Operazioni che le imprese devono effettuare per registrare la compagine societaria su EKAP (Esame di una decisione della KİK)

Operazioni che le imprese devono effettuare per registrare la compagine societaria su EKAP

(Esame di una decisione della KİK)  

1. La controversia oggetto della decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia 
La controversia oggetto della decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia riguarda gli effetti sulla valutazione delle offerte dell'obbligo, gravante sui candidati e sugli offerenti nelle gare elettroniche, di mantenere su EKAP informazioni corrette, complete e aggiornate riguardo ai soci, alle quote societarie e ai poteri di rappresentanza/autorizzazione. (Cfr.: decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia del 22.04.2026, n. 2026/UH.II-1214)
Le contestazioni del ricorrente in merito alla questione riguardano il fatto che, nell'ambito dell'offerta elettronica, non sarebbero state dichiarate in modo da riflettere la situazione più recente le informazioni relative alle persone autorizzate a rappresentare alcune imprese partecipanti alla gara, nonché ai soci e alle rispettive quote societarie.
L'elemento essenziale della controversia consiste nello stabilire se l'offerta di un offerente persona giuridica debba essere esclusa dalla valutazione qualora, nel documento di partecipazione alla gara o nelle registrazioni EKAP, la sua compagine societaria sia indicata in modo difforme dalla situazione più recente della società. 

2. Svolgimento dei fatti 
La gara è una gara per l'acquisizione di servizi svoltasi il 12.01.2026. Secondo la decisione della commissione di gara approvata il 10.03.2026, la gara è stata aggiudicata a N… Ltd. Şti.; E… A.Ş. è stata individuata come titolare della seconda offerta economicamente più vantaggiosa. Il ricorrente A… A.Ş. ha sostenuto che numerosi offerenti, compresi l'aggiudicatario e il titolare della seconda offerta economicamente più vantaggiosa, avrebbero dovuto essere esclusi dalla valutazione. Il ricorso conteneva numerose contestazioni riguardanti, tra l'altro, le informazioni sulla compagine societaria e la situazione dei poteri di rappresentanza e autorizzazione. 

Dall'esame svolto nell'ambito del ricorso è emerso che, sebbene nel documento di partecipazione alla gara di E… A.Ş., titolare della seconda offerta economicamente più vantaggiosa, fosse stato dichiarato che la società aveva tre soci e che M… deteneva una quota del %50, C… del %25 e O… del %25, la più recente delibera del consiglio di amministrazione caricata su EKAP era datata 01.09.2025 e da tale delibera risultava che la società era stata trasformata in una società per azioni con azionista unico e che l'unico socio era M…. Dall'esame della Gazzetta del Registro delle imprese è stato inoltre accertato che, con la gazzetta del 15.09.2025, era stata iscritta la natura di società per azioni con azionista unico.  (Cfr.: Ticaret sicil gazetesi ) È stato quindi constatato che la compagine societaria dichiarata da E… A.Ş. nel documento di partecipazione alla gara non rifletteva la compagine societaria effettiva e iscritta alla data della gara.

3. Qual è stato l'orientamento della decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia?
L'Autorità ha accertato che, nel documento di partecipazione alla gara, E… A.Ş. risultava avere tre soci, ma che, secondo le registrazioni di EKAP e della Gazzetta del Registro delle imprese, alla data della gara la società aveva lo status di società per azioni con un unico socio. (Cfr.: Anonim sirket ) Ha pertanto concluso che le informazioni sulla compagine societaria dichiarate dall'offerente nel documento di partecipazione alla gara non riflettevano la situazione più recente della società. La motivazione fondamentale dell'Autorità su questo punto è la seguente: i candidati e gli offerenti sono tenuti a garantire che le informazioni e i documenti utilizzati nel documento di partecipazione alla gara siano completi, corretti e aggiornati.

Secondo la normativa sugli appalti, le società per azioni, ad eccezione di quelle con un unico socio, devono registrare su EKAP le informazioni relative ai soci e alle rispettive quote societarie. Nell'ambito di tale registrazione, devono caricare su EKAP le parti pertinenti del libro soci e del libro delle delibere del consiglio di amministrazione su cui esso si fonda. Se i soci e le quote societarie non sono cambiati, il mancato caricamento su EKAP dei documenti relativi ad alcune modifiche non può costituire motivo di esclusione dell'offerta dalla valutazione; tuttavia, nel caso concreto, il problema non consiste nel fatto che la compagine societaria sia rimasta invariata, bensì nella mancata corrispondenza tra le informazioni sulla compagine societaria dichiarate nel documento di partecipazione alla gara e la situazione aggiornata e iscritta della società. (Cfr.: Comunicato generale sugli appalti pubblici, m.  32.4) Per tale ragione, l'Autorità ha concluso che l'offerta di E… A.Ş. avrebbe dovuto essere esclusa dalla valutazione. 

4. Che cosa devono fare i candidati e gli offerenti alla luce della decisione dell'Autorità? 
La decisione adottata dall'Autorità contiene importanti conclusioni di carattere istruttivo per gli offerenti che partecipano alle gare. Esse sono elencate di seguito. 

4.1. La registrazione EKAP è importante perché fa parte della valutazione dell'idoneità
Nelle gare elettroniche, EKAP non è soltanto una piattaforma sulla quale vengono caricati documenti. L'autorizzazione dell'offerente a presentare un'offerta, la sua compagine societaria, i suoi amministratori, i soggetti muniti di poteri di rappresentanza e di firma vincolante, la sua eventuale partecipazione a un raggruppamento temporaneo di imprese e alcune informazioni relative all'idoneità vengono valutate sulla base delle registrazioni EKAP. Pertanto, le informazioni sulla compagine societaria contenute nelle registrazioni EKAP costituiscono una parte diretta della valutazione delle offerte. (Cfr.: Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler )

Come emerge chiaramente anche dalla decisione dell'Autorità, se le informazioni sulla compagine societaria non riflettono la situazione più recente della società, l'offerta può essere esclusa dalla valutazione anche qualora l'offerente soddisfi numerosi altri requisiti di idoneità.

4.2. Quando la compagine societaria cambia, EKAP deve essere aggiornato immediatamente
Qualora sia intervenuta una modifica nella compagine societaria, non deve ritenersi sufficiente che tale modifica sia stata attuata soltanto mediante decisioni interne della società o adempimenti presso il Registro delle imprese. L'elemento cruciale ai fini della gara è che tale modifica sia riportata correttamente nelle registrazioni EKAP e nel documento di partecipazione alla gara.

4.3. La distinzione tra società per azioni con un unico socio e con più soci è importante
Uno degli aspetti importanti della decisione dell'Autorità è che, nonostante nel documento di partecipazione alla gara la società risultasse avere tre soci, secondo le registrazioni di EKAP e del Registro delle imprese essa era divenuta una società per azioni con azionista unico. Tale differenza ha inciso sul merito. Infatti, l'obbligo di caricare su EKAP i documenti relativi ai soci e alle quote societarie nelle società per azioni produce conseguenze diverse a seconda che la società abbia un unico socio o più soci. Pertanto, prima di presentare un'offerta in una gara, le società per azioni devono verificare se la società abbia un unico socio o più soci e se tale situazione sia riportata correttamente su EKAP.

4.4. Le informazioni presenti in MERSİS, nel Registro delle imprese e su EKAP devono essere coerenti
Nella decisione dell'Autorità è stato precisato che, nell'interrogazione delle informazioni del Registro delle imprese effettuata tramite la banca dati EKAP, si deve ritenere che le informazioni provenienti dall'integrazione con MERSİS riflettano la situazione più recente. Pertanto, i candidati e gli offerenti devono controllare non soltanto i documenti da loro caricati, ma anche le informazioni trasmesse a EKAP mediante le integrazioni. 

4.5. Anche se i poteri di rappresentanza sono corretti, il rischio permane qualora le informazioni sulla compagine societaria siano errate
Nel caso concreto è stato riconosciuto che l'offerta di E… A.Ş era stata firmata mediante firma elettronica dalla persona autorizzata a rappresentare e vincolare la società. Ciononostante, si è concluso che l'offerta avrebbe dovuto essere esclusa dalla valutazione poiché le informazioni sulla compagine societaria non riflettevano la situazione aggiornata. Pertanto, le imprese non devono concentrarsi soltanto sulla domanda “l'offerta è stata firmata dalla persona autorizzata?”. Devono inoltre verificare se la compagine societaria sia aggiornata, se le quote societarie siano corrette, se le informazioni presenti su EKAP siano coerenti con il Registro delle imprese, se le informazioni riportate nel documento di partecipazione alla gara riflettano la situazione più recente della società e se il libro soci e il libro delle delibere del consiglio di amministrazione confermino o meno la situazione più recente. 

5. Conclusioni e valutazione
La decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia del 22.04.2026, n. 2026/UH.II-1214, dimostra chiaramente l'importanza, nelle gare elettroniche, delle registrazioni EKAP relative alle informazioni sulla compagine societaria. Secondo la decisione, se le informazioni sulla compagine societaria dichiarate dall'offerente nel documento di partecipazione alla gara non riflettono, in base alle registrazioni di EKAP e del Registro delle imprese, la situazione effettiva della società alla data della gara, tale circostanza comporta l'esclusione dell'offerta dalla valutazione. 

L'importanza di questa decisione per le imprese che parteciperanno alle gare consiste nella necessità di verificare la correttezza della compagine societaria, dei poteri di rappresentanza e delle registrazioni presenti in MERSİS, nel Registro delle imprese e su EKAP. Se la registrazione EKAP relativa alla compagine societaria non è aggiornata, l'impresa sarà esclusa dalla valutazione per tale ragione anche qualora presenti un'offerta che potrebbe aggiudicarsi la gara. È pertanto importante che le imprese che parteciperanno alle gare ottengano assistenza legale da giuristi specializzati o da consulenti in materia di appalti.

Ruhi ARSLAN                                           Avv. Işıl KILIÇ EROL

Esperto di amministrazione pubblica                            Esperta di contratti pubblici

e consulente in materia di appalti

Fonti:

1-Decisione dell'Autorità per gli appalti pubblici della Turchia del 22.04.2026, n. 2026/UH.II-1214

2- Legge n. 4734 sugli appalti pubblici  

3- Regolamento di attuazione sulle gare per l'acquisizione di servizi

4- Comunicato generale sugli appalti pubblici

5- Regolamento di attuazione relativo allo svolgimento degli appalti pubblici in modalità elettronica

6- Ticaret sicil gazetesi 

7- Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler

8- Anonim sirket