Kann ein Angebot in einer elektronischen Ausschreibung wegen eines nicht verifizierbaren Dokuments ausgeschlossen werden?

1. Der konkrete Fall und der wesentliche Inhalt des Kammerbeschlusses
Im Beschluss der türkischen Vergabekammer vom 29.07.2026 mit der Nummer 2026/UH.I-1995 wurde behandelt, dass einige der in einem elektronisch durchgeführten Vergabeverfahren über die Beschaffung von Personenbeförderungsleistungen eingereichten “Genehmigungsdokumente” nicht lesbar und nicht verifizierbar waren. Das Unternehmen hatte die Genehmigungsdokumente für die Fahrzeuge jedoch im Rahmen seines Angebots auf EKAP hochgeladen. Der öffentliche Auftraggeber schloss das Angebot hingegen mit der Begründung aus, dass bei einigen Dokumenten der QR-Code oder die Verifizierungsangaben undeutlich seien und einige Dokumente als Foto hochgeladen worden seien.

Die Kammer stellte fest, dass aus der Akte nicht hervorgeht, dass die “Genehmigungsdokumente” überhaupt nicht eingereicht worden seien. Nach Auffassung der Behörde sind die meisten Dokumente lesbar und verifizierbar. Bei einigen Dokumenten besteht lediglich ein Problem hinsichtlich der Lesbarkeit und Verifizierung. Zudem wurde festgestellt, dass die Fahrzeugdaten und die Angaben in den Zulassungsdokumenten miteinander übereinstimmen. Unter diesen Umständen traf die Kammer eine wichtige Entscheidung.
(Siehe: Dokument über die Teilnahme am Vergabeverfahren: İhaleye katilim belgesi)

2. Verlauf des streitgegenständlichen Sachverhalts und Entscheidung der Kammer
Das Vergabeverfahren wurde am 24.06.2026 im offenen Verfahren durchgeführt und 14 Bieter reichten Angebote ein. Das Angebot des antragstellenden Unternehmens wurde mit der Begründung ausgeschlossen, dass ein Teil der in Artikel 7.4 der Verwaltungsbedingungen verlangten “Genehmigungsdokumente für die Beförderungsdienstleistung” nicht verifiziert werden konnte. Das antragstellende Unternehmen stellte einen Nachprüfungsantrag bei der KİK und führte aus, dass die Dokumente im Rahmen des Angebots vorhanden seien und das Problem auf die Bildqualität und die Verifizierungsangaben einiger Dokumente zurückzuführen sei.

Nach Artikel 12 der Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung öffentlicher Beschaffungen werden Dokumente, die in das Dokument über die Teilnahme am Vergabeverfahren übernommen wurden und nicht über das Internet oder eine Integration verifiziert werden können, in ihrer vorliegenden Form geprüft. Der öffentliche Auftraggeber kann, sofern er dies für erforderlich hält, die physische Einreichung dieser Dokumente verlangen.

Die Kammer entschied, dass im konkreten Fall dieses Verfahren anzuwenden sei. Daher wurde eine Abhilfemaßnahme angeordnet, wonach die physische Einreichung der Genehmigungsdokumente zu verlangen, die Verifizierung abzuschließen und die nachfolgenden Vergabeschritte erneut durchzuführen sind.

Das antragstellende Unternehmen machte außerdem geltend, dass die Forderung eines Genehmigungsdokuments für jedes Fahrzeug die Teilnahme am Vergabeverfahren einschränke. Die Kammer prüfte dieses Vorbringen jedoch nicht in der Sache. Denn das Unternehmen hatte die Vergabeunterlagen am 18.06.2026 heruntergeladen, seine Rüge bezüglich der Unterlagen jedoch erst nach Ablauf der Frist erhoben. Daher wurde das zweite Vorbringen wegen Fristversäumnis zurückgewiesen. Im Ergebnis hielt die Kammer eines der beiden Vorbringen für begründet und entschied, dass auf Antrag der dem Anteil des begründeten Vorbringens entsprechende Teil der Antragsgebühr zu erstatten ist.

3. Unsere Bewertung und Empfehlungen 
Unseres Erachtens besteht der wichtigste Aspekt der Entscheidung darin, zwischen der “überhaupt nicht erfolgten Einreichung eines Dokuments” und der “fehlenden Möglichkeit zur Verifizierung eines eingereichten Dokuments” zu unterscheiden. Artikel 36 des Gesetzes Nr. 4734 erlaubt es nicht, Dokumente, die im Rahmen des Angebots nicht vorliegen, nachträglich zu vervollständigen. Bei elektronischen Vergabeverfahren besteht hingegen ein gesondertes Prüfverfahren zur Verifizierung eines im Rahmen des Angebots hochgeladenen Dokuments. Dieses Verfahren ist in Artikel 12 der Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung öffentlicher Beschaffungen geregelt.

Unsere Bewertung im Rahmen der ständigen Entscheidungspraxis der KİK geht dahin, dass öffentliche Auftraggeber zunächst feststellen müssen, ob das Dokument im Rahmen des Angebots vorliegt. Liegt das Dokument vor, kann es aber aus Gründen wie Lesbarkeit, Verifizierungscode, QR-Code oder Ähnlichem nicht verifiziert werden, sind die Echtheit des Dokuments und die Erfüllung des Eignungskriteriums zu prüfen. Sofern erforderlich, ist das physische Dokument anzufordern. Der Ausschluss eines Angebots ohne Durchführung dieses Verfahrens kann, wie im konkreten Fall, Gegenstand einer Abhilfemaßnahme sein.
(Siehe: Erstellung und Übermittlung elektronischer Angebote: E tekliflerin hazirlanmasi ve gonderilmesi)

Aus dem konkreten Kammerbeschluss lassen sich folgende Schlussfolgerungen ziehen:

• Unternehmen sollten die auf EKAP hochgeladenen Dokumente vor der Übermittlung hinsichtlich der Bildqualität, der Vollständigkeit aller Seiten sowie der Lesbarkeit von QR-Codes und Verifizierungsangaben kontrollieren.

• Öffentliche Auftraggeber sollten zwischen einem fehlenden Dokument und einem Verifizierungsproblem unterscheiden. Für Dokumente, bei denen eine Verifizierung erforderlich ist, sollte die in der Verordnung vorgesehene Möglichkeit der physischen Einreichung genutzt werden.

• Wird angenommen, dass ein Eignungskriterium in den Vergabeunterlagen den Wettbewerb einschränkt, sollte die Frist für die Rüge nicht ungenutzt verstreichen. Bei Anträgen bezüglich der Unterlagen beginnt die Frist mit dem Zeitpunkt, zu dem die Unterlagen zur Kenntnis genommen wurden; zudem bestehen besondere Fristen, die vor dem Ausschreibungstermin ablaufen.

• Ob ein Dokument fehlt, unlesbar oder nicht verifizierbar ist, kann das Ergebnis der Angebotswertung verändern. Daher kann es zweckmäßig sein, dass die Vergabestelle, die technische Einheit und erforderlichenfalls im Recht der öffentlichen Auftragsvergabe tätige Juristen die Akte gemeinsam prüfen.

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL
Expertin für öffentliche Auftragsverträge
Kılıç Hukuk ve Danışmanlık
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Quellen:

• Kılıç-Vergabewörterbuch – Dokument über die Teilnahme am Vergabeverfahren
• Kılıç-Vergabewörterbuch – Erstellung und Übermittlung elektronischer Angebote
• ihale.tv – Abgabe und Wertung von Angeboten bei elektronischen Vergabeverfahren
• Kılıç Akademi – Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe und seine Anwendung