Cosa fare se in una gara viene richiesto un documento che non costituisce un criterio di qualificazione? (Esame di una decisione della KİK)

Cosa fare se in una gara viene richiesto un documento che non costituisce un criterio di qualificazione?

(Esame di una decisione della KİK) 

1. Oggetto della controversia sottoposta al Consiglio per gli appalti pubblici 
La controversia tra la stazione appaltante e l’impresa offerente è sorta in merito alla possibilità per la stazione appaltante di richiedere agli offerenti, dopo la data della gara, un documento non previsto come criterio di qualificazione nella versione definitiva dei documenti di gara. 

Nella fattispecie concreta, l’oggetto della controversia è il “Certificato di registrazione dell’impresa”. Al momento della prima pubblicazione della gara, tale documento figurava tra i criteri di qualificazione; tuttavia, con il successivo avviso di rettifica e l’addendum, i documenti indicati nel relativo articolo del bando di gara sono stati eliminati. Neanche nella versione definitiva del capitolato amministrativo il Certificato di registrazione dell’impresa era previsto come criterio di qualificazione. Ciononostante, dopo la data della gara, la stazione appaltante ha inviato una comunicazione agli offerenti chiedendo la trasmissione via e-mail del Certificato di registrazione dell’impresa, adducendo che “per errore non era stata inserita una colonna nella tabella dei documenti da non presentare”. 

L’impresa richiedente ha invece sostenuto che tale operazione fosse illegittima. Nella propria istanza, la richiedente ha affermato, in sintesi, che:

• se il Certificato di registrazione dell’impresa è un documento da presentare nella fase dell’offerta, non può essere integrato successivamente; 
• la successiva richiesta del documento via e-mail è contraria alla disciplina sull’integrazione di documenti/informazioni mancanti di cui all’articolo 37 della Legge n. 4734; 
• tale prassi della stazione appaltante è altresì contraria ai principi di parità di trattamento e concorrenza;

2. Qual è stato l’orientamento della decisione del Consiglio per gli appalti pubblici?
Il Consiglio per gli appalti pubblici ha innanzitutto esaminato le modifiche apportate ai documenti di gara. Ha accertato che, pur essendo incluso nel primo bando, il Certificato di registrazione dell’impresa era stato successivamente eliminato dai criteri di qualificazione mediante l’avviso di rettifica e gli addendum pubblicati. È stato inoltre accertato che nel Documento di partecipazione alla gara non vi era una riga separata per il Certificato di registrazione dell’impresa. (Cfr.: decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 22.04.2026, n. 2026/UH.I-1161)

Secondo la decisione del Consiglio, le stazioni appaltanti sono tenute a valutare le offerte sulla base dei documenti di gara divenuti definitivi. In altri termini, i documenti non elencati nell’articolo 7 del capitolato amministrativo o non previsti come criteri di qualificazione non possono essere presi in considerazione nella valutazione delle offerte. Infatti, anche l’articolo 7.5 del capitolato amministrativo relativo al caso concreto dispone espressamente che gli altri documenti elencati nei documenti di gara o gli altri criteri di qualificazione stabiliti al di fuori dell’articolo 7 del capitolato non saranno presi in considerazione nella valutazione delle offerte. 

Il Consiglio ha inoltre operato la seguente importante distinzione:

• il Certificato di registrazione dell’impresa può dover essere richiesto, ai sensi della normativa pertinente, per un appalto come quello relativo a servizi di ristorazione con fornitura di derrate alimentari; 
• tuttavia, la stazione appaltante non ha previsto tale documento come criterio di qualificazione nella versione definitiva dei documenti di gara; 
• poiché non è stato presentato entro il termine un reclamo contro tale situazione, i documenti di gara sono divenuti definitivi in questa forma; 
• un documento non incluso nei documenti definitivi non può essere richiesto successivamente sostenendo che sia stato “omesso per errore”. 

In conclusione, il Consiglio per gli appalti pubblici ha deciso di revocare l’atto amministrativo volto a far integrare successivamente il Certificato di registrazione dell’impresa e di proseguire la procedura di valutazione. 

3. Cosa devono fare, alla luce della decisione del Consiglio, le imprese che parteciperanno alla gara? 
Dalla decisione del Consiglio per gli appalti pubblici emergono importanti conclusioni che i candidati e gli offerenti partecipanti alla gara devono tenere presenti. Esse sono elencate di seguito: 

3.1. Occorre verificare, nella versione definitiva dei documenti di gara, se i documenti costituiscano criteri di qualificazione da presentare in gara.
Un documento può essere stato incluso nel primo bando; tuttavia, se è stato eliminato mediante un addendum o un avviso di rettifica, fa fede la versione definitiva dei documenti di gara. Pertanto, i candidati e gli offerenti non devono esaminare soltanto il testo del primo bando, ma devono valutare congiuntamente il bando di gara, l’avviso di rettifica, l’addendum, il capitolato amministrativo e il documento di partecipazione alla gara.

3.2. Per i documenti di qualificazione è determinante l’articolo 7 del capitolato amministrativo.
Affinché un documento sia valutato come criterio di qualificazione, di regola deve essere espressamente previsto nel bando e nel capitolato amministrativo. In particolare, nelle gare elettroniche riveste grande importanza anche stabilire quali informazioni e documenti debbano essere inseriti nel “documento di partecipazione alla gara”. (Cfr.:İhaleye katilim belgesi) Un documento non incluso nell’articolo 7 del capitolato amministrativo non può essere successivamente applicato come se fosse un criterio di qualificazione. 

3.3. La richiesta successiva di documenti nelle gare è illegittima
Dopo la data della gara, le stazioni appaltanti non possono richiedere un nuovo documento di qualificazione affermando che “nel sistema non era stata inserita una colonna per il documento”, che il documento era stato “omesso per errore” o che la sua necessità era stata “rilevata successivamente”. Una simile situazione equivarrebbe infatti a modificare di fatto la versione definitiva dei documenti di gara. Una prassi di questo tipo è contraria alle disposizioni in materia di chiarimenti e integrazione di informazioni/documenti mancanti previste dall’articolo 37 della Legge n. 4734. 

Nel caso concreto, il documento è stato richiesto via e-mail. Nel sistema elettronico degli appalti pubblici, le operazioni che devono essere effettuate dai candidati e dagli offerenti, nonché le comunicazioni delle stazioni appaltanti, si svolgono di regola tramite EKAP. Nella comunicazione del 2025 dell’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia (KİK) è stato inoltre precisato che, per le gare il cui bando o avviso sia pubblicato dopo il 1 Ağustos 2025, numerose operazioni, tra cui la commissione di gara, il fascicolo della procedura di gara, il capitolato amministrativo, i moduli elettronici, la decisione della commissione di gara e il contratto, saranno gestite tramite EKAP. (Cfr.: Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir  ) 

3.4. Se i documenti di gara non vengono contestati entro il termine, diventano definitivi.
Uno degli elementi più importanti della decisione del Consiglio è che i documenti non contestati entro il termine diventano definitivi. Se nei documenti di gara non è incluso un documento che normalmente dovrebbe essere richiesto, i candidati o gli offerenti devono presentare entro il termine un reclamo in merito a tale omissione. Se l’istanza non viene presentata entro il termine, i documenti diventano definitivi e la stazione appaltante non può successivamente tentare di rimediare a tale omissione nella fase di valutazione delle offerte.

3.5 La lettura e la comprensione dei documenti di gara sono importanti quanto la presentazione dei documenti di qualificazione.

Per le imprese che parteciperanno alla gara è importante non soltanto procurarsi i documenti, ma anche comprendere quali documenti debbano essere presentati e in quale momento. Le imprese che parteciperanno alla gara devono inoltre rispondere alle seguenti domande:

• I documenti richiesti dalle stazioni appaltanti costituiscono criteri di qualificazione? Il documento deve essere presentato nell’ambito dell’offerta oppure sarà richiesto nella fase contrattuale? 
• In quale articolo del capitolato amministrativo sono richiesti i documenti? 
• È stata apportata, mediante un avviso di rettifica o un addendum, una modifica relativa alla presentazione dei documenti? 
• Nel Documento di partecipazione alla gara è stata inserita una riga relativa a tale documento? 
• Se la stazione appaltante richiede il documento successivamente, entro quale termine e con quale modalità deve essere presentata un’istanza contro tale richiesta? 

4. Conclusioni e valutazione
In conclusione, la decisione del Consiglio mostra agli offerenti che, oltre alla domanda “quale documento possiedo?”, è importante anche chiedersi “questo documento costituisce effettivamente un criterio di qualificazione nella versione definitiva dei documenti di gara?”. 

Per tale ragione, prima di presentare un’offerta, le imprese devono verificare la versione definitiva dei documenti di gara e valutare congiuntamente gli addendum, gli avvisi di rettifica e l’articolo 7 del capitolato amministrativo. Per le imprese strutturate è inoltre importante che tali attività siano svolte da giuristi o consulenti specializzati nella materia.

Ruhi ARSLAN                                           Avv. Işıl KILIÇ EROL

Esperto di amministrazione pubblica                            Esperta di contratti pubblici

e consulente in materia di gare

Fonti:

1-Comunicato generale sugli appalti pubblici.

2-Decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 22.04.2026, n. 2026/UH.I-1161

3-  Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir 

4- İletisim