Kann im Vergabeverfahren die Vorlage von Unterlagen verlangt werden, die in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen nicht festgelegt sind?

 I-Einleitung
Bei Vergabeverfahren nach dem Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe und den sekundären Rechtsvorschriften müssen sämtliche Eignungsnachweise, die die am Vergabeverfahren teilnehmenden Bieter vorzulegen haben, in der Bekanntmachung und den Verwaltungsbedingungen angegeben werden. Zudem wurde festgelegt, dass öffentliche Auftraggeber die von ihnen verlangten Eignungsnachweise in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen anfordern müssen und eine Anforderung in anderen Artikeln derselben Bedingungen oder in sonstigen Vergabeunterlagen nicht sachgerecht ist.
In diesem Artikel werde ich über den Umfang von Artikel 7 informieren, der aufgrund von Rügen und Nachprüfungsanträgen zu Verzögerungen und sogar zur Aufhebung des Vergabeverfahrens führt. Außerdem werde ich versuchen, das Thema anhand eines tatsächlich eingetretenen Falls konkret zu veranschaulichen.   

II- Das Problem der öffentlichen Auftraggeber bei der Festlegung von Eignungskriterien im Vergabeverfahren und der Ausgestaltung von Artikel 7  
Öffentliche Auftraggeber müssen sämtliche von ihnen erstellten Vergabeunterlagen in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesetzes Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe und den Regelungen der sekundären Rechtsvorschriften erstellen. Darüber hinaus sind die öffentlichen Auftraggeber bei Vergabeverfahren nach dem Gesetz dafür verantwortlich, Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, öffentliche Kontrolle, die bedarfsgerechte und rechtzeitige Deckung des Bedarfs sowie die effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen. (Siehe Artikel 5 mit der Überschrift “Grundprinzipien” des Gesetzes Nr. 4734)
Die sekundären Rechtsvorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe enthalten folgende Regelung: “Die für die Eignungsprüfung verlangten Unterlagen und die bei der Eignungsprüfung anzuwendenden Kriterien müssen in der Vergabebekanntmachung oder der Bekanntmachung zur Präqualifikation sowie in den Verwaltungsbedingungen oder den Präqualifikationsbedingungen beziehungsweise im Einladungsschreiben angegeben werden. …”  (Siehe die Artikel der Durchführungsverordnungen für Vergabeverfahren mit der Überschrift “Bei der Feststellung der Eignung zu beachtende Grundsätze”) 
Die Muster-Verwaltungsbedingungen enthalten zur Vorlage der Eignungsnachweise folgende Regelung: “7.1. Damit Bieter am Vergabeverfahren teilnehmen können, müssen sie die nachstehend aufgeführten Unterlagen und Eignungskriterien sowie die Angaben zu nicht preisbezogenen Faktoren im Rahmen ihrer elektronischen Angebote erklären.
…7.5.4. Die nachstehend aufgeführten Unterlagen und/oder Eignungskriterien, die in anderen Artikeln dieser Bedingungen als Artikel 7 sowie in den technischen Spezifikationen genannt sind und die der Bieter im Rahmen seines Angebots vorlegen und/oder erfüllen muss:
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7.5.5. Sonstige Unterlagen und/oder andere Eignungskriterien, die außerhalb von Artikel 7 dieser Bedingungen in den Vergabeunterlagen aufgeführt oder geregelt sind, werden bei der Bewertung der Angebote nicht berücksichtigt.” (Siehe Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen mit der Überschrift “Für die Teilnahme am Vergabeverfahren erforderliche Unterlagen und Eignungskriterien”) 
Folglich müssen die Eignungsnachweise, die öffentliche Auftraggeber bei der Bewertung der Angebote berücksichtigen, in den Verwaltungsbedingungen und insbesondere in Artikel 7 dieser Bedingungen verlangt werden. Anders ausgedrückt werden Eignungsnachweise, die außerhalb von Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen oder in sonstigen Vergabeunterlagen, beispielsweise in den technischen Spezifikationen, genannt sind, bei der Bewertung der Angebote nicht als Eignungskriterium berücksichtigt.  

III- Ein konkreter Fall und die Beurteilung durch den Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe 

Der konkrete Fall ereignete sich bei dem vom öffentlichen Auftraggeber durchgeführten Vergabeverfahren, “Bauarbeiten am Gebäude und zur Gestaltung der Umgebung”. In dem gegen die Zuschlagsentscheidung eingelegten Rechtsbehelf wurde zusammengefasst Folgendes geltend gemacht: “Die Entscheidung der Vergabekommission, ihr Angebot von der Bewertung auszuschließen, sei nicht sachgerecht. In der betreffenden Entscheidung sei ausgeführt worden, dass ihr Angebot wegen der Nichtvorlage einer Besichtigungsbescheinigung im Rahmen ihres Angebots gemäß Artikel 12.4 der Verwaltungsbedingungen von der Bewertung ausgeschlossen worden sei. Diese Bescheinigung sei jedoch in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen nicht als Eignungskriterium für die Teilnahme am Vergabeverfahren geregelt worden…”
Bei der Prüfung durch den Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe wurde zusammengefasst festgestellt, dass die vom antragstellenden Bieter vorgelegten Tabellen mit Eignungsangaben keine Erklärung zur “Besichtigungsbescheinigung” enthielten und dass zugleich auch das in den Vergabeunterlagen enthaltene Standardformular der Tabelle mit Eignungsangaben keine Zeilen mit den Überschriften “Besichtigungsbescheinigung” oder “sonstige Unterlagen” aufwies.  
Die in diesem Zusammenhang vom Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe erlassene Entscheidung lautete: “Es ist eindeutig, dass Unterlagen, die nicht zu den in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen aufgeführten Unterlagen gehören, vom öffentlichen Auftraggeber bei der Bewertung der Angebote nicht als Eignungskriterium berücksichtigt werden. Sofern in anderen Artikeln als Artikel 7 der genannten Bedingungen oder in den technischen Spezifikationen Unterlagen geregelt sind, die von den Bietern im Rahmen ihrer Angebote vorzulegen sind, müssen diese ausdrücklich in Artikel 7.5.4 der Verwaltungsbedingungen angegeben werden. In Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen des gegenständlichen Vergabeverfahrens wurde die Vorlage der Besichtigungsbescheinigung durch die Bieter im Rahmen ihrer Angebote nicht als Eignungskriterium für die Teilnahme am Vergabeverfahren geregelt, und in der Tabelle mit Eignungsangaben wurde für diese Bescheinigung keine gesonderte Zeile vorgesehen. Vor diesem Hintergrund wurde festgestellt, dass die Entscheidung der Vergabekommission, das Angebot des genannten Bieters wegen Nichtvorlage der Besichtigungsbescheinigung von der Bewertung auszuschließen, nicht mit den Bestimmungen und Erläuterungen der Rechtsvorschriften vereinbar war. Daher wurde die Rüge des Antragstellers als begründet angesehen.” (Siehe Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 19.03.2025 mit der Nummer 2025/UY.II-776)

IV- Schlussfolgerung und meine Bewertung 
Wie auch im konkreten Fall zu erkennen ist, erstellen öffentliche Auftraggeber Vergabeunterlagen, ohne die Rechtsvorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe zu beachten, und treffen auf der Grundlage dieser Unterlagen Zuschlagsentscheidungen. Dies verzögert jedoch den Abschluss des Vergabeverfahrens und beeinträchtigt zugleich die Zuverlässigkeit des öffentlichen Auftraggebers. Da außerdem die Teilnahme an Vergabeverfahren von öffentlichen Auftraggebern zurückgehen wird, deren Vergabeunterlagen oder bestandskräftige Zuschlagsentscheidungen von der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) als nicht ordnungsgemäß beurteilt wurden, entsteht kein ausreichender Wettbewerb, wodurch der öffentlichen Hand ein Schaden entsteht.
Zusammenfassend ist festzustellen, dass einige öffentliche Auftraggeber Schwierigkeiten bei der Erstellung der Verwaltungsbedingungen und insbesondere von Artikel 7 dieser Bedingungen haben! Meines Erachtens würden öffentliche Auftraggeber auch Schäden für die öffentliche Hand verhindern, wenn sie ihr eigenes Personal bereits vor Einleitung des Vergabeverfahrens in der Erstellung von Vergabeunterlagen schulen würden. 17.07.2025 

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Vorsitzender des Verwaltungsrats der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.