Perché sono importanti la data di validità del documento di qualificazione e la data della gara? (Esame di una decisione della KİK)

Perché sono importanti la data di validità del documento di qualificazione e la data della gara?

(Esame di una decisione della KİK) 

1. Oggetto della controversia esaminata nella decisione della KİK
La controversia relativa alla gara è sorta in merito alla data alla quale dovesse essere valida l’“Autorizzazione all’immissione in commercio”, richiesta come criterio di qualificazione per la partecipazione alla gara. Nel capitolato amministrativo, tale documento è stato previsto come criterio di qualificazione nell’ambito dei documenti, quali iscrizioni, autorizzazioni, licenze e certificati di attività, necessari per poter svolgere l’attività di vendita del bene oggetto della gara. Nelle specifiche tecniche è stato invece indicato che il materiale oggetto della gara (vaccino congiuntivale contro la Brucella Melitensis Rev-1) doveva disporre di un’autorizzazione all’immissione in commercio valida “per tutta la durata della gara e dell’utilizzo”, non sospesa e non soggetta a misure amministrative restrittive. 

Il ricorrente ha sostenuto che il documento era valido alla data della gara e che la sua sospensione successiva alla data della gara non poteva essere presa in considerazione nella valutazione della qualificazione. La stazione appaltante, tenendo invece conto della successiva sospensione del documento, ha escluso l’offerta dell’offerente dalla valutazione. 

2. Svolgimento dei fatti oggetto della controversia concreta
In data 16.01.2026 la stazione appaltante ha espletato, mediante procedura aperta, la gara per la “Fornitura del vaccino congiuntivale contro la Brucella Melitensis Rev-1”. V… A.Ş., partecipante alla gara, ha caricato su EKAP l’Autorizzazione all’immissione in commercio nell’ambito dell’offerta. 

La stazione appaltante ha inviato all’offerente una comunicazione tramite EKAP, chiedendo la presentazione in formato cartaceo della versione aggiornata, alla data di notifica, del documento “Autorizzazione all’immissione in commercio Aborvac R CS” caricato nell’ambito dell’offerta. Nel frattempo, verificando il documento mediante il codice QR in data 23.03.2026, la stazione appaltante ha constatato che era stato sospeso e ha concluso che non soddisfaceva le condizioni previste nei documenti di gara. 

Con la decisione della commissione di gara del 24.03.2026, l’offerente è stato escluso dalla valutazione per i seguenti motivi:

• l’Autorizzazione all’immissione in commercio era stata sospesa, 
• non era soddisfatta la condizione, prevista nelle specifiche tecniche, secondo cui doveva essere “valida per tutta la durata della gara e dell’utilizzo”, 
• il documento richiesto in formato cartaceo non era stato presentato correttamente. 

È stato inoltre deciso di procedere all’incameramento della garanzia provvisoria. 

Nel ricorso alla KİK presentato contro tale provvedimento, il ricorrente ha invece sostenuto che l’Autorizzazione all’immissione in commercio era valida alla data della gara, che avrebbe dovuto essere considerato sufficiente il possesso dei criteri di qualificazione alla data della gara e che non si poteva richiedere anche la presentazione in formato cartaceo di un documento verificabile tramite EKAP. 

3. In quale senso si è pronunciato il Consiglio per gli appalti pubblici?
Il Consiglio per gli appalti pubblici ha ritenuto fondate le contestazioni del ricorrente. Infatti, secondo il Consiglio, ai sensi delle indicazioni contenute nel Comunicato generale sugli appalti pubblici in materia di gare per la fornitura di beni, se le autorizzazioni, le licenze o i certificati di attività obbligatori per lo svolgimento dell’attività di vendita del bene oggetto della gara sono richiesti come documenti di qualificazione per la partecipazione alla gara, è sufficiente che tali documenti siano validi alla data della gara o alla data ultima per la presentazione delle domande. Nello schema di contratto può essere specificato che, nella fase di esecuzione del contratto, la stazione appaltante verificherà il permanere della validità dei documenti in questione. (Cfr.: Comunicato generale sugli appalti pubblici, m. 54/1/p)

Per tale ragione, il Consiglio non ha ritenuto conforme alla legge l’esclusione dell’offerente dalla valutazione sulla base dello stato dell’Autorizzazione all’immissione in commercio alla data del 23.03.2026. Infatti, la data della gara era il 16.01.2026 e la data che la stazione appaltante avrebbe dovuto prendere in considerazione non era quella della successiva verifica del documento, bensì il suo stato di validità alla data della gara. 

Di conseguenza, il Consiglio ha deciso:

• che l’Autorizzazione all’immissione in commercio di V… A.Ş. era valida alla data della gara e che, pertanto, l’offerta doveva essere nuovamente valutata, 
• la restituzione della garanzia provvisoria e 
• la rinnovazione delle operazioni di gara in conformità alla normativa. 

4. Che cosa devono fare le imprese che intendono partecipare alle gare alla luce della decisione del Consiglio? 
La decisione del Consiglio contiene indicazioni importanti per i candidati e gli offerenti che intendono partecipare alle gare, in particolare con riferimento ai documenti soggetti a scadenza, suscettibili di sospensione o il cui stato può essere modificato dalle autorità amministrative. Le elenchiamo di seguito:

4.1. È essenziale che il documento di qualificazione sia valido alla data della gara
Prima di presentare un’offerta, gli offerenti devono verificare che i documenti che presenteranno come criteri di qualificazione siano validi alla data della gara o alla data ultima per la presentazione delle domande. Infatti, di regola, la data rilevante ai fini della valutazione della qualificazione è quella della gara o la data ultima per la presentazione delle domande.  In altri termini, la sospensione, l’annullamento o l’assoggettamento del documento a una misura amministrativa restrittiva dopo la data della gara non comportano in ogni caso, con effetto retroattivo, la carenza dei requisiti di qualificazione. Tali situazioni sono valutate separatamente nel corso dell’esecuzione del contratto, in base alla loro natura.

4.2. Il capitolato amministrativo e le specifiche tecniche devono essere valutati congiuntamente
I candidati e gli offerenti devono individuare correttamente la funzione giuridica di un documento. Se un documento è previsto nella disposizione del capitolato amministrativo relativa alla qualificazione, esso ha natura di documento di qualificazione. Le disposizioni contenute nelle specifiche tecniche comportano invece, nella maggior parte dei casi, obblighi relativi alle caratteristiche tecniche del prodotto, alle condizioni di consegna, al processo di utilizzo o all’esecuzione del contratto.

Pertanto, le imprese che intendono partecipare alla gara devono valutare anche le seguenti questioni:

• Il documento è previsto come criterio di qualificazione nel capitolato amministrativo? 
• La condizione stabilita nelle specifiche tecniche riguarda la fase di valutazione delle offerte oppure l’esecuzione del contratto? 
• A quale data deve essere verificata la validità del documento? 
• Se il documento viene successivamente sospeso, ciò incide sulla qualificazione ai fini della gara? 

4.3. L’importanza della verificabilità dei documenti caricati su EKAP
Nelle gare elettroniche, il solo caricamento dei documenti su EKAP non deve essere considerato sufficiente. È importante anche che i documenti siano verificabili. Pertanto, gli offerenti devono prestare attenzione:

• alla leggibilità del codice QR, 
• alla visibilità del codice di verifica, 
• alla chiara indicazione del numero del documento, 
• alla comprensibilità delle informazioni relative all’ente che ha emesso il documento, 
• alla conservazione delle registrazioni attestanti lo stato di validità del documento alla data della gara. 

Come emerge anche dalla decisione del Consiglio, non è stato ritenuto conforme alla legge che la stazione appaltante richiedesse anche la presentazione in formato cartaceo di un documento verificabile mediante codice QR e che incamerasse la garanzia provvisoria a causa della mancata presentazione di tale documento.

4.4. Deve essere possibile dimostrare separatamente la validità alla data della gara
Alcuni documenti possono mostrare nel sistema soltanto lo stato attuale. In tal caso, se il documento è stato sospeso dopo la data della gara, può risultare difficile dimostrare che fosse valido a una data precedente. Pertanto, le imprese devono archiviare le date e gli elementi di prova attestanti la validità dei documenti di qualificazione che presenteranno nella gara.

Nella prassi, sarà opportuno archiviare i seguenti documenti e informazioni:

• immagine della schermata di verifica alla data della gara, 
• stampa della verifica del documento, 
• versione con marca temporale del documento caricato su EKAP, 
• comunicazione di conferma ricevuta dall’ente competente, 
• registrazione ufficiale attestante la data di validità del documento, 
• stampa datata della pagina di verifica tramite codice QR. 

4.5. Occorre agire con attenzione in caso di richieste di documenti cartacei
Se la stazione appaltante richiede la presentazione in formato cartaceo di un documento caricato su EKAP o verificabile elettronicamente, l’offerente deve valutare attentamente il motivo di tale richiesta. Anche se la richiesta appare contraria alla legge, le imprese devono fornire spiegazioni entro il termine previsto, esercitare i propri diritti di contestazione e presentare le informazioni e i documenti che dimostrano la validità del documento alla data della gara.

4.6. Devono essere adottate misure per evitare l’incameramento della garanzia provvisoria
Un’altra conseguenza importante dell’evento in esame è stata l’operazione di incameramento della garanzia provvisoria dell’offerente. Nel caso concreto, il Consiglio ha ritenuto contrario alla legge l’incameramento della garanzia provvisoria dovuto alla mancata presentazione fisica del documento e alla data dello stesso. Ciò dimostra inoltre che le stazioni appaltanti devono agire con grande attenzione nell’adozione di provvedimenti che producono conseguenze gravi, come l’incameramento della garanzia provvisoria.

5. Conclusione
La decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 22.04.2026, n. 2026/UM.I-1176, ha evidenziato un aspetto importante relativo alla data di validità dei documenti di qualificazione che le stazioni appaltanti avevano trascurato. Secondo la decisione del Consiglio, se un documento è richiesto come criterio di qualificazione per la partecipazione a una gara, di regola è sufficiente che sia valido alla data della gara o alla data ultima per la presentazione delle domande. Non è conforme alla legge utilizzare, a danno dell’offerente nella valutazione della qualificazione, lo stato del documento successivo alla data della gara.

Di conseguenza, quando partecipano a una gara, le imprese devono considerare non soltanto lo stato attuale dei propri documenti, ma anche il modo in cui potranno dimostrarne la validità alla data della gara. È inoltre importante che le imprese strutturate svolgano tali attività con l’assistenza di giuristi o consulenti esperti in materia.

Ruhi ARSLAN                                           Avv. Işıl KILIÇ EROL

Esperto di amministrazione pubblica                            Esperta di contratti pubblici

e consulente in materia di gare

Fonti:

1-Comunicato generale sugli appalti pubblici.

2-Decisione del Consiglio per gli appalti pubblici del 22.04.2026, n. 2026/UM.I-1176

3- www.kilichukuk.org