Un’offerta può essere esclusa dalla valutazione per un documento non verificabile in una gara elettronica?

1. Il caso concreto e la sintesi della decisione dell’Autorità
Nella decisione dell’Autorità per gli appalti pubblici della Turchia del 29.07.2026, n. 2026/UH.I-1995, è stata esaminata l’illeggibilità e l’impossibilità di verificare una parte dei “documenti autorizzativi” presentati in una gara elettronica per l’affidamento di un servizio di trasporto del personale. L’impresa aveva tuttavia caricato su EKAP, nell’ambito dell’offerta, i documenti autorizzativi relativi ai veicoli. La stazione appaltante ha invece escluso l’offerta dalla valutazione, affermando che in alcuni documenti il codice QR o le informazioni di verifica erano poco leggibili e che altri documenti erano stati caricati sotto forma di fotografia.

L’Autorità ha accertato che nel fascicolo non ricorreva una situazione in cui i “documenti autorizzativi” non fossero stati affatto presentati. Secondo l’Autorità, la maggior parte dei documenti era leggibile e verificabile. Per alcuni documenti sussisteva soltanto un problema di leggibilità e verifica. È stato inoltre constatato che i dati dei veicoli e quelli dei libretti di circolazione erano coerenti tra loro. In tale situazione, l’Autorità ha adottato una decisione importante.
(Cfr.: Documento di partecipazione alla gara: İhaleye katilim belgesi)

2. Svolgimento della controversia e decisione adottata dall’Autorità
La gara si è svolta il 24.06.2026 mediante procedura aperta e vi hanno partecipato 14 offerenti. L’offerta dell’impresa ricorrente è stata esclusa dalla valutazione perché non era stato possibile verificare una parte dei “documenti autorizzativi per il trasporto con servizio navetta” richiesti dall’articolo 7.4 del capitolato amministrativo. L’impresa ricorrente ha presentato ricorso alla KİK, sostenendo che i documenti erano presenti nell’ambito dell’offerta e che il problema derivava dalle immagini e dalle informazioni di verifica contenute in alcuni documenti.

Ai sensi dell’articolo 12 del Regolamento attuativo relativo allo svolgimento degli appalti pubblici in ambiente elettronico, i documenti trasferiti nel documento di partecipazione alla gara e non verificabili tramite internet o integrazione sono valutati nel loro stato attuale. Qualora lo ritenga necessario, la stazione appaltante può richiedere la presentazione di tali documenti in forma cartacea.

L’Autorità ha stabilito che nel caso concreto si sarebbe dovuta seguire tale procedura. Ha pertanto disposto una misura correttiva consistente nella richiesta di presentazione cartacea dei documenti autorizzativi, nel completamento delle operazioni di verifica e nella rinnovazione delle successive operazioni di gara.

L’impresa ricorrente ha inoltre sostenuto che la richiesta di un documento autorizzativo per ciascun veicolo limitava la partecipazione alla gara. L’Autorità non ha tuttavia esaminato tale censura nel merito. Infatti, l’impresa aveva scaricato i documenti di gara il 18.06.2026, ma aveva presentato il reclamo relativo a tali documenti dopo la scadenza del termine. Per questo motivo, la seconda censura è stata respinta per tardività. In conclusione, l’Autorità ha accolto una delle due censure e ha stabilito che, su richiesta, fosse rimborsata la parte del contributo per il ricorso corrispondente alla percentuale di accoglimento.

3. Le nostre valutazioni e raccomandazioni 
A nostro avviso, l’aspetto più importante della decisione consiste nella distinzione tra la “mancata presentazione del documento” e l’“impossibilità di verificare il documento presentato”. L’articolo 36 della Legge n. 4734 sugli appalti pubblici non consente di integrare successivamente i documenti non presenti nell’offerta. Nelle gare elettroniche esiste invece una specifica procedura di esame per verificare un documento caricato nell’ambito dell’offerta. Tale procedura è disciplinata dall’articolo 12 del Regolamento attuativo relativo allo svolgimento degli appalti pubblici in ambiente elettronico.

Alla luce dell’orientamento consolidato nelle decisioni della KİK, riteniamo che le stazioni appaltanti debbano innanzitutto stabilire se il documento sia presente nell’ambito dell’offerta. Se il documento è presente ma non può essere verificato per ragioni quali la leggibilità, il codice di verifica, il codice QR o altre cause analoghe, occorre accertarne l’autenticità e verificare se soddisfi il criterio di qualificazione. Qualora necessario, deve essere richiesto il documento cartaceo. L’esclusione dell’offerta dalla valutazione senza aver effettuato tale operazione può essere oggetto di una misura correttiva, come nel caso concreto.
(Cfr.: Preparazione e invio delle offerte elettroniche: E tekliflerin hazirlanmasi ve gonderilmesi)

Gli insegnamenti ricavabili dalla decisione dell’Autorità nel caso concreto sono i seguenti:

• Prima dell’invio, le imprese devono controllare i documenti caricati su EKAP sotto il profilo della qualità dell’immagine, della presenza di tutte le pagine e della leggibilità del codice QR e delle informazioni di verifica.

• Le stazioni appaltanti devono valutare separatamente la mancanza del documento e il problema di verifica. Per i documenti che richiedono una verifica deve essere utilizzata la possibilità di presentazione cartacea prevista dal Regolamento.

• Se si ritiene che un criterio di qualificazione contenuto nei documenti di gara limiti la concorrenza, il reclamo non deve essere rinviato oltre il relativo termine. Per i ricorsi riguardanti i documenti di gara, il termine decorre dalla data in cui se ne è avuta conoscenza e vi sono termini specifici che devono scadere prima della data della gara.

• La circostanza che il documento sia mancante, illeggibile o non verificabile può modificare l’esito dell’offerta. Per tale motivo, può essere utile che l’unità responsabile della gara, l’unità tecnica e, ove necessario, i giuristi operanti nel settore del diritto degli appalti pubblici valutino congiuntamente il fascicolo.

Avv. Işıl KILIÇ EROL
Esperta in contratti di appalto pubblico
Studio Kılıç Hukuk ve Danışmanlık
Contatti

Fonti:

• Dizionario delle gare Kılıç – Documento di partecipazione alla gara
• Dizionario delle gare Kılıç – Preparazione e invio delle offerte elettroniche
• ihale.tv – Operazioni di presentazione e valutazione delle offerte nelle gare elettroniche
• Kılıç Akademi – Legge n. 4734 sugli appalti pubblici e relative applicazioni