Wesentliche Fehler öffentlicher Auftraggeber bei der Anforderung von Erläuterungen zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten in Dienstleistungsvergaben

I-Einleitung

Dieser Artikel behandelt wesentliche Fehler, die öffentliche Auftraggeber bei der Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote begehen. Denn aufgrund dieser Fehler können Bieter, die Angebote auf der Grundlage tatsächlicher Marktpreise abgeben, keine Erläuterung vorlegen oder die Durchführung des Vergabeverfahrens kann sich infolge von Rügen und Nachprüfungsanträgen verzögern. 

II- Pflicht zur Einhaltung der Grundprinzipien bei der Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote?
Artikel 5 („Grundprinzipien“) des Gesetzes Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe bestimmt, dass öffentliche Auftraggeber bei Vergabeverfahren für die Gewährleistung von Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit und öffentlicher Kontrolle sowie dafür verantwortlich sind, dass der Bedarf rechtzeitig und zu angemessenen Bedingungen gedeckt und die Ressourcen effizient eingesetzt werden. In diesem Rahmen müssen öffentliche Auftraggeber bei allen Handlungen im Vergabeverfahren von der Auftragsbekanntmachung bis zur Vertragsunterzeichnung im Einklang mit den Grundprinzipien handeln. Auch die Prüfung und Bewertung ungewöhnlich niedriger Angebote muss in diesem Sinne den Grundprinzipien entsprechen.  Wenn Bieter in Zweifel versetzt und dadurch an der Erläuterung ihres ungewöhnlich niedrigen Angebots gehindert werden, beeinträchtigt dies in diesem Sinne auch den Wettbewerb, die Gleichbehandlung und den sachgerechten Einsatz von Ressourcen. 

III- Probleme bei der Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote in Dienstleistungsvergaben im Hinblick auf die Grundprinzipien 
Bei Vergabeverfahren über Dienstleistungen können Bieter mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten durch eine “Berechnung des Schwellenwerts” ermittelt werden. Hierzu kann anhand der von der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) festgelegten Kriterien und mithilfe des auf ihrer offiziellen Website bereitgestellten Moduls eine Berechnung vorgenommen werden. Außerdem ist in Artikel 38 des Gesetzes Nr. 4734 festgelegt, dass die öffentlichen Auftraggeber bei der Prüfung von Bietern mit ungewöhnlich niedrigen Angeboten die schriftlichen Erläuterungen unter anderem zur Wirtschaftlichkeit der erbrachten Dienstleistung, zu den gewählten technischen Lösungen, zu den günstigen Bedingungen, die der Bieter bei der Erbringung der Dienstleistungen nutzen wird, sowie zur Besonderheit der angebotenen Dienstleistung berücksichtigen und die ungewöhnlich niedrigen Angebote entsprechend bewerten müssen; als Ergebnis dieser Bewertung können die Angebote der Bieter abgelehnt werden, deren Erläuterungen als unzureichend angesehen werden oder die keine schriftliche Erläuterung vorlegen. 

Artikel 79.2.1 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe schreibt vor, dass öffentliche Auftraggeber in ihren Aufforderungsschreiben zur Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote die wesentlichen Angebotsbestandteile, auf denen die Erläuterungen der Bieter beruhen sollen, zwingend so angeben müssen, dass sie für alle Bieter dieselben Elemente umfassen; außerdem ist den Bietern für die Einreichung der Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots eine angemessene Frist von mindestens drei (3) Arbeitstagen einzuräumen.   Aus den Streitigkeiten, die Gegenstand gerichtlicher Entscheidungen und Entscheidungen des Vergaberats geworden sind, ergibt sich jedoch, dass die öffentlichen Auftraggeber das ihnen eingeräumte Ermessen nicht im Einklang mit den Vergabevorschriften ausüben. Bei den Prüfungen ungewöhnlich niedriger Angebote durch die öffentlichen Auftraggeber treten unter anderem folgende Streitigkeiten auf:

•  Den Bietern wird keine ausreichende Frist eingeräumt oder jedem Bieter werden unterschiedliche Fristen eingeräumt, 
•  es werden Erläuterungen zu Aspekten verlangt, die nicht zu den wesentlichen Angebotsbestandteilen gehören,
•  es werden Erläuterungen zu Angebotsbestandteilen verlangt, die Unklarheiten aufweisen, 
• der Zuschlag wird Bietern erteilt, die keine ordnungsgemäße Erläuterung ihres ungewöhnlich niedrigen Angebots vorgelegt haben,
•  Bieter, deren Erläuterungen ordnungsgemäß sind, werden von der Wertung ausgeschlossen.  

Wie ersichtlich, verändert eine den Grundprinzipien widersprechende Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote durch die öffentlichen Auftraggeber das Ergebnis des Vergabeverfahrens. Dies führt zweifellos zu einem Schaden für die öffentliche Hand.

VI- Ein konkreter Fall und seine Bewertung 
In einem konkreten Fall wurden in dem Aufforderungsschreiben zur Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote, das der öffentliche Auftraggeber den Bietern mit Angeboten unterhalb des Schwellenwerts übermittelte, folgende wesentliche Angebotsbestandteile festgelegt: “Gerätekosten”, “Kitkosten”, “Versand-, Beförderungs- und Transportkosten”, “Vertragskosten”, “Unternehmensgewinn” und “in den technischen Spezifikationen genannte und im Angebotspreis enthaltene Kosten”.
Die Festlegung des wesentlichen Angebotsbestandteils durch den öffentlichen Auftraggeber als “in den technischen Spezifikationen genannte und im Angebotspreis enthaltene Kosten” führte jedoch hinsichtlich der Erläuterungen ungewöhnlich niedriger Angebote zu Unklarheiten. Denn es blieb unklar, welche Positionen unter den gemäß den Vergabeunterlagen im Angebotspreis enthaltenen Kostenbestandteilen in der Phase der Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote als “wesentliche Angebotsbestandteile” festgelegt worden waren.
Zwar verfügt der öffentliche Auftraggeber bei der Entscheidung, welche Elemente als wesentliche Angebotsbestandteile festgelegt werden, über Ermessen; diese müssen jedoch so bestimmt werden, dass kein Raum für Zweifel bleibt. In diesem Rahmen ist der öffentliche Auftraggeber gemäß Artikel 38 des Gesetzes Nr. 4734 und Artikel 79 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe verpflichtet, den beziehungsweise die als wesentlich für das Angebot festgestellten Kostenbestandteile klar und zweifelsfrei zu bestimmen und auf dieser Grundlage die Prüfung des ungewöhnlich niedrigen Angebots durchzuführen. 

VI- Ergebnis und Bewertung 

Voraussetzung dafür, dass Bieter ihre Erläuterungen zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten rechtskonform/gültig abgeben und öffentliche Auftraggeber diese Erläuterungen ordnungsgemäß bewerten können, ist, dass die öffentlichen Auftraggeber die Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote nach den Bestimmungen der Vergabevorschriften durchführen. In diesem Rahmen müssen öffentliche Auftraggeber die Prüfung ungewöhnlich niedriger Angebote anhand der als wesentlich für das Angebot festgestellten Angebotsbestandteile durchführen und diese wesentlichen Angebotsbestandteile klar, eindeutig und zweifelsfrei bestimmen. In dem konkreten Fall wurde die vom öffentlichen Auftraggeber vorgenommene Aufforderung zur Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote durch die Entscheidung des Vergaberats vom 29.01.2025 mit der Nummer 2025/UH.II-402 als nicht rechtskonform beurteilt. Für die am Vergabeverfahren teilnehmenden Bieter ist es wichtig, die vorstehend beschriebenen unvollständigen und fehlerhaften Prüfungen ungewöhnlich niedriger Angebote durch die öffentlichen Auftraggeber fristgerecht zum Gegenstand einer Rüge und eines Nachprüfungsantrags zu machen und ihre Rechte auf diesem Wege geltend zu machen. 14.02.2025 

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Vorsitzender des Verwaltungsrats der Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.