Wie sind im Ausland beschaffte ausländische Dokumente in Vergabeverfahren einzureichen? (Analyse einer KİK-Entscheidung zur Warenbeschaffung)

1. Einleitung
Bei Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung reichen Lieferunternehmen häufig im Ausland ausgestellte Dokumente wie technische Kataloge, Herstellererklärungen, Prüfberichte, Qualitätsnachweise, Berechtigungsnachweise, Flugkontrollberichte, Werksabnahmeprüfungen, Konformitätsnachweise, Zertifikate oder Leistungsberichte ein.

Auch wenn der Inhalt dieser Dokumente technisch korrekt ist, kann das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden, wenn die Form der Einreichung nicht den Rechtsvorschriften entspricht. Die beigefügte Entscheidung des Ausschusses der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe vom 17.12.2025 mit der Nummer 2025/UM.II-2698 ist in dieser Hinsicht für Lieferunternehmen von Bedeutung. Gegenstand der Streitigkeit war, dass zwar eine notariell beglaubigte türkische Übersetzung des im Ausland ausgestellten CAT-III-Flugkontrollberichts eingereicht worden war, das ausländische Originaldokument jedoch nicht die erforderliche Beglaubigungs-/Apostillenkette aufwies. 

Im Kılıç Vergabewörterbuch wird der Begriff “Apostillenvermerk” als ein Beglaubigungsvermerk erläutert, der angebracht wird, damit in Staaten, die dem Haager Apostille-Übereinkommen angehören, ausgestellte öffentliche Urkunden in einem anderen Staat verwendet werden können; dabei wird besonders hervorgehoben, dass die Apostille nicht den Inhalt des Dokuments, sondern die Verbindung zwischen Unterschrift/Siegel und zuständiger Behörde bestätigt. Daher müssen Bieter, die ausländische Dokumente einreichen, neben dem technischen Inhalt des Dokuments auch die Beglaubigungskette als wesentlichen Bestandteil der Angebotserstellung behandeln. (Siehe: Apostil tasdik serhi )

Auch in dem auf ihale.tv veröffentlichten Video zu der Frage, ob Dokumente über Aufträge des ausländischen Privatsektors als berufliche Erfahrung anerkannt werden, wird darauf hingewiesen, dass Apostillen, Beglaubigungsverfahren, Übersetzungen und notarielle Verfahren für die Gültigkeit der Vergabedokumente entscheidend sind. Dieser Ansatz ist auch für technische Berichte, Zertifikate und Herstellerunterlagen richtungsweisend, die bei Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung eingereicht werden. (Siehe: ihale.tv )

2. Verlauf des streitgegenständlichen Sachverhalts
Bei dem streitgegenständlichen Vergabeverfahren handelt es sich um eine Ausschreibung zur Warenbeschaffung für die “Lieferung und Installation von 11 ILS/DME und 1 LLZ/DME”. In den Verwaltungsbedingungen wurde als Eignungskriterium festgelegt, dass ein CAT-III-Flugkontrollbericht, aus dem hervorgeht, dass ein ILS-System derselben Marke wie das angebotene ILS-System in der Kategorie CAT III in Betrieb genommen wurde, zusammen mit einer notariell beglaubigten türkischen Übersetzung einzureichen ist. 

Das antragstellende Unternehmen reichte den von International …  ausgestellten englischsprachigen Flugkontrollbericht sowie dessen in der Türkei von einem vereidigten Übersetzer angefertigte und notariell beglaubigte türkische Übersetzung ein. Der öffentliche Auftraggeber schloss das Angebot jedoch von der Wertung aus und führte zur Begründung an, dass der Bericht nicht die nach den vergaberechtlichen Vorschriften über die Form der Einreichung von Dokumenten erforderlichen Beglaubigungen enthalte und deshalb weder die Echtheit der Unterschrift noch die Eigenschaft der unterzeichnenden Person oder das Siegel/der Stempel bestätigt werden könne. (Siehe: Artikel 29 der Durchführungsverordnung über Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung und Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe) 

Das antragstellende Unternehmen machte hingegen geltend, das Dokument stamme von einem privaten Unternehmen im Ausland und könne nicht als öffentliche Urkunde angesehen werden; zudem sei die türkische Übersetzung notariell beglaubigt. Der Ausschuss erachtete dieses Vorbringen nicht als ausreichend. Denn der betreffende CAT-III-Flugkontrollbericht war in den Vergabeunterlagen nicht unter den Dokumenten ohne öffentlichen Charakter aufgeführt, die vom Beglaubigungsverfahren ausgenommen waren. Da die Vergabeunterlagen in dieser Form bestandskräftig geworden waren, gelangte der Ausschuss zu dem Ergebnis, dass der Bericht mit einer Apostille oder einer gleichwertigen Beglaubigungskette hätte eingereicht werden müssen. (Entscheidung des Ausschusses der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe vom 17.12.2025 mit der Nummer 2025/UM.II-2698) 

3. Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist ein internationales Beglaubigungssystem, das die Verwendung einer in einem Staat ausgestellten öffentlichen Urkunde in einem anderen Vertragsstaat ermöglicht. In den Informationsblättern des Außenministeriums wird als Zweck der Apostille erläutert, das Erfordernis einer diplomatischen oder konsularischen Legalisation aufzuheben, damit in einem Vertragsstaat ausgestellte öffentliche Urkunden in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden können. 

Auch in dem auf der Website von Kılıç Hukuk veröffentlichten Artikel mit dem Titel “Ist die Teilnahme an Vergabeverfahren mit im Ausland erworbenen Bescheinigungen über die Fertigstellung von Aufträgen möglich?” wird erläutert, welche Bedeutung es in der Vergabepraxis hat, bei im Ausland ausgestellten Dokumenten die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft der unterzeichnenden Person und die Echtheit des Siegels/Stempels durch eine Apostille oder eine lückenlose Beglaubigungskette zu bestätigen. (Siehe: Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu )

Zusammengefasst bestätigt die Apostille: 

• die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument, 
• die Eigenschaft der Person, die das Dokument unterzeichnet hat, 
• gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels,

Sie bestätigt diese Angaben. Mit anderen Worten stellt die Apostille nicht fest, dass der Inhalt des Dokuments richtig ist.
Auch Artikel 29 der Durchführungsverordnung über Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung definiert die Beglaubigung durch Apostille auf diese Weise. Der Entscheidung des Ausschusses wurde dieselbe Definition zugrunde gelegt. 

4. Welche Dokumente fallen in den Anwendungsbereich der Apostille?
Wie auch aus den vom Außenministerium veröffentlichten und von uns in der Anlage vorgelegten Dokumenten hervorgeht, werden die Dokumente, auf die eine Apostille angewandt werden kann, in vier Gruppen eingeteilt. 

Tabelle 1: Dokumente, auf die eine Apostille angewandt werden kann, und ihre Gruppen

Im Informationsblatt des Außenministeriums werden auch die Dokumente gesondert aufgeführt, auf die keine Apostille angewandt wird. Demnach sind diplomatische und konsularische Dokumente sowie Verwaltungsdokumente, die unmittelbar den Handelsverkehr oder Zollverfahren betreffen, vom Anwendungsbereich der Apostille ausgenommen. 

Diese Unterscheidung ist für Lieferunternehmen von großer Bedeutung. Denn nicht jedes aus dem Ausland beschaffte technische Dokument ist automatisch eine “öffentliche Urkunde”, für die eine Apostille ausgestellt werden kann. Wird ein Dokument eines privaten Unternehmens jedoch hinsichtlich Unterschrift, Datum oder Registrierung durch einen Notar, eine Behörde oder eine zuständige Stelle beglaubigt, wird die Apostille in der Regel auf dieser amtlichen Beglaubigung angebracht. Bei einer Beurteilung nach dem Recht der öffentlichen Auftragsvergabe ergibt sich Folgendes: Sind aus dem Ausland beschaffte Dokumente in den Vergabeunterlagen nicht von der Beglaubigung ausgenommen, muss das Unternehmen sie mit einer den Rechtsvorschriften entsprechenden Beglaubigungskette einreichen. Wie der der Entscheidung des Ausschusses zugrunde liegende konkrete Fall zeigt, führen solche Situationen häufig zu Streitigkeiten. 

5. Die Beglaubigung der Übersetzung darf nicht mit der Beglaubigung des Dokuments verwechselt werden
In dem Sachverhalt, der Gegenstand der Streitentscheidung des Ausschusses war, hielt das antragstellende Unternehmen die notarielle Beglaubigung der Übersetzung für die Beglaubigung des ausländischen Dokuments für ausreichend. In Artikel 29 der Durchführungsverordnung über Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung werden diese beiden Sachverhalte jedoch unterschiedlich und unter zwei verschiedenen Überschriften behandelt. Dies sind: 

• die Beglaubigung des im Ausland ausgestellten Dokuments, 
• die Übersetzung des fremdsprachigen Dokuments und die Beglaubigung der Übersetzung.  

Bei inländischen Bietern müssen Übersetzungen fremdsprachiger Dokumente von vereidigten Übersetzern in der Türkei angefertigt und notariell beglaubigt werden. Diese Übersetzungen sind von der Legalisation durch das Außenministerium ausgenommen. Diese Ausnahme beseitigt jedoch nicht das Erfordernis einer Apostille oder Beglaubigung für das ausländische Originaldokument. Auch in der Entscheidung des Ausschusses wurde der Ausschluss des Angebots von der Wertung als rechtmäßig angesehen, weil der Flugkontrollbericht selbst nicht die erforderlichen Beglaubigungen aufwies, obwohl eine notariell beglaubigte türkische Übersetzung des Berichts vorlag. 

Auch in der Untersuchung von Kılıç Hukuk zu Qualitäts- und Standardnachweisen wird darauf hingewiesen, dass im Ausland ausgestellte Qualitäts- und Standardnachweise hinsichtlich Akkreditierung, Bestätigung durch TÜRKAK und Übersetzungs- und Beglaubigungsverfahren jeweils gesondert zu beurteilen sind. Daher darf die Prüfung ausländischer Dokumente nicht allein auf die Apostille beschränkt werden; vielmehr sind die Akkreditierung und Gültigkeit des Dokuments, seine Übersetzung sowie die Ausnahmebestimmungen in den Vergabeunterlagen gemeinsam zu prüfen. (Siehe: Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

In den Erläuterungen des Außenministeriums zu Beglaubigungsverfahren wird ebenfalls darauf hingewiesen, dass mit einer Apostille versehene Dokumente nicht zusätzlich durch das Ministerium legalisiert werden müssen, während bei Dokumenten aus Staaten, die dem Apostille-Übereinkommen nicht angehören, anstelle der Apostille die Beglaubigungskette einzuhalten ist. Die beiden wichtigen Regeln, die das Außenministerium für Beglaubigungsverfahren aufgestellt hat, lassen sich wie folgt zusammenfassen. Erstens ist keine zusätzliche Legalisation durch das Außenministerium erforderlich, wenn das Dokument eine Apostille trägt. In den Erläuterungen des Ministeriums wird sogar darauf hingewiesen, dass Dokumente, die eine Apostille erhalten haben, nicht zusätzlich durch das Ministerium legalisiert werden. 

Die zweite vom Außenministerium für Beglaubigungsverfahren aufgestellte Regel lautet, dass in Staaten, die nicht dem Apostille-Übereinkommen angehören oder in denen keine Apostille angewandt werden kann, die klassische Beglaubigungskette einzuhalten ist. Nach der Erläuterung des Außenministeriums muss ein im Ausland ausgestelltes Dokument zunächst hinsichtlich der Unterschrift und des Siegels der ausstellenden Stelle durch das Außenministerium dieses Staates und anschließend durch die türkische Vertretung in diesem Staat oder die für diesen Staat akkreditierte türkische Vertretung legalisiert werden; alternativ kann das Dokument, nachdem es von der Botschaft des Ausstellungsstaates in der Türkei legalisiert wurde, dem Außenministerium in der Türkei zur Legalisation vorgelegt werden.
Auf den Seiten der Auslandsvertretungen des Außenministeriums werden als zuständige Stellen für die Anbringung von Apostillen auf in der Türkei ausgestellten öffentlichen Urkunden genannt: für Verwaltungsdokumente die Gouverneursämter, die im Namen der Gouverneure handelnden zuständigen Bediensteten und die Bezirksgouverneursämter; für Justizdokumente hingegen die Vorsitzenden der Justizkommissionen an Orten, an denen sich ein Schwurgericht befindet. 

6. Aspekte, die Lieferunternehmen bei Vergabeverfahren zur Warenbeschaffung beachten müssen 
Lieferunternehmen müssen bei der Einreichung aus dem Ausland beschaffter ausländischer Dokumente bestimmte Aspekte beachten. Diese sind in Tabelle 2 zusammengefasst. 

Tabelle 2: Einreichung im Ausland beschaffter ausländischer Dokumente 

Bei der Prüfung des konkreten Falls zeigt sich, dass in Artikel 7.9.5.7 der im Beschluss des Vergabesenats wiedergegebenen Verwaltungsbedingungen die nicht amtlichen Dokumente, die vom Beglaubigungsverfahren befreit sind, gesondert aufgeführt wurden. In diesem Rahmen wurden Dokumente wie technische Unterlagen, Kataloge, Broschüren, Antworten auf die technischen Spezifikationen und Erläuterungen befreit. Der CAT-III-Flugkontrollbericht gehörte jedoch nicht zu diesen befreiten Dokumenten. Daher nahm der Vergabesenat an, dass der Bericht mit Apostille vorzulegen ist.
In diesem Zusammenhang sollten Lieferunternehmen die im Kılıç İhale Sözlüğü enthaltenen Begriffe „Vermerk über die Einsichtnahme in das Original durch den Auftraggeber“, „Beglaubigungsvermerk der Übereinstimmung mit dem Original“ und „Apostille“ gemeinsam bewerten. Denn das Original, die Kopie, die Übersetzung und der Beglaubigungsvermerk eines ausländischen Dokuments erfüllen unterschiedliche rechtliche Funktionen; das eine ersetzt das andere nicht. (Siehe: Sozluk )

Aus dem Sachverhalt, mit dem das Unternehmen hier konfrontiert war, und aus dem Beschluss des Vergabesenats ist folgende Schlussfolgerung zu ziehen: Der technische Charakter eines Dokuments bedeutet nicht, dass es in jedem Fall von der Beglaubigung befreit ist; solange die befreiten Dokumente nicht ausdrücklich in den Vergabeunterlagen genannt sind, müssen die in Tabelle 2 dargestellten Verfahren durchgeführt werden.
Daher müssen Lieferunternehmen die in den Verwaltungsbedingungen enthaltenen Regelungen zu den Teilnahme- und Eignungskriterien, zur Form der Vorlage der Dokumente, zur Beglaubigung ausländischer Dokumente, zur Übersetzung fremdsprachiger Dokumente sowie zu den von der Beglaubigung befreiten nicht amtlichen Dokumenten gemeinsam lesen und bewerten.

7. Zweifel bei Dokumenten, die von privaten Unternehmen bezogen werden
Die Annahme von Lieferunternehmen bei Vergabeverfahren, „Dieses Dokument wurde von einem privaten Unternehmen bezogen und ist kein amtliches Dokument; daher ist keine Apostille erforderlich…“, trifft nicht immer zu. Auch im Beschluss des Vergabesenats machte der Antragsteller geltend, dass der Flugkontrollbericht von einem privaten Unternehmen erstellt worden sei! Der Vergabesenat stellte jedoch fest, dass dieses Dokument in den Vergabeunterlagen nicht unter den von der Beglaubigung befreiten Dokumenten aufgeführt war und die Vergabeunterlagen bestandskräftig geworden waren, und entschied, dass das Dokument mit Apostille vorzulegen ist. Daher müssen Lieferunternehmen die Vergabeunterlagen eingehend prüfen und die oben in den Tabellen 1 und 2 genannten Verfahren durchführen. 

8. Ergebnis und unsere Bewertung
Wie sich auch aus dem konkreten Fall ergibt, der dem Vergabesenat vorgelegt wurde, wurde die Vorlage einer notariell beglaubigten türkischen Übersetzung eines im Ausland bezogenen technischen Dokuments wie des CAT-III-Flugkontrollberichts im Vergabeverfahren allein nicht als ausreichend angesehen. Da dieses Dokument in den Vergabeunterlagen nicht von der Beglaubigung befreit worden war, wurde eine Apostille oder eine ordnungsgemäße Legalisationskette verlangt. Daher müssen Lieferunternehmen vor der Aufnahme ausländischer Dokumente in die Angebotsunterlagen unbedingt die folgenden drei Fragen beantworten:

• Ist dieses Dokument in den Vergabeunterlagen als Eignungskriterium vorgesehen? 
• Ist dieses Dokument ausdrücklich unter den von der Beglaubigung befreiten Dokumenten aufgeführt? 
• Wurden die erforderlichen Apostille-/Legalisationsverfahren für das Originaldokument und die Übersetzung jeweils gesondert abgeschlossen? 

Wenn die drei oben aufgeführten Fragen nicht zugunsten des Unternehmens beantwortet werden können, wird das abgegebene Angebot wegen der Form der Dokumentenvorlage von der Wertung ausgeschlossen.
Bei rechtswidrigen Bewertungen der Form der Dokumentenvorlage, beim Ausschluss des Angebots von der Wertung wegen einer fehlenden Beglaubigung oder bei einer unklaren Regelung der Befreiung von der Beglaubigung in den Vergabeunterlagen müssen Unternehmen jedoch prüfen, ob sie fristgerecht eine Rüge beim Auftraggeber und, wenn die Voraussetzungen vorliegen, einen Nachprüfungsantrag bei der KİK stellen. 

Wie auch im konkreten Fall ersichtlich ist, reicht es nicht aus, im Antrag lediglich zu erklären: „Das Dokument ist technisch korrekt… “. In den vorzubereitenden Anträgen sind die Art des Dokuments, der Ausstellungsstaat, die Apostille-/Legalisationskette, die Beglaubigung der Übersetzung, die Befreiungsbestimmungen in den Vergabeunterlagen und eine vergleichbare Praxis aus dem KİK-Beschluss gemeinsam darzulegen. Daher ist es bei der Vorbereitung der Vergabeakte oder nach dem Ausschluss des Angebots von der Wertung je nach den Besonderheiten des konkreten Falls von Bedeutung, die Auffassungen von im Vergaberecht tätigen Juristen und technischen Vergabeberatern einzuholen, damit die Antragsfrist nicht versäumt und die Behauptung unter Verknüpfung der Rechtsvorschriften mit den Beweismitteln begründet wird. (Siehe: Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu), (Siehe: ihale.tv )

Ruhi ARSLAN                                           Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL

Experte für öffentliche Verwaltung                            Expertin für öffentliche Vergabeverträge

und Vergabeberater                                                       

Quellen

1. Beschluss des Vergabesenats vom 17.12.2025 mit der Nr. 2025/UM.II-2698 

2. Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe 

3. Durchführungsverordnung für Vergabeverfahren zur Beschaffung von Waren 

4. Allgemeine Bekanntmachung zur öffentlichen Auftragsvergabe 

5. Außenministerium der Republik Türkei, Informationsblatt zur Legalisation     (mfa.gov.tr )

6. Außenministerium der Republik Türkei/Konsularangelegenheiten, Mitteilung zur e-Apostille (konsolosluk.gov.tr )

7. Kılıç İhale Sözlüğü, „Apostille“ (Apostil tasdik serhi )

8. Kılıç Hukuk, „Ist die Teilnahme an Vergabeverfahren mit im Ausland erworbenen Bescheinigungen über abgeschlossene Arbeiten möglich?“ (Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu) 

9. Kılıç Hukuk, „Qualitäts- und Standardnachweise bei öffentlichen Vergabeverfahren für Dienstleistungen“: 

( Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

10. ihale.tv, „Gelten meine Dokumente zu Warenlieferungen oder Dienstleistungen im Rahmen des ausländischen Privatsektors als Nachweise beruflicher Erfahrung?“: ( ihale.tv )