Wie müssen Bewerber und Bieter nach einer Änderung ihrer Firma oder Rechtsform ältere Referenzbescheinigungen einreichen?

I-Einleitung
Die früheren Namen von Personen- oder Kapitalgesellschaften können sich etwa aufgrund einer Änderung der Firma oder Rechtsform, einer Spaltung oder Verschmelzung ändern. In solchen Fällen treten jedoch bei der Einreichung früher ausgestellter Referenzbescheinigungen, die noch die alte Firma oder Rechtsform ausweisen, im Vergabeverfahren mitunter Probleme auf.
In diesem Artikel erläutere ich die erforderlichen Informationen für Unternehmen, deren Firma oder Rechtsform sich aus verschiedenen Gründen geändert hat und die mit einer bereits vorhandenen, auf den früheren Namen ausgestellten Referenzbescheinigung an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchten. Zudem werde ich versuchen, das Thema anhand eines konkreten Falls zu veranschaulichen.   

II- Wie müssen Bieter, deren Name sich aufgrund einer Änderung der Firma oder Rechtsform, einer Spaltung oder Verschmelzung geändert hat, ihre früheren Referenzbescheinigungen im Vergabeverfahren einreichen? 
Öffentliche Auftraggeber können im Rahmen der beruflichen und technischen Eignung „Unterlagen zum Nachweis der Berufserfahrung“ verlangen, die der in ihren Verwaltungsbedingungen festgelegten „Definition vergleichbarer Leistungen“ entsprechen. Die Bieter sind verpflichtet, im Vergabeverfahren Unterlagen zum Nachweis der Berufserfahrung in dem ebenfalls in den Verwaltungsbedingungen festgelegten Verhältnis zum angebotenen Preis oder eine „Bescheinigung über Erfahrungen mit technologischen Produkten“ einzureichen.  
Wenn jedoch eine im Namen einer natürlichen oder juristischen Person ausgestellte Bescheinigung im Laufe der Zeit von einem der folgenden Vorgänge betroffen ist:

• Änderung der Firma eines Handelsbetriebs/Handwerkerbetriebs oder einer Personen- oder Kapitalgesellschaft,
• Änderung der Rechtsform einer Personen- oder Kapitalgesellschaft gemäß dem türkischen Handelsgesetzbuch,
• Verschmelzung der an einer Bietergemeinschaft beteiligten Gesellschaften untereinander durch Übernahme oder Gründung einer neuen Gesellschaft, wobei sie ohne Liquidation beendet werden,

müssen, damit die betreffende Referenzbescheinigung in Vergabeverfahren verwendet werden kann, auch die Unterlagen zu diesen Änderungen im Rahmen des Angebots oder Teilnahmeantrags eingereicht werden.  (Siehe Durchführungsverordnungen zum Vergaberecht)        

III- Ein konkreter Fall und die Beurteilung durch den Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe 
Der konkrete Fall, ereignete sich bei dem am 26.02.2025 durchgeführten Vergabeverfahren für die „…Ausgabe von Menümahlzeiten ohne Materialbereitstellung“. Bei der Prüfung der vom teilnehmenden Unternehmen „M… A.Ş.“ eingereichten Tabelle mit Eignungsangaben wurde festgestellt, dass im Abschnitt „In EKAP registrierte Referenzbescheinigung“ der Zeile „Angaben zur beruflichen und technischen Eignung“ die Erklärung „20…/…-2835150-1-1 In EKAP registrierte Referenzbescheinigung.doc. Das Dokument wurde unmittelbar in EKAP erstellt.“ enthalten war, in der genannten Tabelle jedoch außer dieser Erklärung keine weiteren Angaben oder Unterlagen eingereicht worden waren, die der Referenzbescheinigung zugrunde lagen. Bei der Prüfung der vom Bieter angegebenen und über EKAP bestätigten Bescheinigung über die Fertigstellung der Leistung wurde festgestellt, dass diese nicht im Namen von „M… A.Ş.“, sondern im Namen von „O… Ltd. Şti.“ ausgestellt worden war. Zusammenfassend wurde festgestellt, dass die vom Bieter in der Tabelle mit Eignungsangaben als Nachweis der Berufserfahrung angegebene und in EKAP hochgeladene Bescheinigung über die Fertigstellung der Leistung nicht im eigenen Namen des Bieters, sondern im Namen von „O… Ltd. Şti.“ ausgestellt worden war.
Ferner wurde festgestellt, dass die Tabelle mit Eignungsangaben keine Erklärung zu Angaben oder Unterlagen enthielt, die Änderungen wie die Auflösung der Gesellschaft, auf die sich die betreffende Bescheinigung bezog, durch vollständige Spaltung auf Grundlage ihres Tätigkeitsbereichs belegten und eine Bestätigung dieses Sachverhalts ermöglichten. Daher führte bei dem im Wege elektronischer Angebote durchgeführten Vergabeverfahren der Umstand, dass in der Tabelle mit Eignungsangaben keine Erklärung zu Angaben oder Unterlagen über diese Änderungen abgegeben worden war, obwohl dies Voraussetzung für die Verwendung der Bescheinigung über die Fertigstellung der Leistung in Vergabeverfahren war, zum Ausschluss des Angebots von „M… A.Ş.“ von der Wertung. (Siehe Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 19.03.2025 mit der Nummer 2025/UH.II-764)

IV- Ergebnis und meine Bewertung 
Im Ergebnis müssen Unterlagen zu Vorgängen wie einer Änderung der Firma oder Rechtsform, einer Verschmelzung oder Spaltung, die für die Feststellung maßgeblich sind, wem die Referenzbescheinigung zuzuordnen ist, im Rahmen des Angebots eingereicht werden. Wird eine dieser verlangten Unterlagen im Vergabeverfahren nicht eingereicht, dürfen die öffentlichen Auftraggeber diese fehlenden Unterlagen nicht nachfordern. Die Bieter werden folglich von der Wertung ausgeschlossen.
Wie auch im konkreten Fall ersichtlich ist, gab der am Vergabeverfahren teilnehmende Bieter ein Angebot ab, ohne die vergaberechtlichen Vorschriften vollständig zu beherrschen, und wurde von der Wertung ausgeschlossen. Dies führte sowohl zu einem Rechtsverlust des Unternehmens, das ein Angebot abgegeben hatte, als auch zu einer Verringerung des Wettbewerbs im Vergabeverfahren. Daher müssen Unternehmen, die ein Angebot in einem Vergabeverfahren abgeben möchten, zur Vermeidung von Rechtsverlusten die Schulung ihrer internen Vergabe-/Beschaffungsabteilungen sicherstellen oder die Unterstützung spezialisierter Vergabeberatungsunternehmen in Anspruch nehmen. Denn die sich fortlaufend ändernden vergaberechtlichen Vorschriften verschaffen Auftragnehmern, die sich laufend weiterentwickeln, erhebliche Vorteile.  12.07.2025 

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. Vorstandsvorsitzender