Preparazione/pianificazione pre-gara (per le imprese)

La preparazione/pianificazione pre-gara è l’attività preliminare svolta dall’impresa dal momento in cui vede il bando fino alla presentazione dell’offerta e, se necessario, al reclamo alla stazione appaltante e alla fase dell’invito alla stipula del contratto. Tale attività consiste nello scaricare i documenti di gara e nell’esaminare congiuntamente il capitolato amministrativo, le specifiche tecniche, lo schema di contratto, i moduli standard, i criteri di idoneità, i termini, la garanzia, la revisione prezzi e le disposizioni sanzionatorie. Al termine di tale attività, l’impresa deve essere in grado di rispondere per iscritto alle domande “possiamo partecipare a questa gara, di quale documento abbiamo bisogno, quale dovrebbe essere il nostro prezzo, i documenti contengono disposizioni contrarie alla legge, possiamo adempiere al contratto?”. (Vedere: Idoneità (documenti di idoneità) ; Schema di contratto)

Questa preparazione deve iniziare non appena viene pubblicato il bando. L’unità gare o il responsabile dell’offerta scarica i documenti e inserisce nella lista di controllo le registrazioni EKAP, la firma elettronica e i poteri di rappresentanza, la garanzia provvisoria e i documenti relativi all’esperienza professionale, al bilancio/fatturato, alla qualità, ai permessi e alle licenze. Il gruppo tecnico esamina le specifiche, la quantità delle prestazioni, il luogo di consegna o di esecuzione, nonché i requisiti relativi a campioni, prove e standard. L’unità contabile e finanziaria valuta la garanzia, il flusso di cassa, la situazione fiscale e SGK, i costi del lavoro, la revisione prezzi e le modalità di pagamento; la direzione stabilisce invece la decisione di partecipare alla gara e i limiti dell’importo dell’offerta. (Vedere: Due importanti aspetti del successo nelle gare delle grandi imprese; Come si compila la tabella delle informazioni sull’idoneità in EKAP? )

L’unità legale e il consulente per le gare esaminano se i documenti contengano disposizioni che limitano la concorrenza, richiedono documenti non necessari, indirizzano verso un marchio, prevedono sanzioni sproporzionate o rendono necessario esercitare il diritto di ricorso. Se nei documenti viene rilevata un’irregolarità, si stabilisce, prima della scadenza del termine, se presentare un reclamo alla stazione appaltante. La breve nota scritta da predisporre in questa fase deve indicare quale disposizione sarà contestata, su quale disposizione normativa si fonderà il reclamo e quali conseguenze potrebbero verificarsi nel procedimento relativo all’offerta e al contratto qualora il reclamo non venga presentato. (Vedere: Reclamo alla stazione appaltante; Ricorso alla KİK )

La società di consulenza non assume decisioni commerciali al posto dell’impresa; contribuisce a organizzare i documenti e le scadenze tra le unità gare, legale, tecnica, finanziaria e direzionale dell’impresa. Il consulente per le gare confronta i documenti di gara con quelli dell’impresa, segnala i documenti mancanti o non conformi, illustra gli aspetti cui prestare attenzione nell’inserimento dei dati in EKAP e nei documenti di partecipazione alla gara, ed esamina le voci di costo su cui si basa l’importo dell’offerta e gli obblighi contrattuali. In questo modo, l’impresa partecipa alla gara non con la concitazione dell’ultimo giorno, bensì nel rispetto della normativa e con la documentazione completa. (Vedere: Formazione sulle gare (formazione sulle gare specifica per le imprese) ; Come si presenta un’offerta nelle gare elettroniche? ; Libri sulle gare )

Altri termini del Glossario delle gare Kılıç relativi all’argomento:

Unità/dipartimento gare (unità interne alle imprese); Consulente per le gare; Analisi dei rischi della gara; Documenti di gara; Idoneità (documenti di idoneità); Termine per la preparazione dell’offerta

Per maggiori informazioni, contatti KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ