Von Unternehmen bei der Eintragung ihrer Beteiligungsverhältnisse in EKAP vorzunehmende Schritte (Analyse einer KİK-Entscheidung)

Von Unternehmen bei der Eintragung ihrer Beteiligungsverhältnisse in EKAP vorzunehmende Schritte

(Analyse einer KİK-Entscheidung)  

1. Die in der Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe behandelte Streitigkeit 
Die in der Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe behandelte Streitigkeit betrifft die Auswirkungen der Verpflichtung von Bewerbern und Bietern, die Angaben zu ihren Gesellschaftern, Beteiligungsquoten sowie Vertretungs- und Befugnisverhältnissen in EKAP richtig, vollständig und aktuell zu hinterlegen, auf die Angebotswertung bei elektronischen Vergabeverfahren. (Siehe: Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nr. 2026/UH.II-1214)
Der Antragsteller machte hierzu geltend, dass die Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen sowie den Gesellschaftern und Beteiligungsquoten einiger am Vergabeverfahren teilnehmender Unternehmen im Rahmen des elektronischen Angebots nicht so erklärt worden seien, dass sie den aktuellen Stand wiedergäben.
Kern der Streitigkeit ist die Frage, ob das Angebot eines Bieters, der eine juristische Person ist und dessen Beteiligungsstruktur in der Teilnahmebescheinigung oder in den EKAP-Einträgen abweichend vom aktuellen Stand des Unternehmens dargestellt wird, von der Wertung auszuschließen ist. 

2. Verlauf des Sachverhalts 
Bei dem Vergabeverfahren handelt es sich um eine am 12.01.2026 durchgeführte Ausschreibung zur Beschaffung von Dienstleistungen. Gemäß der am 10.03.2026 genehmigten Entscheidung der Vergabekommission wurde der Zuschlag N… Ltd. Şti. erteilt; E… A.Ş. wurde als Bieter mit dem wirtschaftlich zweitvorteilhaftesten Angebot bestimmt. Der Antragsteller A… A.Ş. machte geltend, dass zahlreiche Bieter, darunter der Zuschlagsempfänger und der Bieter mit dem wirtschaftlich zweitvorteilhaftesten Angebot, von der Wertung auszuschließen seien. Der Antrag enthielt zahlreiche Beanstandungen, unter anderem zu den Beteiligungsverhältnissen und den Vertretungs- und Befugnisverhältnissen. 

Bei der Prüfung im Rahmen des Antrags wurde festgestellt, dass in der Teilnahmebescheinigung von E… A.Ş., dem Bieter mit dem wirtschaftlich zweitvorteilhaftesten Angebot, zwar erklärt worden war, das Unternehmen habe drei Gesellschafter und M… halte 50 %, C… 25 % und O… 25 % der Anteile; der aktuellste in EKAP hochgeladene Vorstandsbeschluss jedoch vom 01.09.2025 stammte und aus diesem hervorging, dass das Unternehmen in eine Aktiengesellschaft mit einem einzigen Aktionär umgewandelt worden war und M… der einzige Aktionär war. Bei der Prüfung des Handelsregisterblatts wurde ferner festgestellt, dass mit dem Registerblatt vom 15.09.2025 eingetragen worden war, dass das Unternehmen eine Aktiengesellschaft mit einem einzigen Aktionär ist.  (Siehe: Ticaret sicil gazetesi ) Somit wurde festgestellt, dass die von E… A.Ş. in der Teilnahmebescheinigung erklärte Beteiligungsstruktur nicht die zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens tatsächliche und eingetragene Beteiligungsstruktur des Unternehmens wiedergab.

3. In welche Richtung ging die Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe?
Der Ausschuss stellte fest, dass E… A.Ş. in der Teilnahmebescheinigung als Unternehmen mit drei Gesellschaftern ausgewiesen war, das Unternehmen jedoch gemäß den Einträgen in EKAP und im Handelsregisterblatt zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens den Status einer Aktiengesellschaft mit einem einzigen Aktionär hatte. (Siehe: Anonim sirket ) Daher gelangte er zu dem Ergebnis, dass die vom Bieter in der Teilnahmebescheinigung erklärten Beteiligungsangaben nicht den aktuellen Stand des Unternehmens wiedergaben. Die wesentliche Begründung des Ausschusses hierzu lautet: Bewerber und Bieter sind verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die in der Teilnahmebescheinigung verwendeten Angaben und Unterlagen vollständig, richtig und aktuell sind.

Nach den Vergabevorschriften müssen Aktiengesellschaften, mit Ausnahme von Gesellschaften mit einem einzigen Aktionär, die Angaben zu ihren Aktionären und Beteiligungsquoten in EKAP eintragen. Im Rahmen dieser Eintragung müssen sie die einschlägigen Abschnitte des Aktienbuchs und des diesem zugrunde liegenden Vorstandsbeschlussbuchs in EKAP hochladen. Wenn sich die Aktionäre und Beteiligungsquoten nicht geändert haben, kann das unterbliebene Hochladen von Unterlagen zu bestimmten Änderungen in EKAP kein Grund für den Ausschluss des Angebots von der Wertung sein; im konkreten Fall bestand das Problem jedoch nicht darin, dass die Beteiligungsstruktur unverändert geblieben war, sondern darin, dass die in der Teilnahmebescheinigung erklärten Beteiligungsangaben nicht mit dem aktuellen und eingetragenen Stand des Unternehmens übereinstimmten. (Siehe: Allgemeines Kommuniqué über die öffentliche Auftragsvergabe, m.  32.4) Daher gelangte der Ausschuss zu dem Ergebnis, dass das Angebot von E… A.Ş. von der Wertung auszuschließen war. 

4. Was sollten Bewerber und Bieter im Rahmen der Entscheidung des Ausschusses tun? 
Die Entscheidung des Ausschusses enthält wichtige, aufschlussreiche Schlussfolgerungen für Bieter, die an Vergabeverfahren teilnehmen. Diese werden nachstehend aufgeführt. 

4.1. Der EKAP-Eintrag ist wichtig, weil er Bestandteil der Eignungsprüfung ist
Bei elektronischen Vergabeverfahren ist EKAP nicht lediglich eine Plattform, auf die Unterlagen hochgeladen werden. Ob der Bieter zur Abgabe eines Angebots befugt ist, seine Beteiligungsstruktur, seine Leitungspersonen, die zur Vertretung und rechtsgeschäftlichen Bindung befugten Personen, sein Status als Bietergemeinschaft sowie bestimmte Eignungsangaben werden anhand der EKAP-Einträge geprüft. Daher sind die in den EKAP-Einträgen enthaltenen Beteiligungsangaben ein unmittelbarer Bestandteil der Angebotswertung. (Siehe: Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler )

Wie aus der Entscheidung des Ausschusses eindeutig hervorgeht, kann ein Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Beteiligungsangaben nicht den aktuellen Stand des Unternehmens wiedergeben, selbst wenn der Bieter zahlreiche andere Eignungskriterien erfüllt.

4.2. Bei einer Änderung der Beteiligungsstruktur muss EKAP unverzüglich aktualisiert werden
Wenn sich die Beteiligungsstruktur des Unternehmens geändert hat, darf es nicht als ausreichend angesehen werden, diese Änderung lediglich in unternehmensinternen Beschlüssen oder im Rahmen handelsregisterlicher Vorgänge vorzunehmen. Der für das Vergabeverfahren entscheidende Punkt ist, dass diese Änderung in den EKAP-Einträgen und in der Teilnahmebescheinigung richtig wiedergegeben wird.

4.3. Die Unterscheidung zwischen einer Aktiengesellschaft mit einem einzigen Aktionär und einer Aktiengesellschaft mit mehreren Aktionären ist wichtig
Einer der wichtigen Aspekte der Entscheidung des Ausschusses ist ferner, dass das Unternehmen in der Teilnahmebescheinigung zwar mit drei Aktionären ausgewiesen war, gemäß den Einträgen in EKAP und im Handelsregister jedoch zu einer Aktiengesellschaft mit einem einzigen Aktionär geworden war. Dieser Unterschied war für die Sache erheblich. Denn die Verpflichtung, bei Aktiengesellschaften Unterlagen zu den Aktionären und Beteiligungsquoten in EKAP hochzuladen, führt je nachdem, ob das Unternehmen einen einzigen oder mehrere Aktionäre hat, zu unterschiedlichen Folgen. Daher müssen Aktiengesellschaften vor der Abgabe eines Angebots prüfen, ob das Unternehmen einen einzigen oder mehrere Aktionäre hat und ob dieser Umstand in EKAP richtig wiedergegeben ist.

4.4. Die Angaben in MERSİS, im Handelsregister und in EKAP müssen übereinstimmen
In der Entscheidung des Ausschusses wurde ausgeführt, dass bei der über die EKAP-Datenbank durchgeführten Abfrage der Handelsregisterangaben davon auszugehen sei, dass die über die MERSİS-Integration übermittelten Angaben den aktuellen Stand wiedergeben. Daher müssen Bewerber und Bieter nicht nur die von ihnen selbst hochgeladenen Unterlagen, sondern auch die über Integrationen an EKAP übermittelten Angaben prüfen. 

4.5. Auch wenn die Vertretungsbefugnis ordnungsgemäß ist, besteht das Risiko fort, wenn die Beteiligungsangaben falsch sind
Im konkreten Fall wurde angenommen, dass das Angebot von E… A.Ş von einer zur Vertretung und rechtsgeschäftlichen Bindung des Unternehmens befugten Person mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet worden war. Dennoch wurde aufgrund dessen, dass die Beteiligungsangaben nicht den aktuellen Stand wiedergaben, festgestellt, dass das Angebot von der Wertung auszuschließen war. Daher dürfen sich Unternehmen nicht nur auf die Frage “Hat die befugte Person das Angebot unterzeichnet?” konzentrieren. Darüber hinaus müssen sie prüfen, ob die Beteiligungsstruktur aktuell ist, ob die Beteiligungsquoten richtig sind, ob die Angaben in EKAP mit dem Handelsregister übereinstimmen, ob die in die Teilnahmebescheinigung übernommenen Angaben den aktuellen Stand des Unternehmens wiedergeben und ob das Aktienbuch und das Vorstandsbeschlussbuch den aktuellen Stand belegen. 

5. Ergebnis und Bewertung
Die Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nr. 2026/UH.II-1214 zeigt deutlich die Bedeutung der EKAP-Einträge zu Beteiligungsangaben bei elektronischen Vergabeverfahren. Der Entscheidung zufolge führt es zum Ausschluss des Angebots von der Wertung, wenn die vom Bieter in der Teilnahmebescheinigung erklärten Beteiligungsangaben gemäß den Einträgen in EKAP und im Handelsregister nicht die tatsächlichen Verhältnisse des Unternehmens zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens wiedergeben. 

Die Bedeutung dieser Entscheidung für Unternehmen, die an Vergabeverfahren teilnehmen werden, liegt darin, dass die Richtigkeit der Beteiligungsstruktur, der Vertretungsbefugnis sowie der Einträge in MERSİS, im Handelsregister und in EKAP geprüft werden muss. Ist der EKAP-Eintrag zu den Beteiligungsverhältnissen nicht aktuell, wird das Unternehmen aus diesem Grund von der Wertung ausgeschlossen, selbst wenn es ein Angebot abgegeben hat, das den Zuschlag erhalten könnte. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen, die an Vergabeverfahren teilnehmen werden, rechtliche Unterstützung von auf diesem Gebiet fachkundigen Juristen oder Vergabeberatern in Anspruch nehmen.

Ruhi ARSLAN                                           Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Experte für öffentliche Verwaltung                            Expertin für öffentliche Vergabeverträge

und Vergabeberater

Quellen:

1-Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nr. 2026/UH.II-1214

2- Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe  

3- Durchführungsverordnung über Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen

4- Allgemeines Kommuniqué über die öffentliche Auftragsvergabe

5- Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung der öffentlichen Auftragsvergabe

6- Ticaret sicil gazetesi 

7- Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler

8- Anonim sirket