Was sollten Bieter gegen Fehler bei Verwaltungsakten in der ersten Sitzung des Vergabeverfahrens unternehmen? (Untersuchung zweier KİK-Entscheidungen)

1. Zusammenfassung 
Der erste Tag und die erste Sitzung des Vergabeverfahrens können von vielen Bietern als eine unbedeutende Phase angesehen werden, in der lediglich die Angebote geöffnet werden. Bei elektronischen Vergabeverfahren und Verhandlungsverfahren wirken sich die am ersten Tag vorgenommenen Handlungen jedoch unmittelbar auf den Ausgang des Vergabeverfahrens aus. Denn die Öffnung des Angebots, die Ordnungsmäßigkeit der Bietersicherheit, die erste Prüfung der Eignungsangaben, die Einladung zur Abgabe des endgültigen Preisangebots, der Zeitpunkt der Bekanntgabe des geschätzten Auftragswerts und die Zustellung der Niederschriften bilden die Grundlage des Vergabeverfahrens. 

Diese Abhandlung soll anhand zweier Entscheidungen des türkischen Rats für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) und konkreter Fälle erläutern, welche Vorgänge Bieter am ersten Tag und in der ersten Sitzung des Vergabeverfahrens verfolgen sollten.
Zu diesem Thema wird im Kılıç-Vergabewörterbuch unter dem Eintrag “Öffnung elektronischer Angebote” ebenfalls erläutert, dass die Angebote zum Datum und zur Uhrzeit des Vergabeverfahrens auf EKAP geöffnet und der geschätzte Auftragswert sowie die Bieter und deren Angebotspreise den Bietern zugänglich gemacht werden; beim Verhandlungsverfahren werden die endgültigen Preisangebote zusammen mit dem geschätzten Auftragswert mitgeteilt.
(Siehe: E tekliflerin acilmasi )

2. Verlauf der Sachverhalte, die Gegenstand der Entscheidungen des Rats für öffentliche Auftragsvergabe waren, und die ergangenen Entscheidungen 
In der ersten Entscheidung des Rats für öffentliche Auftragsvergabe wurde erörtert, dass die Niederschrift über den geschätzten Auftragswert und die endgültigen Preisangebote den Bietern nicht am selben Tag mitgeteilt wurde, nachdem die endgültigen Preisangebote im Verhandlungsverfahren eingegangen waren; in der zweiten Entscheidung wurde hingegen erörtert, dass der Bieter aufgrund einer fehlerhaften Bewertung der Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung in der ersten Sitzung nicht zur endgültigen Preisphase eingeladen wurde.

2.1. Mitteilung der Niederschrift über die endgültigen Preise am Folgetag beim Verhandlungsverfahren
Im ersten konkreten Fall, der Gegenstand der Entscheidung des Rats war, wurden bei der von der Chefärztlichen Leitung des Stadtkrankenhauses nach dem Verhandlungsverfahren gemäß 21/b durchgeführten Ausschreibung “Beschaffung von Dienstleistungen für Tests mit automatisierten seroimmunologischen Analysegeräten für 3 Monate” die ersten Angebote am selben Tag entgegengenommen, die erste Niederschrift den Bietern mitgeteilt und die endgültigen Preisangebote bis 14:30 Uhr desselben Tages angefordert. Dennoch wurde die zweite Niederschrift, die nach Eingang der endgültigen Preisangebote zu erstellen war, den Bietern zusammen mit dem geschätzten Auftragswert und den endgültigen Preisangeboten erst am Folgetag mitgeteilt. 

Der öffentliche Auftraggeber begründete diese Verzögerung mit einer technischen Störung bei EKAP; bei der Prüfung durch die Abteilung für elektronische Vergabeverfahren wurde jedoch mitgeteilt, dass am Tag des Vergabeverfahrens keine von EKAP verursachte technische Störung vorlag. Der Rat stellte fest, dass der geschätzte Auftragswert beim Verhandlungsverfahren den Bietern zusammen mit den endgültigen schriftlichen Preisangeboten mitzuteilen ist, gelangte zu dem Ergebnis, dass die Vorgänge in der Sitzung, in der die endgültigen Preisangebote entgegengenommen wurden, nicht im Einklang mit den Rechtsvorschriften durchgeführt worden waren, und entschied, das Vergabeverfahren aufzuheben. (Siehe: Entscheidung des Rats für öffentliche Auftragsvergabe, KİK 2026/UH.II-1245)

2.2. Fehlerhafte Bewertung der Referenzbescheinigungen in der ersten Sitzung
Im zweiten konkreten Fall, der Gegenstand der Entscheidung des Rats war, wurde die Beschaffung von Beförderungsdienstleistungen für Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf durch die Bezirksdirektion für nationale Bildung im Verhandlungsverfahren durchgeführt. Der Antragsteller hatte seine berufliche Erfahrung mit für den privaten Sektor ausgeführten Arbeiten durch einen Vertrag, Muster elektronischer Rechnungen und eine Quittung über die Stempelsteuer erklärt. Der öffentliche Auftraggeber schloss das Angebot des Bieters hingegen in der ersten Sitzung von der Bewertung aus und lud ihn nicht zur Abgabe des endgültigen Preisangebots ein, weil die Unterlagen keine Bestätigung durch einen Notar, einen vereidigten Finanzberater (YMM), einen unabhängigen Finanzberater (SMMM) oder das Finanzamt enthielten.

Der Rat befand, dass bei der Bewertung von Rechnungsmustern und elektronisch überprüfbaren Unterlagen die Anforderungen an die Form der Einreichung unter Berücksichtigung der konkreten Art des Dokuments und der Möglichkeit seiner Überprüfung anzuwenden sind. Unter Berücksichtigung dessen, dass die elektronischen Archivrechnungen des Antragstellers über die Finanzverwaltungsbehörde abgefragt werden konnten und die Quittung über die Stempelsteuer vom Finanzamt ausgestellt worden war, wurde der Ausschluss von der Bewertung in der ersten Sitzung als rechtswidrig angesehen. Da die endgültigen Preisangebote jedoch bereits eingeholt worden waren, bestand für den Antragsteller keine Möglichkeit mehr, rückwirkend ein endgültiges Preisangebot abzugeben, und es wurde entschieden, die von der Rüge betroffenen Lose aufzuheben. (Siehe: Entscheidung des Rats für öffentliche Auftragsvergabe, 2024/UH.II-1134)

Im Kılıç-Vergabewörterbuch wird außerdem erläutert, dass die Tabelle der Eignungsangaben die grundlegende Tabelle ist, mit der bei elektronischen Vergabeverfahren die Angaben zu Teilnahmeunterlagen und Eignungskriterien erklärt werden. Daher sollten Unternehmen vor der Abgabe eines elektronischen Angebots prüfen, ob jede Zeile der Tabelle dem richtigen Dokument, den richtigen Datums- und Nummernangaben sowie dem richtigen Los zugeordnet ist. 

(Siehe:https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu; zum praktischen Erläuterungsvideo von ihale.tv siehe außerdem: ihale.tv )

2.3. Untersuchung der Entscheidung des Rats und von Unternehmen zu treffende Maßnahmen 
Jede in der ersten Sitzung vorgenommene Handlung kann später die Gültigkeit des Angebots, die Einladung oder Nicht-Einladung zur Abgabe des endgültigen Preisangebots und die Aufhebung oder Nicht-Aufhebung des Vergabeverfahrens beeinflussen. Daher sollten Unternehmen sowohl die Mitteilungen über EKAP als auch die Niederschriften fortlaufend in Echtzeit verfolgen. Auch die auf der Videoseite zum Gesetz Nr. 4734 und dessen Anwendung von ihale.tv verfügbaren Inhalte mit den Titeln “Wichtige Fehler in der ersten Sitzung elektronischer Vergabeverfahren” und “Wie werden eine elektronische Rüge beim Auftraggeber und ein elektronischer Nachprüfungsantrag bei der Behörde für öffentliche Auftragsvergabe eingereicht?” verdeutlichen bei ähnlichen Themen zusätzlich die praktische Bedeutung dieses Verfahrens. (Siehe: ihale.tv ) (zum Video über die elektronische Rüge siehe: ihale.tv )

In den Sachverhalten, die Gegenstand beider Entscheidungen des Rats waren, wurden eindeutig fehlerhafte Handlungen behandelt, die von den öffentlichen Auftraggebern in der ersten Sitzung vorgenommen worden waren. Damit diese fehlerhaften Handlungen den Ausgang des Vergabeverfahrens nicht verändern, müssen jedoch auch die am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen eigene Kontrollsysteme einrichten. In der nachstehenden Tabelle 1 werden die von den Bietern in der ersten Sitzung durchzuführenden Kontrollen aufgeführt und deren rechtliche Bedeutung zusammengefasst.  

Tabelle 1: In der ersten Sitzung durchzuführende Kontrollen und deren Bedeutung

3. Ergebnis und unsere Bewertung
Die Prüfung der konkreten fehlerhaften Maßnahmen, die von öffentlichen Auftraggebern in der ersten Sitzung vorgenommen wurden, ist auf Grundlage der Entscheidungen der Vergabekammer in Tabelle 2 zusammengefasst. Bei dieser Prüfung wurden auch die fehlerhaften Maßnahmen der öffentlichen Auftraggeber in der ersten Sitzung und die Bedeutung der von den Unternehmen durchzuführenden Kontrollen berücksichtigt. 

Tabelle 2: Fehlerhafte Maßnahmen der öffentlichen Auftraggeber in der ersten Sitzung in zwei konkreten Fällen 

Bei gemeinsamer Betrachtung der beiden Entscheidungen der Vergabekammer der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) zeigt sich, dass der erste Tag und die erste Sitzung des Vergabeverfahrens nicht lediglich eine unbedeutende Phase sind, in der die Angebote geöffnet werden. Denn fehlerhafte Maßnahmen in der ersten Sitzung können sogar zum Ausschluss von Bietern aus dem Vergabeverfahren führen. Daher sollten, wie in Tabelle 1 zusammengefasst, am Tag des Vergabeverfahrens die EKAP-Mitteilungen, Protokolle, Angebotspreise, die Bietersicherheit, Abfragen zu Ausschlüssen/Steuern/SGK, Referenzbescheinigungen und Einladungen zur Abgabe endgültiger Preisangebote noch am selben Tag geprüft werden. Wird in der ersten Sitzung eine rechtswidrige Maßnahme festgestellt, sollte diese hinsichtlich der vorgenommenen Handlung, der Frist und der Beweismittel dokumentiert werden.
Da die erste Sitzung und die Vorgänge im Verhandlungsverfahren technische Einzelheiten wie Fristen, Protokolle, EKAP-Einträge, die Form der Einreichung von Unterlagen und die Phase der endgültigen Preisangebote umfassen, kann es für Unternehmen hilfreich sein, im Rahmen des Rechtsbehelfsverfahrens Stellungnahmen von Juristen mit Kenntnissen im Recht der öffentlichen Auftragsvergabe und von Vergabeberatern einzuholen. Diese Unterstützung trägt dazu bei, den Rechtsbehelfsantrag anhand des Zusammenhangs zwischen dem konkreten Sachverhalt, den Rechtsvorschriften und den Beweismitteln zu formulieren, die Rechtsbehelfsfrist einzuhalten und die Vorwürfe fachlich korrekt darzustellen.
Im Kılıç Vergabeglossar wird die “elektronische Beschwerde” als elektronische Einreichung einer Beschwerde im Rahmen von Vergabeverfahren über EKAP erläutert. Wird daher in der ersten Sitzung oder in der Phase der endgültigen Preisangebote eine Maßnahme festgestellt, die zu einem Rechtsverlust führt, sollte man sich nicht auf die Korrespondenz mit dem öffentlichen Auftraggeber beschränken, sondern auch das fristgerechte Rechtsbehelfsverfahren über EKAP prüfen. (Siehe: E sikayet )
Im Kılıç Vergabeglossar wird außerdem erläutert, in welchen Fällen ein Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe gestellt werden kann. Dabei wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag bei der Behörde möglich ist, wenn der beim öffentlichen Auftraggeber eingereichten Beschwerde nicht stattgegeben wird, der öffentliche Auftraggeber nicht fristgerecht entscheidet oder bestimmte Aufhebungsentscheidungen angefochten werden.
(Siehe: Kamu ihale kurumuna itirazen sikayet basvurusu)

Ruhi ARSLAN                                         

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater  

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Expertin für öffentliche Auftragsverträge                                                    

Quellen

1. Vergabekammer der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Entscheidung Nr. 2026/UH.II-1245.
2. Vergabekammer der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Entscheidung Nr. 2024/UH.II-1134. 
3. Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe. 
4. Durchführungsverordnung über Vergabeverfahren für Dienstleistungen.
5. Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung der öffentlichen Auftragsvergabe. 
6. Allgemeines Kommuniqué über die öffentliche Auftragsvergabe.
7. Kılıç Vergabeglossar, (Öffnung elektronischer Angebote: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-tekliflerin-acilmasi)
8. Kılıç Vergabeglossar (Tabelle der Eignungsangaben) 
9. Kılıç Vergabeglossar (Elektronische Beschwerde) 
10. Kılıç Vergabeglossar (Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe) 
11. Kılıç Hukuk (Was sollte eine Gemeinde tun, deren Vergabeverfahren wegen eines verdächtigen Vorgangs in der ersten Sitzung aufgehoben und deren Erklärungen widerlegt wurden?: İlk oturumundaki kuskulu islemi nedeniyle ihalesi iptal edilen ve beyanlari yalanlanan belediye ne yapmali) 
12. ihale.tv (Videoseite zum Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe und zu dessen Anwendung) 
13. ihale.tv (Wie werden eine elektronische Beschwerde beim öffentlichen Auftraggeber und ein elektronischer Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe eingereicht? : ihale.tv) 
14. ihale.tv (Wie wird die Tabelle der Eignungsangaben in EKAP erstellt? Anleitungsvideo mit praktischer Darstellung) 
15. ihale.tv (Bedeutende Fehler in der ersten Sitzung elektronischer Vergabeverfahren!)