Come devono essere presentati nelle gare i documenti stranieri ottenuti all’estero? (Analisi della decisione KİK relativa all’acquisto di beni)

1. Introduzione
Nelle gare per l’acquisto di beni, le imprese fornitrici presentano spesso documenti redatti in Paesi esteri, quali cataloghi tecnici, dichiarazioni del produttore, rapporti di prova, certificati di qualità, certificati di autorizzazione, rapporti di controllo di volo, prove di accettazione in fabbrica, dichiarazioni di conformità, certificati o rapporti sulle prestazioni.

Anche se il contenuto tecnico di tali documenti è corretto, l’offerta può essere esclusa dalla valutazione qualora le modalità di presentazione non siano conformi alla normativa. La decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 17.12.2025, n. 2025/UM.II-2698, riportata in allegato, è rilevante al riguardo per le imprese fornitrici. Nella decisione, sebbene fosse stata presentata la traduzione certificata in turco e autenticata da notaio del Rapporto di controllo di volo CAT III redatto in un Paese estero, il fatto che il documento straniero originale non recasse la necessaria catena di legalizzazione/apostille ha costituito l’elemento principale della controversia. 

Nel Glossario degli appalti di Kılıç, il concetto di “Apostille” è definito come l’attestazione applicata affinché i documenti ufficiali redatti nei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia sull’apostille possano essere utilizzati in un altro Paese; viene inoltre sottolineato in particolare che l’apostille non certifica il contenuto del documento, bensì la firma/il sigillo e il collegamento con l’autorità competente. Pertanto, gli offerenti che intendono presentare documenti stranieri devono considerare, oltre al contenuto tecnico del documento, anche la catena di legalizzazione quale elemento essenziale della preparazione dell’offerta. (Cfr.: Apostil tasdik serhi )

Anche nel video pubblicato su ihale.tv, relativo alla possibilità di considerare come esperienza professionale i documenti concernenti il settore privato estero, si afferma che l’apostille, le procedure di legalizzazione, la traduzione e le procedure notarili sono determinanti per la validità dei documenti di gara. Tale approccio è indicativo anche per i rapporti tecnici, i certificati e i documenti del produttore presentati nelle gare per l’acquisto di beni. (Cfr.: ihale.tv )

2. Svolgimento dei fatti oggetto della controversia
La gara oggetto della controversia riguarda l’acquisto di beni per la “Fornitura e installazione di 11 unità ILS/DME e 1 unità LLZ/DME”. Nel capitolato amministrativo è stato previsto, quale criterio di idoneità, che fosse presentato, unitamente alla traduzione certificata in turco e autenticata da notaio, il Rapporto di controllo di volo CAT III attestante che un sistema ILS della stessa marca del sistema ILS offerto era stato messo in servizio nella categoria CAT III. 

L’impresa ricorrente ha presentato il rapporto di controllo di volo in lingua inglese redatto da International …  e la relativa traduzione certificata in turco, effettuata in Turchia da un traduttore giurato e autenticata da notaio. Tuttavia, la stazione appaltante ha escluso l’offerta dalla valutazione, affermando che il rapporto non recava le necessarie formalità di legalizzazione previste dalle disposizioni della normativa sugli appalti relative alle modalità di presentazione dei documenti e che, pertanto, non era possibile verificare l’autenticità della firma apposta sul documento, la qualifica del firmatario e il sigillo/timbro. (Cfr.: articolo 29 del Regolamento di attuazione sulle gare per l’acquisto di beni e Comunicato generale sugli appalti pubblici) 

L’impresa ricorrente ha invece sostenuto che il documento era stato ottenuto da una società privata estera, che non poteva essere considerato un documento ufficiale e che, inoltre, la traduzione in turco era stata autenticata da notaio. Il Consiglio non ha ritenuto sufficiente tale difesa. Infatti, nei documenti di gara, il Rapporto di controllo di volo CAT III in questione non era stato incluso tra i documenti privi di natura ufficiale esenti dalla legalizzazione. Poiché i documenti di gara erano divenuti definitivi in tale forma, il Consiglio ha concluso che il rapporto dovesse essere presentato con apostille o con una catena di legalizzazione equivalente. (Decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 17.12.2025, n. 2025/UM.II-2698) 

3. Che cos’è l’apostille?
L’apostille è un sistema internazionale di attestazione che consente di utilizzare in un altro Paese contraente un documento ufficiale redatto in un determinato Paese. Nelle note informative del Ministero degli Affari Esteri, la finalità dell’apostille è descritta come l’eliminazione dell’obbligo di legalizzazione diplomatica o consolare affinché i documenti ufficiali redatti in uno Stato contraente possano essere utilizzati in un altro Stato contraente. 

Anche nell’articolo pubblicato sul sito di Kılıç Hukuk, intitolato “È possibile partecipare alle gare con certificati di regolare esecuzione ottenuti in Paesi esteri?”, viene illustrata l’importanza, nella prassi degli appalti, di verificare mediante apostille o una catena successiva di legalizzazioni l’autenticità della firma, la qualifica del firmatario e l’autenticità del sigillo/timbro nei documenti redatti in un Paese estero. (Cfr.: Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu )

In sintesi, l’apostille attesta: 

• l’autenticità della firma apposta sul documento, 
• la qualifica della persona che ha firmato il documento, 
• l’autenticità dell’eventuale sigillo o timbro,

presenti sul documento. In altri termini, l’apostille non stabilisce che il contenuto del documento sia corretto.
Anche l’articolo 29 del Regolamento di attuazione sulle gare per l’acquisto di beni definisce in questi termini la procedura di apostille. La stessa definizione è stata adottata anche nella decisione del Consiglio. 

4. Quali documenti rientrano nell’ambito dell’apostille?
Come emerge anche dai documenti pubblicati dal Ministero degli Affari Esteri e da noi riportati in allegato, i documenti ai quali può essere applicata l’apostille sono suddivisi in quattro gruppi. 

Tabella-1: Documenti ai quali può essere applicata l’apostille e relativi gruppi

Nella nota informativa del Ministero degli Affari Esteri sono inoltre specificati i documenti ai quali non si applica l’apostille. Di conseguenza, i documenti diplomatici e consolari, nonché i documenti amministrativi direttamente connessi con operazioni commerciali o doganali, sono esclusi dall’ambito di applicazione dell’apostille. 

Tale distinzione è molto importante per le imprese fornitrici. Infatti, non ogni documento tecnico ottenuto all’estero è automaticamente un “documento ufficiale” al quale applicare l’apostille. Tuttavia, se un documento di una società privata viene autenticato, quanto alla firma, alla data o alla registrazione, da un notaio, da un’autorità ufficiale o da un’autorità competente, l’apostille viene generalmente apposta su tale autenticazione ufficiale. Valutando la questione alla luce della normativa sugli appalti pubblici, si giunge alla seguente conclusione: se nei documenti di gara i documenti ottenuti all’estero non sono stati esentati dalla legalizzazione, l’impresa è tenuta a presentarli con una catena di legalizzazione conforme alla normativa. Come si osserva nel caso concreto richiamato nella decisione del Consiglio, tali situazioni danno spesso origine a controversie. 

5. L’autenticazione della traduzione non deve essere confusa con la legalizzazione del documento
Nel caso oggetto della decisione del Consiglio sulla controversia, l’impresa ricorrente ha ritenuto sufficiente, ai fini della legalizzazione del documento straniero, che la traduzione fosse autenticata da notaio. Tuttavia, nell’articolo 29 del Regolamento di attuazione sulle gare per l’acquisto di beni, queste due situazioni sono trattate in modo distinto e sotto due diverse rubriche. Esse sono: 

• la legalizzazione del documento redatto in un Paese estero, 
• la traduzione del documento in lingua straniera e l’autenticazione della traduzione.  

Per gli offerenti nazionali, le traduzioni dei documenti redatti in lingua straniera devono essere effettuate da traduttori giurati in Turchia e autenticate da un notaio. Tali traduzioni sono esenti dalla legalizzazione del Ministero degli Affari Esteri. Tuttavia, tale esenzione non elimina la necessità dell’apostille o della legalizzazione del documento straniero originale. Anche nella decisione del Consiglio è stata ritenuta conforme alla legge l’esclusione dell’offerta dalla valutazione poiché, nonostante fosse presente una traduzione certificata in turco e autenticata da notaio del rapporto di controllo di volo, il rapporto stesso non recava le necessarie formalità di legalizzazione. 

Anche nell’analisi di Kılıç Hukuk relativa ai documenti sulla qualità e sugli standard si afferma che i documenti relativi alla qualità e agli standard redatti in un Paese estero devono essere valutati separatamente sotto il profilo dell’accreditamento, della conferma TÜRKAK e delle procedure di traduzione e autenticazione. Pertanto, il controllo dei documenti stranieri non deve essere considerato limitato alla sola apostille; devono essere esaminati congiuntamente l’accreditamento e la validità del documento, la traduzione e le disposizioni di esenzione contenute nei documenti di gara. (Cfr.: Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

Nelle spiegazioni del Ministero degli Affari Esteri relative alle procedure di legalizzazione viene inoltre indicato che i documenti muniti di apostille non devono essere ulteriormente autenticati dal Ministero, mentre per i documenti provenienti da Paesi non aderenti alla Convenzione sull’apostille è necessario applicare, in luogo dell’apostille, la catena di legalizzazione. Occorre riassumere le due importanti regole stabilite dal Ministero degli Affari Esteri in materia di procedure di legalizzazione. La prima è che, se il documento reca l’apostille, non è necessaria un’ulteriore autenticazione del Ministero degli Affari Esteri. Nelle spiegazioni del Ministero si precisa persino che i documenti muniti di apostille non ricevono un’ulteriore autenticazione ministeriale. 

La seconda regola stabilita dal Ministero degli Affari Esteri in materia di procedure di legalizzazione prevede che, nei Paesi non aderenti alla Convenzione sull’apostille o nei quali l’apostille non può essere applicata, debba essere seguita la catena tradizionale di legalizzazione. Secondo la spiegazione del Ministero degli Affari Esteri, il documento redatto in un Paese estero deve essere prima autenticato, quanto alla firma e al sigillo dell’autorità che lo ha emesso, dal Ministero degli Affari Esteri di tale Paese e successivamente dalla rappresentanza turca presente in quel Paese o accreditata presso di esso; in alternativa, dopo essere stato autenticato dall’ambasciata in Turchia del Paese nel quale è stato redatto, il documento può essere sottoposto in Turchia alla legalizzazione del Ministero degli Affari Esteri.
Per quanto riguarda le autorità competenti ad apporre l’apostille sui documenti ufficiali redatti in Turchia, le pagine delle rappresentanze estere del Ministero degli Affari Esteri indicano, per i documenti amministrativi, i governatorati provinciali, i funzionari competenti che agiscono per conto dei governatori e i governatorati distrettuali; per i documenti giudiziari, invece, le presidenze delle commissioni giudiziarie nei centri in cui è istituita una corte d’assise. 

6. Aspetti che le imprese fornitrici devono considerare nelle gare per l’acquisto di beni 
Le imprese fornitrici devono prestare attenzione ad alcuni aspetti quando presentano documenti stranieri ottenuti all’estero. Tali aspetti sono riassunti nella Tabella-2. 

Tabella-2: Presentazione dei documenti stranieri ottenuti all’estero 

Esaminando il caso concreto, nell'articolo 7.9.5.7 del capitolato amministrativo riportato nella decisione del Consiglio sono stati inoltre elencati i documenti privi di natura ufficiale esentati dalla legalizzazione. In tale ambito sono stati esentati documenti quali documentazione tecnica, cataloghi, opuscoli, risposte alle specifiche tecniche e chiarimenti. Tuttavia, il Rapporto di controllo del volo CAT III non figurava tra tali documenti esenti. Per questo motivo, il Consiglio ha ritenuto che il rapporto dovesse essere presentato munito di apostille.
In tale contesto, le imprese fornitrici devono valutare congiuntamente i concetti di “annotazione attestante che l'originale è stato visionato dalla stazione appaltante”, “attestazione di conformità all'originale” e “apostille” contenuti nel Dizionario degli appalti Kılıç. Infatti, l'originale, la copia, la traduzione e l'attestazione di legalizzazione di un documento straniero hanno funzioni giuridiche diverse; l'una non sostituisce l'altra. (Cfr.: Sozluk )

Nel caso affrontato dall'impresa e alla luce della conclusione desumibile dalla decisione del Consiglio, occorre comprendere che il fatto che un documento abbia natura tecnica non significa che sia in ogni caso esente dalla legalizzazione e che, salvo che i documenti esentati siano indicati espressamente nei documenti di gara, devono essere eseguite le procedure da noi illustrate nella Tabella-2.
Per tale motivo, le imprese fornitrici devono leggere e valutare congiuntamente le seguenti disposizioni contenute nel capitolato amministrativo: criteri di partecipazione e di qualificazione, modalità di presentazione dei documenti, legalizzazione dei documenti stranieri, traduzione dei documenti in lingua straniera e documenti privi di natura ufficiale esentati dalla legalizzazione.

7. Dubbi relativi ai documenti ottenuti da società private
Non è sempre valido che le imprese fornitrici agiscano nelle gare ritenendo che “Questo documento è stato ottenuto da una società privata, non è un documento ufficiale; pertanto, non è necessaria l'apostille…”. Infatti, anche nella decisione del Consiglio, il ricorrente ha sostenuto che il rapporto di controllo del volo fosse stato redatto da una società privata! Tuttavia, il Consiglio, rilevando che nei documenti di gara tale documento non era incluso tra quelli esenti dalla legalizzazione e che i documenti di gara erano divenuti definitivi, ha deciso che il documento dovesse essere presentato munito di apostille. Per tale motivo, le imprese fornitrici devono esaminare dettagliatamente i documenti di gara ed eseguire le procedure sopra indicate nelle Tabelle-1 e 2. 

8. Conclusioni e nostre valutazioni
Come si evince anche dal caso concreto sottoposto al Consiglio per gli appalti pubblici, la presentazione in gara della traduzione in turco autenticata da un notaio di un documento tecnico ottenuto all'estero, quale il Rapporto di controllo del volo CAT III, non è stata ritenuta di per sé sufficiente. Poiché tale documento non era esentato dalla legalizzazione nei documenti di gara, è stata richiesta l'apostille o una procedura di legalizzazione debitamente eseguita. Pertanto, prima di inserire documenti stranieri nel fascicolo dell'offerta, le imprese fornitrici devono necessariamente rispondere alle tre domande seguenti:

• Questo documento costituisce un criterio di qualificazione nei documenti di gara? 
• Questo documento è espressamente elencato tra i documenti esenti dalla legalizzazione? 
• Le necessarie procedure di apostille/legalizzazione sono state completate separatamente per il documento originale e per la traduzione? 

Qualora alle tre domande sopra elencate non sia fornita una risposta favorevole all'impresa, l'offerta presentata viene esclusa dalla valutazione a causa delle modalità di presentazione del documento.
Tuttavia, in casi quali valutazioni illegittime delle modalità di presentazione dei documenti, esclusione dell'offerta dalla valutazione per mancanza di legalizzazione o disciplina non chiara nei documenti di gara dell'esenzione dalla legalizzazione, le imprese devono valutare la possibilità di presentare, entro i termini, un reclamo alla stazione appaltante e, quando ne ricorrono le condizioni, un ricorso all'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia (KİK). 

Come si osserva anche nel caso concreto, non è sufficiente affermare nell'istanza soltanto che “il documento è tecnicamente corretto… ”. Nelle istanze da predisporre devono essere illustrati congiuntamente la natura del documento, il Paese in cui è stato redatto, la procedura di apostille/legalizzazione, l'autenticazione della traduzione, le disposizioni di esenzione contenute nei documenti di gara e la prassi analoga risultante dalla decisione della KİK. Pertanto, durante la preparazione del fascicolo di gara o dopo l'esclusione dell'offerta dalla valutazione, avvalersi, in funzione delle caratteristiche del caso concreto, dei pareri di giuristi che operano nel settore della normativa sugli appalti e di consulenti tecnici in materia di gare è importante per non lasciar decorrere il termine di ricorso e per formulare la contestazione collegando la normativa alle prove. (Cfr.: Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu), (Cfr.: ihale.tv )

Ruhi ARSLAN                                           Avv. Işıl KILIÇ EROL

Esperto di amministrazione pubblica                            Esperta di contratti di appalto pubblico

e consulente in materia di gare                                                       

Fonti

1. Decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 17.12.2025, n. 2025/UM.II-2698 

2. Legge n. 4734 sugli appalti pubblici 

3. Regolamento di attuazione sulle gare per l'acquisto di beni 

4. Comunicato generale sugli appalti pubblici 

5. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica di Turchia, Nota informativa sulla legalizzazione     (mfa.gov.tr )

6. Ministero degli Affari Esteri della Repubblica di Turchia/Servizi consolari, comunicazione sull'e-Apostille (konsolosluk.gov.tr )

7. Dizionario degli appalti Kılıç, “Apostille” (Apostil tasdik serhi )

8. Kılıç Hukuk, “È possibile partecipare alle gare con certificati di completamento dei lavori ottenuti in Paesi stranieri?” (Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu) 

9. Kılıç Hukuk, “Certificati di qualità e conformità nelle gare pubbliche per l'acquisizione di servizi”: 

( Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

10. ihale.tv, “I miei documenti relativi a lavori di fornitura di beni o servizi svolti all'estero nel settore privato sono considerati esperienza professionale?”: ( ihale.tv )