Ist das Fehlen einer gesonderten Zeile im Angebotsformular für Vollzeitpersonal ein Grund für die Aufhebung des Vergabeverfahrens?

1. Der konkrete Sachverhalt und der wesentliche Inhalt des Ausschussbeschlusses
Der Beschluss 2026/UH.I-1955 des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.07.2026 betrifft die fehlerhafte Berücksichtigung der Personalkosten für Vollzeitpersonal im Einheitspreisangebotsformular bei einem Vergabeverfahren für Verpflegungsdienstleistungen einschließlich Zutaten. Das antragstellende Unternehmen machte geltend, dass in der endgültigen Fassung der technischen Spezifikationen insgesamt 101 Beschäftigte vorgesehen seien, im Einheitspreisangebotsformular jedoch nur für 68 Beschäftigte Zeilen eingerichtet worden seien. Es beantragte die Aufhebung des Vergabeverfahrens mit der Begründung, es sei nicht ersichtlich, wie die Kosten für die übrigen 33 Beschäftigten angeboten werden sollten.

Der Ausschuss stellte fest, dass es sich bei der ausgeschriebenen Leistung um eine Dienstleistungsbeschaffung handelt, die nicht auf dem Einsatz von Personal beruht. In den technischen Spezifikationen wurde jedoch ausdrücklich geregelt, dass 101 Beschäftigte ihre gesamte wöchentliche Arbeitszeit beim öffentlichen Auftraggeber verbringen werden. Zugleich ist gemäß Artikel 78.3 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe in diesem Fall für jede einzelne Personalkostenposition eine gesonderte Zeile im Einheitspreisangebotsformular einzurichten.
(Siehe: Einheitspreisangebotsformular: Birim fiyat teklif cetveli)

2. Entwicklung des streitgegenständlichen Sachverhalts und Entscheidung des Ausschusses
Das Vergabeverfahren wurde am 23.06.2026 im offenen Verfahren durchgeführt. In der ursprünglichen Fassung der Vergabeunterlagen war die Zahl des einzusetzenden Personals mit 69 angegeben; nach dem Nachtrag vom 11.06.2026 erhöhte sich die Gesamtzahl des Personals in den technischen Spezifikationen auf 101. Dennoch wurden im Einheitspreisangebotsformular insgesamt 68 Beschäftigte als Grundlage für die Abgabe eines Angebots auf Basis des Monatsentgelts angesetzt. Die technischen Spezifikationen regelten außerdem, dass das Personal 45 Stunden pro Woche arbeiten werde, die festgelegte Beschäftigtenzahl beizubehalten sei und bei einer Personalunterdeckung gegen den Auftragnehmer eine Vertragsstrafe verhängt werde.

Unter Zugrundelegung von Artikel 78.3 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe stellte der Ausschuss fest, dass die Personalkosten für Vollzeitpersonal im Angebotspreis eindeutig berücksichtigt werden müssen. Auch bei Dienstleistungsbeschaffungen, die nicht auf dem Einsatz von Personal beruhen, muss für jede Personalkostenposition eine gesonderte Zeile im Formular vorhanden sein, wenn die Zahl der Beschäftigten festgelegt wurde, die ihre gesamte wöchentliche Arbeitszeit beim öffentlichen Auftraggeber verbringen werden. Daher wurde die Abweichung zwischen den technischen Spezifikationen und dem Angebotsformular als Fehler in den Vergabeunterlagen angesehen, der die Bieter daran hindert, ihre Angebote auf Grundlage derselben Kostenstruktur zu erstellen.
(Siehe: Streitigkeiten und Lösungswege bei Dienstleistungsbeschaffungen, die nicht auf dem Einsatz von Personal beruhen: ihale.tv)

3. Unsere Bewertung und Empfehlungen 
Unseres Erachtens besteht der für Unternehmen wichtigste Aspekt des Beschlusses darin, dass die in den technischen Spezifikationen angegebene Personalzahl allein nicht ausreicht. Die Kosten des Vollzeitpersonals sind ein untrennbarer Bestandteil des Angebots. Aus dem Einheitspreisangebotsformular muss hervorgehen, in welcher Zeile und auf Grundlage welcher Entgeltgruppe diese Kosten anzubieten sind. Andernfalls können die Bieter dieselben Aufwendungen auf unterschiedliche Leistungspositionen verteilen, sodass die Angebote nicht sachgerecht miteinander verglichen werden können.

Bei der Erstellung eines Nachtrags müssen öffentliche Auftraggeber nicht nur die geänderte Bestimmung der technischen Spezifikationen, sondern auch den von dieser Änderung betroffenen geschätzten Auftragswert, das Angebotsformular, die Regelungen zur Preisanpassung, die Arbeit an nationalen Feiertagen und allgemeinen Feiertagen sowie die übrigen Vergabeunterlagen gemeinsam prüfen. Insbesondere bei einer Änderung der Personalzahl oder des Entgeltsatzes muss zugleich auch das Einheitspreisangebotsformular überprüft werden. Die Erstellung der Unterlagen und elektronischen Formulare über EKAP im elektronischen Vergabeverfahren beseitigt nicht die Verantwortung für die Übereinstimmung der Unterlagen untereinander.
(Siehe: Wie sollten Vergabeunterlagen bei Beschaffungen von Verpflegungsdienstleistungen ausgestaltet sein?: ihale.tv)

Unternehmen sollten vor der Angebotsabgabe die Personaltabelle in den technischen Spezifikationen mit dem Einheitspreisangebotsformular vergleichen. Besteht eine Abweichung hinsichtlich der Personalzahl, des Entgeltprozentsatzes, der Arbeitszeit oder der Arbeit an Feiertagen, sollte geprüft werden, ob vor der Angebotsabgabe innerhalb der Rügefrist ein Antrag gestellt wird. Ein Fehler, der die grundlegende Struktur der Unterlagen betrifft, kann nach Durchführung des Vergabeverfahrens wie in diesem Beschluss bis zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führen.

Nach unserer Bewertung im Rahmen der ständigen Entscheidungen der KİK gehört das Angebotsformular bei Vergabeverfahren mit zahlreichen Kostenpositionen, wie etwa Verpflegungsdienstleistungen, zu den grundlegenden Unterlagen, aus denen hervorgeht, welchen Preis der Bieter für welche Aufwendung angeboten hat. Die gemeinsame technische, finanzielle und rechtliche Prüfung der Unterlagen vor dem Vergabeverfahren verringert sowohl das Risiko von Angebotsfehlern für Unternehmen als auch die Wahrscheinlichkeit, dass öffentliche Auftraggeber mit einer Aufhebung des Vergabeverfahrens konfrontiert werden.
(Siehe: Die Rechtsvorschriften für die Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen sollten verbessert werden!: ihale.tv)

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL
Fachberaterin für öffentliche Auftragsverträge
Kılıç Hukuk ve Danışmanlık
Kontakt 

Quellen:

• Kılıç Vergabeglossar – Einheitspreisangebotsformular
• Kılıç Hukuk – Bei welchen Arten der Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen besteht die Pflicht zur Beschäftigung von Menschen mit Behinderung?
• ihale.tv – Wie sollten Vergabeunterlagen bei Beschaffungen von Verpflegungsdienstleistungen ausgestaltet sein?
• ihale.tv – Streitigkeiten und Lösungswege bei Dienstleistungsbeschaffungen, die nicht auf dem Einsatz von Personal beruhen
• Kılıç Akademi – Gründe, Probleme und Lösungen bei der Aufhebung öffentlicher Vergabeverfahren