Wie wird der Wert der Referenzbescheinigung bei Ausschreibungen mit Losangeboten berechnet? (Untersuchung einer KİK-Entscheidung)

1. Zusammenfassung
In dieser Untersuchung wird die Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 20.11.2024 mit der Nummer 2024/UH.II-1468 geprüft.  In der untersuchten Entscheidung hatte D… Ltd. Şti. lediglich Angebote für das 1. und 2. Los der Ausschreibung abgegeben; der öffentliche Auftraggeber erachtete die Referenzbescheinigung jedoch als unzureichend und schloss das Angebot von der Wertung aus. Der Ausschuss nahm eine Bewertung im Rahmen der vergaberechtlichen Vorschriften vor. 

2. Gegenstand der Entscheidungen des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe
Gegenstand der Entscheidung des Ausschusses ist die Frage, auf Grundlage welchen Wertes die Referenzbescheinigung bei einem Dienstleistungsauftrag mit Losangeboten zu bewerten ist. Die vom öffentlichen Auftraggeber durchgeführte Ausschreibung über die Anmietung von Fahrzeugen besteht aus vier Losen. Der Antragsteller gab hingegen nur für das 1. und 2. Los ein Angebot ab. Der öffentliche Auftraggeber erachtete die Referenzbescheinigung als unzureichend und schloss den Antragsteller bei diesen Losen von der Wertung aus.

Der eigentliche Streitgegenstand der Ausschreibung betrifft die Frage, ob der Referenzwert bei einer Ausschreibung mit Losangeboten anhand der Summe der Lose, für die der Bieter ein Angebot abgegeben hat, oder für jedes Los gesondert zu berechnen ist. Im Kılıç Vergabewörterbuch werden “Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung” als Unterlagen behandelt, die die berufliche Erfahrung des Bewerbers oder Bieters bei der ausgeschriebenen oder einer vergleichbaren Leistung belegen. Daher ist die Berechnung der Bescheinigung nicht nur hinsichtlich des Wertes, sondern auch im Hinblick auf das angebotene Los und den Zusammenhang mit vergleichbaren Leistungen zu prüfen. (Siehe: İs deneyimini gosteren belgeler )

3. Entwicklung des konkreten Streitfalls
Gegenstand der Ausschreibung ist die Leistung “Anmietung von Fahrzeugen im Wege der Beschaffung von Dienstleistungen für 1080 Tage”. In den Verwaltungsbedingungen wurde die Ausschreibung in vier Lose unterteilt.  Der Antragsteller D… Ltd.Şti. gab lediglich für das 1. und 2. Los ein Angebot ab.

In den Verwaltungsbedingungen wurde die Quote für die berufliche Erfahrung auf mindestens %25 des vom Bieter angebotenen Preises festgelegt. Der Angebotspreis des Antragstellers beträgt für das 1. Los 7.680.960,00 TL und für das 2. Los 2.318.760,00 TL. Bei gesonderter Berechnung beträgt der für das 1. Los erforderliche Mindestreferenzwert daher 1.920.240,00 TL und der für das 2. Los erforderliche Mindestreferenzwert 579.690,00 TL. Da der aktualisierte Referenzwert des Antragstellers 2.110.532,74 TL beträgt, erfüllt dieser Wert somit die Anforderungen für beide Lose jeweils gesondert. Ebenso werden der aktualisierte Wert der Bescheinigung, ihre Übereinstimmung mit einer vergleichbaren Leistung, die angebotenen Lose und die in den Verwaltungsbedingungen vorgesehene Quote den Verlauf des Vergabeverfahrens beeinflussen. Im auf ihale.tv veröffentlichten Video “Grundlegende Aspekte, die bei Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung zu beachten sind” wird ebenfalls hervorgehoben, dass Referenzbescheinigungen zu den wichtigsten Unterlagen zur Feststellung der Eignung des Bieters gehören. (Siehe: ihale.tv)

4. In welche Richtung entschied der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe?
Nach Auffassung des Ausschusses ist bei Ausschreibungen, die Losangebote zulassen, die Eignung des Bewerbers oder Bieters für jedes Los, für das er sich beworben oder ein Angebot abgegeben hat, gesondert zu prüfen. Daher hätte die Referenzbescheinigung des Antragstellers im Hinblick auf das von ihm angebotene 1. und 2. Los jeweils gesondert bewertet werden müssen; die vom öffentlichen Auftraggeber nach Maßgabe des Gesamtangebotspreises vorgenommene Bewertung wurde hingegen als nicht mit den Rechtsvorschriften vereinbar angesehen.

Der Ausschuss stellte bei seiner Prüfung unter dem Gesichtspunkt der Gleichbehandlung denselben Fehler nicht nur in Bezug auf den Antragsteller, sondern auch in Bezug auf M… Ltd. Şti. fest. Der aktualisierte Wert der Bescheinigung dieses Bieters wurde mit 2.625.835,80 TL beziffert; es wurde festgestellt, dass er die für das 1. und 2. Los erforderlichen Mindestreferenzwerte erfüllt.
Im Ergebnis entschied der Ausschuss, die Angebote von D… Ltd. Şti. und M… Ltd. Şti. für das 1. und 2. Los in die Wertung einzubeziehen und die nachfolgenden Vergabeschritte im Einklang mit den Rechtsvorschriften erneut durchzuführen. Ferner wurde ausgeführt, dass die Antragsgebühr auf schriftlichen Antrag zurückzuerstatten sei, da dem Vorbringen des Antragstellers stattgegeben wurde.

5. Welche Maßnahmen sollten Unternehmen im Rahmen der Entscheidung des Ausschusses ergreifen?
Unternehmen sollten die Berechnung der Referenzbescheinigung bei Ausschreibungen mit Losangeboten nicht erst nach Abschluss der Ausschreibung, sondern bereits in der Phase der Angebotserstellung vornehmen. Die nachstehende Checkliste in Tabelle-1 sollte insbesondere bei mehrteiligen Dienstleistungsaufträgen über Fahrzeuganmietung, Beförderung, Verpflegung, Reinigung, Sicherheit, Wartung und Reparatur sowie vergleichbaren Leistungen angewandt werden.

Tabelle-1: Prüfung des Referenzwertes bei Ausschreibungen mit Losangeboten

Die Berechnung durch die Unternehmen sollte nach folgender Formel erfolgen: Geforderter Mindestreferenzwert = Angebotspreis des betreffenden Loses X in den Verwaltungsbedingungen festgelegte Quote für die berufliche Erfahrung. Hat der Bieter für mehrere Lose Angebote abgegeben, ist diese Formel für jedes Los gesondert anzuwenden. Auch in der Untersuchung von Kılıç Hukuk zu einer Entscheidung des Ausschusses über dasselbe Thema wird hervorgehoben, dass der Referenzwert bei Ausschreibungen mit Losangeboten ausreichend sein kann, wenn er für jedes angebotene Los gesondert bewertet wird. (Siehe: Kismi teklife acik ihalelerde tek sozlesmeye tek is deneyim belgesi ilkesi) 

Bei einer Referenzbescheinigung ist die Übereinstimmung mit einer vergleichbaren Leistung ebenso wichtig wie die Berechnung des Wertes. In der bei Kılıç Hukuk veröffentlichten Untersuchung einer Entscheidung des Staatsrates wird ausgeführt, dass bei dem öffentlichen Auftraggeber, der die Bescheinigung ausgestellt hat, zu ermitteln ist, welcher Teil der der Referenzbescheinigung zugrunde liegenden Leistung unter die vergleichbare Leistung fällt. Dieser Ansatz zeigt, dass Unternehmen auch den technischen und finanziellen Zusammenhang zwischen der der Bescheinigung zugrunde liegenden Leistung und der ausgeschriebenen Leistung prüfen müssen. (Siehe: Benzer ise uygunlukis deneyim belgesinin belgeyi duzenleyen idare nezdinde arastirilarak degerlendirilmesi)

Da Angaben zur beruflichen Erfahrung bei elektronischen Vergabeverfahren über die entsprechenden elektronischen Felder erklärt werden, sind die Nummer der Bescheinigung, die Registrierung bei EKAP (elektronische Vergabeplattform), die Bezeichnung der Leistung, der Wert der Bescheinigung, der aktualisierte Wert und der Zusammenhang mit einer vergleichbaren Leistung sorgfältig zu prüfen. Ebenso bieten die Videos von ihale.tv über Referenzbescheinigungen Unternehmen einen allgemeinen Schulungsrahmen zu den Arten von Bescheinigungen und alternativen Nachweismethoden bei fehlender Bescheinigung. (Siehe: ihale.tv) 

Im Rahmen der vorstehenden Ausführungen sollten Unternehmen; 

• unmittelbar nach dem Herunterladen der Vergabeunterlagen die Liste der Lose, die Lose, für die Angebote abgegeben werden sollen, und die Mindestreferenzwerte in einer Tabelle erfassen.

• wenn der öffentliche Auftraggeber einen Ausschluss auf Grundlage des Gesamtpreises vorgenommen hat, die Begründung der endgültigen Entscheidung der Vergabekommission prüfen und innerhalb der Frist einen Antrag vorbereiten.

• bei einer Bietergemeinschaft die Beteiligungsquoten des federführenden Mitglieds und der anderen Mitglieder für jedes Los gesondert prüfen.

• die Berechnung zur Aktualisierung der Bescheinigung und die Bewertung der vergleichbaren Leistung jeweils gesondert vornehmen.

6. Ergebnis und unsere Bewertung
Die Entscheidung des Ausschusses stellt einen klaren und praktisch anwendbaren Präzedenzfall für die Berechnung des Referenzwertes bei Ausschreibungen mit Losangeboten dar. Zusammengefasst zeigt diese Entscheidung, dass die Eignung im Hinblick auf die berufliche Erfahrung nicht auf Grundlage des Gesamtpreises der angebotenen Lose, sondern für jedes Los gesondert zu bewerten ist. Diese Entscheidung ist auch im Hinblick auf Anträge von Unternehmen gegen fehlerhafte Entscheidungen von Vergabekommissionen von Bedeutung. (Siehe: Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 20.11.2024 mit der Nummer 2024/UH.II-1468)

Wie in Tabelle-1 zusammengefasst, müssen Unternehmen daher vor der Abgabe eines Angebots unbedingt zwei Fragen beantworten: 

• Erstens: Wie hoch ist der erforderliche Mindestreferenzwert für jedes Los, für das ich ein Angebot abgebe?
• Zweitens: Erfüllt der aktualisierte Wert meiner Referenzbescheinigung den für jedes dieser Lose geforderten Wert? 

Werden diese beiden Fragen richtig beantwortet, vermeiden Unternehmen sowohl Fehler bei der Angebotserstellung als auch den Verlust der Grundlage für einen berechtigten Antrag gegen fehlerhafte Bewertungen des öffentlichen Auftraggebers anhand des Gesamtpreises. 

Kommt es dennoch zu einer rechtswidrigen Verwaltungshandlung, insbesondere zum Ausschluss von der Wertung, zur Einstufung der Referenzbescheinigung als unzureichend oder zum Unterbleiben einer losbezogenen Berechnung, stellt der Antrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe für Unternehmen einen wirksamen Kontrollmechanismus dar. Die Antragsschrift sollte dabei jedoch nicht nur aus einer Beanstandung bestehen; vielmehr sind die losbezogene Berechnung, der aktualisierte Wert der Bescheinigung, die Bestimmungen der Verwaltungsbedingungen und die Rechtsvorschriften gemeinsam zu bewerten. Mit anderen Worten sollte jeder die Ausschreibung betreffende Antrag nach den jeweiligen Umständen gestellt und erforderlichenfalls Unterstützung von auf diesem Gebiet spezialisierten Juristen und Vergabeberatern eingeholt werden. 

Ruhi ARSLAN                                           

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater   

Av. Işıl KILIÇ EROL                        

Experte für Verträge der öffentlichen Auftragsvergabe                                                        

Quellen

1. Entscheidung der Vergabekammer vom 20.11.2024 mit der Nr. 2024/UH.II-1468.

2. Durchführungsverordnung für Vergabeverfahren zur Beschaffung von Dienstleistungen.

3. Allgemeine Bekanntmachung zur öffentlichen Auftragsvergabe. 

4. Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe. 

5. Kılıç Hukuk, “Wird die Referenzbescheinigung bei einem Vergabeverfahren mit Zulassung von Teilangeboten anhand des Gesamtangebotswerts oder anhand jedes einzelnen Loses bewertet?” Siehe: Kismi teklife acik ihalede is deneyim belgesi toplam teklif bedeli uzerinden mi her bir kisim uzerinden mi degerlendirilir 

6. Kılıç Hukuk, “Grundsatz einer Referenzbescheinigung je Vertrag bei Vergabeverfahren mit Zulassung von Teilangeboten.” Siehe 

7. Kılıç Vergabewörterbuch, Begriffe “Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung” und “Teilangebot”. Siehe 

8. Analyse einer Gerichtsentscheidung durch Kılıç Hukuk, “Eignung als vergleichbare Leistung: Bewertung der Referenzbescheinigung durch Nachforschungen bei dem öffentlichen Auftraggeber, der die Bescheinigung ausgestellt hat.” Siehe 

9. ihale.tv, “Grundlegende Aspekte, die bei Unterlagen zum Nachweis der beruflichen Erfahrung zu beachten sind.” Siehe 

10. ihale.tv, “Wie können Lieferanten und Dienstleistungsunternehmen ohne Referenzbescheinigung an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen?” Siehe 

Bei gemeinsamer Betrachtung mit einer anderen, zuvor auf der Website von Kılıç Hukuk veröffentlichten Entscheidung der Vergabekammer ergibt sich als gemeinsames Ergebnis, dass die Eignung aufgrund beruflicher Erfahrung bei Vergabeverfahren mit Zulassung von Teilangeboten nicht anhand des Gesamtwerts der Lose, für die der Bieter ein Angebot abgegeben hat, sondern für jedes Los gesondert berechnet werden muss. (Siehe: Kismi teklife acik ihalede is deneyim belgesi toplam teklif bedeli uzerinden mi her bir kisim uzerinden mi degerlendirilir )