Wie sollten Vergabeschulungen in Unternehmen durchgeführt werden, die an Ausschreibungen teilnehmen?

Kernaussage
In Unternehmen, die regelmäßig an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, ist die Einrichtung einer Vergabeabteilung ein wichtiges Erfordernis; die bloße Einrichtung einer Vergabestelle oder -abteilung reicht jedoch nicht aus. Die Mitarbeiter der Vergabestelle oder -abteilung müssen regelmäßig zum Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe, zum Gesetz Nr. 4735 über öffentliche Auftragsverträge, zu den Durchführungsverordnungen für Vergabeverfahren, zur Allgemeinen Mitteilung über die öffentliche Auftragsvergabe, zur elektronischen Vergabeplattform (EKAP), zu elektronischen Angeboten, zu Rügen und Nachprüfungsanträgen, zum Vertragsmanagement und zu einschlägigen Entscheidungen geschult werden.

Dieser Artikel überträgt den in der beigefügten Arbeit dargelegten Ansatz, wonach die “Vergabestelle oder -abteilung ein Zentrum für Angebotsstrategie, Risikomanagement, Vertragsmanagement und institutionelles Gedächtnis sein sollte”, auf den Bereich der Schulung. Das wesentliche Ergebnis der Arbeit lautet: Das Personal der Vergabestelle oder -abteilung sollte nicht ausschließlich durch unternehmensinterne Erfahrung ausgebildet werden, sondern Kurse, Unterricht, Workshops und praxisbezogene Schulungen anhand von Akten durch Fachleute erhalten. Eine Schulung beseitigt jedoch nicht den Beratungsbedarf bei konkreten Streitigkeiten. Bei Streitigkeiten mit öffentlichen Auftraggebern, etwa wegen des Ausschlusses von der Wertung, der Aufhebung des Vergabeverfahrens, der Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, der Vereinnahmung einer Sicherheit, der Vertragskündigung, eines Ausschlusses von Vergabeverfahren, einer Abschlagszahlung, einer Preisanpassung oder einer Fristverlängerung, sollten Unternehmen auch dann fachkundige Beratung in Anspruch nehmen, wenn sie über Vergabeabteilungen verfügen.

1. Einleitung
Die Einrichtung einer Vergabestelle oder -abteilung in Unternehmen, die an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, ist in den vergangenen Jahren zu einem deutlicher erkennbaren Erfordernis geworden. Denn die öffentliche Auftragsvergabe bedeutet inzwischen nicht mehr nur die Beobachtung von Bekanntmachungen oder die Erstellung eines Angebotsschreibens. Die Auftragsbekanntmachung, die Verwaltungsbedingungen, die technischen Spezifikationen, der Vertragsentwurf, die Tabelle mit Eignungsangaben, Referenzbescheinigungen, Sicherheiten, EKAP-Einträge, die elektronische Signatur, das elektronische Angebot, die Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote, Rügen und Nachprüfungsanträge sowie die Vertragsdurchführung bilden einen mehrstufigen Prozess, der als Ganzes zu steuern ist.

In der Praxis gehen viele Unternehmen davon aus, dass die Vergaberisiken vollständig beherrscht seien, sobald sie eine Vergabestelle oder -abteilung eingerichtet haben. Eine Vergabestelle oder -abteilung, die mit unvollständigen oder nicht aktuellen Informationen arbeitet, kann die Risiken jedoch erhöhen, statt sie zu verringern. Die fehlerhafte Verwendung einer Referenzbescheinigung, eine unrichtige Erklärung in der Tabelle mit Eignungsangaben, die fehlerhafte Ausstellung der Bietersicherheit, die unterlassene Kontrolle einer EKAP-Zustellung, die Versäumung der Rügefrist oder das Übersehen strenger Vertragsstrafenregelungen im Vertragsentwurf während der Angebotsphase können für das Unternehmen zu erheblichen Rechtsverlusten führen.

Daher lautet die entscheidende Frage heute: Wie sollte die Vergabestelle oder -abteilung geschult werden, mit welchen Kenntnissen und Fähigkeiten sollte sie ausgestattet sein, bei welchen Themen sollte sie externe fachkundige Unterstützung erhalten und wie lassen sich die Schulungsergebnisse dauerhaft im Unternehmen verankern?

2. Warum machen die Rechtsvorschriften über die öffentliche Auftragsvergabe Vergabeschulungen erforderlich?
Das Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe sieht eine Prüfung im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Eignung, die berufliche und technische Eignung, Referenzen, die Richtigkeit von Unterlagen, das Vorliegen eines Ausschlusses, Sicherheiten, die Gültigkeit des Angebots und die Übereinstimmung mit den Vergabeunterlagen vor. Daher reicht es nicht aus, dass eine in der Vergabestelle oder -abteilung tätige Person lediglich eine Preisakte erstellt; sie muss wissen, welches Dokument welches Kriterium erfüllt, welche Angabe über EKAP erklärt werden muss und unter welchen Umständen das Angebot von der Wertung ausgeschlossen werden kann.

Das Gesetz Nr. 4735 über öffentliche Auftragsverträge betrifft hingegen das nach dem Zuschlag beginnende Vertragsverfahren. Die Aufforderung zum Vertragsschluss, die Vertragserfüllungssicherheit, der Abschluss des Vertrags, die Übergabe des Ausführungsorts, der Beginn der Arbeiten, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen, Mehrleistungen, Minderleistungen, die vorläufige Abnahme, die endgültige Abnahme, die Kündigung und der Ausschluss von Vergabeverfahren sollten Bestandteil des Schulungsprogramms sein. Denn der Zuschlag und die sichere sowie gewinnbringende Durchführung des Auftrags sind nicht dasselbe.

Auch die Durchführungsverordnungen für Vergabeverfahren verstärken den Schulungsbedarf. Die Eignungsregeln, die Regelungen zu Referenzen, die Verwendung von Dokumenten, die Struktur von Gemeinschaftsunternehmen und die Verfahren der Angebotswertung können bei Bauaufträgen, Dienstleistungen, Lieferaufträgen und Beratungsleistungen unterschiedlich sein. Daher sollte die Schulung der Vergabeabteilung entsprechend der Art der Vergabeverfahren gestaltet werden, an denen das Unternehmen teilnimmt.

Auf der Seite der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) zu den Rechtsvorschriften werden die Gesetze Nr. 4734 und 4735 sowie die dazugehörigen Verordnungen, Mitteilungen und sonstigen Regelungen gemeinsam veröffentlicht. Dies zeigt, dass das Schulungsprogramm unter ganzheitlicher Berücksichtigung von Gesetzen, Verordnungen, Mitteilungen, Musterbedingungen, Standardformularen, EKAP-Leitfäden und einschlägigen Entscheidungen erstellt werden muss. (Siehe: Seite der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe zu den Rechtsvorschriften)

3. Die Ära der elektronischen Vergabe hat den Schulungsbedarf erhöht
Elektronische Vergabeverfahren haben den Arbeitsaufwand der Vergabestellen oder -abteilungen nicht verringert, sondern vielmehr die Art der Tätigkeit verändert. Das Vergabepersonal muss nun die Benutzerautorisierung bei EKAP, die elektronische Signatur, die Tabelle mit Eignungsangaben, die Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren, die elektronische Angebotsübermittlung, die elektronische Zustellung, die elektronische Rüge, den elektronischen Nachprüfungsantrag und die digitale Dokumentenarchivierung praktisch beherrschen.

Mit dem Inkrafttreten der Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung öffentlicher Beschaffungen am 1 Ağustos 2025 ist die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffungsprozesse deutlicher hervorgetreten. In den Mitteilungen der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) wurden Anwendungen erläutert, wie die Bildung der Vergabekommission über EKAP, die Erfassung der Vergabeakte in EKAP und die Ermittlung des geschätzten Auftragswerts über EKAP durch das Hochladen der betreffenden Dokumente. Diese Entwicklungen zeigen, dass auch für Unternehmen, die an Vergabeverfahren teilnehmen, digitale Verfahrenskompetenz unerlässlich geworden ist.

Unter Berücksichtigung der Mitteilungen über die Möglichkeit, in EKAP hochgeladene Dokumente bei elektronischen Vergabeverfahren zu verwenden, sollte in Schulungsprogrammen neben dem “Kennen des Dokuments” auch das “Zuordnen des Dokuments zum richtigen digitalen Bereich” vermittelt werden. Andernfalls kann für das Unternehmen trotz des tatsächlichen Vorliegens des Dokuments das Risiko eines Ausschlusses von der Wertung aufgrund eines Fehlers bei der elektronischen Erklärung oder Zuordnung entstehen.

Die praxisbezogenen Videos auf ihale.tv zu EKAP, elektronischen Angeboten, der Tabelle mit Eignungsangaben, elektronischen Rügen, elektronischen Nachprüfungsanträgen und Erläuterungen ungewöhnlich niedriger Angebote können als ergänzende Quellen bei Schulungen von Vergabestellen oder -abteilungen verwendet werden. Das bloße Ansehen von Videos reicht jedoch nicht aus. Die geeignetste Methode besteht darin, den Videoinhalt unter Begleitung eines fachkundigen Dozenten durch praktische Übungen, Checklisten und die Bearbeitung einer Musterakte zu ergänzen. (Siehe: ihale.tv )

4. Was sollte das Hauptziel der Schulung einer Vergabestelle oder -abteilung sein?
Das Ziel der Schulung einer Vergabeabteilung sollte nicht darin bestehen, dem Personal lediglich Gesetzesartikel zum Auswendiglernen zu vermitteln. Die Schulung sollte das Personal dazu befähigen, die Vergabeunterlagen zu lesen, Risiken zu erkennen, Dokumente zu prüfen, bei den technischen und finanziellen Abteilungen die richtigen Informationen anzufordern, Fristen einzuhalten und die Akte bei Entstehung einer Streitigkeit rechtzeitig einem Fachkundigen vorzulegen.

Ein geeignetes Schulungsprogramm sollte daher auf vier Zielen beruhen. Das erste Ziel sind Kenntnisse der Rechtsvorschriften. Das Personal sollte die grundlegende Systematik der Gesetze Nr. 4734 und 4735, die Vergabeverfahren, die Eignungsregeln, die Rechtsbehelfe und das Vertragsverfahren kennen. Das zweite Ziel ist praktische Kompetenz. Das Personal sollte Vorgänge in EKAP bearbeiten, die “Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren” lesen und den Ablauf der elektronischen Angebotsabgabe verstehen können.

Das dritte Ziel ist die Fähigkeit zur Risikoanalyse. Das Personal sollte Unklarheiten in den Vergabeunterlagen, wettbewerbsbeschränkende Bestimmungen, unverhältnismäßige Vertragsstrafenregelungen, Lücken bei der Preisanpassung und unrealistische Liefer-/Ausführungsfristen erkennen. Das vierte Ziel ist das institutionelle Gedächtnis. Das Unternehmen sollte nach jeder Schulung Checklisten, Berichtsvorlagen, Fristenkontrollpläne und ein Archiv einschlägiger Entscheidungen erstellen.

Wenn die Schulung diese vier Ziele nicht verfolgt, bleibt die Vergabestelle oder -abteilung weiterhin auf das Tagesgeschäft beschränkt. Eine geschulte Vergabeabteilung hingegen erstellt nicht nur Akten, sondern arbeitet als entscheidungsunterstützende Stelle, die die rechtlichen, finanziellen und technischen Risiken des Unternehmens im Voraus erkennt.

5. Das Schulungsprogramm sollte nach Unternehmensgröße und Art des Vergabeverfahrens differenziert werden
Nicht jedes Unternehmen sollte dieselbe Vergabeschulung erhalten. Ein Unternehmen, das Lieferaufträge übernimmt, trägt nicht dieselben Risiken wie ein Auftragnehmer von Bauleistungen. Während für ein Unternehmen, das an Dienstleistungsvergaben teilnimmt, personalbasierte Dienstleistungen, Personalkosten und Preisanpassungen von besonderer Bedeutung sein können, können für ein Bauunternehmen Referenzen, vergleichbare Leistungsgruppen, Mengenermittlungen, Kostenschätzungen, Einheitspreisanalysen, Abschlagszahlungen, Fristverlängerungen und die Allgemeinen Bedingungen für Bauleistungen entscheidender sein.

Bei kleinen Unternehmen sollte sich die Schulung auf die grundlegenden Rechtsvorschriften, EKAP, Eignungsnachweise, die Bietersicherheit, die Angebotsübermittlung und die Antragsfristen konzentrieren. Da in diesen Unternehmen die Vergabevorgänge häufig von wenigen Personen durchgeführt werden, sind praktische Checklisten von großer Bedeutung.

Bei mittleren Unternehmen sollte die Schulung modular aufgebaut sein. Das Personal für die Beobachtung von Vergabeverfahren, das technische Büro, die Buchhaltungs-/Finanzabteilung, die Rechtsabteilung, die Einkaufsabteilung und die Geschäftsleitung sollten an unterschiedlichen Modulen teilnehmen. Denn die Entscheidung über die Angebotsabgabe kann nicht allein von der Vergabestelle oder -abteilung getroffen werden. Technische Konformität, finanzielle Tragfähigkeit, rechtliche Risiken und Geschäftsstrategie müssen gemeinsam bewertet werden.

Bei großen Unternehmen sollte die Schulung ein fortgeschrittenes Niveau haben. In diesen Unternehmen arbeitet die Vergabestelle oder -abteilung in einer Matrixstruktur mit den Bereichen Angebotsengineering, technisches Büro, Kostendatenbank, Vertragsmanagement, Unterauftragnehmer- und Lieferantenmanagement, Bietergemeinschaften und Finanzierung zusammen. Die Schulung sollte daher eine Mustervergabeakte, ein realistisches Angebotsszenario, die Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, die Prüfung einer Entscheidung der Vergabekammer und die Simulation einer Vertragsstreitigkeit umfassen.

6. Wesentliche Module einer Schulung für die Vergabestelle oder -abteilung

6.1. Modul zu den Grundlagen des Rechts der öffentlichen Auftragsvergabe
In diesem Modul sollten die Grundsätze des Gesetzes Nr. 4734, die Vergabeverfahren, die Auftragsbekanntmachung, die Vergabeunterlagen, der geschätzte Auftragswert, das Angebot, der Bieter, der Bewerber, das wirtschaftlichste Angebot, die Eignung und der Ausschluss von der Wertung erläutert werden. Die Schulung sollte nicht in Form des bloßen Lesens von Artikeln, sondern anhand von Fallbeispielen erfolgen.

Beispielsweise sollte anhand konkreter Beispiele veranschaulicht werden, wie sich der Wettbewerbsgrundsatz in den technischen Spezifikationen niederschlägt, welche Bedeutung der Gleichbehandlungsgrundsatz bei der Prüfung von Dokumenten erlangt, wie der Transparenzgrundsatz bei der Gestaltung der Bekanntmachung und der Unterlagen zum Ausdruck kommt und wie der Grundsatz der Zuverlässigkeit mit verbotenen Handlungen und Verhaltensweisen zusammenhängt.

6.2. Modul zu den Durchführungsverordnungen und zur Art des Vergabeverfahrens
In diesem Modul sollte je nach Art der Vergabeverfahren, an denen das Unternehmen teilnimmt, die einschlägige Durchführungsverordnung behandelt werden. Für Bauunternehmen sollten die Durchführungsverordnung für die Vergabe von Bauleistungen und die Allgemeinen Bedingungen für Bauleistungen, für Dienstleistungsunternehmen die Durchführungsverordnung für die Vergabe von Dienstleistungen und für Lieferunternehmen die Durchführungsverordnung für die Vergabe von Lieferleistungen jeweils unter gesonderten Überschriften behandelt werden.

Bei Bauunternehmen sollten insbesondere Referenzbescheinigungen, vergleichbare Leistungsgruppen, die Aktualisierung des Dokumentenwerts, Bietergemeinschaften, federführende Mitglieder, sonstige Mitglieder, Bescheinigungen über die Bauüberwachung und Bauleitung, Referenzen von Ingenieuren und Architekten sowie Referenzen von Unterauftragnehmern ausführlich erläutert werden. Die bei Kılıç Akademi Yayınları erschienenen Bücher über Referenzen und die öffentliche Auftragsvergabe können als schriftliche Quellen für dieses Modul herangezogen werden. (Siehe: kilicakademi.com.tr )

6.3. Modul zu EKAP und elektronischen Vergabeverfahren
Dieses Modul sollte praxisbezogen durchgeführt werden. Den Teilnehmern sollten die Benutzerautorisierung bei EKAP, die elektronische Signatur, die Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren, die Tabelle mit Eignungsangaben, die elektronische Angebotsübermittlung, die elektronische Zustellung, die elektronische Rüge und der elektronische Nachprüfungsantrag anhand von Beispielbildschirmen und Musterakten gezeigt werden.

Die Schulung zur Bescheinigung über die Teilnahme am Vergabeverfahren (früher als Tabelle mit Eignungsangaben bezeichnet) ist von besonderer Bedeutung. Denn viele Fehler bei elektronischen Vergabeverfahren beruhen darauf, dass ein Dokument nicht in der richtigen Zeile, mit den richtigen Angaben und in der richtigen Weise erklärt wird. Die Videos auf ihale.tv zur Tabelle mit Eignungsangaben und zum elektronischen Angebot können als Vorbereitungsmaterial für dieses Modul verwendet werden.

6.4. Modul zum Lesen der Vergabeunterlagen und zur Risikoermittlung
Das Personal der Vergabestelle oder -abteilung sollte lernen, die Bekanntmachung, die Verwaltungsbedingungen, die technischen Spezifikationen, den Vertragsentwurf, die Standardformulare, die Einheitspreisbeschreibungen, das Leistungsverzeichnis und die Pläne gemeinsam zu lesen. Die Vergabeunterlagen sollten als Ganzes bewertet werden.

In diesem Modul sollten die Teilnehmer aufgefordert werden, die Risiken in beispielhaften Vergabeunterlagen zu ermitteln. Es sollte erörtert werden, ob die technischen Spezifikationen auf eine Marke oder ein Modell ausgerichtet sind, ob die Vertragsstrafenregelungen im Vertragsentwurf den Angebotspreis beeinflussen, ob die Regelung zur Preisanpassung der Art des Auftrags entspricht, ob die Liefer-/Ausführungsfrist realistisch ist und ob Unklarheiten bestehen, gegen die ein Rechtsbehelf eingelegt werden sollte.

6.5. Modul zur Angebotserstellung, Kostenberechnung und zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten
Die Schulung zur Angebotserstellung sollte ein Modul sein, an dem die Vergabestelle oder -abteilung und das technische Büro gemeinsam teilnehmen. Bei Bauleistungen sollten Mengenermittlung, Kostenschätzung, Einheitspreise, Pauschalfestpreise für schlüsselfertige Leistungen, Mischangebote, Arbeitsprogramme, Mobilisierung, allgemeine Baustellenkosten, Angebote von Unterauftragnehmern, Materialpreise, Finanzierungskosten, Risikozuschläge und der erwartete Gewinn gemeinsam bewertet werden.

Auch zur Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote sollte eine gesonderte Schulung stattfinden. Das Unternehmen sollte bei der Angebotsabgabe berücksichtigen, dass später eine Erläuterung verlangt werden könnte, und Angebotsbestandteile vermeiden, die nicht dokumentiert, unrealistisch oder nicht erklärbar sind. Die bei Kılıç Akademi Yayınları erschienenen Quellen zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten und Referenzen können bei dieser Schulung als ergänzende Quellen verwendet werden.
(Siehe  ) 

6.6. Modul zum Gesetz Nr. 4735 und zum Vertragsmanagement
Die Vergabeschulung sollte nicht nur die Angebotsphase umfassen. Die Aufforderung zum Vertragsschluss, die Vertragserfüllungssicherheit, der Abschluss des Vertrags, die Übergabe des Ausführungsorts, der Beginn der Arbeiten, das Arbeitsprogramm, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen, Mehrleistungen, Minderleistungen, die vorläufige Abnahme, die endgültige Abnahme, die Rückgabe der Vertragserfüllungssicherheit, die Kündigung und der Ausschluss von Vergabeverfahren müssen Bestandteil des Schulungsprogramms sein.

Bei Bauunternehmen ist die Schulung zum Vertragsmanagement von besonderer Bedeutung. Denn ein in der Angebotsphase nicht erkanntes Vertragsrisiko kann während der Auftragsausführung den Gewinn des Unternehmens vollständig aufzehren. Daher sollten der Vertragsentwurf und die Allgemeinen Bedingungen für Bauleistungen vor der Angebotsabgabe geprüft werden; die Schulung zum Vertragsmanagement sollte zu den grundlegenden Schulungen der Vergabeabteilung gehören.

6.7. Modul zu Rüge, Nachprüfungsantrag und Gerichtsverfahren
Ziel dieses Moduls ist es, das Personal dazu zu befähigen, eine Streitigkeit frühzeitig zu erkennen und die Akte unter Einhaltung der Fristen Fachleuten vorzulegen. Da die Rüge beim Auftraggeber, der Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) und die Gerichtsverfahren fristgebunden sind, entsteht ein erheblicher Teil der Rechtsverluste durch verspätetes Handeln.

In der Schulung sollten Anträge gegen die Vergabeunterlagen, Anträge gegen die bestandskräftige Zuschlagsentscheidung, der Ausschluss von der Wertung, die Bewertung ungewöhnlich niedriger Angebote, die Aufhebung des Vergabeverfahrens, die Vereinnahmung der Sicherheit, der Ausschluss von Vergabeverfahren, die Vertragskündigung sowie Streitigkeiten über Abschlagszahlungen und Preisanpassungen unter gesonderten Überschriften behandelt werden. Die Inhalte auf ihale.tv zur elektronischen Rüge und zum elektronischen Nachprüfungsantrag können in diesem Modul als unterstützendes Anwendungsmaterial verwendet werden.

7. Erforderlichkeit von Kursen und Unterricht durch Fachleute
Es reicht nicht aus, Personen, die in Vergabeeinheiten oder -abteilungen tätig sein werden, ausschließlich durch unternehmensinterne Erfahrungen auszubilden. Unternehmensinterne Erfahrung reproduziert häufig die bestehenden Gewohnheiten des Unternehmens. Wenn das Unternehmen seit Jahren eine fehlerhafte Methode zur Dokumentenprüfung verwendet, können neue Beschäftigte dieselbe fehlerhafte Methode erlernen. Daher müssen die Beschäftigten der Vergabeabteilung Kurse und Unterricht bei Fachleuten erhalten, die auf dem Gebiet des Rechts und der Praxis der öffentlichen Auftragsvergabe tätig sind.

Es reicht ebenfalls nicht aus, dass die Personen, die diese Schulungen durchführen, nur über theoretische Kenntnisse verfügen. Die Lehrkräfte müssen die Entscheidungen des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe, die Gerichtsentscheidungen, die Anwendungen von EKAP, den Vertragsprozess und die in der Praxis auftretenden Streitigkeiten kennen. Bei Bauleistungen ist es zweckmäßig, wenn die Schulung durch Juristen für Vergaberecht, Berater für öffentliche Auftragsvergabe, technische Sachverständige, Fachleute für Kosten und Abschlagszahlungen, Fachleute für Preisanpassungen sowie Personen mit Erfahrung in der Vertragsdurchführung erteilt wird.

Beim Ansatz von Kılıç Hukuk für unternehmensspezifische Vergabeschulungen wird darauf hingewiesen, dass die Schulungen modular gestaltet werden können, um die Vergabeprozesse im Tätigkeitsbereich des Unternehmens gemeinsam mit ihrer praktischen Anwendung zu vermitteln, und dass besondere Themen wie die Teilnahme an elektronischen Vergabeverfahren, die Angebotsabgabe, Prüfung und Abnahme, Preisanpassungen und Abschlagszahlungen anhand konkreter Fälle, der Rechtsvorschriften und von Entscheidungsbeispielen behandelt werden können. Dieser Ansatz kann ein geeignetes Modell für die Schulung einer Vergabeeinheit oder -abteilung sein.
(Siehe: kilichukuk.org - Unternehmensspezifische Vergabeschulung; Kamu mallarinin satis ve kiralanmasi kapsamindaki uyusmazliklarin cozumu )

ihale.tv kann hingegen den videobasierten Lernbereich des Schulungsprozesses bilden. Die Beschäftigten können sich vorab mit EKAP, elektronischen Angeboten, der Tabelle der Eignungsangaben, ungewöhnlich niedrigen Angeboten und der elektronischen Rüge befassen. Anschließend sollten diese Inhalte unter Begleitung einer fachkundigen Lehrkraft durch Live-Unterricht, Fragen und Antworten, Fallanalysen und praktische Aktenarbeit ergänzt werden.

Die auf kilicakademi.com.tr angebotenen Bücher zur öffentlichen Auftragsvergabe können auch die schriftliche Quellengrundlage des Schulungsprogramms stärken. Themen wie Referenzen, ungewöhnlich niedrige Angebote, der Ausschluss von Vergabeverfahren, die Aufhebung von Vergabeverfahren und finanzielle bzw. monetäre Fragen bei Bauverträgen können den Beschäftigten der Vergabeabteilung dabei helfen, die tägliche Praxis auf eine fundiertere theoretische und rechtsprechungsbezogene Grundlage zu stellen.

8. Auch bei Bestehen einer Vergabeeinheit oder -abteilung bleibt der Beratungsbedarf bestehen
Dass eine Vergabeeinheit oder -abteilung geschult ist, bedeutet nicht, dass das Unternehmen jede Streitigkeit intern lösen kann. Eine Schulung vermittelt allgemeine Kenntnisse und Bewusstsein; eine Beratung ermöglicht hingegen eine individuelle Bewertung anhand der Unterlagen und Fristen des konkreten Falls, der Rechtsvorschriften sowie der Entscheidungen des Ausschusses und der Gerichte. Daher sind Schulung und Beratung keine Alternativen, sondern ergänzen einander.

Unternehmen mit einer Vergabeeinheit oder -abteilung sollten bei Streitigkeiten mit öffentlichen Auftraggebern Beratung durch Fachleute in Anspruch nehmen. Denn bei Streitigkeiten im Bereich der öffentlichen Auftragsvergabe können ein falscher Rechtsbehelf, eine falsche Fristberechnung oder eine unvollständige Vorlage von Beweismitteln selbst in einer berechtigten Angelegenheit zu Rechtsverlusten führen. Ob eine Rüge beim Auftraggeber, ein Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, unmittelbar eine Klage oder im Vertragsprozess eine Korrespondenz unter Vorbehalt erforderlich ist, muss anhand des konkreten Falls bestimmt werden.

Insbesondere bei Themen wie dem Ausschluss von der Wertung, der Nichtanerkennung einer Referenzbescheinigung, Fehlern in der Tabelle der Eignungsangaben, der Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, der Aufhebung des Vergabeverfahrens, der Vereinnahmung der Bietersicherheit, Problemen mit Unterlagen nach der Aufforderung zum Vertragsschluss, der Vertragskündigung, dem Ausschluss von Vergabeverfahren, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen sowie Mehr- und Minderleistungen sollte fachkundige Unterstützung in Anspruch genommen werden.

In den Erläuterungen von Kılıç Hukuk zur Beratung bei öffentlichen Vergabeverfahren wird darauf hingewiesen, dass Unternehmen, die regelmäßig an Vergabeverfahren teilnehmen, eine jährliche Vergabeberatung erhalten können und dass eine Bewertung des Prozesses im Rahmen von Analysen, Strategien, Rechtsvorschriften und Präzedenzentscheidungen erfolgen kann. Dieser Ansatz ist auch für Unternehmen mit einer Vergabeabteilung von Bedeutung. Denn eine gute Vergabeabteilung legt dem Berater zum richtigen Zeitpunkt die richtige Akte mit den richtigen Fragen vor.
(Siehe: kilichukuk.org - Beratung bei öffentlichen Vergabeverfahren; Kamu ihale danismanligi )

Daher sollten Unternehmen die Vergabeabteilung nicht als eine Struktur betrachten, die eine Beratung entbehrlich macht, sondern als ein unternehmensinternes Zentrum, das fachkundige Beratung effizienter nutzt. Geschulte Vergabebeschäftigte erkennen Streitigkeiten frühzeitig, sammeln die Unterlagen geordnet, überwachen die Fristen und stellen sicher, dass die von externen Fachleuten eingeholte Stellungnahme im Unternehmen umgesetzt wird.

9. Schulungsmethode: Vortrag, Praxis, Fallbeispiel und Checkliste
Die Schulung einer Vergabeeinheit oder -abteilung sollte nicht ausschließlich in Form eines Seminars erfolgen. Das effizienteste Modell verbindet die Erläuterung der Rechtsvorschriften, praktische Übungen, Fallanalysen und die Erstellung von Checklisten miteinander.

9.1. Unternehmensanalyse vor der Schulung
Vor der Schulung sollte die bisherige Vergabepraxis des Unternehmens untersucht werden. An welchen Vergabeverfahren nimmt das Unternehmen teil? Welche Fehler bei Unterlagen macht es am häufigsten? Wurde es bereits von der Wertung ausgeschlossen? Hat es eine Erläuterung zu einem ungewöhnlich niedrigen Angebot abgegeben? Sind im Vertragsprozess Probleme mit Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen oder Vertragsstrafen aufgetreten? Eine Schulung, die durchgeführt wird, ohne diese Fragen zu beantworten, bleibt auf der Ebene allgemeiner Informationen.

9.2. Nach Aufgabenbereichen getrennte Schulung
Beschäftigte für die Verfolgung von Vergabeverfahren, technisches Büro, Buchhaltung, Finanzen, Rechtsabteilung, Einkauf, Baustellenleitung und Unternehmensleitung erwarten von derselben Schulung unterschiedliche Ergebnisse. Daher sollte die Schulung nach der Aufgabenverteilung gegliedert werden. Während beispielsweise die Vorgänge in EKAP für die mit der Verfolgung von Vergabeverfahren betrauten Beschäftigten ausführlich erläutert werden, sollten Preisanpassungen, Abschlagszahlungen und Fristverlängerungen für das Vertragsmanagement und die technischen Einheiten umfassender behandelt werden.

9.3. Workshop anhand einer echten oder anonymisierten Akte
Der nützlichste Teil der Schulung ist die Arbeit mit echten oder anonymisierten Vergabeakten. Den Teilnehmenden sollten eine Auftragsbekanntmachung, Verwaltungsbedingungen, technische Spezifikationen und ein Vertragsentwurf vorgelegt werden, damit sie die Risiken ermitteln. Anschließend sollte die Lehrkraft erläutern, welche Bestimmungen Risiken bergen, zu welchen Themen eine Klarstellung oder Rüge beantragt werden kann und welche Kosten in den Angebotspreis einzubeziehen sind.

9.4. Unternehmensinterne Checklisten am Ende der Schulung
Am Ende der Schulung sollten für das Unternehmen verwendbare Checklisten erstellt werden. Dazu sollten eine Liste für die Vorprüfung des Vergabeverfahrens, eine Checkliste für Vorgänge in EKAP, eine Checkliste für Referenzunterlagen, eine Checkliste für die Bietersicherheit, eine Checkliste für die Aufforderung zum Vertragsschluss, eine Liste zur Überwachung der Rügefrist und eine Checkliste für die Vertragsdurchführung gehören. Wenn die Schulung keine derartigen dauerhaften Ergebnisse hervorbringt, nimmt ihre Wirkung innerhalb kurzer Zeit ab.

10. Empfohlenes Schulungsprogramm für eine Vergabeeinheit oder -abteilung
Das folgende Programm kann beispielhaft für Unternehmen empfohlen werden, die regelmäßig an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen. Das Programm kann je nach Branche des Unternehmens, Qualifikationsniveau der Beschäftigten und Häufigkeit der Vergabeverfahren in ein-, zwei- oder dreitägige Blöcke unterteilt werden.

11. Übersicht der für Schulungen nutzbaren Websites und Quellen
Bei der Schulung der Vergabestelle und der Vergabeabteilung sollte man sich nicht auf eine einzige Quelle beschränken. Rechtsvorschriften, Videos, Bücher, Artikel, Glossare, Entscheidungsanalysen und praxisbezogener Unterricht sollten gemeinsam eingesetzt werden. In diesem Rahmen kann die folgende Quellenübersicht verwendet werden:

• Seite der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe mit Rechtsvorschriften: Sie ist die grundlegende Informationsquelle für die laufende Beobachtung der Gesetze, Verordnungen, Bekanntmachungen, Musterbedingungen und Standardformulare.
• kilichukuk.org: Kann für Inhalte zu Vergabeschulungen, Beratung bei öffentlichen Vergabeverfahren, rechtlicher Unterstützung im öffentlichen Vergabeverfahren, rechtlicher Unterstützung während der Vertragsphase, der Steuerung von Gerichtsverfahren und dem Kılıç-Vergabeglossar genutzt werden.
• ihale.tv: Bietet visuelle Lernunterstützung zu EKAP, elektronischen Angeboten, der Tabelle der Eignungsangaben, der elektronischen Rüge, dem elektronischen Nachprüfungsantrag und der Erläuterung ungewöhnlich niedriger Angebote.
• kilicakademi.com.tr: Bücher über Referenzen, ungewöhnlich niedrige Angebote, Ausschlüsse, Aufhebungen von Vergabeverfahren sowie finanzielle Themen bei Bauverträgen unterstützen den schriftlichen Teil des Schulungsprogramms.
• Entscheidungen des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe und gerichtliche Entscheidungen: Sie sollten in der Schulung zur Lösung konkreter Fälle, zur Fristberechnung, zur Dokumentenprüfung und zur Streitbeilegung eingesetzt werden.

12. Kompetenzübersicht für das Personal der Vergabestelle und der Vergabeabteilung
Die Kompetenzen, über die das Personal einer Vergabestelle oder Vergabeabteilung verfügen muss, beschränken sich nicht nur auf die Fähigkeit zur Erstellung von Unterlagen. Die folgende Kompetenzübersicht kann von Unternehmen für die Personalauswahl und Schulungsplanung verwendet werden:

• Fähigkeit zum Lesen von Rechtsvorschriften: Fähigkeit, die Gesetze Nr. 4734 und 4735, die Durchführungsverordnungen für Vergabeverfahren und die Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe zu lesen.
• EKAP-Kompetenz: Fähigkeit, Verfahren zu elektronischen Angeboten, elektronischen Signaturen, Tabellen der Eignungsangaben, elektronischen Zustellungen und elektronischen Rügen durchzuführen.
• Analyse der Vergabeunterlagen: Fähigkeit, Bekanntmachung, Verwaltungsbedingungen, technische Spezifikationen und Vertragsentwurf gemeinsam zu bewerten.
• Dokumentenmanagement: Fähigkeit, Referenzen, Bilanz, Umsatz, Sicherheiten, Zeichnungsbefugnisse, Beteiligungsangaben und Qualitätsnachweise zu überwachen.
• Risikoerkennung: Fähigkeit, wettbewerbsbeschränkende Bedingungen, unrealistische Fristen, unverhältnismäßige Vertragsstrafen, fehlende Preisanpassungen und Unklarheiten, die einen Rechtsbehelf erfordern, zu erkennen.
• Koordination: Fähigkeit, Informationen rechtzeitig mit dem technischen Büro, der Finanzabteilung, der Buchhaltung, der Rechtsabteilung, dem Einkauf, der Baustelle und der Geschäftsleitung auszutauschen.
• Bewusstsein für Streitigkeiten: Fähigkeit, Risiken im Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Wertung, der Aufhebung, ungewöhnlich niedrigen Angeboten, Sicherheiten, Kündigungen und Ausschlüssen an Fachleute weiterzuleiten.

13. Wie sollte nach der Schulung ein institutionelles Wissensmanagement aufgebaut werden?
Wenn die Vergabeschulung dem individuellen Wissen des Personals überlassen wird, geht dieses Wissen bei einem Personalwechsel ebenfalls verloren. Daher sollte nach der Schulung innerhalb des Unternehmens ein institutionelles Wissensmanagement aufgebaut werden. Das institutionelle Wissensmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren, die den langfristigen Wert der Vergabeabteilung erhöhen.

Das Unternehmen sollte für jedes Vergabeverfahren einen Vorprüfungsbericht erstellen und darin die Gründe für die Abgabe eines Angebots oder, wenn kein Angebot abgegeben wurde, die Gründe hierfür, die festgestellten Risiken, die Kostenannahmen, die eingeholten Angebote von Nachunternehmern, die einen Rechtsbehelf erfordernden Punkte und die Hinweise zur Vertragsdurchführung dokumentieren. Wird das Vergabeverfahren gewonnen, sollte die Angebotsakte systematisch an die Baustelle oder das Projektteam übergeben werden.

Nach Abschluss des Vertrags sollten die Daten zu den tatsächlich entstandenen Kosten, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Verzögerungen, Vertragsstrafen, Fristverlängerungen, dem Schriftverkehr mit dem öffentlichen Auftraggeber und den Streitigkeiten wieder an die Vergabestelle oder Vergabeabteilung zurückfließen. Dadurch kann das Unternehmen bei späteren Vergabeverfahren Angebote nicht nur auf Grundlage von Markteinschätzungen, sondern auch anhand seiner eigenen historischen Daten erstellen.

14. Bewertung
Die Einrichtung einer Vergabestelle oder Vergabeabteilung in Unternehmen ist ein richtiger Schritt. Eine Vergabestelle oder Vergabeabteilung ohne Schulung bleibt jedoch häufig lediglich ein Büro, das die laufenden Vorgänge verfolgt. Eine geschulte Vergabestelle oder Vergabeabteilung hingegen entwickelt sich zu einem Entscheidungsunterstützungszentrum, das das Vergabeverfahren von Anfang bis Ende nachvollziehen, Risiken frühzeitig erkennen, mit den technischen und finanziellen Abteilungen zusammenarbeiten, die Vertragsbestimmungen bereits in der Angebotsphase berücksichtigen und Streitigkeiten rechtzeitig an Fachleute weiterleiten kann.

An dieser Stelle sollte ein dreiteiliges Modell empfohlen werden. Das erste Element ist die Einrichtung einer Vergabestelle oder Vergabeabteilung mit klar definierten Aufgaben innerhalb des Unternehmens. Das zweite Element besteht darin, dass die Beschäftigten dieser Stelle oder Abteilung regelmäßig Kurse, Unterricht und praxisbezogene Schulungen von Fachleuten erhalten. Das dritte Element ist die Inanspruchnahme externer fachlicher Beratung bei konkreten Streitigkeiten. Werden diese drei Elemente gemeinsam umgesetzt, handelt das Unternehmen bei öffentlichen Vergabeverfahren bewusster, besser vorbereitet und rechtssicherer.

Die Schulung vermittelt dem Unternehmen ein Bewusstsein für die Rechtsvorschriften und praktische Verfahrenskompetenz. Die Beratung ermöglicht hingegen, im konkreten Fall den richtigen Rechtsbehelf zu bestimmen, Fristversäumnisse zu vermeiden, Beweismittel geordnet vorzulegen und den Schriftverkehr mit dem öffentlichen Auftraggeber rechtlich korrekt zu gestalten. Schulung und Beratung sind daher keine einander ersetzenden, sondern zwei sich ergänzende institutionelle Sicherheitsmechanismen.

15. Fazit
Für Unternehmen, die regelmäßig an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, ist eine Vergabestelle oder Vergabeabteilung inzwischen ein wichtiger institutioneller Bedarf. Das bloße Bestehen einer Vergabeabteilung reicht jedoch nicht aus. Die Beschäftigten dieser Stelle oder Abteilung müssen zu Themen wie den Gesetzen Nr. 4734 und 4735, den Durchführungsverordnungen für Vergabeverfahren, der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe, EKAP, elektronischen Vergabeverfahren, der Tabelle der Eignungsangaben, Referenzen, ungewöhnlich niedrigen Angeboten, nicht preisbezogenen Kriterien, der Vertragsdurchführung, der Rüge beim Auftraggeber, dem Nachprüfungsantrag bei der KİK, Gerichtsverfahren und Ausschlüssen geschult werden.

Das Personal der Vergabestelle oder Vergabeabteilung sollte Kurse und Unterricht von Fachleuten erhalten; die Schulungen sollten modular und entsprechend dem Tätigkeitsbereich des Unternehmens, der Art des Vergabeverfahrens, früheren Streitigkeiten und der Aufgabenverteilung des Personals gestaltet werden. Videos, Bücher, Artikel und Entscheidungsanalysen sind zwar nützlich, sollten jedoch durch praxisbezogene Schulungen und fachliche Anleitung ergänzt werden.

Gleichwohl macht selbst eine geschulte Vergabeabteilung externe fachliche Unterstützung bei konkreten Streitigkeiten nicht entbehrlich. Bei Streitigkeiten mit dem öffentlichen Auftraggeber über den Ausschluss von der Wertung, die Aufhebung des Vergabeverfahrens, die Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, die Vereinnahmung einer Sicherheit, die Kündigung des Vertrags, den Ausschluss, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen und Gerichtsverfahren sollten Unternehmen stets fachkundige Beratung in Anspruch nehmen.

Zusammenfassend erfordert ein ordnungsgemäßes Vergabemanagement eine dreistufige Struktur: Zunächst sollte eine Vergabestelle oder Vergabeabteilung eingerichtet, anschließend durch professionelle Schulungen gestärkt und schließlich bei konkreten Streitigkeiten durch fachkundige Beratung unterstützt werden. Unternehmen, die dieses Modell einrichten, werden bei öffentlichen Vergabeverfahren zu institutionellen Strukturen, die nicht nur Angebote abgeben, sondern auch ihre Risiken kennen, ihre Rechte wahren und die Vertragsphase steuern können.

İlyas KILIÇ

Experte für öffentliche Verwaltung

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.

Vorstandsvorsitzender

Quellenverzeichnis und interne Verweise:

• Türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Rechtsvorschriften zur öffentlichen Auftragsvergabe: Link
• Türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Mitteilung zur Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung der öffentlichen Auftragsvergabe: Link
• Türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Leitfäden zu den am 1. August 2025 in Kraft tretenden Änderungen der Rechtsvorschriften: Link
• Türkische Behörde für öffentliche Auftragsvergabe, Mitteilung über die Verwendung der in EKAP hochgeladenen Dokumente bei elektronischen Vergabeverfahren: Link
• Kılıç Hukuk, Unternehmensspezifische Vergabeschulung: Link
• Kılıç Hukuk, Glossareintrag zur Vergabeschulung: Link
• Kılıç Hukuk, Beratung bei öffentlichen Vergabeverfahren: Link
• Kılıç Hukuk, Was ist Beratung bei öffentlichen Vergabeverfahren?: Link
• ihale.tv, Wie wird die Tabelle der Eignungsangaben in EKAP erstellt?: Link
• ihale.tv, Angebotsabgabe und Angebotswertung bei elektronischen Vergabeverfahren: Link
• ihale.tv, Elektronische Rüge beim Auftraggeber und elektronischer Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe: Link
• ihale.tv, Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots über EKAP: Link
• Kılıç Akademi Publikationen, Bücher zum Vergaberecht: Link
• Kılıç Akademi Publikationen, Dokumente zum Nachweis von Referenzen bei öffentlichen Vergabeverfahren: Link
• Kılıç Akademi Publikationen, Ausschlussmaßnahmen im öffentlichen Vergabeverfahren: Link
• Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe: Link
• Gesetz Nr. 4735 über öffentliche Auftragsverträge: Link
• Durchführungsverordnung für die Vergabe von Bauleistungen: Link
• Durchführungsverordnung über die elektronische Abwicklung der öffentlichen Auftragsvergabe: Link
• Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe: Link