Insidie nelle gare per la fornitura temporanea di apparecchiature in cambio dell’acquisto di kit

1-SINTESI: 
“Fornitura temporanea di apparecchiature in cambio dell’acquisto di kit” sono gare generalmente indette dalle direzioni provinciali della sanità e dalle università. Tali gare possono essere definite come “la consegna dei kit alla stazione appaltante nell’ambito del programma di lavoro e il mantenimento in funzione, presso le strutture della stazione appaltante per la durata del contratto, delle apparecchiature che utilizzano i kit consegnati”. In questi acquisti osserviamo che alcune stazioni appaltanti introducono disposizioni unilaterali e contrarie alla normativa sugli appalti. Le più importanti sono:

• la mancata determinazione del momento in cui dovrà essere consegnata la quantità di kit richiesta e la possibilità per la stazione appaltante di richiedere all’appaltatore, in qualsiasi momento, la quantità di kit desiderata,
• la mancata indicazione, nei documenti di gara, del periodo durante il quale le apparecchiature che utilizzeranno i kit saranno impiegate presso la stazione appaltante,
• l’inserimento nei documenti di gara di disposizioni quali “le apparecchiature resteranno presso la stazione appaltante fino al completo esaurimento di tutti i kit”.

Tuttavia, tali disposizioni unilaterali delle stazioni appaltanti e l’incertezza relativa al periodo durante il quale le apparecchiature saranno utilizzate presso la stazione appaltante si riflettono sui prezzi dei kit da parte degli offerenti e comportano uno spreco di risorse pubbliche. 

2- SVOLGIMENTO DEL CASO CONCRETO
Il caso contrario alla normativa si è verificato nell’ambito dei documenti di gara relativi alla “Fornitura di kit da laboratorio con utilizzo di apparecchiature in cambio di kit o materiali di consumo”. Nei documenti di gara predisposti dalla stazione appaltante è stato stabilito che, dopo la sottoscrizione del contratto e a seguito della comunicazione scritta degli ordini di kit e materiali di consumo all’impresa appaltatrice, questi sarebbero stati consegnati ai laboratori entro e non oltre 15 (quindici) giorni; che le schede avrebbero avuto una validità residua di almeno 6 (sei) mesi dalla data di consegna; e che, durante la durata del contratto, le schede acquistate sarebbero state sostituite dall’impresa con altre aventi una scadenza più lunga, indipendentemente dalla quantità, a condizione che l’impresa ne fosse informata per iscritto 3 (tre) mesi prima della data di scadenza.
Tuttavia, è stato previsto che la quantità di schede da consegnare sarebbe stata determinata dalla stazione appaltante, che quest’ultima avrebbe potuto richiedere all’appaltatore, in qualsiasi momento, la quantità desiderata di kit e che tale richiesta della stazione appaltante sarebbe stata soddisfatta dall’appaltatore entro 15 giorni; in questo caso, è stato inoltre previsto che la stazione appaltante potesse chiedere all’appaltatore, con un preavviso di 3 (tre) mesi, la sostituzione con nuove schede di quelle non consumate tempestivamente in base alla velocità di utilizzo.
Inoltre, nelle specifiche tecniche è stata inserita la seguente disposizione: “L’apparecchiatura da installare resterà presso la Stazione appaltante per la durata del contratto e/o fino al completo consumo di tutti i reagenti acquistati. Durante tale periodo, l’impresa fornirà tutti i materiali e i servizi previsti dal contratto e necessari al funzionamento dell’apparecchiatura.” In altri termini, mediante l’espressione “e/o” utilizzata nelle specifiche, è stato indicato che l’apparecchiatura avrebbe potuto rimanere presso l’ospedale fino al completo consumo di tutti i reagenti acquistati. 

Dall’esame delle disposizioni sopra riportate risulta che i documenti di gara sono pieni di insidie per l’appaltatore. In particolare:

• A causa di un’errata gestione delle scorte imputabile alla stazione appaltante, l’appaltatore potrebbe essere gravato da costi e responsabilità aggiuntivi nell’esecuzione del contratto. In altri termini, l’offerente potrebbe dover consegnare alla stazione appaltante una quantità di materiali superiore a quella indicata nella propria offerta. 
• La stazione appaltante non ha previsto alcuna disposizione relativa, ad esempio, al numero medio mensile di test; questa situazione presenta un’incertezza che potrebbe essere interpretata a sfavore dell’appaltatore.
• Nei documenti di gara non è stata inserita una disposizione chiara sulla durata di utilizzo dell’apparecchiatura, che è stata invece collegata al periodo di utilizzo dei reagenti. 

Le disposizioni incomplete e viziate contenute nei documenti di gara potrebbero inoltre causare un danno pubblico. Infatti, nelle gare svolte sulla base di documenti di questo tipo, gli offerenti presentano offerte aumentando in misura eccessiva i prezzi dei kit. 

 3-CONCLUSIONE: 
L’articolo 5 della Legge sugli appalti pubblici, intitolato Principi fondamentali, attribuisce alle stazioni appaltanti il compito di garantire, nelle gare da esse indette, la trasparenza e l’uso efficiente delle risorse pubbliche. Tuttavia, nel caso sopra descritto, la Stazione appaltante non ha inserito nei documenti di gara predisposti disposizioni prevedibili che consentissero agli offerenti di formulare correttamente le proprie offerte.
Ai fini dell’uso efficiente delle risorse pubbliche e della prevenzione di problemi giuridici, nei documenti delle gare per la “fornitura temporanea di apparecchiature in cambio dell’acquisto di kit” devono essere previste disposizioni chiare riguardanti: 

• le caratteristiche tecniche dei kit e dell’apparecchiatura sulla quale saranno utilizzati, 
• i termini di consegna alla stazione appaltante,
• l’installazione delle apparecchiature e il periodo durante il quale saranno utilizzate dalla stazione appaltante, nonché 
• gli altri obblighi dell’appaltatore.

In conclusione, è frequente che vengano indette gare con documenti simili a quelli del caso sopra descritto. Per evitare la perdita di diritti, le imprese che intendono presentare un’offerta in tali gare devono adottare le misure necessarie, senza lasciar decorrere i termini, a partire dalla pubblicazione del bando di gara. 

Riteniamo che le imprese che consultano i consulenti e gli avvocati specializzati in gare d’appalto prima della scadenza dei termini possano evitare le insidie contenute nei documenti di gara.     

İlyas KILIÇ

Esperto di amministrazione pubblica e

Consulente in gare d’appalto