Verwendung von Abschlusszeugnissen als Referenzbescheinigung

Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung sind Dokumente, die in Vergabeverfahren vorgelegt werden, um die zuvor bei einer vergleichbaren Tätigkeit erworbene Erfahrung für die Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren nachzuweisen.
Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung sind:

• von öffentlichen Auftraggebern ausgestellte Standardformulare oder
• Unterlagen, die im Rahmen von Arbeiten für den privaten Sektor erworben wurden (Rechnung, Vertrag, SGK-Unterlagen usw.), sowie
• Abschlusszeugnisse (Diplome von Fakultäten für Ingenieurwesen und Architektur). 

Abschlusszeugnisse können nur bei Vergabeverfahren für Bauleistungen verwendet werden. Beispielsweise ist es nicht möglich, mit einem Diplom im Bereich Lebensmitteltechnik an Ausschreibungen für Verpflegungsleistungen teilzunehmen.
Referenzbescheinigungen (in Form von Standardformularen, die von öffentlichen Auftraggebern ausgestellt werden) und die zu den Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung gehörenden Abschlusszeugnisse müssen von den Auftraggebern bei allen Vergabeverfahren für Bauleistungen verlangt werden.
Personen, für die öffentliche Einrichtungen keine Standardformulare als Referenzbescheinigung ausgestellt haben, können mit ihren Abschlusszeugnissen an Vergabeverfahren für Bauleistungen teilnehmen. Für die Verwendung von Abschlusszeugnissen in Vergabeverfahren müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Zunächst wurde für Kapitalgesellschaften, die mit dem Abschlusszeugnis eines Architekten oder Ingenieurs an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten, eine zeitliche Beschränkung eingeführt. In diesem Zusammenhang muss nach dem Datum der ersten Bekanntmachung oder Einladung zum Vergabeverfahren nachgewiesen werden, dass der Architekt oder Ingenieur, dem das Abschlusszeugnis gehört, seit mindestens fünf Jahren einen Anteil von % 51 oder mehr an der juristischen Person hält.  Hierfür muss hinsichtlich des Ingenieurs oder Architekten, dessen Abschlusszeugnis die Kapitalgesellschaft vorlegt, im Vergabeverfahren nachgewiesen werden, dass er:

• seit mindestens fünf Jahren ununterbrochen im Unternehmen tätig ist und
• mindestens % 51 des Kapitals hält. 

Der Nachweis der Beteiligung in dem festgelegten Umfang erfolgt durch:

• die bei der Industrie- und Handelskammer eingerichteten Handelsregisterstellen oder
•  einen vereidigten Wirtschaftsprüfer oder 
• einen selbstständigen Steuerberater anhand des in den Vergaberechtsvorschriften festgelegten Dokuments.

Abschlusszeugnisse können von Bietergemeinschaften in Vergabeverfahren verwendet werden. Erfüllt das federführende Mitglied den gesamten verlangten Mindestbetrag der beruflichen Erfahrung, können die weiteren Mitglieder eine Referenzbescheinigung für eine Bauleistung vorlegen, die nicht zu den vergleichbaren Arbeiten gehört, sofern deren Wert nicht weniger als % 40 des verlangten Mindestbetrags der beruflichen Erfahrung beträgt. Legen die weiteren Mitglieder jedoch Abschlusszeugnisse zum Nachweis ihrer beruflichen Erfahrung vor, müssen diese Abschlusszeugnisse zwingend aus den Fachbereichen Architektur oder Ingenieurwesen stammen, die als der ausgeschriebenen Leistung oder einer vergleichbaren Arbeit gleichwertig anerkannt werden.
Ein weiterer wichtiger Gesichtspunkt bei Vergabeverfahren ist die Frage, welcher beruflichen Erfahrung das Abschlusszeugnis wertmäßig entspricht! Hierbei kann wie folgt zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

• Erstens hat die Person, der das Abschlusszeugnis gehört, zuvor keine Arbeiten im Rahmen öffentlicher Vergabeverfahren ausgeführt,
• zweitens verfügt die Person, der das Abschlusszeugnis gehört, zugleich über berufliche Erfahrung im Rahmen öffentlicher Vergabeverfahren!

 Architekten und Ingenieure, die neben ihren Abschlusszeugnissen weder über eine Bescheinigung über die Fertigstellung von Arbeiten noch über eine vergleichbare Bescheinigung verfügen, können:

• für einen Gesamtzeitraum von höchstens 15 Jahren, 
• durch Multiplikation jedes seit ihrem Abschluss vergangenen Jahres mit dem im Gesetz Nr. 4734 festgelegten Betrag
• auf Grundlage des so ermittelten Wertes berufliche Erfahrung nachweisen. 

Architekten und Ingenieure, die jedoch über eine Referenzbescheinigung verfügen, unterliegen nicht der Beschränkung auf 15 Jahre.  Werden beispielsweise:

• Bescheinigungen über die Fertigstellung von Arbeiten, 
• Bescheinigungen über den Stand der Arbeiten, 
• Bescheinigungen über die Überwachung von Arbeiten, 
• Bescheinigungen über die Leitung von Arbeiten oder ähnliche Unterlagen zusammen mit dem Abschlusszeugnis im Vergabeverfahren vorgelegt, wird auch der 15 Jahre übersteigende Zeitraum seit dem Abschluss berücksichtigt.

Bei der Ermittlung der Erfahrung für den seit dem Abschluss vergangenen Zeitraum muss zwingend eine anteilige Berechnung nach Jahren, Monaten und Tagen vorgenommen werden. Nehmen wir beispielsweise an, dass ein Bieter, der an einem am 20 Temmuz 2020 durchgeführten Vergabeverfahren für Bauleistungen teilnimmt und seine berufliche Erfahrung durch ein Abschlusszeugnis nachweisen möchte, seinen Abschluss am 1 Temmuz 2010 erworben hat. In diesem Fall ist der Zeitraum zwischen dem Abschlussdatum und dem Datum des Vergabeverfahrens mit 10 Jahren, 1 Monat und 19 Tagen zu berechnen. Unter Berücksichtigung dessen, dass der im Gesetz über die öffentliche Auftragsvergabe für den Zeitraum 2020 festgelegte Betrag für jedes seit dem Abschluss vergangene Jahr 358.977 beträgt; 

• beträgt der Wert der Erfahrung für 10 Jahre 10 Jahre multipliziert mit 358.977 Lira und damit insgesamt 3.589.770 Lira,
• wird der Wert der Erfahrung für 1 Monat mit 29.914,75 Lira berechnet, indem die im Gesetz festgelegten 358.977 durch 12 Monate geteilt und die daraus resultierenden 29.914,75 Lira wiederum mit 1 multipliziert werden,
• beträgt der Wert der Erfahrung für 19 Tage 18.946 Lira, indem die aus der Teilung des Monatsbetrags durch 30 Tage resultierenden 997,158 Lira wiederum mit 19 Tagen multipliziert werden,
• wird der Gesamtbetrag, der der beruflichen Erfahrung entspricht, als Summe der Berechnungen für Jahre, Monate und Tage mit 3.638.630,75 Lira berechnet! 

Auch für die Verwendung der Abschlusszeugnisse von Personen, die weiterhin im öffentlichen Dienst tätig sind, oder für deren Überlassung zur Verwendung durch andere Kapitalgesellschaften wurden bestimmte Beschränkungen eingeführt. Beispielsweise dürfen Abschlusszeugnisse von Amtsträgern während der Dauer ihrer Amtsausübung weder verwendet noch anderen zur Verwendung überlassen werden.
Eine weitere Beschränkung besteht darin, dass ein Abschlusszeugnis, das von einer juristischen Person als berufliche Erfahrung vorgelegt wird und einem Gesellschafter gehört, der mindestens % 51 der Anteile an der juristischen Person hält, bis zum Ende der Gewährleistungsfrist keiner anderen juristischen Person zur Verwendung überlassen werden darf.          
Jedes Jahr entstehen Hunderte von Streitigkeiten über Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung. Die meisten davon werden durch eine Rüge beim Auftraggeber, einen Nachprüfungsantrag bei der KİK oder eine Klage zu klären versucht. Zur Vermeidung von Streitigkeiten im Rahmen der äußerst komplexen Vergaberechtsvorschriften ist rechtliche Unterstützung erforderlich. 

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Vergabeberaterin