Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (für Unternehmen)
Die Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren umfasst die Vorarbeiten des Unternehmens von der Kenntnisnahme der Bekanntmachung bis zur Abgabe des Angebots, gegebenenfalls zur Rüge und zur Aufforderung zum Vertragsschluss. Dabei werden Vergabeunterlagen, Verwaltungsbedingungen, technische Spezifikationen, Vertragsentwurf, Standardformulare, Eignungskriterien, Fristen, Sicherheit, Preisanpassung und Sanktionen gemeinsam geprüft. Danach sollte das Unternehmen schriftlich beantworten können: „Können wir teilnehmen, welche Unterlagen benötigen wir, wie hoch soll unser Preis sein, enthält das…
Die Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren umfasst die Vorarbeiten des Unternehmens von dem Zeitpunkt, zu dem es die Bekanntmachung sieht, bis zur Abgabe des Angebots, gegebenenfalls bis zur Einreichung einer Rüge beim Auftraggeber und bis zur Aufforderung zum Vertragsschluss. Diese Tätigkeit umfasst das Herunterladen der Vergabeunterlagen und die gemeinsame Prüfung der Verwaltungsbedingungen, der technischen Spezifikationen, des Vertragsentwurfs, der Standardformulare, der Eignungskriterien, der Fristen, der Sicherheit, der Preisanpassung und der Sanktionsbestimmungen. Am Ende dieser Tätigkeit sollte das Unternehmen die Fragen “Können wir an diesem Vergabeverfahren teilnehmen, welche Unterlagen benötigen wir, wie hoch sollte unser Preis sein, enthalten die Vergabeunterlagen rechtswidrige Bestimmungen und können wir den Vertrag erfüllen?” schriftlich beantworten können. (Siehe: Eignung (Eignungsnachweise) ; Vertragsentwurf)
Diese Vorbereitung sollte beginnen, sobald die Bekanntmachung gesehen wird. Die Vergabestelle des Unternehmens oder die für das Angebot verantwortliche Person lädt die Unterlagen herunter und trägt die EKAP-Einträge, den Status der elektronischen Signatur und der Vertretungsbefugnis, die Bietersicherheit sowie Unterlagen wie Referenzen, Bilanz/Umsatz, Qualitätsnachweise, Genehmigungen und Zulassungen in eine Kontrollliste ein. Das technische Team prüft die Spezifikationen, den Umfang der Leistung, den Liefer- oder Ausführungsort sowie die Anforderungen an Muster, Prüfungen und Standards. Die Buchhaltungs- und Finanzabteilung prüft die Sicherheit, den Cashflow, den Steuer- und SGK-Status, die Personalkosten, die Preisanpassung und die Zahlungsregelungen; die Geschäftsleitung entscheidet hingegen über die Teilnahme am Vergabeverfahren und legt die Grenzen des Angebotspreises fest. (Siehe: Zwei wichtige Faktoren für die Vergabeerfolge großer Unternehmen; Wie wird die Tabelle der Eignungsangaben in EKAP erstellt? )
Die Rechtsabteilung und der Vergabeberater prüfen, ob die Unterlagen Bestimmungen enthalten, die den Wettbewerb einschränken, unnötige Nachweise verlangen, auf eine bestimmte Marke ausgerichtet sind, unverhältnismäßige Vertragsstrafen vorsehen oder die Wahrnehmung eines Rechtsbehelfs erforderlich machen. Werden in den Unterlagen Rechtsverstöße festgestellt, ist vor Ablauf der Frist zu entscheiden, ob eine Rüge beim Auftraggeber erhoben wird. Der in dieser Phase zu erstellende kurze schriftliche Vermerk sollte darlegen, gegen welche Bestimmung Einwendungen erhoben werden, auf welche Rechtsvorschrift sie gestützt werden und welche Folgen im Angebots- und Vertragsverfahren eintreten können, wenn kein Antrag gestellt wird. (Siehe: Rüge beim Auftraggeber; Nachprüfungsantrag bei der KİK )
Das Beratungsunternehmen trifft keine geschäftlichen Entscheidungen anstelle des Unternehmens; es unterstützt das Unternehmen dabei, zwischen seinen Vergabe-, Rechts-, Technik-, Finanz- und Leitungseinheiten eine geordnete Dokumenten- und Fristenverwaltung einzurichten. Der Vergabeberater vergleicht die Unterlagen mit den Nachweisen des Unternehmens, weist auf fehlende oder nicht übereinstimmende Unterlagen hin, erläutert die bei EKAP und bei den Eintragungen in die Unterlagen zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu beachtenden Punkte und überprüft die dem Angebotspreis zugrunde liegenden Leistungspositionen sowie die Vertragspflichten. Dadurch nimmt das Unternehmen nicht in der Hektik des letzten Tages, sondern im Einklang mit den Rechtsvorschriften und mit vollständigen Unterlagen am Vergabeverfahren teil. (Siehe: Vergabeschulung (unternehmensspezifische Vergabeschulung) ; Wie wird bei elektronischen Vergabeverfahren ein Angebot abgegeben? ; Bücher zum Vergaberecht )
Weitere Begriffe im Kılıç-Vergabeglossar zu diesem Thema:
Vergabestelle/-abteilung (innerhalb von Unternehmen bestehende Einheiten); Vergabeberater; Vergaberisikoanalyse; Vergabeunterlagen; Eignung (Eignungsnachweise); Frist zur Angebotsvorbereitung
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Kılıç Hukuk ve Danışmanlık