Was ist zu tun, wenn in einem Vergabeverfahren ein Dokument verlangt wird, das kein Eignungskriterium ist? (Analyse einer KİK-Entscheidung)

Was ist zu tun, wenn in einem Vergabeverfahren ein Dokument verlangt wird, das kein Eignungskriterium ist?

(Analyse einer KİK-Entscheidung) 

1. Gegenstand der Streitigkeit vor dem Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe 
Die Streitigkeit zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem bietenden Unternehmen entstand im Zusammenhang mit der Frage, ob der öffentliche Auftraggeber nach dem Tag des Vergabeverfahrens von den Bietern ein Dokument verlangen darf, das in der endgültigen Fassung der Vergabeunterlagen nicht als Eignungskriterium aufgeführt ist. 

Gegenstand der Streitigkeit im konkreten Fall ist die “Gewerberegistrierungsbescheinigung”. Bei der ersten Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung war dieses Dokument unter den Eignungskriterien aufgeführt; die im betreffenden Artikel der Auftragsbekanntmachung aufgeführten Dokumente wurden jedoch später durch eine veröffentlichte Berichtigungsbekanntmachung und einen Nachtrag gestrichen. Auch in der endgültigen Fassung der Verwaltungsbedingungen wurde die Gewerberegistrierungsbescheinigung nicht als Eignungskriterium geregelt. Dennoch übersandte der öffentliche Auftraggeber den Bietern nach dem Tag des Vergabeverfahrens ein Schreiben und verlangte unter Hinweis darauf, dass “in der Tabelle der nicht einzureichenden Dokumente versehentlich keine Spalte angelegt worden sei”, die Übermittlung der Gewerberegistrierungsbescheinigung per E-Mail. 

Das antragstellende Unternehmen machte hingegen geltend, dass dieses Vorgehen rechtswidrig sei. In seinem Antrag führte der Antragsteller zusammengefasst Folgendes aus:

• Wenn die Gewerberegistrierungsbescheinigung in der Angebotsphase einzureichen sei, könne dieses Dokument nicht nachträglich vervollständigt werden, 
• die nachträgliche Anforderung eines Dokuments per E-Mail verstoße gegen die Regelung zur Vervollständigung fehlender Dokumente/Angaben in Artikel 37 des Gesetzes Nr. 4734, 
• diese Vorgehensweise des öffentlichen Auftraggebers verstoße zudem gegen die Grundsätze der Gleichbehandlung und des Wettbewerbs,

wurde ausgeführt.  

2. Wie entschied der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe?
Der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe prüfte zunächst die Änderungen, welche die Vergabeunterlagen durchlaufen hatten. Er stellte fest, dass die Gewerberegistrierungsbescheinigung zwar in der ersten Bekanntmachung enthalten war, später jedoch durch die veröffentlichte Berichtigungsbekanntmachung und die Nachträge als Eignungskriterium gestrichen wurde. Zudem wurde festgestellt, dass die Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren keine gesonderte Zeile für die Gewerberegistrierungsbescheinigung enthielt. (Siehe: Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nr. 2026/UH.I-1161)

Nach der Entscheidung des Ausschusses sind die öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, die Angebotsprüfung anhand der endgültigen Vergabeunterlagen vorzunehmen. Anders ausgedrückt dürfen Dokumente, die in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen nicht aufgeführt oder nicht als Eignungskriterien geregelt sind, bei der Prüfung der Angebote nicht berücksichtigt werden. Dementsprechend wurde auch in Artikel 7.5 der konkreten Verwaltungsbedingungen ausdrücklich geregelt, dass andere Dokumente, die außerhalb von Artikel 7 der Bedingungen in den Vergabeunterlagen aufgeführt sind, oder andere darin geregelte Eignungskriterien bei der Prüfung der Angebote nicht berücksichtigt werden. 

Der Ausschuss nahm außerdem folgende wichtige Unterscheidung vor:

• Bei einem Auftrag wie der Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen einschließlich Materialien kann es nach den einschlägigen Rechtsvorschriften erforderlich sein, die Gewerberegistrierungsbescheinigung zu verlangen. 
• Der öffentliche Auftraggeber hat dieses Dokument in der endgültigen Fassung der Vergabeunterlagen jedoch nicht als Eignungskriterium geregelt. 
• Da hiergegen nicht fristgerecht eine Rüge beim Auftraggeber erhoben wurde, wurden die Vergabeunterlagen in dieser Fassung endgültig. 
• Ein in den endgültigen Unterlagen nicht enthaltenes Dokument darf nicht nachträglich mit der Begründung verlangt werden, es sei “versehentlich vergessen worden”. 

Der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe entschied daher, die Verwaltungsmaßnahme zur nachträglichen Vervollständigung der Gewerberegistrierungsbescheinigung zurückzunehmen und das Prüfungsverfahren fortzusetzen.  

3. Was sollten Unternehmen, die am Vergabeverfahren teilnehmen, angesichts der Entscheidung des Ausschusses tun? 
Aus der Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe ergeben sich wichtige Schlussfolgerungen, die Bewerber und Bieter bei der Teilnahme an Vergabeverfahren beachten sollten. Diese werden nachstehend aufgeführt: 

3.1. Ob Dokumente im Vergabeverfahren einzureichende Eignungskriterien sind, muss anhand der endgültigen Fassung der Vergabeunterlagen geprüft werden.
Ein Dokument kann in der ersten Bekanntmachung enthalten gewesen sein; wurde es jedoch durch einen Nachtrag oder eine Berichtigungsbekanntmachung gestrichen, ist fortan die endgültige Fassung der Vergabeunterlagen maßgeblich. Bewerber und Bieter sollten daher nicht nur den Text der ersten Bekanntmachung heranziehen, sondern die Auftragsbekanntmachung, die Berichtigungsbekanntmachung, den Nachtrag, die Verwaltungsbedingungen und die Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren gemeinsam prüfen.

3.2. Für Eignungsnachweise ist Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen maßgeblich.
Damit ein Dokument als Eignungskriterium bewertet werden kann, muss es grundsätzlich ausdrücklich in der Bekanntmachung und in den Verwaltungsbedingungen geregelt sein. Insbesondere bei elektronischen Vergabeverfahren ist es auch von großer Bedeutung, welche Angaben und Dokumente in die “Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren” übernommen werden. (Siehe:İhaleye katilim belgesi) Ein Dokument, das nicht in Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen aufgeführt ist, darf nicht nachträglich wie ein Eignungskriterium angewandt werden. 

3.3. Die nachträgliche Anforderung von Dokumenten in Vergabeverfahren ist rechtswidrig
Öffentliche Auftraggeber dürfen nach dem Tag des Vergabeverfahrens nicht unter Berufung darauf, dass “im System keine Spalte für das Dokument angelegt worden sei”, es “versehentlich vergessen worden sei” oder dies “nachträglich festgestellt worden sei”, einen neuen Eignungsnachweis verlangen. Denn dies würde bedeuten, dass die endgültige Fassung der Vergabeunterlagen faktisch geändert wird. Eine solche Vorgehensweise verstößt gegen die in Artikel 37 des Gesetzes Nr. 4734 geregelten Bestimmungen über Erläuterungen und die Vervollständigung fehlender Angaben/Dokumente. 

Im konkreten Fall wurde das Dokument per E-Mail verlangt. Im elektronischen System für die öffentliche Auftragsvergabe werden die von Bewerbern und Bietern vorzunehmenden Handlungen sowie die Mitteilungen der öffentlichen Auftraggeber grundsätzlich über EKAP (elektronische Vergabeplattform) abgewickelt. In der Mitteilung der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) aus dem Jahr 2025 wurde ebenfalls erläutert, dass bei Vergabeverfahren, deren Bekanntmachung oder Mitteilung nach dem 1 Ağustos 2025 veröffentlicht wird, zahlreiche Vorgänge und Dokumente wie die Vergabekommission, die Vergabeakte, die Verwaltungsbedingungen, E-Formulare, die Entscheidung der Vergabekommission und der Vertrag über EKAP abgewickelt werden. (Siehe: Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir  ) 

3.4. Werden die Vergabeunterlagen nicht fristgerecht beanstandet, werden sie endgültig.
Einer der wichtigsten Aspekte der Entscheidung des Ausschusses besteht darin, dass Vergabeunterlagen endgültig werden, wenn sie nicht fristgerecht beanstandet werden. Wenn ein Dokument, das normalerweise verlangt werden müsste, nicht in den Vergabeunterlagen aufgeführt ist, müssen Bewerber oder Bieter diesen Mangel fristgerecht zum Gegenstand einer Rüge beim Auftraggeber machen. Wird nicht fristgerecht ein Antrag gestellt, werden die Unterlagen endgültig, und der öffentliche Auftraggeber darf nicht versuchen, diesen Mangel nachträglich in der Phase der Angebotsprüfung zu beheben.

3.5 Ebenso wichtig wie die Einreichung der Eignungsnachweise ist es, die Vergabeunterlagen zu lesen und zu verstehen.

Für Unternehmen, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen, ist es nicht nur wichtig, die Dokumente zu beschaffen, sondern auch zu verstehen, welche Dokumente wann eingereicht werden müssen. Unternehmen, die am Vergabeverfahren teilnehmen, müssen auch die folgenden Fragen beantworten:

• Handelt es sich bei den von den öffentlichen Auftraggebern verlangten Dokumenten um Eignungskriterien? Ist das Dokument zusammen mit dem Angebot einzureichen oder wird es erst im Vertragsverfahren verlangt? 
• In welchem Artikel der Verwaltungsbedingungen werden die Dokumente verlangt? 
• Wurde durch eine Berichtigungsbekanntmachung oder einen Nachtrag eine Änderung hinsichtlich der Einreichung der Dokumente vorgenommen?  
• Wurde in der Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren eine Zeile für dieses Dokument angelegt?  
• Innerhalb welcher Frist und auf welchem Weg ist ein Antrag zu stellen, wenn der öffentliche Auftraggeber das Dokument nachträglich verlangt? 

4. Ergebnis und Bewertung
Im Ergebnis zeigt die Entscheidung des Ausschusses den Bietern, dass neben der Frage “Über welches Dokument verfüge ich?” auch die Frage “Ist dieses Dokument in der endgültigen Fassung der Vergabeunterlagen tatsächlich ein Eignungskriterium?” von Bedeutung ist.  

Unternehmen sollten daher vor der Abgabe eines Angebots unbedingt die endgültige Fassung der Vergabeunterlagen prüfen und die Nachträge, Berichtigungsbekanntmachungen sowie Artikel 7 der Verwaltungsbedingungen gemeinsam bewerten. Für institutionelle Unternehmen ist es wichtig, solche Prüfungen durch auf diesem Gebiet fachkundige Juristen oder Berater durchführen zu lassen.

Ruhi ARSLAN                                           Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Experte für öffentliche Verwaltung                            Expertin für öffentliche Vergabeverträge

und Vergabeberater

Quellen:

1-Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe.

2-Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 22.04.2026 mit der Nr. 2026/UH.I-1161

3-  Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir 

4- İletisim