Unità/dipartimento gare (Unità interne alle imprese)

L’unità o il dipartimento gare è l’unità interna specializzata costituita presso le imprese che partecipano agli appalti pubblici per monitorare i bandi di gara, esaminare i documenti di gara, controllare i documenti di qualificazione, preparare le offerte, gestire le operazioni su EKAP, le procedure relative alle garanzie, i termini per i ricorsi e monitorare l’esecuzione del contratto. Il dipartimento gare è la struttura aziendale interna dell’offerente, ossia dell’impresa partecipante alla gara, che le consente di partecipare agli appalti pubblici in modo più ordinato, consapevole e sicuro.

Per le imprese che partecipano regolarmente agli appalti pubblici, il dipartimento gare valuta congiuntamente aspetti quali il capitolato amministrativo, le specifiche tecniche, lo schema di contratto, i criteri di qualificazione, gli attestati di esperienza (certificati di esecuzione), la garanzia provvisoria, le procedure elettroniche di gara, gli elementi diversi dal prezzo, la giustificazione dell’offerta anormalmente bassa, nonché i termini per il reclamo alla stazione appaltante e per il ricorso alla KİK. In particolare, nelle gare per lavori, aspetti quali il computo metrico, la stima, il prezzo unitario, il programma dei lavori, la revisione prezzi, la proroga dei termini, lo stato di avanzamento (SAL) e la garanzia definitiva rendono inoltre necessario che il dipartimento gare collabori con le unità tecniche, finanziarie e legali.

L’obiettivo principale del dipartimento gare è garantire la partecipazione con documenti corretti, un’offerta corretta, un calcolo corretto dei costi e una corretta valutazione dei rischi. Per tale ragione, un dipartimento gare ben strutturato svolge congiuntamente le funzioni di monitoraggio delle gare, preselezione, gestione dei documenti e della qualificazione, operazioni su EKAP e procedure elettroniche di gara, ingegneria dell’offerta, analisi dei costi, gestione legale e contrattuale, controllo finanziario e delle garanzie e memoria aziendale. Una struttura di questo tipo riduce i rischi di esclusione dalla valutazione, perdita della garanzia, impossibilità di sottoscrivere il contratto, inosservanza dei termini e interdizione.

Non è sufficiente che le persone incaricate presso il dipartimento gare si formino esclusivamente attraverso l’esperienza interna all’impresa. Tali persone devono seguire regolarmente corsi e lezioni impartiti da professionisti in materia di normativa sugli appalti pubblici, applicazioni EKAP, documenti per la partecipazione alla gara, esperienza, offerte anormalmente basse, esecuzione del contratto e mezzi di ricorso. 

Tuttavia, la presenza di un dipartimento gare nell’impresa non significa che ogni controversia possa essere risolta internamente. Per questioni quali l’esclusione dalla valutazione da parte della stazione appaltante, l’annullamento della gara, la giustificazione dell’offerta anormalmente bassa, le controversie relative all’attestato di esperienza (certificato di esecuzione), l’incameramento della garanzia, la risoluzione del contratto, lo stato di avanzamento (SAL), la revisione prezzi, la proroga dei termini o l’interdizione, è necessario ottenere consulenza da specialisti del settore. In tali situazioni, il dipartimento gare deve operare come un centro che individua tempestivamente la controversia, predispone i documenti, monitora i termini e garantisce che il supporto specialistico sia acquisito al momento opportuno. (V.: Kamu ihale danismanligi)

Altri termini correlati nel Dizionario degli appalti Kılıç:

Preparazione/pianificazione preliminare alla gara (Per le imprese); Preparazione/pianificazione preliminare alla gara (Nell’ambito degli acquisti effettuati dalle amministrazioni pubbliche); Preparazione/pianificazione preliminare alla gara (Per le gare delle amministrazioni pubbliche relative a vendita, locazione e servitù); Analisi dei rischi della gara; Consulente per le gare; Documenti di gara

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