Errori nel libro soci nei registri EKAP: aspetti a cui devono prestare attenzione le società per azioni

I-Introduzione
Constatiamo che le società per azioni partecipanti agli appalti pubblici vengono escluse dalla valutazione delle offerte e subiscono perdite di diritti a causa degli errori commessi nel registrare su EKAP la propria compagine sociale e i soggetti autorizzati a rappresentarle. Pertanto, le società per azioni partecipanti agli appalti pubblici devono innanzitutto conoscere ed eseguire tempestivamente le procedure di registrazione su EKAP, definite dalla normativa sugli appalti e piuttosto semplici da applicare.
Nel presente articolo saranno fornite informazioni sugli errori commessi dalle società per azioni nella comunicazione della compagine sociale e dei soggetti autorizzati a rappresentarle nelle gare, nonché sulle modalità per porvi rimedio. Cercherò inoltre di illustrare concretamente l’argomento attraverso un caso realmente verificatosi. Il caso oggetto dell’articolo e altri casi analoghi sono stati infatti esaminati dettagliatamente dai nostri avvocati specializzati in appalti e da Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.  

II- Importanza del “libro soci” delle società per azioni e del relativo “libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione” nel procedimento di gara   
Nelle società per azioni, la compagine sociale è determinata mediante il “libro soci”. La tenuta del libro soci è obbligatoria ai sensi delle disposizioni del Codice commerciale turco. Anche nelle società per azioni, infatti, le partecipazioni e le relative quote dei soci sono determinate in tale libro. Il libro soci costituisce pertanto un documento ufficiale. Il libro soci (ossia, in altri termini, il libro delle azioni) deve essere aggiornato. (Cfr. articoli 64, 425, 499, 594 del Codice commerciale turco)
Il fondamento dei libri soci è costituito dal “libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione”. Tale libro, la cui tenuta è obbligatoria in particolare nelle società per azioni, è composto dai testi scritti contenenti tutte le deliberazioni adottate dal consiglio di amministrazione della società. Le deliberazioni riportate in tale libro assumono rilievo nella risoluzione delle eventuali controversie future riguardanti la società. (Cfr. articoli 64. 65. 390. del Codice commerciale turco)
Anche la normativa sugli appalti contiene disposizioni specifiche per le società per azioni riguardo ai “libri soci”, che si fondano sul libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione. Ai sensi della normativa sugli appalti, “… I soggetti registrati su EKAP sono tenuti a registrare su EKAP le informazioni di seguito indicate relative: per le persone fisiche, a se stesse e ai propri procuratori o rappresentanti; per le persone giuridiche, a se stesse e, a seconda dei casi, ai propri soci e alle relative quote di partecipazione (escluse le azioni offerte al pubblico)/membri/fondatori, ai componenti degli organi amministrativi autorizzati a sottoscrivere la lettera di offerta o di domanda oppure il contratto e a rappresentare la persona giuridica nell’esecuzione del contratto, nonché ai propri procuratori o rappresentanti; tali informazioni devono inoltre essere aggiornate prima del termine ultimo per la presentazione delle domande o della data della gara e prima della sottoscrizione del contratto. Se tali soggetti sono persone giuridiche: denominazione sociale, codice fiscale ed eventuale nome dell’impresa.
Per le persone giuridiche, nell’ambito della registrazione dei componenti degli organi amministrativi e, a seconda dei casi, dei soci e delle relative quote di partecipazione (escluse le azioni offerte al pubblico)/membri/fondatori, fanno fede i dati del registro delle imprese. Inoltre, nelle società per azioni (escluse le società con un unico socio), nell’ambito della registrazione dei soci e delle relative quote di partecipazione, devono essere scansionate e caricate su EKAP anche le parti pertinenti del libro soci relative ai soggetti dichiarati e del libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione sul quale esso si fonda; per le persone giuridiche che non hanno natura societaria, devono invece essere scansionate e caricate su EKAP anche le parti pertinenti dei documenti contenenti informazioni sui membri o sui fondatori non riportate nelle Gazzette del registro delle imprese della Turchia…. (Cfr. articolo 7 del Regolamento di attuazione delle gare elettroniche, rubricato “Registrazione delle persone fisiche e giuridiche su EKAP”) 

Inoltre, la normativa secondaria sugli appalti contiene la seguente precisazione: “… 31.3 Le informazioni richieste dall’articolo 7 del Regolamento di attuazione delle gare elettroniche devono essere mantenute complete, corrette e aggiornate su EKAP. Qualora le persone fisiche o giuridiche registrate su EKAP debbano modificare le informazioni indicate nel quinto comma del suddetto articolo, tali modifiche devono obbligatoriamente essere aggiornate e registrate su EKAP entro e non oltre 7 (sette) giorni dalla data della modifica e, in ogni caso, prima del termine ultimo per la presentazione delle domande o della data della gara; le modifiche intervenute successivamente al termine ultimo per la presentazione delle domande o alla data della gara devono essere aggiornate e registrate su EKAP prima della sottoscrizione del contratto. Nei casi in cui le informazioni siano acquisite direttamente dai registri di EKAP, qualora risulti che esse non sono aggiornate, le offerte sono escluse dalla valutazione. Nelle società per azioni, a condizione che i soci e le relative quote di partecipazione restino invariati a seguito delle operazioni effettuate conformemente alla normativa applicabile, le offerte non sono escluse dalla valutazione qualora i documenti relativi a tali operazioni non siano caricati su EKAP. In caso di difformità tra le informazioni registrate nel registro delle imprese e quelle presenti su EKAP, fanno fede le informazioni del registro delle imprese.” (Cfr. articolo 31 del Comunicato generale sugli appalti pubblici, rubricato “Procedure di registrazione su EKAP”)
Come si evince anche dalla normativa sugli appalti, i soggetti che presenteranno un’offerta nelle gare sono tenuti a registrare su EKAP le informazioni relative ai propri soci, alle rispettive quote di partecipazione, escluse le azioni offerte al pubblico, e ai propri membri/fondatori. Nell’inserimento di tali informazioni su EKAP da parte di coloro che presenteranno un’offerta nella gara, fanno fede le informazioni del registro delle imprese. Inoltre, nelle società per azioni, escluse le società con un unico socio, nell’ambito della registrazione dei soci e delle relative quote di partecipazione, devono essere scansionate e caricate su EKAP anche le parti pertinenti del “libro soci” riguardanti i soggetti dichiarati e del “libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione” sul quale esso si fonda.
Per tale motivo, le informazioni registrate su EKAP devono obbligatoriamente essere aggiornate prima della data della gara e della sottoscrizione del contratto.  Qualora risulti che le informazioni registrate su EKAP non sono aggiornate, le offerte sono escluse dalla valutazione. 

III- Un caso realmente verificatosi e la valutazione del Consiglio per gli appalti pubblici 
Il caso si è verificato il 28.11.2024 nella gara relativa ai “Lavori di manutenzione e riparazione dell’infrastruttura di misurazione e controllo - controllo della Regione asiatica”. Nell’istanza presentata sono state formulate, in sintesi, le seguenti contestazioni: “la denominazione di A… A.Ş. è stata modificata in A…B… A.Ş. nella Gazzetta del registro delle imprese del 19.11.2024 ed è stato modificato anche l’indirizzo; tali modifiche sono sostanziali e devono obbligatoriamente essere registrate su EKAP; inoltre, in forza della deliberazione del consiglio di amministrazione del 15.11.2024, è cambiata anche la compagine sociale della società dell’offerente; B… Limited Şirketi ha trasferito a terzi tutte le proprie azioni in A…A.Ş. e tale circostanza è stata pubblicata un giorno dopo la gara; i soggetti che alla data della gara risultavano autorizzati a rappresentare la società non risultavano nei registri MERSİS e del registro delle imprese e le relative informazioni registrate su EKAP non erano aggiornate; le informazioni riguardanti i soggetti autorizzati a rappresentare A… A.Ş., i suoi soci e le relative quote di partecipazione non erano state dichiarate nella tabella delle informazioni sui requisiti secondo la situazione più aggiornata; la lettera di offerta non era stata sottoscritta con firma elettronica dal soggetto autorizzato alla rappresentanza e alla firma; alla data della gara, il soggetto che aveva sottoscritto la lettera di offerta con firma elettronica non era autorizzato a rappresentare la società, ...”
Nell’esame svolto dal Consiglio per gli appalti pubblici è stato invece deciso, in sintesi, che: “la compagine sociale di A… A.Ş. è cambiata in una data (15.11.2024) anteriore alla data della gara (28.11.2024); l’offerente non ha caricato su EKAP il relativo libro soci e la deliberazione del consiglio di amministrazione sulla quale esso si fonda; pertanto, il libro soci e il libro delle deliberazioni del consiglio di amministrazione sul quale esso si fonda presenti su EKAP non riflettevano la situazione aggiornata della compagine sociale della società alla data della gara; di conseguenza, l’offerta del raggruppamento temporaneo di imprese di cui faceva parte A… A.Ş., le cui informazioni sulla compagine sociale presenti su EKAP risultavano non aggiornate, doveva essere esclusa dalla valutazione ai sensi dell’articolo 31 del Comunicato generale sugli appalti pubblici…”  (Cfr. decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 05.03.2025 n. 2025/UY.II-660)

IV- Conclusioni e nostra valutazione
Il caso concreto è stato valutato dai nostri consulenti e avvocati specializzati in appalti appartenenti all’organico di Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. Si è quindi concluso che le società per azioni partecipanti alla gara devono verificare su EKAP, prima della gara, le informazioni più aggiornate relative alla propria compagine sociale e ai soggetti autorizzati a rappresentarle.
Come si può osservare anche nel caso concreto, l’offerente partecipante alla gara ha presentato un’offerta senza conoscere pienamente la normativa sugli appalti ed è stato escluso dalla valutazione. Tale situazione ha determinato una perdita di diritti per l’impresa che aveva presentato l’offerta. Pertanto, affinché possano prevenire perdite di diritti, le imprese strutturate che intendono presentare offerte nelle gare devono assicurare la formazione delle proprie unità interne addette alle gare/agli acquisti e avvalersi dell’assistenza di società specializzate nella consulenza in materia di appalti o di avvocati specializzati in appalti. 24.07.2025 

İlyas KILIÇ

Esperto di amministrazione pubblica e consulente in materia di appalti

Presidente del consiglio di amministrazione di Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.