È possibile richiedere in gara la presentazione di documenti non indicati nell'articolo 7 del capitolato amministrativo?

 I-Introduzione
Nelle gare indette ai sensi della Legge n. 4734 sugli appalti pubblici e della normativa secondaria, tutti i documenti di qualificazione che gli offerenti devono presentare devono essere indicati nel bando e nel capitolato amministrativo. È stato inoltre stabilito che le stazioni appaltanti devono richiedere tali documenti nell'articolo 7 del capitolato amministrativo e che non è appropriato richiederli in altri articoli dello stesso capitolato o in altri documenti di gara.
Nel presente articolo illustrerò l'ambito dell'articolo 7, che può causare ritardi e persino l'annullamento della gara a seguito di reclami e ricorsi alla KİK. Cercherò inoltre di esporre concretamente la questione attraverso un caso realmente verificatosi.   

II- Il problema della determinazione dei criteri di qualificazione nelle gare da parte delle stazioni appaltanti e della formulazione dell'articolo 7  
Le stazioni appaltanti sono tenute a predisporre tutti i documenti di gara in conformità alle disposizioni della Legge n. 4734 sugli appalti pubblici e della normativa secondaria. Inoltre, nelle gare da indire ai sensi della Legge, le stazioni appaltanti sono responsabili di garantire la trasparenza, la concorrenza, la parità di trattamento, l'affidabilità, la riservatezza, il controllo pubblico, il soddisfacimento delle esigenze a condizioni adeguate e nei tempi previsti, nonché l'uso efficiente delle risorse. (Cfr. articolo 5 della Legge n. 4734, intitolato “Principi fondamentali”)
La normativa secondaria sugli appalti pubblici contiene la seguente disposizione:  “I documenti da richiedere per la valutazione della qualificazione e i criteri da applicare in tale valutazione devono essere obbligatoriamente indicati nel bando di gara o di prequalificazione e nel capitolato amministrativo o nel capitolato di prequalificazione, oppure nella lettera d'invito. …”  (Cfr. gli articoli dei Regolamenti di attuazione in materia di appalti intitolati “Principi da osservare nella determinazione della qualificazione”) 
Per quanto riguarda la presentazione dei documenti di qualificazione, i capitolati amministrativi tipo contengono invece la seguente disposizione: “7.1. Affinché possano partecipare alla gara, gli offerenti devono dichiarare, nell'ambito delle proprie offerte elettroniche, i documenti e i criteri di qualificazione elencati di seguito, nonché le informazioni relative agli elementi diversi dal prezzo.
…7.5.4. I seguenti documenti e/o criteri di qualificazione, indicati negli articoli del presente capitolato diversi dall'articolo 7 e nelle specifiche tecniche, che l'offerente deve presentare e/o soddisfare nell'ambito della propria offerta:
{Non specificato}
7.5.5. Gli altri documenti elencati e/o gli altri criteri di qualificazione stabiliti nei documenti di gara al di fuori dell'articolo 7 del presente capitolato non sono presi in considerazione nella valutazione delle offerte.” (Cfr. l'articolo 7 dei capitolati amministrativi, intitolato “Documenti e criteri di qualificazione necessari per partecipare alla gara”) 
Di conseguenza, i documenti di qualificazione che le stazioni appaltanti prenderanno in considerazione per valutare le offerte devono essere obbligatoriamente richiesti nel capitolato amministrativo e nell'articolo 7 dello stesso. In altri termini, i documenti di qualificazione indicati al di fuori dell'articolo 7 del capitolato amministrativo o in altri documenti di gara, ad esempio nelle specifiche tecniche, non sono presi in considerazione come criteri di qualificazione nella valutazione delle offerte.  

III- Un caso realmente verificatosi e la valutazione del Consiglio per gli appalti pubblici 

Il caso si è verificato nella gara indetta dalla stazione appaltante per i “Lavori di costruzione dell'edificio e sistemazione dell'area circostante”. Nel ricorso presentato avverso la decisione di aggiudicazione sono state formulate, in sintesi, le seguenti contestazioni: “non era corretto escludere la loro offerta dalla valutazione con la decisione della commissione di gara; infatti, in tale decisione era stato affermato che la loro offerta era stata esclusa dalla valutazione per la mancata presentazione, nell'ambito della stessa, del certificato di sopralluogo ai sensi dell'articolo 12.4 del capitolato amministrativo, sebbene tale documento non fosse stato stabilito, nell'articolo 7 del capitolato amministrativo, come criterio di qualificazione per la partecipazione alla gara…”.
Dall'esame svolto dal Consiglio per gli appalti pubblici è emerso, in sintesi, che nelle tabelle delle informazioni sulla qualificazione presentate dall'offerente ricorrente non figurava alcuna dichiarazione relativa al “certificato di sopralluogo” e che, inoltre, neppure il modulo standard della tabella delle informazioni sulla qualificazione incluso nei documenti di gara conteneva righe intitolate “certificato di sopralluogo” o “altri documenti”.  
In tale contesto, la decisione adottata dal Consiglio per gli appalti pubblici è stata la seguente: “È evidente che i documenti diversi da quelli elencati nell'articolo 7 del capitolato amministrativo non saranno presi in considerazione dalla stazione appaltante come criteri di qualificazione nella valutazione delle offerte; qualora negli altri articoli del suddetto capitolato, diversi dall'articolo 7, o nelle specifiche tecniche siano previsti documenti che gli offerenti devono presentare nell'ambito delle proprie offerte, questi devono essere chiaramente indicati nell'articolo 7.5.4 del capitolato amministrativo; nell'articolo 7 del capitolato amministrativo relativo alla gara oggetto del ricorso, la presentazione del certificato di sopralluogo da parte degli offerenti nell'ambito delle proprie offerte non è stata stabilita come criterio di qualificazione per la partecipazione alla gara e nella tabella delle informazioni sulla qualificazione non è stata predisposta una riga separata per tale documento; in tale quadro, è stato accertato che la decisione della commissione di gara di escludere dalla valutazione l'offerta del suddetto offerente per la mancata presentazione del certificato di sopralluogo non è conforme alle disposizioni e ai chiarimenti della normativa, e si è pertanto concluso che la contestazione del ricorrente è fondata.” (Cfr. la decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 19.03.2025 n. 2025/UY.II-776)

IV- Conclusioni e valutazione personale 
Come si può constatare anche nel caso concreto, le amministrazioni pubbliche predispongono i documenti di gara senza osservare la normativa in materia di appalti e adottano le decisioni di aggiudicazione sulla base di tali documenti. Tuttavia, questa situazione ritarda la conclusione della gara e incide negativamente anche sull'affidabilità della stazione appaltante. Inoltre, poiché diminuisce la partecipazione alle gare indette dalle stazioni appaltanti i cui documenti di gara o la cui decisione definitiva di aggiudicazione non siano ritenuti conformi dall'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia (KİK), non si crea un livello di concorrenza sufficiente e si determina un danno erariale.
In conclusione, risulta che alcune stazioni appaltanti abbiano difficoltà nella predisposizione del capitolato amministrativo e dell'articolo 7 dello stesso! A mio avviso, se le amministrazioni pubbliche formassero il proprio personale sulla predisposizione dei documenti di gara prima ancora di indire la gara, ciò contribuirebbe anche a prevenire il danno erariale. 17.07.2025 

İlyas KILIÇ

Esperto di amministrazione pubblica e consulente in materia di appalti

Presidente del Consiglio di amministrazione di Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.