Problem der Fristberechnung bei der Aufforderung zum Vertragsabschluss

 I-Einleitung
Das Vergaberecht ist ein eigenständiges Rechtsgebiet, das maßgebliche Vorschriften zu Form, Frist und Verfahren zugrunde legt. Daher ist nach strengen Grundsätzen festgelegt, welche Handlungen öffentliche Auftraggeber auf welche Weise und innerhalb welcher Frist vornehmen müssen. Die öffentlichen Auftraggeber sind verpflichtet, diese Grundsätze einzuhalten. In diesem Artikel informiere ich über die Rechtslage, die entsteht, wenn ein öffentlicher Auftraggeber einem zum Vertragsabschluss aufgeforderten Bieter eine um einen Tag verkürzte Frist einräumt. Zudem werde ich versuchen, das Thema anhand eines konkreten Falls zu erläutern.   

II- Frist, die öffentliche Auftraggeber bei der Aufforderung zum Vertragsabschluss einhalten müssen 
Die “Zuschlagsentscheidung” eines nach den vergaberechtlichen Vorschriften durchgeführten Vergabeverfahrens wird spätestens innerhalb von 3 (drei) Kalendertagen nach dem Tag ihrer Genehmigung durch den Vergabebeauftragten allen Bietern mitgeteilt, die ein Angebot abgegeben haben. Die Mitteilung enthält auch die Gründe, aus denen Angebote nicht in die Bewertung einbezogen oder als ungeeignet befunden wurden. Wird die Zuschlagsentscheidung durch den Vergabebeauftragten aufgehoben, erhalten die Bieter außerdem unter Angabe der Gründe eine Mitteilung über die Aufhebung des Vergabeverfahrens.
Nach Mitteilung des Ergebnisses des Vergabeverfahrens an alle Bieter darf der Vertrag bei Vergabeverfahren nach den Buchstaben (b) und (c) des mit “Verhandlungsverfahren” überschriebenen Artikels 21 des Gesetzes nicht vor Ablauf von 5 (fünf) Tagen und in den übrigen Fällen nicht vor Ablauf von 10 (zehn) Tagen unterzeichnet werden. (Siehe Artikel 41 des Gesetzes Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe mit der Überschrift “Mitteilung der bestandskräftigen Zuschlagsentscheidung”)
Nach den Rechtsvorschriften wird dem Bieter, dem der Zuschlag erteilt wurde, innerhalb von 3 (drei) Tagen nach Ablauf der genannten Fristen beziehungsweise, sofern eine “Vorabkontrolle der Finanzen” erforderlich ist, ab dem Tag nach Abschluss dieser Kontrolle mitgeteilt, dass er den Vertrag innerhalb von 10 (zehn) Tagen nach dem Tag der Zustellung unter Stellung der Vertragserfüllungssicherheit zu unterzeichnen hat. Für ausländische Bieter wird diese Frist um 12 (zwölf) Tage verlängert. (Siehe Artikel 42 des Gesetzes Nr. 4734 mit der Überschrift “Aufforderung zum Vertragsabschluss”)
Der Zeitraum zwischen dem Erlass der Zuschlagsentscheidung und der Aufforderung zum Vertragsabschluss dient als Frist, innerhalb deren die Bieter eine Rüge oder einen Nachprüfungsantrag gegen das Vergabeverfahren einreichen können. Nach den vergaberechtlichen Vorschriften beginnen diese Fristen nämlich 

•  bei Rechtsbehelfen gegen Handlungen oder Maßnahmen des öffentlichen Auftraggebers am Tag nach dem Datum, an dem der die Rüge begründende Umstand erkannt wurde oder hätte erkannt werden müssen,
•  am Tag nach dem Datum, an dem die vom öffentlichen Auftraggeber aufgrund der Rüge getroffene Entscheidung mitgeteilt wurde oder als mitgeteilt gilt, beziehungsweise, wenn innerhalb von 10 (zehn) Tagen keine Entscheidung getroffen wird, am Tag nach Ablauf dieser Frist,
• bei Nachprüfungsanträgen gegen die Entscheidung zur Aufhebung des Vergabeverfahrens am Tag nach dem Datum, an dem die Aufhebungsentscheidung mitgeteilt wurde oder als mitgeteilt gilt. 

(Siehe Artikel 7 der Verordnung über Rechtsbehelfe gegen Vergabeverfahren mit der Überschrift “Allgemeine Grundsätze zu Fristen”) 
Wird beim öffentlichen Auftraggeber eine Rüge erhoben, darf der Vertrag zudem nicht vor Ablauf von 10 (zehn) Tagen nach dem Tag der letzten Mitteilung der aufgrund der Rüge getroffenen Entscheidung beziehungsweise, wenn innerhalb der Frist keine Entscheidung getroffen wurde, nach dem Tag des Ablaufs dieser Frist und nicht ohne Prüfung, ob ein Nachprüfungsantrag gestellt wurde, unterzeichnet werden. Wurde ein Nachprüfungsantrag gestellt, darf der Vertrag nicht vor der endgültigen Entscheidung der Behörde unterzeichnet werden. (Siehe den letzten Absatz des Artikels 55 des Gesetzes Nr. 4734 mit der Überschrift “Rüge beim öffentlichen Auftraggeber”) 
Im Ergebnis sind in den vergaberechtlichen Vorschriften die fristgebundenen Handlungen aufgeführt, welche die öffentlichen Auftraggeber nach der bestandskräftigen Zuschlagsentscheidung im Rahmen der Aufforderung zum Vertragsabschluss und der Vertragsunterzeichnung einzuhalten haben. Dementsprechend ist dem zum Vertragsabschluss aufgeforderten Bieter für die Vorbereitung der zum Vertragsabschluss vorzulegenden Unterlagen eindeutig eine Frist von 10 (zehn) Tagen einzuräumen. 

III- Ein konkreter Fall und dessen Bewertung 
In dem konkreten Fall wurde bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) ein Nachprüfungsantrag gegen ein Vergabeverfahren gestellt, das der öffentliche Auftraggeber am 12 Aralık 2024 im offenen Verfahren durchgeführt hatte.  Im Nachprüfungsantrag wurde zusammengefasst vorgebracht, dass die Antragsteller am 30 Aralık 2024 zum Vertragsabschluss aufgefordert worden seien, obwohl die in den Rechtsvorschriften vorgesehene zehntägige Frist für die Aufforderung zum Vertragsabschluss, die der Erhebung einer Rüge und der Stellung eines Nachprüfungsantrags gegen die am 19 Aralık 2024 zugestellte bestandskräftige Entscheidung der Vergabekommission diene, noch nicht abgelaufen gewesen sei; dieser Umstand verstoße gegen die Rechtsvorschriften. Da eine Abweichung von der zwingenden Frist von 10 Tagen die gesetzlichen Bestimmungen wirkungslos mache, müsse das Schreiben vom 30 Aralık 2024 mit der Aufforderung zum Vertragsabschluss aufgehoben und innerhalb der gesetzlich bestimmten Frist erneut versandt werden.
Nach Prüfung des Antrags des Bieters stellte die Behörde fest, dass die bestandskräftige Entscheidung der Vergabekommission dem genannten Bieter am 19.12.2024 zugestellt worden sei, dass die gesetzlich vorgesehene zehntägige Rügefrist am 30.12.2024 geendet habe, mit anderen Worten, dass der 30.12.2024 der letzte Tag für die Erhebung einer Rüge durch die Bieter beim öffentlichen Auftraggeber gewesen sei, und dass die Zustellung der Aufforderung zum Vertragsabschluss frühestens am 31.12.2024 hätte erfolgen dürfen, der öffentliche Auftraggeber dem antragstellenden Bieter die Aufforderung zum Vertragsabschluss jedoch bereits am 30.12.2024 zugestellt habe. Dementsprechend stellte sie fest, dass der öffentliche Auftraggeber die Aufforderung zum Vertragsabschluss vor Ablauf der im Gesetz vorgesehenen gesetzlichen Frist von 10 Tagen zugestellt hatte. In diesem Rahmen gelangte die Behörde zu dem Ergebnis, dass das Vorbringen des Antragstellers begründet war.  (Siehe die Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 29.01.2025 mit der Nummer 2025/UM.I-336 )       

IV- Ergebnis 
Bei gemeinsamer Betrachtung der oben erläuterten vergaberechtlichen Vorschriften und des konkreten Falls zeigt sich, dass die öffentlichen Auftraggeber die vergaberechtlichen Vorschriften nicht einhalten und sich sogar weigern, den Bietern die ihnen einzuräumenden Fristen zu gewähren. In solchen Fällen müssen die Bieter zur Wahrung ihrer Rechte eine Rüge und einen Nachprüfungsantrag stellen. 21.02.2025 

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. Vorsitzender des Verwaltungsrats