Warum sind das Gültigkeitsdatum des Eignungsnachweises und der Ausschreibungstermin wichtig? (Analyse einer KİK-Entscheidung)

Warum sind das Gültigkeitsdatum des Eignungsnachweises und der Ausschreibungstermin wichtig?

(Analyse einer KİK-Entscheidung) 

1. Gegenstand der Streitigkeit, die der KİK-Entscheidung zugrunde liegt
Die Streitigkeit im Vergabeverfahren entstand hinsichtlich der Frage, zu welchem Zeitpunkt die als Eignungskriterium für die Teilnahme am Vergabeverfahren verlangte “Vermarktungsgenehmigung” gültig sein musste. In den Verwaltungsbedingungen wurde dieses Dokument als Eignungskriterium im Rahmen von Dokumenten wie Registereintrag, Genehmigung, Zulassung, Tätigkeitsbescheinigung usw. festgelegt, die für die Ausübung des Verkaufs der ausgeschriebenen Ware erforderlich sind. In den technischen Spezifikationen wurde dagegen festgelegt, dass das ausgeschriebene Material (Brucella-Melitensis-Rev-1-Konjunktivalimpfstoff) “während des Vergabeverfahrens und des Nutzungszeitraums” über eine gültige Vermarktungsgenehmigung verfügen muss, die weder ausgesetzt wurde noch Gegenstand einer einschränkenden Verwaltungsmaßnahme ist. 

Der Antragsteller machte geltend, dass das Dokument am Ausschreibungstermin gültig gewesen sei und seine Aussetzung nach dem Ausschreibungstermin bei der Eignungsprüfung nicht zugrunde gelegt werden dürfe. Der Auftraggeber berücksichtigte dagegen, dass das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt ausgesetzt worden war, und schloss das Angebot des Bieters von der Wertung aus. 

2. Verlauf des konkreten Streitfalls
Der Auftraggeber führte am 16.01.2026 im offenen Verfahren die Ausschreibung “Beschaffung von Brucella-Melitensis-Rev-1-Konjunktivalimpfstoff” durch. Die am Vergabeverfahren teilnehmende V… A.Ş. lud die Vermarktungsgenehmigung als Bestandteil ihres Angebots auf EKAP hoch. 

Der Auftraggeber forderte den Bieter mit einem über EKAP versandten Schreiben auf, die zum Angebot hochgeladene “Vermarktungsgenehmigung für Aborvac R CS” in der zum Zeitpunkt der Zustellung aktuellen Fassung physisch vorzulegen. Zwischenzeitlich stellte der Auftraggeber bei einer am 23.03.2026 über den QR-Code vorgenommenen Abfrage fest, dass das Dokument ausgesetzt worden war, und gelangte zu dem Ergebnis, dass es die Anforderungen der Vergabeunterlagen nicht erfüllte. 

Mit Beschluss der Vergabekommission vom 24.03.2026 wurde der Bieter aus folgenden Gründen von der Wertung ausgeschlossen:

• Die Vermarktungsgenehmigung sei ausgesetzt worden, 
• sie erfülle nicht die in den technischen Spezifikationen enthaltene Anforderung, “während des Vergabeverfahrens und des Nutzungszeitraums gültig zu sein”, 
• das physisch verlangte Dokument sei nicht ordnungsgemäß vorgelegt worden. 

Zugleich wurde beschlossen, die Bietersicherheit als Einnahme zu verbuchen. 

Der Antragsteller machte in seinem gegen diesen Vorgang eingereichten Nachprüfungsantrag bei der KİK geltend, dass die Vermarktungsgenehmigung am Ausschreibungstermin gültig gewesen sei, dass es als ausreichend gelten müsse, wenn die Eignungskriterien zum Ausschreibungstermin erfüllt seien, und dass die zusätzliche physische Vorlage eines über EKAP verifizierbaren Dokuments nicht verlangt werden dürfe. 

3. Wie hat der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe entschieden?
Der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe hielt die Einwände des Antragstellers für begründet. Nach Auffassung des Ausschusses genügt es gemäß den Erläuterungen der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe zu Ausschreibungen für Warenbeschaffungen, dass Genehmigungen, Zulassungen oder Tätigkeitsbescheinigungen, die für die Ausübung des Verkaufs der ausgeschriebenen Ware zwingend erforderlich sind und als Eignungsnachweise für die Teilnahme am Vergabeverfahren verlangt werden, am Ausschreibungstermin oder am Schlusstermin für die Einreichung der Anträge gültig sind. Im Vertragsentwurf kann festgelegt werden, dass der Auftraggeber während der Vertragsdurchführung kontrolliert, ob diese Dokumente weiterhin gültig sind. (Siehe: Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe, m. 54/1/p)

Aus diesem Grund hielt der Ausschuss den Ausschluss des Bieters von der Wertung aufgrund des Status der Vermarktungsgenehmigung am 23.03.2026 nicht für rechtmäßig. Denn der Ausschreibungstermin war der 16.01.2026, und der Auftraggeber musste nicht den späteren Abfragezeitpunkt des Dokuments, sondern dessen Gültigkeitsstatus am Ausschreibungstermin zugrunde legen. 

Im Ergebnis entschied der Ausschuss;

• dass die Vermarktungsgenehmigung der V… A.Ş. am Ausschreibungstermin gültig war und das Angebot daher erneut bewertet werden muss, 
• dass die Bietersicherheit zurückzuzahlen ist und 
• dass die Vergabevorgänge im Einklang mit den Rechtsvorschriften erneut durchzuführen sind. 

4. Was müssen Unternehmen, die an Ausschreibungen teilnehmen, im Rahmen der Entscheidung des Ausschusses tun? 
Die Entscheidung des Ausschusses enthält für Bewerber und Bieter insbesondere im Hinblick auf befristete Dokumente sowie Dokumente, die ausgesetzt oder deren Status von Verwaltungsbehörden geändert werden kann, wichtige Erkenntnisse. Diese werden nachstehend aufgeführt:

4.1. Maßgeblich ist, dass der Eignungsnachweis am Ausschreibungstermin gültig ist
Bieter müssen vor Abgabe eines Angebots unbedingt prüfen, ob die als Eignungskriterien vorzulegenden Dokumente am Ausschreibungstermin oder am Schlusstermin für die Einreichung der Anträge gültig sind. Denn bei der Eignungsprüfung ist grundsätzlich der Ausschreibungstermin oder der Schlusstermin für die Einreichung der Anträge maßgeblich.  Mit anderen Worten führt die Aussetzung oder Aufhebung des Dokuments oder seine Unterwerfung unter eine einschränkende Verwaltungsmaßnahme nach dem Ausschreibungstermin nicht in jedem Fall rückwirkend zu einem Eignungsmangel. Solche Umstände werden je nach ihrer Art im Rahmen der Vertragsdurchführung gesondert bewertet.

4.2. Verwaltungsbedingungen und technische Spezifikationen sind gemeinsam zu bewerten
Bewerber und Bieter müssen die rechtliche Funktion eines Dokuments zutreffend bestimmen. Ist ein Dokument in der Bestimmung zu den Eignungskriterien der Verwaltungsbedingungen geregelt, handelt es sich um einen Eignungsnachweis. Die in den technischen Spezifikationen enthaltenen Regelungen begründen dagegen häufig Pflichten hinsichtlich der technischen Eigenschaften des Produkts, der Lieferbedingungen, des Nutzungsprozesses oder der Vertragserfüllung.

Daher sollten Unternehmen, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen, auch die folgenden Fragen prüfen:

• Ist das Dokument in den Verwaltungsbedingungen als Eignungskriterium festgelegt? 
• Bezieht sich die in den technischen Spezifikationen festgelegte Anforderung auf die Angebotswertung oder auf die Vertragsdurchführung? 
• Zu welchem Zeitpunkt muss das Dokument gültig sein? 
• Wirkt es sich auf die Eignung im Vergabeverfahren aus, wenn das Dokument später ausgesetzt wird? 

4.3. Bedeutung der Verifizierbarkeit der auf EKAP hochgeladenen Dokumente
Bei elektronischen Vergabeverfahren sollte das bloße Hochladen der Dokumente auf EKAP nicht als ausreichend angesehen werden. Wichtig ist auch, dass die Dokumente verifizierbar sind. Daher müssen Bieter darauf achten;

• dass der QR-Code lesbar ist, 
• dass der Verifizierungscode sichtbar ist, 
• dass die Dokumentennummer deutlich angegeben ist, 
• dass die Angaben zur ausstellenden Stelle verständlich sind, 
• dass Nachweise über den Gültigkeitsstatus des Dokuments am Ausschreibungstermin aufbewahrt werden. 

Wie auch aus der Entscheidung des Ausschusses hervorgeht, wurde es nicht als rechtmäßig angesehen, dass der Auftraggeber bei einem über einen QR-Code verifizierbaren Dokument zusätzlich ein physisches Dokument verlangte und die Bietersicherheit mit der Begründung als Einnahme verbuchte, dieses Dokument sei nicht vorgelegt worden.

4.4. Die Gültigkeit am Ausschreibungstermin muss gesondert nachweisbar sein
Manche Dokumente zeigen im System möglicherweise nur den aktuellen Status an. Wird das Dokument nach dem Ausschreibungstermin ausgesetzt, kann es in diesem Fall schwierig sein, seine Gültigkeit zu einem früheren Zeitpunkt nachzuweisen. Daher sollten Unternehmen die Daten und Nachweise archivieren, aus denen die Gültigkeit der im Vergabeverfahren vorzulegenden Eignungsnachweise hervorgeht.

In der Praxis empfiehlt es sich, die folgenden Dokumente und Informationen zu archivieren:

• Bildschirmaufnahme der Verifizierung am Ausschreibungstermin, 
• Ausdruck der Dokumentenverifizierung, 
• mit Zeitstempel versehene Fassung des auf EKAP hochgeladenen Dokuments, 
• Bestätigungsschreiben der zuständigen Stelle, 
• amtlicher Nachweis des Gültigkeitsdatums des Dokuments, 
• datierter Ausdruck der Seite zur Verifizierung des QR-Codes. 

4.5. Bei Aufforderungen zur Vorlage physischer Dokumente ist umsichtig vorzugehen
Verlangt der Auftraggeber die physische Vorlage eines auf EKAP hochgeladenen oder elektronisch verifizierbaren Dokuments, sollte der Bieter sorgfältig prüfen, aus welchem Grund diese Aufforderung erfolgt. Auch wenn die Aufforderung rechtswidrig erscheint, sollten Unternehmen innerhalb der Frist eine Erklärung abgeben, ihre Rechtsbehelfe wahrnehmen und die Informationen und Dokumente vorlegen, die die Gültigkeit des Dokuments am Ausschreibungstermin belegen.

4.6. Es sind Maßnahmen zu treffen, um die Verbuchung der Bietersicherheit als Einnahme zu verhindern
Eine wichtige Folge des Sachverhalts war auch die Verbuchung der Bietersicherheit des Bieters als Einnahme. Der Ausschuss hielt im konkreten Fall die Verbuchung der Bietersicherheit als Einnahme wegen der unterbliebenen physischen Vorlage des Dokuments und aufgrund des Datums des Dokuments für rechtswidrig. Dies zeigt zugleich, dass Auftraggeber bei Maßnahmen mit schwerwiegenden Folgen wie der Verbuchung einer Bietersicherheit als Einnahme mit großer Sorgfalt vorgehen müssen.

5. Ergebnis
Die Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nummer 2026/UM.I-1176 hat einen wichtigen Gesichtspunkt zum Gültigkeitsdatum von Eignungsnachweisen aufgezeigt, der von Auftraggebern übersehen wird. Nach der Entscheidung des Ausschusses genügt es grundsätzlich, dass ein Dokument am Ausschreibungstermin oder am Schlusstermin für die Einreichung der Anträge gültig ist, wenn es als Eignungskriterium für die Teilnahme am Vergabeverfahren verlangt wurde. Es ist nicht rechtmäßig, den Status des Dokuments nach dem Ausschreibungstermin bei der Eignungsprüfung zulasten des Bieters zu verwenden.

Im Ergebnis müssen Unternehmen bei der Teilnahme an einem Vergabeverfahren nicht nur den aktuellen Status ihrer Dokumente berücksichtigen, sondern auch, wie sie deren Gültigkeit am Ausschreibungstermin nachweisen können. Für institutionelle Unternehmen ist es wichtig, solche Arbeiten durch hierauf spezialisierte Juristen oder Berater durchführen zu lassen.

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Experte für öffentliche Verwaltung                            Expertin für öffentliche Vergabeverträge

und Vergabeberater

Quellen:

1-Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe.

2-Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nummer 2026/UM.I-1176

3- www.kilichukuk.org