Nicht in EKAP eingestellte Beteiligungsquoten können nach dem Vergabeverfahren nicht nachgereicht werden!

1-ZUSAMMENFASSUNG: 
Kapitalgesellschaften, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen, ohne ihre Beteiligungsverhältnisse in EKAP eingestellt zu haben, werden wegen fehlender Unterlagen von der Wertung ausgeschlossen. 

2- BEISPIELFALL
Im Beispielsfall wurde in der von der P…. Kapitalgesellschaft, dem federführenden Mitglied der am Vergabeverfahren teilnehmenden Bietergemeinschaft, im Vergabeverfahren vorgelegten Tabelle mit Eignungsangaben festgestellt, dass A mit (%49) und B mit (%51) ihre Gesellschafter und Geschäftsführer sind. Eine Abfrage der Handelsregisterinformationen über EKAP bestätigte jedoch lediglich, dass diese Personen Geschäftsführer sind. Ferner wurde festgestellt, dass dem Aktienbuch, aus dem die Beteiligungsquoten der Gesellschafter hervorgehen, der Vorstandsbeschluss vom …/…/2021 mit der Nummer 2021/… beigefügt und in EKAP eingestellt worden war und dass die Tagesordnung der Sitzung in diesem Beschluss als "Vertretung, rechtsverbindliche Zeichnung und Aufgabenverteilung" angegeben war. Der Inhalt des Beschlusses betraf zusammengefasst die Ermächtigung von A zur alleinigen Vertretung der Gesellschaft für die Dauer von 3 Jahren und seine Bestellung zum Vorstandsvorsitzenden für die Dauer von 1 Jahr; ein Beschluss oder eine Angabe zu den Beteiligungsquoten war jedoch nicht enthalten.
Anders ausgedrückt wurde festgestellt, dass das den in EKAP eingestellten Aktienbüchern beigefügte Vorstandsbeschlussbuch die Geschäftsführung und Vertretung betraf und keine Angaben zu den Beteiligungsquoten der im Aktienbuch aufgeführten Gesellschafter enthielt, sodass für die Aktienbücher bezüglich der Gesellschafter und ihrer Beteiligungsquoten keine Grundlage vorlag.
Da somit festgestellt wurde, dass die betreffenden Seiten des Vorstandsbeschlussbuchs, das dem Aktienbuch zugrunde lag, nicht in EKAP eingestellt worden waren, wurde dies bei der Wertung im Vergabeverfahren als fehlende Unterlage beurteilt; die betreffende Unvollständigkeit durfte nicht nachträglich behoben werden und der Bieter wurde von der Wertung ausgeschlossen.

3-ERGEBNIS: 
Da bei elektronischen Vergabeverfahren Unterlagen und Angaben, die nicht in EKAP eingestellt wurden, nach dem Vergabeverfahren nicht nachgereicht werden können, müssen die Beteiligungsquoten juristischer Personen vor dem Vergabeverfahren in EKAP eingestellt worden sein.
Wir sind der Auffassung, dass Unternehmen, die Vergabeberatung in Anspruch nehmen, keine mit dem oben dargestellten Fall vergleichbaren nachteiligen Situationen erleben werden.    

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und

Vergabeberater