Vergabestelle/Vergabeabteilung (Unternehmensinterne Einheiten)

Die Vergabestelle oder Vergabeabteilung bezeichnet eine spezialisierte interne Einheit in Unternehmen, die an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen und die zur Verfolgung von Auftragsbekanntmachungen, zur Prüfung der Vergabeunterlagen, zur Kontrolle der Eignungsnachweise, zur Vorbereitung von Angeboten sowie zur Überwachung der EKAP-Vorgänge, der Sicherheitenverfahren, der Antragsfristen und der Vertragsdurchführung eingerichtet wird. Die Vergabeabteilung ist eine organisatorische Struktur innerhalb des Bieters, also des am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmens, die dem Unternehmen eine geordnetere, bewusstere und sicherere Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren ermöglicht.

Bei Unternehmen, die regelmäßig an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen, beurteilt die Vergabeabteilung Themen wie Verwaltungsbedingungen, technische Spezifikationen, Vertragsentwurf, Eignungskriterien, Referenzbescheinigungen, Bietersicherheit, elektronische Vergabevorgänge, nicht preisbezogene Kriterien, Erläuterungen zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten sowie Fristen für Rügen und Nachprüfungsanträge gemeinsam. Insbesondere bei Ausschreibungen für Bauleistungen erfordern Themen wie Mengenermittlung, Kostenschätzung, Einheitspreis, Arbeitsprogramm, Preisanpassung, Fristverlängerung, Abschlagszahlung und Vertragserfüllungssicherheit zudem eine Zusammenarbeit der Vergabeabteilung mit den technischen, kaufmännischen und rechtlichen Einheiten.

Das Hauptziel der Vergabeabteilung besteht darin, die Teilnahme mit den richtigen Unterlagen, dem richtigen Angebot, der richtigen Kostenberechnung und der richtigen Risikobewertung zu gewährleisten. Eine gut eingerichtete Vergabeabteilung nimmt daher gemeinsam die Aufgaben der Vergabebeobachtung, Vorauswahl, Dokumenten- und Eignungsverwaltung, EKAP- und elektronischen Vergabevorgänge, Angebotsplanung, Kostenanalyse, Rechts- und Vertragsverwaltung, Finanz- und Sicherheitenkontrolle sowie des institutionellen Gedächtnisses wahr. Eine solche Struktur verringert Risiken wie den Ausschluss von der Wertung, den Verlust von Sicherheiten, die Unmöglichkeit des Vertragsabschlusses, die Versäumung von Fristen und den Ausschluss von Vergabeverfahren.

Es reicht nicht aus, dass die in der Vergabeabteilung tätigen Personen ihre Kenntnisse ausschließlich durch unternehmensinterne Erfahrung erwerben. Diese Personen müssen regelmäßig Kurse und Schulungen von Fachleuten zu den Rechtsvorschriften der öffentlichen Auftragsvergabe, EKAP-Anwendungen, Nachweisen für die Teilnahme am Vergabeverfahren, Referenzen, ungewöhnlich niedrigen Angeboten, der Vertragsdurchführung und den Rechtsbehelfen erhalten. 

Das Vorhandensein einer Vergabeabteilung im Unternehmen bedeutet jedoch nicht, dass jede Streitigkeit unternehmensintern gelöst werden kann. Bei Fragen wie dem Ausschluss von der Wertung durch den öffentlichen Auftraggeber, der Aufhebung des Vergabeverfahrens, der Erläuterung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, Streitigkeiten über Referenzbescheinigungen, der Vereinnahmung der Sicherheit, der Kündigung des Vertrags, Abschlagszahlungen, Preisanpassungen, Fristverlängerungen oder dem Ausschluss von Vergabeverfahren sollte fachkundige Beratung eingeholt werden. In solchen Fällen sollte die Vergabeabteilung als zentrale Stelle arbeiten, die Streitigkeiten frühzeitig erkennt, Unterlagen ordnet, Fristen überwacht und dafür sorgt, dass fachkundige Unterstützung zum richtigen Zeitpunkt eingeholt wird. (Siehe: Kamu ihale danismanligi)

Weitere einschlägige Begriffe im Kılıç-Vergabeglossar:

Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (für Unternehmen); Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (im Rahmen der Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber); Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (für Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber über Verkauf, Vermietung und Dienstbarkeiten); Risikoanalyse für Vergabeverfahren; Vergabeberater; Vergabeunterlagen

Für ausführliche Informationen wenden Sie sich an KILIÇ HUKUK VE DANIŞMANLIK OFİSİ