Gilt die Übergabe der Unterlagen zweier Bieter an den Auftraggeber durch dieselbe Person als verbotene Handlung oder Verhaltensweise?

1. Überblick über den konkreten Fall
Die im konkreten Fall ergangene Gerichtsentscheidung betrifft die Frage, ob bei einem elektronisch durchgeführten Vergabeverfahren über eine Dienstleistung die Übergabe der physischen Unterlagen zweier Bieter an den Auftraggeber durch dieselbe Person allein als verbotene Handlung oder Verhaltensweise anzusehen ist.  Im Kern der Entscheidung steht die Frage, durch welche Nachweise die in Artikel 17 des Gesetzes Nr. 4734 geregelten verbotenen Handlungen und Verhaltensweisen festgestellt werden müssen.

Im konkreten Fall betrachtete die türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) in ihrer Entscheidung vom 28.01.2026 mit der Nummer 2026/UH.I-367 die Übergabe der physischen Unterlagen zweier Unternehmen durch dieselbe Person als eine Verhaltensweise, die den Wettbewerb oder die Zuschlagsentscheidung beeinflussen könnte, und gelangte zu dem Ergebnis, dass die beiden Bieter gemäß Artikel 10 Absatz 4 Buchstabe (j) des Gesetzes Nr. 4734 vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden müssten. Das 8. Verwaltungsgericht Ankara befand diese Beurteilung jedoch mit seiner Entscheidung vom 21.05.2026, E:2026/470, K:2026/756, für rechtswidrig.

Nachfolgend werden der Verlauf dieses Falls, die ergangenen Entscheidungen und die zu beachtenden Aspekte erläutert.

2. Sachverhalt und Entwicklung der Streitigkeit
Der öffentliche Auftraggeber führte am 05.11.2025 ein Vergabeverfahren über Dienstleistungen zur Ausgabe von Mahlzeiten einschließlich Material und anschließender Leistungen mit der İKN 2025/1681729 durch. Das Vergabeverfahren wurde elektronisch abgewickelt, 19 Vergabeunterlagen wurden heruntergeladen und 11 Bieter reichten elektronische Angebote ein. Der Auftraggeber forderte X… Ltd. Şti., die voraussichtlich das wirtschaftlich günstigste Angebot abgegeben hatte, sowie das klagende Unternehmen auf, bestimmte auf EKAP hochgeladene Unterlagen in physischer Form einzureichen.

Auf das Schreiben des Auftraggebers vom 13.11.2025 hin wurden die physischen Unterlagen beider Unternehmen fristgerecht beim Auftraggeber eingereicht. Bei der Prüfung wurde festgestellt, dass die von X… Ltd. Şti. eingereichten Unterlagen ordnungsgemäß waren, während das vom klagenden Unternehmen eingereichte Unterschriftenzirkular und das Handelsregisterblatt weder im Original noch notariell beglaubigt waren und die Bilanz sowie gleichwertige Unterlagen auch keine Bestätigung eines hierzu befugten Berufsangehörigen trugen. Daher wurde das klagende Unternehmen wegen unvollständiger Unterlagen von der Wertung ausgeschlossen.

Unterdessen machte das rügende/antragstellende Unternehmen geltend, dass die Unterlagen beider Unternehmen gleichzeitig durch dieselbe Person eingereicht worden seien, die Angebote nahe beieinanderlägen und die Unternehmen gemeinsam gehandelt hätten. Das rügende/antragstellende Unternehmen behauptete außerdem, dass gemäß Artikel 17 des Gesetzes Nr. 4734 die Bietersicherheiten als Einnahmen verbucht und Ausschlussmaßnahmen verhängt werden müssten. Die Vergabekammer wies die Behauptung zurück, dass die Angebotssummen nahe beieinanderlägen; sie hielt jedoch die Übergabe der physischen Unterlagen durch dieselbe Person im Hinblick auf verbotene Handlungen und Verhaltensweisen für ausreichend und ordnete eine Korrekturmaßnahme an.

Nach der Entscheidung der Vergabekammer erhob das klagende Unternehmen Klage auf Aufhebung der Entscheidung und Aussetzung ihrer Vollziehung. Das 8. Verwaltungsgericht Ankara hob die streitgegenständliche Maßnahme mit seiner Entscheidung vom 21.05.2026, E:2026/470, K:2026/756, auf. Daraufhin setzte die türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) mit ihrer Entscheidung vom 18.06.2026 mit der Nummer 2026/MK-216 die Gerichtsentscheidung um; sie hob die in der Entscheidung der Vergabekammer vom 28.01.2026 enthaltene Beurteilung auf, wonach die beiden Bieter wegen einer verbotenen Handlung vom Vergabeverfahren auszuschließen seien, und beschloss, den Nachprüfungsantrag bei der KİK insoweit zurückzuweisen.

3. Gerichtsentscheidung und unsere Bewertung
Das Gericht stellte fest, dass bei der Beurteilung verbotener Handlungen und Verhaltensweisen im Rahmen von Artikel 17 des Gesetzes Nr. 4734 in Vergabeverfahren nicht ein einzelner Umstand als ausreichend angesehen werden darf. Um von einem übereinstimmenden Willen der Unternehmen ausgehen zu können, müssen demnach mehrere Handlungen gemeinsam bewertet werden und starke Nachweise für ein gemeinsames Vorgehen vorliegen.

In der Gerichtsentscheidung wurde festgestellt, dass X… Ltd. Şti. und das klagende Unternehmen die Vergabeunterlagen über unterschiedliche IP-Adressen heruntergeladen hatten, die Angebote von unterschiedlichen IP-Adressen und durch unterschiedliche Personen mit E-Signatur übermittelt worden waren, die Bürgschaften für die Bietersicherheit von unterschiedlichen Banken ausgestellt worden waren und auch die Gesellschafterstrukturen sowie die vertretungsberechtigten Personen der Unternehmen voneinander abwichen. Angesichts dieser Feststellungen belegt allein der Umstand, dass die physischen Unterlagen durch dieselbe Person eingereicht wurden, kein abgestimmtes Vorgehen zwischen den beiden Unternehmen.

Nach der Gerichtsentscheidung reicht die Übergabe der physischen Unterlagen durch dieselbe Person allein nicht aus, um ein abgestimmtes Vorgehen nachzuweisen. Die Gesellschafterstruktur der Bieter, ihre Vertretungsbefugnisse, die IP-Adressen für das Herunterladen der Vergabeunterlagen und die Abgabe der Angebote, die Verwendung der E-Signatur, die Aufzeichnungen zur Bietersicherheit und vergleichbare tatsächliche Feststellungen müssen gemeinsam bewertet werden. In dieser Hinsicht zeigt die Entscheidung, dass die Behauptung einer verbotenen Handlung im Vergabeverfahren durch konkrete und objektive Nachweise gestützt werden muss.(Siehe: Können die Bietersicherheiten von Personen, die verbotene Handlungen und Verhaltensweisen begangen haben, als Einnahmen verbucht werden?)

Unseres Erachtens ist dieser Ansatz des Gerichts zutreffend. Denn eine Feststellung nach Artikel 17 des Gesetzes Nr. 4734 kann so schwerwiegende Folgen wie den Ausschluss des Bieters von der Wertung, die Verbuchung der Bietersicherheit als Einnahme, ein Ausschlussverfahren und strafrechtliche Konsequenzen haben. Deshalb müssen sich der Auftraggeber und die Vergabekammer nicht nur auf einen Verdacht, sondern auf tatsächliche und überprüfbare Nachweise stützen. Dieses Ergebnis bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen bei der Übergabe von Unterlagen nach Belieben handeln dürfen. Die Unternehmen müssen bei der Übergabe physischer Unterlagen die Bevollmächtigung, das Übergabeprotokoll, die Originalunterlagen, notarielle Beglaubigungen und die EKAP-Aufzeichnungen sorgfältig prüfen.

Diese Entscheidung verdeutlicht auch die Bedeutung der EKAP-Aufzeichnungen im elektronischen Vergabeverfahren. Von welcher IP-Adresse die Vergabeunterlagen heruntergeladen wurden, wer das Angebot mit einer E-Signatur übermittelt hat, woher die Angaben zur Bietersicherheit stammen und welche Informationen zur Vertretung des Unternehmens vorliegen, kann bei Behauptungen über verbotene Handlungen entscheidend sein.
(Siehe: EKAP )

4. Schlussfolgerungen für Auftraggeber und Unternehmen
Bei der Prüfung von Behauptungen über verbotene Handlungen oder Verhaltensweisen sollten öffentliche Auftraggeber statt eines einzelnen sichtbaren Umstands, etwa der Übergabe der Unterlagen durch dieselbe Person, den gesamten Sachverhalt untersuchen. IP-Adressen, E-Signatur-Aufzeichnungen, die Gesellschafter- und Vertretungsstruktur der Unternehmen, Aufzeichnungen zur Bietersicherheit, das Verhältnis der Angebotspreise zueinander, der Zeitpunkt der Übergabe der Unterlagen und die dem Auftraggeber vorgelegten Erklärungen müssen gemeinsam bewertet werden. Ebenso muss die durchgeführte Prüfung in der Vergabeakte klar und überprüfbar dokumentiert werden.

Für Unternehmen besteht die wichtigste Folge der Entscheidung darin, dass auch die Phase der Übergabe physischer Unterlagen Bestandteil des Vergabeverfahrens ist. Ein Unternehmen sollte seine Unterlagen möglichst durch eine eigene vertretungsberechtigte oder ausdrücklich bevollmächtigte Person einreichen lassen und vorab prüfen, ob die eingereichten Unterlagen im Original, notariell beglaubigt oder in einer nach den Rechtsvorschriften anerkannten Form vorliegen. Zugleich wurde mit dieser Entscheidung klargestellt, dass allein aufgrund der Übergabe der Unterlagen durch dieselbe Person nicht auf eine verbotene Handlung geschlossen werden kann.

Auch hinsichtlich der Rechtsbehelfe ist sorgfältig vorzugehen. Das antragstellende Unternehmen erhob in diesem Fall drei Beanstandungen; die Vergabekammer stellte nur bei einer Beanstandung eine Berechtigung fest, änderte diese Beurteilung jedoch später infolge der Gerichtsentscheidung. Daher dürfen bei Rügen beim Auftraggeber und Nachprüfungsanträgen bei der KİK Beanstandungen zu unterschiedlichen Vergabeverfahren nicht in dieselbe Antragsschrift aufgenommen werden; jede Beanstandung muss durch konkrete Unterlagen und Aufzeichnungen gestützt werden.
(Siehe: Nachprüfungsantrag bei der KİK )

Aufgrund unserer Erfahrungen ist festzuhalten, dass bei einer gemeinsamen Betrachtung der Einreichung von Unterlagen, der Vertretungsbefugnis, der EKAP-Vorgänge und der Behauptungen über verbotene Handlungen im Vergabeverfahren erhebliche Rechtsverluste für Unternehmen entstehen können. Deshalb sollten die Vergabestellen institutioneller Unternehmen nicht nur hinsichtlich des Angebotspreises, sondern auch bezüglich der Übergabe der Unterlagen und des Rechts auf Einlegung von Rechtsbehelfen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen. Öffentliche Auftraggeber sollten bei Feststellungen mit schwerwiegenden Folgen verhältnismäßig vorgehen und ihre Entscheidungen auf konkrete und vergleichbare Daten stützen.

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Expertin für öffentliche Auftragsverträge

Kontakt: https://www.kilichukuk.org/iletisim