Wie erfolgen Beschaffungen durch das DMO? Risiken für Lieferunternehmen und öffentliche Einrichtungen!

Zusammenfassung
Beschaffungen durch das Staatliche Materialamt unterscheiden sich von der klassischen öffentlichen Auftragsvergabe und umfassen gemeinsam die Prozesse in Bezug auf Lagerbestände, Kataloge, sonstige Beschaffung, den Gesundheitsmarkt, technische Spezifikationen, Prüfung und Abnahme sowie Zahlung. Fehler in diesem Prozess können sowohl für öffentliche Einrichtungen als auch für Lieferunternehmen erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben.  

1. Einleitung
Das grundlegende Ziel der öffentlichen Auftragsvergabe besteht darin, den öffentlichen Bedarf rechtzeitig, zu angemessenen Bedingungen sowie unter Gewährleistung des Wettbewerbs und der effizienten Nutzung von Ressourcen zu decken. Das Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe ist das maßgebliche Gesetz, das die bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sowie bei Bauleistungen durch Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder Einrichtungen, die öffentliche Mittel verwenden, anzuwendenden Grundsätze und Verfahren festlegt. Die Vorschrift über den Anwendungsbereich des Gesetzes erfasst zudem einen breiten öffentlichen Sektor, darunter öffentliche Auftraggeber mit allgemeinem Haushalt, öffentliche Auftraggeber mit Sonderhaushalt, Gemeinden, Einrichtungen mit revolvierendem Fonds und öffentliche Wirtschaftsunternehmen.
Demgegenüber unterscheidet sich das System des Staatlichen Materialamts (DMO) vom klassischen Modell, bei dem „der öffentliche Auftraggeber unmittelbar am Markt ein Vergabeverfahren durchführt“. Hier besteht häufig ein dreiseitiges Verhältnis. Dessen Beteiligte sind: 

• die bedarfsstellende öffentliche Einrichtung, 
• das DMO und 
• der Marktlieferant. 

Das System des Staatlichen Materialamts (DMO) funktioniert je nach Beschaffungsart dergestalt, dass die öffentliche Einrichtung ihren Bedarf dem DMO meldet, das DMO diesen Bedarf aus Lagerbeständen, aus dem Katalog, im Rahmen einer Rahmenvereinbarung/eines Protokolls oder durch sonstige Beschaffung am Markt deckt und anschließend die Prozesse der Lieferung, Prüfung, Abnahme und Zahlung durchgeführt werden. (Siehe: Devlet malzeme ofisi dmo ) 

2. Die zentrale Beschaffungsfunktion des DMO und seine Stellung im Anwendungsbereich des Gesetzes Nr. 4734
Nach der Hauptsatzung des DMO besteht der Zweck des DMO darin, die von öffentlichen Einrichtungen und Organisationen benötigten Waren und Dienstleistungen unter Wahrung des öffentlichen Interesses, unter effektiver und effizienter Nutzung öffentlicher Mittel, zur Verhinderung von Verschwendung, unter Gewährleistung der Anforderungen an Standards und Qualität sowie gemäß den Grundsätzen der Transparenz, des Wettbewerbs und der Rechenschaftspflicht auf dem inländischen und ausländischen Markt zu beschaffen und zu verteilen. In dieser Hinsicht nimmt das DMO im Namen öffentlicher Einrichtungen eine zentrale Beschaffungsfunktion wahr. 

Das DMO ist als staatliches Wirtschaftsunternehmen mit eigener Rechtspersönlichkeit, autonomer Tätigkeit und vollständig staatseigenem Kapital ausgestaltet. Die Hauptsatzung bestimmt, dass das DMO im Namen von Einrichtungen, die dem öffentlichen Recht unterliegen, öffentlicher Kontrolle unterstehen oder öffentliche Mittel verwenden, die Beschaffung und Verteilung bestimmter von diesen benötigter Waren und Dienstleistungen übernimmt. In diesem Rahmen gehören Positionen wie Produkte der Informationstechnologie, Büromaschinen, Schreibwaren, Reinigungsmittel, Fahrzeuge und Arbeitsmaschinen, Kraftstoff, Reise- und Transportdienstleistungen sowie die gebündelte Beschaffung von Arzneimitteln und medizinischem Material zum Tätigkeitsbereich des DMO.
Nach den grundlegenden Prinzipien der Hauptsatzung erfolgen die Beschaffungen des DMO „auf dem inländischen und ausländischen Markt, vorrangig vor Ort und aus erster Hand sowie unter größtmöglicher Nutzung der Preisvorteile von Sammelbeschaffungen“. Diese Bestimmung zeigt, dass das DMO-Modell nicht lediglich eine Erleichterung der Beschaffung darstellt, sondern einen zentralen Beschaffungsmechanismus, der gleichzeitig Größenvorteile, Standardisierung, Preisvorteile und Marktdisziplin anstrebt. 

Bei Beschaffungen des DMO bestehen zwei unterschiedliche Ausnahmeregelungen: Die erste ist Art. 3/e des Gesetzes Nr. 4734 in Bezug auf Beschaffungen öffentlicher Einrichtungen beim DMO. Das Gesetz zählt Beschaffungen, die öffentliche Einrichtungen bei der Generaldirektion des DMO hinsichtlich der in der Hauptsatzung des DMO aufgeführten Waren und Dienstleistungen vornehmen, zu den Ausnahmen. 

Die zweite betrifft im Rahmen bestimmter Beschaffungen des DMO am Markt Art. 3/g des Gesetzes Nr. 4734 und den Ende 2023 eingefügten Zusatzartikel 12. Zusatzartikel 12 des Gesetzes Nr. 4734 bestimmt, dass bei der vom DMO im Namen öffentlicher Auftraggeber durchzuführenden Beschaffung von Fahrzeugen, Fahrzeugmieten, Kraftstoff, Arzneimitteln, medizinischem Material und medizinischen Geräten offene und geschlossene Angebotsverfahren, nicht offene Verfahren und Verhandlungsverfahren angewendet werden können, sofern Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, öffentliche Kontrolle, die bedarfsgerechte und rechtzeitige Deckung des Bedarfs sowie die effiziente Nutzung der Ressourcen gewährleistet sind. 

Diese Regelung hat folgendes Ergebnis: Die Beschaffungen des DMO am Markt sind keine „vollständig freien kommerziellen Beschaffungen“; sie unterliegen jedoch auch nicht in jedem Fall unmittelbar dem klassischen System des offenen Verfahrens, des nicht offenen Verfahrens und des Verhandlungsverfahrens nach dem Gesetz Nr. 4734. Das DMO handelt nach den in seiner eigenen Beschaffungsverordnung vorgesehenen Verfahren; es ist bestimmt, dass die Vorschriften des Gesetzes Nr. 4734 bei Beschaffungen im Rahmen des Zusatzartikels 12 mit Ausnahme der Bestimmungen über Sanktionen, den Ausschluss von Vergabeverfahren und die Ergebnismitteilung keine Anwendung finden.

3. Beschaffungsverfahren des DMO 
Die Art und Weise, wie das DMO die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen erfüllt, gliedert sich in drei Hauptkategorien. (Siehe: Devlet malzeme ofisi dmo tedarik usulleri ) Die nachstehend aufgeführten Beschaffungsformen veranschaulichen die Funktionsweise der Beschaffungen des DMO.  

3.1. Beschaffung mit Lagerprodukten
Bei der Lagerbeschaffung wird das angeforderte Material aus Materialien gedeckt, die das DMO zuvor beschafft und eingelagert hat. Lagerbeschaffungen erfolgen anhand von Waren und Materialien, die das DMO zuvor am Markt beschafft hat und in seinem eigenen Lager vorhält. 

3.2. Beschaffung mit Katalogprodukten 
Bei der Katalogbeschaffung werden Produkte im Rahmen eines mit Lieferanten geschlossenen Beschaffungsvertrags für den offenen Verkauf, eines Protokolls oder einer Rahmenvereinbarung beschafft. Katalogbeschaffungen erfolgen in dem Rahmen, dass das DMO zuvor mit bestimmten Lieferanten einen Vertrag oder eine Rahmenvereinbarung schließt und die öffentliche Einrichtung eine Bestellung aus diesem Katalog aufgibt.    

3.3. Sonstige Beschaffung
Die sonstige Beschaffung ist das Verfahren, das angewendet wird, wenn das Material zwar zum Tätigkeitsbereich des DMO gehört, jedoch weder auf Lager noch im Katalog vorhanden ist. Bei der sonstigen Beschaffung tritt das DMO aufgrund des besonderen Bedarfs der öffentlichen Einrichtung am Markt auf und führt die Beschaffung durch ein Vergabeverfahren oder eines der anderen Beschaffungsverfahren durch. 

4. Verfahren des DMO zur Beschaffung am Markt 
Bei den Verfahren des DMO zur Beschaffung am Markt finden vorrangig die Bestimmungen des Zusatzartikels 12 des Gesetzes Nr. 4734 Anwendung. Danach können die von der Generaldirektion des Staatlichen Materialamts im Namen öffentlicher Auftraggeber durchzuführenden Beschaffungen von Fahrzeugen, Fahrzeugmieten und Kraftstoff sowie von Arzneimitteln, medizinischem Material und medizinischen Geräten nach Beschaffungsmethoden erfolgen, die das offene oder geschlossene Angebotsverfahren, bei dem alle Bieter Angebote abgeben können, das nicht offene Verfahren, bei dem Bieter durch Übersendung einer Einladung zur Abgabe offener oder geschlossener Angebote aufgefordert werden, oder das Verhandlungsverfahren vorsehen, bei dem Preisverhandlungen mit dem eingeladenen Bieter geführt werden. Bei Beschaffungen, die im Rahmen des Zusatzartikels 12 des Gesetzes Nr. 4734 durchgeführt werden, findet die in Art. 3 Buchstabe (g) des Gesetzes Nr. 4734 festgelegte Wertgrenze keine Anwendung. Bei derartigen Beschaffungen müssen jedoch Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, öffentliche Kontrolle, die bedarfsgerechte und rechtzeitige Deckung des Bedarfs sowie die effiziente Nutzung der Ressourcen gewährleistet werden. 

Die Beschaffungsverordnung des DMO (Verordnung) regelt die Verfahren und Grundsätze für die Beschaffung der in der Hauptsatzung des DMO genannten Waren und Dienstleistungen im Rahmen von Art. 3/g und Zusatzartikel 12 des Gesetzes Nr. 4734 gemäß den Grundsätzen der Transparenz, des Wettbewerbs, der Gleichbehandlung, der Zuverlässigkeit, der Vertraulichkeit, der öffentlichen Kontrolle, der bedarfsgerechten und rechtzeitigen Deckung des Bedarfs sowie der effizienten Nutzung der Ressourcen. 

Beschaffungen außerhalb der durch das Gesetz Nr. 4734 festgelegten Beschaffung von Fahrzeugen, Fahrzeugmieten und Kraftstoff sowie von Arzneimitteln, medizinischem Material und medizinischen Geräten können jedoch auch nach dem in der Verordnung aufgeführten „Beschaffungsverfahren durch einen Beauftragten“ und dem „Katalogbestellverfahren“ durchgeführt werden. 

Das DMO kann jedes einzelne oder sämtliche Beschaffungsverfahren auch als elektronische Vergabe durchführen. 

4.1. Geschlossenes Angebotsverfahren
Das geschlossene Angebotsverfahren ist ein Verfahren, bei dem nach Veröffentlichung einer Bekanntmachung alle Bieter ein einziges schriftliches und endgültiges Angebot abgeben können. Die Bieter müssen ihre Angebote bis zum Zeitpunkt des Vergabeverfahrens bei der Kommission einreichen. Anschließend prüft die Kommission die Unterlagen und die Bietersicherheit und bestimmt die Bieter, die am Vergabeverfahren teilnehmen können. 

4.2. Offenes Angebotsverfahren
Beim offenen Angebotsverfahren teilen die Bieter ihre ersten Angebote schriftlich mit und setzen anschließend die Abgabe von Angeboten mündlich fort. Dieses Verfahren ist eine Beschaffungsmethode, bei der die Vergabesitzung nach dem schriftlichen Angebot mit mündlichen konkurrierenden Angeboten fortgesetzt wird. 

4.3. Nicht offenes Verfahren
Das nicht offene Verfahren ist ein Beschaffungsverfahren, bei dem Bieter durch Übersendung einer Einladung zur Abgabe geschlossener oder offener Angebote aufgefordert werden. Es kann in Fällen angewendet werden, in denen unter mehreren Unternehmern, die unterschiedliche Marken mit abgeschlossener Katalogvereinbarung anbieten, eine Auswahl getroffen wird, aufgrund plötzlicher und unerwarteter Ereignisse wie Naturkatastrophen oder Epidemien ein dringender Beschaffungsbedarf entsteht oder Produkte eines bestimmten Typs und mit bestimmten Eigenschaften notwendigerweise von mehreren Unternehmern beschafft werden müssen. 

4.4. Verhandlungsverfahren
Das Verhandlungsverfahren beruht auf Verhandlungen zwischen dem Bieter und den zur Beschaffung befugten Stellen. Das Verhandlungsverfahren kann in Betracht kommen, wenn der Bedarf nur durch eine einzige Person gedeckt werden kann, wenn unter Berücksichtigung der Präferenzen der Kunden aufgrund der Beschaffenheit, der Marke, des Modells, der Dringlichkeit oder der Bedeutung der Ware oder Dienstleistung eine Beschaffung bei einem bestimmten Unternehmer erforderlich ist oder wenn dringende Umstände wie eine technische Störung oder eine Naturkatastrophe vorliegen. 

4.5. Beschaffung durch einen Beauftragten
Die Beschaffung durch einen Beauftragten ist ein Beschaffungsverfahren, das durch eine vom Beschaffungspersonal durchgeführte Markterkundung vollzogen und in der Zentrale durch die Genehmigung des Verantwortlichen der zuständigen Einheit, in den Außenstellen durch die Genehmigung der Leiter endgültig wird. Bei diesem Verfahren ist es möglich, die Beschaffung auf Grundlage der im Anforderungsschreiben angegebenen Eigenschaften oder eines Musters ohne Erstellung von Spezifikationen durchzuführen. 

4.6. Katalogbestellverfahren
Beim Katalogbestellverfahren werden Waren und Dienstleistungen, die den vom DMO festgelegten Geldbetrag oder die festgelegte Menge nicht überschreiten und unter die Bestimmungen eines Beschaffungsvertrags für den offenen Verkauf, eines Protokolls oder einer Rahmenvereinbarung fallen, durch eine Bestellung beim Auftragnehmer beschafft. Diese Methode dient der schnellen Deckung des Bedarfs des öffentlichen Auftraggebers. Die Aufnahme in den Katalog gewährt dem Lieferanten jedoch keine uneingeschränkte Abnahmegarantie. 

5. Die Anwendung „Gesundheitsmarkt“ des DMO 
Die Anwendung „Gesundheitsmarkt“ ist eine der wichtigsten besonderen Anwendungen der Beschaffungen des DMO im Gesundheitssektor. In einigen wissenschaftlichen Arbeiten wird ausgeführt, dass der Gesundheitsmarkt am 12.10.2018 seinen Betrieb aufgenommen habe, auf dem zwischen dem DMO und dem Gesundheitsministerium unterzeichneten Protokoll über die Zusammenarbeit bei der Beschaffung beruhe und in diesem Rahmen Produkte wie Arzneimittel, medizinisches Material, radiopharmazeutische Produkte und Labordiagnostika beschafft würden. 

Beim Gesundheitsmarkt bildet häufig eine Rahmenvereinbarung die erste Stufe. Auf diese Weise werden Lieferanten und Produkte für medizinisches Material, Arzneimittel und radiopharmazeutische Produkte bestimmt. Rahmenvereinbarungen werden in der Regel für einen Zeitraum von einem Jahr geschlossen und bilden die Grundlage für die später vom DMO durchzuführenden Vergabeverfahren. Die Registrierung der Produkte im ÜTS, ihre Übereinstimmung mit den technischen Spezifikationen und ihre Vereinbarkeit mit den Listen der zuständigen Gesundheitsbehörden gewinnen in dieser Phase an Bedeutung.  

Das Vergabeverfahren des Gesundheitsmarkts beginnt mit der Prüfung der Aktualität der Lieferanten und Produkte. Es wird ein Bewertungsbericht über das Unternehmen und das Produkt erstellt. Die Anforderungen öffentlicher Gesundheitseinrichtungen werden elektronisch gesammelt, von den zuständigen befugten Einheiten geprüft und durch das DMO genehmigt. Zu den elektronischen Vergabeverfahren werden Lieferanten eingeladen, mit denen eine Rahmenvereinbarung geschlossen wurde. Die abgegebenen Angebote werden elektronisch entgegengenommen und bis zum festgelegten Zeitpunkt verschlüsselt aufbewahrt.  

Diese Struktur unterscheidet sich vom klassischen Vergabeverfahren eines öffentlichen Auftraggebers. Beim Gesundheitsmarkt wirken der Bedarf des öffentlichen Krankenhauses, das zentrale Beschaffungssystem des DMO, die Funktion des Gesundheitsministeriums als technische Stelle und Gesundheitsbehörde, die Verpflichtung des Lieferanten aus der Rahmenvereinbarung und der elektronische Vergabemechanismus zusammen. Daher werden bei Beschaffungen des Gesundheitsmarkts nicht nur der Preis, sondern auch die Produktsicherheit, die ÜTS-Registrierung, die medizinische Eignung, die Lieferfristen, die Zahlungsdisziplin und die Kontinuität der Gesundheitsversorgung gemeinsam bewertet.

5. Wie läuft der Beschaffungsprozess des DMO ab? 
Eine gute Kenntnis des Beschaffungsprozesses des DMO, der eigene Beschaffungsverfahren und -grundsätze aufweist, wird bestimmte nachteilige Umstände für das an der Beschaffung beteiligte Amt, die öffentlichen Einrichtungen und die Lieferunternehmen beseitigen. Um mögliche Streitigkeiten zu vermeiden, muss dieser Prozess zugleich von den Parteien gut gesteuert werden.  

5.1. Beginn des Beschaffungsprozesses  
Das DMO beginnt die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen am Markt zumeist aufgrund des Bedarfs einer öffentlichen Einrichtung. Die Verordnung über die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen und Organisationen an Waren und Materialien beim DMO bezweckt, die Verfahren und Grundsätze für die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen an Waren und Materialien beim DMO zu regeln. Die Verordnung erfasst die Anforderungen von Einrichtungen, die dem öffentlichen Recht unterliegen, öffentlicher Kontrolle unterstehen oder öffentliche Mittel verwenden, an Waren und Materialien im Anwendungsbereich der Hauptsatzung des DMO. 

Nach der Verordnung wählt die öffentliche Einrichtung ihren Bedarf zunächst auf der Online-Verkaufsseite, aus dem gedruckten Produktkatalog oder aus der Materialpreisliste des DMO aus. Die Anforderung erfolgt elektronisch oder schriftlich bei der zuständigen Vertriebsstelle. Im Anforderungsschreiben werden der Produktcode, die Art und Abmessung des Materials, gegebenenfalls die Marke, das Modell, der Originalproduktcode, die besonderen Merkmale, die angeforderte Menge, der Stückpreis und der Betrag eindeutig angegeben. 

Gehört die angeforderte Ware zwar zum Tätigkeitsbereich des DMO, ist sie jedoch weder auf Lager noch im Katalog vorhanden, kann der öffentliche Auftraggeber einen Antrag auf sonstige Beschaffung stellen. Müssen in diesem Fall technische Spezifikationen erstellt werden, sind diese so abzufassen, dass sie keine Marke oder kein Modell bezeichnen und dem Wettbewerb offenstehen. Ferner ist erforderlich, dass jede Seite der technischen Spezifikationen genehmigt und der geschätzte Preis oder die Höhe der bereitgestellten Haushaltsmittel mitgeteilt wird.  

5.2. Technische Spezifikationen, Eignung, Zertifizierung und Lieferantenbewertung
Im Beschaffungssystem des DMO sind die technischen Spezifikationen nicht nur ein technisches Dokument, sondern das zentrale Instrument für Wettbewerb, Qualitätssicherung und rechtliche Kontrolle. Nach der Beschaffungsverordnung müssen die von öffentlichen Einrichtungen erstellten technischen Spezifikationen transparent, leicht verständlich und wettbewerbsfördernd sein sowie die Genehmigung der zuständigen Stelle tragen. Nachdem die Vertriebsstellen die erforderliche Kontrolle der Spezifikationen durchgeführt oder veranlasst haben, lassen sie die Mängel beheben und leiten die Spezifikationen an die Beschaffungseinheiten weiter. 

Nach der Mitteilung des DMO vom 31.05.2024 wurden durch Änderungen der Beschaffungsverordnung des DMO wichtige Neuerungen in Bereichen wie Beschaffungsmethoden, Förderung inländischer Produkte, Kosten-/Qualitätsoptimierung, Zertifizierungs- und Lieferantenbewertungssystem, Berücksichtigung nicht preisbezogener Kriterien und Verbesserung der Eignung der Lieferanten eingeführt. 

Die Verordnung bestimmt, dass von Bewerbern und Bietern Unterlagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie zur beruflichen und technischen Leistungsfähigkeit, nationale oder internationale Norm-, Qualitäts- und Analysebescheinigungen für die Produkte und erforderlichenfalls Muster verlangt werden können. Darüber hinaus kann zur Vermeidung der Beschaffung technisch ungeeigneter oder fehlerhafter Produkte ein Zertifizierungssystem eingerichtet werden; anhand von Kriterien wie der Finanzstruktur der Lieferanten, ihrer Eigenschaft als inländische Hersteller, der Einhaltung von Katalogvereinbarungen, der Produktqualität und der Qualität des Kundendienstes können Bewertungen und Einstufungen vorgenommen werden. 

5.3. Bewertung der Angebote, Abschluss des Verfahrens und Vertrag
Im Beschaffungsverfahren der DMO sind die Angebote bis zu dem in der Bekanntmachung oder im Einladungsschreiben angegebenen Tag und Zeitpunkt bei der DMO einzureichen; nach Ablauf der Frist eingereichte oder auf dem Postweg verspätet eingegangene Angebote werden nicht berücksichtigt. Eingereichte Angebote können außer im Fall der Erstellung eines Nachtrags nicht zurückgenommen werden. Diese Bestimmungen dienen dem Schutz der Angebotssicherheit und der Objektivität des Vergabeverfahrens. 

Das Ergebnis der Beschaffung wird nach Genehmigung der Kommissionsentscheidung durch die zuständigen Stellen dem Bieter mitgeteilt, der den Zuschlag erhalten hat, und die Ergebnisse des Vergabeverfahrens werden auf der Website der DMO veröffentlicht. Der Bieter ist verpflichtet, innerhalb von zehn Tagen nach der Mitteilung die Vertragserfüllungssicherheit zu leisten und den Vertrag abzuschließen. Andernfalls können Folgen wie die Vereinnahmung der Bietersicherheit und die Aufhebung des Vergabeverfahrens eintreten. Nach Unterzeichnung des Vertrags werden die Ergebnisinformationen nach den von der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) festgelegten Grundsätzen an die Behörde übermittelt. 

5.4. Prüfungs-, Kontroll- und Lieferprozess
Der Prozess der Beschaffung von Waren am Markt durch die DMO ist nicht mit der Unterzeichnung des Vertrags oder der Auftragserteilung abgeschlossen. Die vertragsgemäße Lieferung der Waren wird durch die Phasen der Prüfung und Entgegennahme rechtlich abgesichert. Die Verordnung der DMO über Kontrolle, Prüfung und Entgegennahme bei Warenbeschaffungen regelt die Verfahren und Grundsätze für Zwischenkontrollen, Probenahmen, Prüfungen und Entgegennahmen der von der DMO gemäß Art. 3/g des Gesetzes Nr. 4734 beschafften Waren.
Die Prüfungskommissionen bestehen aus mindestens drei Personen und einer ungeraden Mitgliederzahl. Mindestens eines der Mitglieder muss eine technische Fachkraft sein. Steht nicht genügend Fachpersonal zur Verfügung, kann die DMO von öffentlichen Auftraggebern, die dem Gesetz Nr. 4734 unterliegen, die Abstellung von Fachpersonal verlangen oder entsprechende Dienstleistungen beschaffen. 

Aufgabe der Prüfungskommission ist es, zu untersuchen, ob die Muster und die gelieferten Waren den in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen entsprechen, und ein Prüfungsformular zu erstellen. Bei Aufträgen, die einen Herstellungsprozess erfordern, kann eine Zwischenkontrolle durchgeführt werden. Die Zwischenkontrolle hebt jedoch die endgültige Befugnis und Verantwortung der Prüfungskommission nicht auf.  

6. Mögliche Streitigkeiten bei Beschaffungen der DMO
Es besteht die Möglichkeit, dass die an Beschaffungen der DMO beteiligten Parteien bei den durchgeführten Vorgängen in Streit geraten und sogar Schäden erleiden. Daher ist es erforderlich, die nachfolgend erläuterten Streitgegenstände zu kennen. Die bei Beschaffungen der DMO am häufigsten auftretenden Streitigkeiten lassen sich wie folgt unterteilen:

• Probleme bei der Bedarfsermittlung durch die öffentliche Einrichtung,
• Fehlerhafte Vorgänge seitens der DMO,
• Von Lieferanten verursachte Streitigkeiten,

Diese lassen sich wie folgt erläutern

6.1. Probleme bei der Bedarfsermittlung durch die öffentliche Einrichtung
Der wichtigste fehlerhafte Vorgang öffentlicher Einrichtungen bei der Bestimmung der zu beschaffenden Materialien, Produkte oder Dienstleistungen besteht darin, eine bestimmte Marke oder ein bestimmtes Unternehmen zu verlangen, ohne dies zu begründen. Wenn die öffentliche Einrichtung bei der Beschaffung aus dem Katalog oder bei der sonstigen Beschaffung auf einer bestimmten Marke/einem bestimmten Modell besteht, kann der Wettbewerbsgrundsatz beeinträchtigt werden. Die Beschaffungsverordnung bestimmt ausdrücklich, dass bei der Anforderung eines bestimmten Unternehmens oder einer bestimmten Marke die Verantwortung bei der bedarfstragenden Einrichtung liegt. Die Verordnung sieht vor, dass öffentliche Einrichtungen bei Katalogprodukten vorrangig Produkte mehrerer Unternehmen, möglichst mindestens dreier Unternehmen mit möglichst ähnlichen Preisen, auswählen und entsprechend anfordern.

Ein zweiter problematischer Bereich bei der Bedarfsermittlung durch die öffentliche Einrichtung besteht darin, dass die erstellten technischen Spezifikationen den Wettbewerb einschränken. Wenn die technischen Spezifikationen eine bestimmte Marke beschreiben, gleichwertige Produkte ausschließen oder unnötige Anforderungen an Unterlagen und Zertifikate enthalten, wirkt sich dies negativ auf das Beschaffungsverfahren der DMO aus. Die Beschaffungsverordnung sieht vor, dass die Spezifikationen transparent, verständlich und wettbewerbsfördernd sein müssen. 

Ein weiterer problematischer Bereich bei der Bedarfsermittlung durch die öffentliche Einrichtung ist die Aufteilung des Bedarfs mit dem Ziel, die finanziellen Schwellenwerte zu umgehen. Die Beschaffungsverordnung der DMO bestimmt jedoch ausdrücklich, dass Waren- und Dienstleistungsbeschaffungen nicht in Teile aufgeteilt werden dürfen, um unter dem finanziellen Schwellenwert gemäß Art. 3/g des Gesetzes Nr. 4734 zu bleiben. 

6.2. Fehlerhafte Vorgänge seitens der DMO
Der wichtigste von der DMO begangene Verfahrensfehler bei Beschaffungen der DMO besteht darin, dass die Prüfung und Abnahme der an das Lager der DMO gelieferten Waren und Materialien nicht gemäß der Verordnung der staatlichen Materialbeschaffungsstelle über Kontrolle, Prüfung und Entgegennahme bei Warenbeschaffungen durchgeführt werden. Im System der DMO wird die Produktlieferung durch die Prüfungs- und Entgegennahmeverfahren abgeschlossen. Wenn die Kommission die Abnahme ohne technische Prüfung oder auf Grundlage einer unvollständigen technischen Prüfung vornimmt, kann dies zu einem Schaden der öffentlichen Hand, einem Vertragsverstoß und zur Verwirklichung des Straftatbestands des Amtsmissbrauchs führen. 

Der zweitwichtigste von der DMO begangene Verfahrensfehler ist die unvollständige oder fehlerhafte Anwendung der Bestimmung des Zusatzartikels 12 des Gesetzes Nr. 4734.  Nach dieser Gesetzesbestimmung findet Zusatzartikel 12 auf die Beschaffung von Fahrzeugen, die Anmietung von Fahrzeugen sowie die Beschaffung von Kraftstoff, Arzneimitteln, medizinischen Materialien und medizinischen Geräten Anwendung. Bei dieser Anwendung dürfen jedoch die Grundsätze der Transparenz, des Wettbewerbs, der Gleichbehandlung und der öffentlichen Kontrolle nicht außer Acht gelassen werden. 

Eine weitere Schwierigkeit bei Beschaffungen der DMO kann bei Umtausch- oder Rückgabeprozessen mit Lieferanten im Rahmen der Bestimmungen der technischen Spezifikationen auftreten. In Berichten des türkischen Rechnungshofs wird dargelegt, dass die Abwicklung von Rückgaben und Umtauschvorgängen über die DMO im DMO-System die Bestands- und Haltbarkeitsverwaltung erschwert. 

6.3. Von Lieferunternehmen verursachte Streitigkeiten
Es ist möglich, dass Unternehmen, die von der DMO ausgewählt wurden und mit ihr einen Vertrag unterzeichnet haben, aufgrund unzureichender Kenntnis der Rechtsvorschriften der DMO und der Vergabeunterlagen während der Vertragsabwicklung rechtliche Streitigkeiten verursachen.  Insbesondere bei langfristigen Verträgen gehören die Abgabe von Angeboten ohne Berücksichtigung möglicher Preissteigerungen und von Herstellern verursachte Lieferprobleme zu den häufigsten Streitursachen.

7. Ergebnis und unsere Bewertung
Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen am Markt durch die staatliche Materialbeschaffungsstelle ist ein mehrstufiger öffentlicher Beschaffungsprozess, der mit der Mitteilung des Bedarfs der öffentlichen Einrichtungen an die DMO beginnt, mit der Bedarfsdeckung über Lagerbestände, Kataloge, Rahmenvereinbarungen/Protokolle oder sonstige Beschaffungen fortgesetzt wird, durch Verfahren wie das Verfahren mit verschlossenen Angeboten, das offene Angebotsverfahren, das nicht offene Verfahren, das Verhandlungsverfahren, die Beschaffung durch einen Beauftragten oder die Katalogbestellung durchgeführt wird und mit den Phasen Vertrag, Bestellung, Lieferung, Prüfung und Entgegennahme abgeschlossen wird.

Der Unterschied dieses Systems zum klassischen Vergabesystem nach dem Gesetz Nr. 4734 besteht in der Funktion der DMO als zentrale Beschaffungsstelle. Die Beschaffungen der DMO müssen jedoch im Einklang mit den Grundsätzen des Wettbewerbs, der Transparenz, der Gleichbehandlung, der öffentlichen Kontrolle und der effizienten Ressourcennutzung durchgeführt werden.  

Bei Prüfungen des türkischen Rechnungshofs werden hinsichtlich der Anwendung des Beschaffungsmodells der DMO erhebliche Feststellungen getroffen, wonach die Beschaffungs-, Liefer-, Zahlungs-, Bestands-, Buchführungs- und Kontrollprozesse nicht vollständig integriert sind. Dieser Umstand verursacht erhebliche Schäden für die öffentliche Hand. Es besteht kein Zweifel daran, dass die systembedingten Fehler zugleich Lieferunternehmen, öffentliche Einrichtungen und deren Bedienstete benachteiligen. 

Zur Beilegung der vorstehend aufgeführten Streitigkeiten und zur Vermeidung von Nachteilen muss innerhalb der vorgesehenen Fristen rechtliche Unterstützung eingeholt werden. Da die meisten Probleme in Beschaffungsverfahren in den Bereich des Vergabe- und Vertragsrechts fallen, sind sie ebenfalls auf rechtlichem Wege zu lösen. 

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Fachberaterin für öffentliche Vergabeverträge

Quellen: 

1. Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe. 
2. Hauptsatzung der Generaldirektion der staatlichen Materialbeschaffungsstelle. 
3. Verordnung über die Anforderungen öffentlicher Einrichtungen und Organisationen an Waren und Materialien von der staatlichen Materialbeschaffungsstelle. 
4. Beschaffungsverordnung der staatlichen Materialbeschaffungsstelle. 
5. Verordnung der staatlichen Materialbeschaffungsstelle über Kontrolle, Prüfung und Entgegennahme bei Warenbeschaffungen. 
6. DMO, “Die Verordnung zur Änderung der Beschaffungsverordnung der staatlichen Materialbeschaffungsstelle wurde im Amtsblatt vom 31/05/2024 mit der Nummer 32562 veröffentlicht.” 
7. Ergen, Ayşe Erinç, Beschaffungsprozesse in den Eigenbetrieben der Universitätskliniken: Bewertung der Beschaffungen der DMO, Institut für Sozialwissenschaften der Dokuz Eylül Üniversitesi, 2024.
8. Bericht des türkischen Rechnungshofs über die Ordnungsmäßigkeitsprüfung der İnönü Üniversitesi für das Jahr 2024
9. İletisim