Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (im Rahmen der Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber)

Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren (im Rahmen der Beschaffungen öffentlicher Auftraggeber) bezeichnet den Prozess, in dem der öffentliche Auftraggeber seinen Bedarf richtig bestimmt, die Haushaltsmittel prüft, das geeignete Vergabeverfahren wählt, den geschätzten Auftragswert samt Grundlagen ermittelt und die Vergabeunterlagen vor der Bekanntmachung oder Einladung in Einklang mit den Rechtsvorschriften bringt. Diese Arbeiten müssen gemäß den Grundsätzen des Gesetzes Nr. 4734 über Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung, Zuverlässigkeit, die rechtzeitige Bedarfsdeckung zu angemessenen Bedingungen und die effiziente Nutzung von Ressourcen durchgeführt werden. Bei mangelhafter Vorbereitung werden die Vergabeunterlagen fehlerhaft erstellt; dies kann zu einer Rüge, einem Nachprüfungsantrag, einer Aufhebung, einer Vertragsstreitigkeit oder einem Schaden für die öffentliche Hand führen. (Siehe: Vergabeunterlagen: İhale dokumani )

Innerhalb des öffentlichen Auftraggebers liegt die erste Aufgabe bei der bedarfsnutzenden Einheit. Diese Einheit muss die Bezeichnung, Menge und Dauer der zu beschaffenden Ware, Dienstleistung oder Bauleistung, den Liefer- oder Ausführungsort, die technischen Mindestmerkmale, den Bedarf an Personal/Fahrzeugen/Material sowie die Bedingungen für die Ausführung schriftlich festlegen. Die Finanzdienste oder die Haushaltsabteilung prüfen die verfügbaren Haushaltsmittel; die für die Umsetzung zuständigen Bediensteten sammeln für den geschätzten Auftragswert Marktdaten und Belege; die Vergabestelle leitet das Verfahren mit dem Vergabegenehmigungsdokument ein. Diese Vorgänge müssen vor der Bekanntmachung oder Einladung abgeschlossen werden; nachträgliche Ergänzungen der Unterlagen sollten nicht erforderlich sein. (Siehe: Vergabegenehmigungsdokument

In der Vorbereitungsphase müssen die Verwaltungsbedingungen, die technischen Spezifikationen, der Vertragsentwurf, die Standardformulare und die sonstigen erforderlichen Dokumente miteinander übereinstimmen. Das technische Personal beschreibt die Leistung und ihre messbaren Merkmale; die Vergabeeinheit erstellt die Verwaltungsbedingungen und den Vertragsentwurf gemäß den Rechtsvorschriften; soweit erforderlich, prüft die Rechtsabteilung die Bestimmungen über Rechtsbehelfe, Vertragsstrafen, Fristen, Preisanpassungen, Sicherheiten, Prüfung und Abnahme sowie Kündigung. Die Vergabekommission ersetzt nicht die vorbereitenden Maßnahmen; sie wird in der Phase der Entgegennahme und Bewertung der Angebote tätig. Wird diese Abgrenzung nicht beachtet, kann die nachträgliche Behebung von Mängeln der Unterlagen durch die Kommission rechtliche Probleme verursachen. (Siehe: Technische Spezifikationen )

Kann der öffentliche Auftraggeber aufgrund der Besonderheiten der Leistung die technischen Spezifikationen oder bestimmte Vorbereitungsarbeiten, die eine besondere Prüfung erfordern, nicht mit eigenem Personal durchführen, kann er innerhalb der nach den Rechtsvorschriften zulässigen Grenzen Unterstützung durch ein Beratungsunternehmen oder eine sachverständige Person in Anspruch nehmen. Das Beratungsunternehmen kann auf Verlangen des Auftraggebers über die Bedarfsanalyse, die Übereinstimmungsmatrix der Unterlagen, die Prüfung der Grundlagen des geschätzten Auftragswerts, den Zusammenhang zwischen Eignungsnachweisen und Art der Leistung, die Festlegung vergleichbarer Leistungen, die Preisanpassung und die Vertragsbestimmungen berichten. Die Befugnisse zur Entscheidungsfindung, zur Wahl des Vergabeverfahrens, zur Genehmigung, zur Einsetzung der Kommission und zum Abschluss des Vertrags verbleiben jedoch beim öffentlichen Auftraggeber; die Verantwortung für die öffentliche Aufgabe kann nicht dem Beratungsunternehmen übertragen werden. (Siehe: Beratung zur öffentlichen Auftragsvergabe)

Letztlich bedeutet die Vorbereitung/Planung vor dem Vergabeverfahren, dass der öffentliche Auftraggeber vor Einleitung des Vergabeverfahrens schriftliche und überprüfbare Antworten auf die Fragen “Was soll beschafft werden, warum soll es beschafft werden, aus welchen Haushaltsmitteln soll es beschafft werden, nach welchem Verfahren soll es beschafft werden, welche Dokumente werden verlangt, wie wird die Leistung abgenommen und welche Bestimmungen gelten im Streitfall?” gibt. (Siehe: Kılıç Akademi ; ihale.tv )

Weitere einschlägige Begriffe im Kılıç-Vergabeglossar:

Vorbereitungsmaßnahmen des Auftraggebers für das Vergabeverfahren; Vergabegenehmigungsdokument; Geschätzter Auftragswert; Vergabeunterlagen; Vergabekommission; Ausgabenbefugter

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