 mit der Nummer 2025/UY.II-660)

IV- Schlussfolgerung und unsere Bewertung
Der konkrete Fall wurde von den Vergabeberatern und Vergaberechtsanwälten im Team der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. bewertet. Demnach wurde festgestellt, dass Aktiengesellschaften, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen, vor dem Vergabeverfahren den letzten Stand ihrer Beteiligungsverhältnisse und die Angaben zu ihren Vertretungsberechtigten über EKAP prüfen müssen.
Wie auch im konkreten Fall zu erkennen ist, gab der am Vergabeverfahren teilnehmende Bieter ein Angebot ab, ohne die Vergabevorschriften vollständig zu beherrschen, und wurde von der Wertung ausgeschlossen. Dies führte zu einem Rechtsverlust des Unternehmens, das das Angebot im Vergabeverfahren abgegeben hatte. Daher müssen Unternehmen, die ein Angebot in einem Vergabeverfahren abgeben werden, ihre internen Vergabe-/Beschaffungseinheiten schulen lassen und Unterstützung von spezialisierten Vergabeberatungsunternehmen oder Vergaberechtsanwälten in Anspruch nehmen, um Rechtsverluste vermeiden zu können. 24.07.2025 

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Vorstandsvorsitzender der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.