Cosa devono fare gli offerenti contro gli errori negli atti amministrativi della prima seduta di gara? (Esame di due decisioni della KİK)

1. Sintesi 
Il primo giorno e la prima seduta della gara possono essere considerati da molti offerenti una fase di scarsa importanza, durante la quale vengono soltanto aperte le offerte. Tuttavia, nelle gare elettroniche e nelle gare svolte mediante procedura negoziata, le operazioni compiute il primo giorno incidono direttamente sull’esito della gara. Infatti, l’apertura dell’offerta, la conformità della garanzia provvisoria, il primo controllo delle informazioni relative alla qualificazione, l’invito a presentare l’offerta finale, il momento della comunicazione del valore stimato dell'appalto e la notifica dei verbali sono elementi fondamentali della gara. 

Il presente studio mira a illustrare, attraverso due decisioni del Consiglio per gli appalti pubblici (KİK), quali operazioni gli offerenti debbano seguire durante il primo giorno e la prima seduta della gara, sulla base di casi concreti.
In relazione all’argomento, alla voce “apertura delle offerte elettroniche” del Dizionario degli appalti Kılıç viene inoltre spiegato che le offerte vengono aperte su EKAP alla data e all’ora della gara e che il valore stimato dell'appalto, gli offerenti e i prezzi offerti vengono resi accessibili agli offerenti; nella procedura negoziata, le offerte finali vengono comunicate insieme al valore stimato dell'appalto.
(V.:E tekliflerin acilmasi )

2. Svolgimento dei fatti esaminati nelle decisioni del Consiglio per gli appalti pubblici e decisioni adottate 
Nella prima decisione del Consiglio per gli appalti pubblici è stata esaminata la mancata comunicazione agli offerenti, nello stesso giorno, del verbale relativo al valore stimato dell'appalto e alle offerte finali dopo l’acquisizione di queste ultime nell’ambito di una procedura negoziata; nella seconda decisione è stata invece esaminata la mancata ammissione dell’offerente alla fase dell’offerta finale a causa dell’errata valutazione, durante la prima seduta, dei documenti comprovanti l’esperienza.

2.1. Comunicazione il giorno successivo del verbale delle offerte finali nella procedura negoziata
Nel primo caso concreto oggetto della decisione del Consiglio, nella gara per l’“Appalto di servizi per test con analizzatore automatizzato di sierologia-immunologia della durata di 3 mesi”, indetta dalla Direzione sanitaria dell’Ospedale cittadino mediante procedura negoziata ai sensi dell’articolo 21/b, le prime offerte sono state acquisite lo stesso giorno, il primo verbale è stato comunicato agli offerenti e le offerte finali sono state richieste entro le ore 14:30 dello stesso giorno. Nonostante ciò, il secondo verbale, che avrebbe dovuto essere redatto dopo l’acquisizione delle offerte finali, è stato comunicato agli offerenti il giorno successivo insieme al valore stimato dell'appalto e alle offerte finali. 

La stazione appaltante ha attribuito tale ritardo a un problema tecnico su EKAP; tuttavia, a seguito dell’esame della Direzione per gli appalti elettronici, è stato comunicato che alla data della gara non sussisteva alcun problema tecnico imputabile a EKAP. Il Consiglio, rilevando che nella procedura negoziata il valore stimato dell'appalto deve essere comunicato agli offerenti insieme alle offerte finali scritte, ha concluso che le operazioni relative alla seduta in cui erano state acquisite le offerte finali non erano state svolte in conformità alla normativa e ha deciso l’annullamento della gara. (V.: decisione del Consiglio per gli appalti pubblici, KİK 2026/UH.II-1245)

2.2. Errata valutazione degli attestati di esperienza durante la prima seduta
Nel secondo caso concreto oggetto della decisione del Consiglio, l’appalto di servizi relativo al trasporto degli studenti con esigenze educative speciali è stato indetto dalla Direzione distrettuale dell’istruzione nazionale mediante procedura negoziata. Il ricorrente aveva dichiarato l’esperienza relativa a lavori eseguiti per il settore privato mediante il contratto, copie delle fatture elettroniche e la ricevuta dell’imposta di bollo. La stazione appaltante, ritenendo che i documenti non recassero l’autenticazione di un notaio, di un consulente finanziario giurato (YMM), di un commercialista e consulente finanziario indipendente (SMMM) o dell’ufficio tributario, ha escluso l’offerta dell’offerente durante la prima seduta e non lo ha invitato a presentare l’offerta finale.

Il Consiglio ha ritenuto che, nella valutazione delle copie delle fatture e dei documenti verificabili elettronicamente, i requisiti relativi alle modalità di presentazione dei documenti debbano essere applicati tenendo conto del tipo concreto di documento e della possibilità di verificarlo. Considerato che le fatture di archivio elettronico del ricorrente potevano essere verificate tramite l’Amministrazione delle entrate e che la ricevuta dell’imposta di bollo era stata emessa dall’ufficio tributario, l’esclusione disposta durante la prima seduta non è stata ritenuta conforme alla legge. Tuttavia, poiché le offerte finali erano già state acquisite, al ricorrente non restava la possibilità di presentare retroattivamente un’offerta finale ed è stato deciso l’annullamento delle parti oggetto del reclamo. (V.: decisione del Consiglio per gli appalti pubblici n. 2024/UH.II-1134)

Nel Dizionario degli appalti Kılıç viene inoltre spiegato che la Tabella delle informazioni sulla qualificazione è la tabella fondamentale che consente di dichiarare, nelle gare elettroniche, le informazioni relative ai documenti di partecipazione e ai criteri di qualificazione. Per tale motivo, prima di presentare un’offerta elettronica, le imprese devono verificare che ogni riga della tabella sia associata al documento corretto, alle corrette informazioni sulla data e sul numero e alla parte corretta. 

(V.:https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu; inoltre, per il video esplicativo pratico di ihale.tv, v.: ihale.tv )

2.3. Esame della decisione del Consiglio e misure che le imprese devono adottare 
Ogni operazione compiuta durante la prima seduta può incidere successivamente sulla validità dell’offerta, sull’ammissione o meno all’invito a presentare l’offerta finale e sull’eventuale annullamento della gara. Per tale motivo, le imprese devono monitorare in tempo reale sia le notifiche di EKAP sia i verbali. Inoltre, in relazione ad argomenti analoghi, i contenuti intitolati “Errori importanti commessi durante la prima seduta delle gare elettroniche” e “Come presentare un reclamo elettronico alla stazione appaltante e un ricorso elettronico all’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia?”, disponibili nella pagina video di ihale.tv dedicata alla Legge n. 4734 e alle relative applicazioni, evidenziano ulteriormente l’importanza pratica di tale procedura. (V.: ihale.tv ) (per il video sul reclamo elettronico, v.: ihale.tv )

Nei fatti esaminati in entrambe le decisioni del Consiglio sono state rilevate operazioni manifestamente errate compiute dalle stazioni appaltanti durante la prima seduta. Tuttavia, affinché tali operazioni errate non modifichino l’esito della gara, anche le imprese partecipanti devono istituire propri sistemi di controllo. Nella seguente Tabella-1 sono indicati i controlli che gli offerenti devono effettuare durante la prima seduta e ne viene sintetizzata l’importanza giuridica.  

Tabella-1: Controlli da effettuare durante la prima seduta e loro importanza

3. Conclusioni e nostra valutazione
L’esame svolto nell’ambito delle decisioni del Consiglio in merito ai concreti atti erronei compiuti dalle stazioni appaltanti nella prima seduta è sintetizzato nella Tabella-2. In tale esame sono stati considerati anche gli atti erronei compiuti dalle stazioni appaltanti nella prima seduta e l’importanza dei controlli che le imprese devono effettuare. 

Tabella-2: Atti erronei compiuti dalle stazioni appaltanti nella prima seduta in due casi concreti 

Valutando congiuntamente le due decisioni del Consiglio per gli appalti pubblici, si osserva che il primo giorno e la prima seduta della gara non costituiscono una fase irrilevante in cui vengono soltanto aperte le offerte. Infatti, gli atti erronei compiuti nella prima seduta possono persino determinare l’esclusione degli offerenti dalla gara. Pertanto, come sintetizzato nella Tabella-1, le notifiche tramite EKAP, i verbali, i prezzi offerti, la garanzia provvisoria, le verifiche relative ai divieti di partecipazione, agli obblighi fiscali e alla SGK, gli attestati di esperienza (certificati di esecuzione) e gli inviti a presentare l’offerta economica finale devono essere controllati nello stesso giorno della gara. Qualora nella prima seduta venga rilevato un atto illegittimo, tale atto deve essere documentato sotto il profilo del termine e delle prove.
Poiché la prima seduta e gli atti della procedura negoziata includono dettagli tecnici quali i termini, i verbali, le registrazioni su EKAP, le modalità di presentazione dei documenti e la fase dell’offerta economica finale, per le imprese può essere utile acquisire, durante il procedimento di ricorso, il parere di giuristi esperti nella normativa sugli appalti pubblici e di consulenti in materia di gare. Tale assistenza contribuisce a impostare l’istanza collegando il caso concreto, la normativa e le prove, a non lasciar decorrere il termine per la presentazione del ricorso e a formulare le contestazioni in modo tecnicamente corretto.
Nel Dizionario delle gare di Kılıç, il termine “reclamo elettronico” è definito come la presentazione in formato elettronico e tramite EKAP del reclamo nell’ambito delle gare. Pertanto, qualora nella prima seduta o nella fase dell’offerta economica finale venga rilevato un atto che comporta la perdita di un diritto, non ci si deve limitare alla corrispondenza con la stazione appaltante, ma deve essere valutato anche il procedimento di ricorso da avviare entro il termine tramite EKAP. (Cfr.: E sikayet )
Nel Dizionario delle gare di Kılıç sono inoltre illustrati i casi in cui è possibile presentare un reclamo in opposizione all’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia; viene precisato che è possibile rivolgersi all’Autorità qualora il reclamo presentato alla stazione appaltante non sia accolto, la stazione appaltante non adotti una decisione entro il termine o si intenda contestare determinate decisioni di annullamento.
(Cfr.: Kamu ihale kurumuna itirazen sikayet basvurusu)

Ruhi ARSLAN                                         

Esperto di pubblica amministrazione e consulente in materia di gare  

Avv. Işıl KILIÇ EROL

Esperta in contratti di appalto pubblico                                                    

Fonti

1. Consiglio per gli appalti pubblici, decisione n. 2026/UH.II-1245.
2. Consiglio per gli appalti pubblici, decisione n. 2024/UH.II-1134. 
3. Legge n. 4734 sugli appalti pubblici. 
4. Regolamento di attuazione relativo alle gare per l’acquisizione di servizi.
5. Regolamento di attuazione relativo allo svolgimento elettronico degli appalti pubblici. 
6. Comunicazione generale sugli appalti pubblici.
7. Dizionario delle gare di Kılıç, (Apertura delle offerte elettroniche: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-tekliflerin-acilmasi)
8. Dizionario delle gare di Kılıç (Tabella delle informazioni relative ai requisiti) 
9. Dizionario delle gare di Kılıç (Reclamo elettronico) 
10. Dizionario delle gare di Kılıç (Reclamo in opposizione all’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia) 
11. Kılıç Hukuk (Che cosa deve fare il Comune la cui gara è stata annullata e le cui dichiarazioni sono state smentite a causa di un’operazione sospetta nella prima seduta?: İlk oturumundaki kuskulu islemi nedeniyle ihalesi iptal edilen ve beyanlari yalanlanan belediye ne yapmali) 
12. ihale.tv (Pagina video sulla Legge n. 4734 sugli appalti pubblici e sulle sue applicazioni) 
13. ihale.tv (Come si presentano un reclamo elettronico alla stazione appaltante e un reclamo elettronico in opposizione all’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia? : ihale.tv) 
14. ihale.tv (Come si compila su EKAP la tabella delle informazioni relative ai requisiti? Video esplicativo con dimostrazione pratica) 
15. ihale.tv (Errori rilevanti commessi nella prima seduta delle gare elettroniche!)