1. Uyuşmazlık Konusu Olayın Konusu ve Gelişimi
İncelenen Kamu İhale Kurulunun 20.05.2026 tarihli ve 2026/UM.II-1444 sayılı kararı, mal alımı ihalesinde yapılan numune değerlendirmesine ilişkindir. İhale, elektronik ortamda teklif alınmak suretiyle gerçekleştirilmiş; ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi olması öngörülen firmalardan, ihale konusu tüm malzemeler için numune sunmaları istenmiştir. Başvuru Yapan Firma, sunduğu numunelerin teknik şartnameye uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmıştır.

Başvuru Yapan Firma, hangi ürünün teknik şartnamenin hangi maddesine aykırı olduğunun açık biçimde gösterilmediğini, numune incelemesinin ölçülebilir ve denetlenebilir şekilde yapılmadığını, yalnızca komisyon kanaatine dayanılarak teklifin değerlendirme dışı bırakıldığını ileri sürmüştür. Başvuru Yapan Firma ayrıca, numunelerin gerekli görülmesi halinde bağımsız teknik inceleme veya laboratuvar verileriyle değerlendirilmesi gerektiğini savunmuştur.

İdari şartnamede, numune değerlendirmesinin ihale sonrasında, ekonomik açıdan en avantajlı birinci ve ikinci teklif olması öngörülen istekliler bakımından yapılacağı düzenlenmiştir. Numunelerini süresinde sunmayan, eksik sunan veya etiketleme kurallarına uymayan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılacağı belirtilmiştir. Bu yönüyle numune, yalnızca şekli bir teslim unsuru değil; teklif edilen ürünlerin teknik şartnameye uygunluğunu ortaya koyan önemli bir inceleme aracı haline gelmiştir.
(Bakınız: Numune/demonstrasyon değerlendirmesi; Elektronik ihalelerde numune değerlendirmesi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/numunedemonstrasyon-degerlendirmesi- )

Dosya kapsamında, İdare tarafından farklı tarihlerde numune incelemesi yapılmak üzere firmaların davet edildiği; Başvuru Yapan Firma ile X… Ltd. Şti. tarafından sunulan numunelerin uygun görülmediği, daha sonra Y… A.Ş. ve Z… Ltd. Şti. gibi diğer isteklilerin numunelerinin değerlendirildiği anlaşılmaktadır. İhale komisyonu kararında, bazı isteklilerin numunelerinin teknik şartnameye uygun olmadığı, bir isteklinin numunelerinin ise uygun görüldüğü ifade edilmiştir.

2. Kamu İhale Kurulunun Aldığı Karar
Kamu İhale Kurulu, 20.05.2026 tarihli ve 2026/UM.II-1444 sayılı kararında, numune değerlendirmesinin yalnızca sonucuna değil, bu sonuca hangi usulle ulaşıldığına da bakılması gerektiğini ortaya koymuştur. Kurul, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine göre numune incelemesinin idari şartnamede belirtilen usule uygun yapılması gerektiğini değerlendirmiştir.

Kurul kararında, numune inceleme raporu veya tutanağının; ihale komisyonu üyelerinin tamamı, uzman üyelerin tamamı veya uzman üyeler ile alıma konu malı kullanacak görevlilerin tamamı tarafından düzenlenmesi gerektiği belirtilmiştir. İncelenen olayda ise numune değerlendirme tutanağında ihale komisyonu başkanı ve bir yedek üyenin yer aldığı; diğer imzaların ihale komisyonu üyeleriyle birebir örtüşmediği tespit edilmiştir. Bu nedenle numune değerlendirmesinin Yönetmelik’te öngörülen usule uygun yapılmadığı sonucuna varılmıştır.

Kurul, numune incelemesinin; hangi isteklinin hangi ürününün neden uygun veya uygun olmadığını gösterecek şekilde yapılması gerektiğini vurgulamıştır. Bu değerlendirme, sadece “uygun” veya “uygun değil” sonucunun yazılmasıyla sınırlı değildir. Numune tutanağında, ürünlerin teknik şartnamedeki hangi ölçüte göre incelendiği ve uygun bulunmama nedenlerinin açıkça gösterilmesi gerekir. Mal alımı ihalelerinde numune, katalog ve teknik şartnameye cevap belgelerinin birlikte değerlendirilmesi firmalar bakımından önemli sonuçlar doğurur. 

(Bakınız: Elektronik ihalelerde yapılan numune değerlendirmesi tedarikçi firmalar için kabusa dönüşebilir: https://www.kilichukuk.org/Makale/elektronik-ihalelerde-yapilan-numune-degerlendirmesi-tedarikci-firmalar-icin-kabusa-donusebilir- )

Bu kararın sonucunda Kurul, numune değerlendirme işlemlerinin Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 43’üncü maddesine uygun olarak yeniden yapılması ve sonraki ihale işlemlerinin buna göre yürütülmesi gerektiğine karar vermiştir. Böylece karar, numune incelemesinde yalnızca teknik sonucun değil, incelemeyi yapan kişilerin, tutanağın içeriğinin ve ihale komisyonu kararına yansıtılan gerekçelerin de önem taşıdığını göstermiştir.

3. Değerlendirmemiz ve Firmaların Almaları Gereken Dersler
Bu karar, mal alımı ihalelerine katılan firmalar için numune sürecinin teklif hazırlığı kadar önemli olduğunu göstermektedir. Bir firma teknik şartnameye uygun ürün sunduğunu düşünse bile, numune teslimi, etiketleme, ürün açıklaması, katalog ve teknik belge düzeni eksik ise ihale dışı kalma riskiyle karşılaşabilir. Aynı şekilde İdare tarafından yapılan numune incelemesi usule uygun değilse, bu durum firmalar açısından başvuru konusu yapılabilecek önemli bir aykırılık oluşturabilir.

Firmaların ilk olarak idari şartnamenin numune ve demonstrasyon düzenlemelerini ayrı bir kontrol listesine dönüştürmesi gerekir. Hangi ürün için kaç adet numune isteneceği, numunenin ne zaman ve nereye teslim edileceği, ürün üzerinde hangi bilgilerin bulunacağı, tutanak düzenlenip düzenlenmeyeceği ve değerlendirme yönteminin ne olduğu önceden incelenmelidir. EKAP üzerinden gelen tebligatlar da düzenli takip edilmelidir; çünkü elektronik ihalelerde numune daveti, süre başlangıcı ve belge sunumu çoğu zaman hak kaybını belirleyen aşamalardır.
(Bakınız: İhale TV video kütüphanesi ve elektronik ihale içerikleri: https://www.ihale.tv/ )

İkinci olarak, numune değerlendirme tutanağı firmalar tarafından dikkatle incelenmelidir. Uygun bulunmayan numuneler için sadece genel ifadeler kullanılmışsa, teknik şartname maddesi, ürün adı, aykırılık sebebi ve incelemeyi yapan kişiler açıkça belirtilmemişse, bu hususlar idareye şikayet ve Kuruma itirazen şikayet başvurusuna neden olmalıdır. Özellikle çok kalemli mal alımlarında, her bir ürün için ayrı ayrı değerlendirme yapılmaması firmalar bakımından önemli hak kayıplarına yol açabilir.

Üçüncü olarak, firmalar numune tesliminden önce ürünleri teknik şartnameye göre kendi içinde denetlemelidir. İlgili etiketler, kullanım talimatı, malzeme bilgisi, standart belgesi, ürün görseli, renk, model, kalite ve ambalajlama gibi unsurlar şartnamede yer alıyorsa, bunların her biri teslimden önce kontrol edilmelidir. Numune ile sözleşme sürecinde teslim edilecek ürün arasında fark bulunmaması da ayrıca önem taşır.

Son olarak, hukuka aykırı numune değerlendirmelerine karşı başvuru yapılacaksa, başvuru dilekçesinde tutanak, teknik şartname maddeleri, numune teslim belgeleri, EKAP tebligatları, ihale komisyonu kararı ve varsa katalog/standart belgeleri birlikte değerlendirilmelidir. Bu nedenle firmaların ihale dokümanı yayımlandığı andan itibaren teknik ekip, hukukçu ve ihale danışmanlarıyla birlikte hareket etmesi; hem teklif hazırlığında hem de başvuru sürecinde hak kaybı yaşanmaması bakımından önemlidir. Kamu ihale kararlarının düzenli izlenmesi, benzer hataların önceden görülmesine yardımcı olur. (Bakınız: Kılıç Akademi ihale kitapları: https://www.kilicakademi.com.tr/ )

(Daha fazla bilgi almak için KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ ile iletişime geçiniz: https://www.kilichukuk.org/iletisim )