Preparazione/pianificazione preliminare alla gara (nell’ambito degli acquisti effettuati dalle amministrazioni pubbliche)

La preparazione/pianificazione preliminare alla gara (nell’ambito degli acquisti effettuati dalle amministrazioni pubbliche) è il processo con cui l’amministrazione pubblica individua correttamente il proprio fabbisogno, verifica lo stanziamento, sceglie la procedura di gara appropriata, determina il valore stimato dell’appalto con i relativi giustificativi e rende i documenti di gara conformi alla normativa prima della pubblicazione del bando o dell’invito. Tale attività deve essere svolta conformemente ai principi della Legge n. 4734 relativi alla trasparenza, alla concorrenza, alla parità di trattamento, all’affidabilità, al soddisfacimento tempestivo dei fabbisogni a condizioni adeguate e all’uso efficiente delle risorse. Se la preparazione non è svolta correttamente, i documenti di gara risultano viziati; ciò può determinare un reclamo alla stazione appaltante, un ricorso alla KİK, l’annullamento, una controversia contrattuale o un danno erariale. (Vedere: Documenti di gara: İhale dokumani )

All’interno dell’amministrazione, il primo compito spetta all’unità che utilizza quanto deve essere acquisito. Tale unità deve definire per iscritto la denominazione, la quantità e la durata della fornitura, del servizio o dei lavori da acquisire, il luogo di consegna o di esecuzione, le caratteristiche tecniche minime, il fabbisogno di personale/veicoli/materiali e le condizioni di esecuzione. I servizi finanziari o l’unità di bilancio verificano la disponibilità dello stanziamento; i funzionari responsabili dell’attuazione raccolgono i dati di mercato e i documenti giustificativi per determinare il valore stimato dell’appalto; l’autorità responsabile della gara avvia invece il procedimento mediante il documento di approvazione della gara. Tali operazioni devono essere completate prima della pubblicazione del bando o dell’invito, senza lasciare la necessità di successive integrazioni dei documenti. (Vedere: Documento di approvazione della gara

Nella fase preparatoria, il capitolato amministrativo, le specifiche tecniche, lo schema di contratto, i moduli standard e gli altri documenti necessari devono essere coerenti tra loro. Il personale tecnico redige la descrizione e le caratteristiche misurabili dell’appalto; l’unità gare predispone il capitolato amministrativo e lo schema di contratto conformemente alla normativa; ove necessario, l’ufficio legale esamina le disposizioni relative ai mezzi di ricorso, alle penali, ai termini, alla revisione prezzi, alle garanzie, alla verifica e accettazione e alla risoluzione. La commissione di gara non sostituisce le attività preparatorie, ma opera nella fase di ricezione e valutazione delle offerte. Se tale distinzione non viene rispettata, il successivo tentativo della commissione di rimediare alle carenze dei documenti può causare problemi giuridici. (Vedere: Specifiche tecniche )

Qualora l’amministrazione pubblica, per le caratteristiche dell’appalto, non possa predisporre con il proprio personale le specifiche tecniche o talune attività preparatorie che richiedono un esame specialistico, può avvalersi del supporto di una società di consulenza o di un esperto entro i limiti consentiti dalla normativa. Su richiesta dell’amministrazione, la società di consulenza può redigere relazioni sull’analisi del fabbisogno, sulla tabella di conformità dei documenti, sull’esame dei giustificativi del valore stimato dell’appalto, sul rapporto tra i documenti attestanti i requisiti e la natura dell’appalto, sull’individuazione delle prestazioni analoghe, sulla revisione prezzi e sulle clausole contrattuali. Tuttavia, i poteri di assumere decisioni, scegliere la procedura di gara, concedere l’approvazione, costituire la commissione e sottoscrivere il contratto restano in capo all’amministrazione; la responsabilità della funzione pubblica non può essere trasferita alla società di consulenza. (Vedere: Consulenza in materia di appalti pubblici)

In definitiva, la preparazione/pianificazione preliminare alla gara consiste nel fornire, prima dell’indizione della gara da parte dell’amministrazione pubblica, risposte scritte e verificabili alle domande “che cosa sarà acquistato, perché sarà acquistato, con quale stanziamento sarà acquistato, secondo quale procedura sarà acquistato, quali documenti saranno richiesti, come sarà ricevuta la prestazione e quali disposizioni saranno applicate in caso di controversia”. (Vedere: Kılıç Akademi ; ihale.tv )

Altri termini correlati presenti nel Dizionario degli appalti Kılıç:

Attività della stazione appaltante per la preparazione della gara; Documento di approvazione della gara; Valore stimato dell’appalto; Documenti di gara; Commissione di gara; Responsabile della spesa

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