Pazarlık İhalesinde Son Teklif  Verme Süresi Neden Önemli?
Kamu İhale Kurulunun 06.09.2023 tarihli ve 2023/UH.I-1195 sayılı kararında, pazarlık usulüyle yapılan bir hizmet alımı ihalesinde isteklinin teklif hazırlaması için yeterli süreye sahip olup olmadığı incelenmiştir.
Karar, özellikle ilansız pazarlık usulünde davet edilen firmalara eşit davranılması, EKAP üzerinden yapılan davetlerin zamanlaması ve teklif hazırlama süresinin makul olması bakımından ihaleye katılan firmalar için yol gösterici niteliktedir. (Bakınız: İlansız pazarlık usulü: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/ilansiz-pazarlik-usulu; Pazarlık ihale usulü: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/pazarlik-ihale-usulu)

1. Uyuşmazlık Konusu Olayın Konusu ve Gelişimi
İdare tarafından 4734 sayılı Kanun’un 21’inci maddesi kapsamında pazarlık usulüyle, üç aylık malzemeli yemek pişirme, dağıtım ve sonraki hizmetlere ilişkin bir ihale yapılmıştır. İhale dokümanında son teklif verme tarih ve saati 17.08.2023 günü saat 14.30 olarak belirlenmiştir. İdare, ilk aşamada bazı firmalara 15.08.2023 tarihinde doküman alma ve teklif verme daveti göndermiştir.

Başvuru Yapan Firma ise ihaleye katılabilmek için İdareden davet talebinde bulunmuş, bu talep üzerine kendisine 17.08.2023 günü saat 13.53’te EKAP üzerinden davet gönderilmiştir. Buna göre Başvuru Yapan Firma’ya, ihale dokümanını incelemek, gerekli belgeleri hazırlamak ve e-teklifini oluşturmak için yaklaşık 37 dakikalık bir süre kalmıştır. Başvuru Yapan Firma, bu sürenin teklif hazırlamak için yeterli olmadığını, diğer firmalara daha önce davet gönderildiğini ve kendisine aynı imkanın sağlanmadığını ileri sürmüştür.

Dosyada ayrıca başvurunun nasıl yapılacağı da tartışılmıştır. Başvuru Yapan Firma, bu ihalenin ilanlı veya duyurulu bir ihale olmadığını belirterek e-şikayet zorunluluğu bulunmadığını savunmuştur. Ancak Kurul, 21/b kapsamında yapılan bu ihalede de e-şikayet başvurusunun esas olduğunu değerlendirmiştir. Bu yönüyle karar, pazarlık usulünde davet ve başvuru sürelerinin EKAP üzerinden dikkatle takip edilmesi gerektiğini de göstermektedir. (Bakınız: E-şikayet: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-sikayet; İdareye e-şikayet ve Kamu İhale Kurumuna e-itirazen şikayet başvurusu nasıl yapılır?: https://ihale.tv/video/4734-sayili-kamu-ihale-kanunu-ve-uygulamalari/idareye-e-sikayet-ve-kamu-ihale-kurumuna-e-itirazen-sikayet-basvurusu-nasil-yapilir)

2. Kamu İhale Kurulunun Aldığı Karar
Kamu İhale Kurulu, pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde İdarenin davet edeceği firmaları belirlerken serbest hareket edemeyeceğini, bu yetkinin 4734 sayılı Kanun’un temel ilkelerine uygun kullanılması gerektiğini değerlendirmiştir. Kurula göre İdare, davet ettiği firmalar arasında saydamlık, rekabet, eşit muamele ve güvenilirlik ilkelerini gözetmek zorundadır.

Kararda, üç firmaya 15.08.2023 tarihinde davet gönderilmişken Başvuru Yapan Firma’ya ihale günü ve son teklif saatinden kısa süre önce davet gönderilmesi yerinde görülmemiştir. İdarenin son teklif verme saatini değiştirmeden, Başvuru Yapan Firma’ya teklif hazırlaması için çok sınırlı bir süre tanıması eşit muamele ilkesine aykırı bulunmuştur. Kurul, bu uygulamanın rekabeti ve kamu kaynaklarının verimli kullanılmasını da olumsuz etkileyebileceği sonucuna ulaşmıştır.

Kurulun kararında öne çıkan nokta şudur: İlansız pazarlık usulünde belirli firmaların davet edilmesi mümkün olsa da, sonradan davet edilen bir firmaya gerçek anlamda teklif hazırlama imkanı verilmelidir. Davet işlemi sadece şeklen yapılmış gibi kalmamalı; firma dokümanı inceleyebilmeli, belgelerini hazırlayabilmeli ve teklifini sağlıklı biçimde EKAP üzerinden sunabilmelidir. Bu imkan sağlanmadığında ihale süreci sakatlanabilmektedir. (Bakınız: Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvurusu: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/kamu-ihale-kurumuna-itirazen-sikayet-basvurusu; Kılıç Hukuk Kurul Kararları: https://www.kilichukuk.org/kurul-kararlari)

3. Değerlendirmemiz ve Firmaların Almaları Gereken Dersler
Bu karar, pazarlık usulü ihalelerde yalnızca davet edilmenin yeterli olmadığını göstermektedir. İhaleye katılmak isteyen firmalara, tekliflerini hazırlayabilecekleri makul bir zaman bırakılması gerekir. Özellikle yemek, temizlik, güvenlik, taşıma ve benzeri hizmet alımlarında teklif fiyatı; işçilik, malzeme, süre, teknik şartname ve sözleşme hükümlerinin birlikte incelenmesini gerektirir. Çok kısa süreli davetler, firmanın gerçek anlamda rekabet etmesini engelleyebilir.

Firmalar, pazarlık usulü ihalelerde davet saatini, son teklif verme saatini, dokümanın indirildiği zamanı ve EKAP bildirimlerini mutlaka kayıt altına almalıdır. Davet ile teklif verme saati arasında teklif hazırlamaya elverişli süre bulunmuyorsa, bu durum gecikmeden idareye ve şartları oluştuğunda Kamu İhale Kurumuna taşınmalıdır. Hak arama sürecinde süreler kısa olduğundan, geciken başvuru birçok haklı iddianın incelenmeden sonuçlanmasına yol açabilir. (Bakınız: Kamu İhale Kurumuna itirazen şikayet başvuru süresi: https://www.kilichukuk.org/Sozluk/kamu-ihale-kurumuna-itirazen-sikayet-basvuru-suresi)

Başvuru yolları bakımından da dikkatli olunmalıdır. Güncel uygulamada EKAP üzerinden yapılacak başvurular, başvurunun şekli ve süresi yönünden ayrı bir inceleme konusu haline gelmiştir. Bu nedenle sadece iddianın haklı olması yeterli değildir; başvurunun doğru yerde, doğru yöntemle ve süresinde yapılması gerekir. Pazarlık usulünde davet edilmeme, geç davet edilme veya teklif hazırlamak için yeterli süre verilmemesi gibi durumlarda dosya, ihale dokümanı ve EKAP kayıtları birlikte değerlendirilmelidir.

Sonuç olarak bu karar, ilansız pazarlık usulünde davet sürecinin ihale sonucunu doğrudan etkileyebileceğini ortaya koymaktadır. Firmaların EKAP kayıtlarını düzenli takip etmesi, davet ve tebligat saatlerini saklaması, ihale dokümanını hızlı fakat dikkatli incelemesi ve hak kaybı doğuran işlemler karşısında zamanında hukuki destek alması gerekir. İhale iptalleri ve başvuru yolları konusunda uygulamaya dayalı kaynaklar, benzer olaylarda firmalara yol gösterebilir. (Bakınız: Kamu İhale İptallerinin Nedenleri, Sorunlar ve Çözümleri: https://www.kilicakademi.com.tr/Kitap/kamu-ihale-iptallerinin-nedenleri-sorunlar-ve-cozumleri)

(Daha fazla bilgi almak için KILIÇ HUKUK ve DANIŞMANLIK OFİSİ ile iletişime geçiniz: https://www.kilichukuk.org/iletisim )