Zwei wichtige Fallstricke bei der Beschaffung von Verpflegungsleistungen: Kapazitätsbericht und Fehler bei der Teilabnahme (Analyse zweier KİK-Entscheidungen)

1. Zusammenfassung
Bei Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen sind neben dem Angebotspreis auch die in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Eignungsnachweise sowie die Bestimmungen zum Kapazitätsbericht, zur Ersatzküche, zur Preisanpassung und zur Prüfung und Abnahme maßgeblich. Dieser Beitrag erläutert insbesondere anhand zweier Entscheidungen der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK), wie Unternehmen, die im Bereich der Verpflegungsleistungen tätig sind, die Vergabeunterlagen in technischer und rechtlicher Hinsicht prüfen sollten.

Im Kılıç-Vergabewörterbuch wird die „Beschaffung von Verpflegungsleistungen“ als Beschaffung von Dienstleistungen definiert, deren Gegenstand darin besteht, dass der Auftragnehmer Speisen zubereitet, kocht, verteilt oder serviert, um den Verpflegungsbedarf des Personals, der Schüler und Studierenden, der Patienten oder anderer Personen zu decken, die Leistungen öffentlicher Auftraggeber in Anspruch nehmen. (Siehe: Yemek hizmet alimi)

2. Gegenstand der Entscheidungen des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe
Im Mittelpunkt des untersuchten Textes steht bei zwei verschiedenen Entscheidungen des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe die Frage, ob die von den öffentlichen Auftraggebern vorgenommenen Regelungen in den Vergabeunterlagen den Wettbewerb und die Möglichkeit zur ordnungsgemäßen Angebotserstellung beeinträchtigen: 

• Gegenstand der ersten Streitigkeit war die Forderung, für die Ersatzküche ausschließlich einen von der Handelskammer ausgestellten Kapazitätsbericht vorzulegen (Siehe: Entscheidung der KİK vom 04.03.2026 mit der Nummer 2026/UH.II-739),
• Gegenstand der zweiten Streitigkeit war dagegen eine Regelung über die monatliche Abnahme/Teilabnahme bei kontinuierlich zu erbringenden Verpflegungsleistungen. (Siehe: Entscheidung der KİK vom 04.03.2026 mit der Nummer 2026/UH.II-727)

Der Kapazitätsbericht wird im Kılıç-Vergabewörterbuch als ein Dokument erläutert, das die Produktionskapazität ausweist und ab dem Datum seiner Genehmigung für einen bestimmten Zeitraum gültig ist. Bei Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen ist dieses Dokument insbesondere im Hinblick auf die tatsächliche Kapazität der Küche des Auftragnehmers, der Ersatzküche oder der Produktionsstätte von Bedeutung. (Siehe: Kapasite raporu)

Im Kılıç-Vergabewörterbuch wird das „Verbot der Teilabnahme bei kontinuierlich zu erbringenden Leistungen“ als Grundsatz erläutert, wonach bei Leistungen wie Verpflegung, Reinigung, Sicherheit und Personalbeförderung, die eine Wiederholung derselben Tätigkeit darstellen, keine Teilabnahme erfolgen darf. (Siehe: Sureklilik gerektiren hizmetlerde kismi kabul yasagi)

2.1. Streitigkeit über die Ersatzküche und den Kapazitätsbericht
In der ersten Entscheidung wurde verlangt, für außergewöhnliche Umstände wie Erdbeben, Brand, Überschwemmung oder umfangreiche Renovierungsarbeiten, die eine Produktion in der Küche des öffentlichen Auftraggebers verhindern könnten, einen notariell beglaubigten Mietvertrag über eine Ersatzproduktionsstätte für Speisen abzuschließen, damit die Leistungserbringung nicht beeinträchtigt wird. Für diese Betriebsstätte wurde jedoch eine „von der Handelskammer bestätigte Produktionskapazität von mindestens 4.500 Essensportionen täglich“ vorausgesetzt.

Die erste Streitigkeit entstand daraus, dass der Kapazitätsbericht auf ein ausschließlich von der Handelskammer ausgestelltes Dokument beschränkt wurde. Nach Artikel 73.4 der Allgemeinen Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe kann der Kapazitätsbericht im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften von der Handels- und/oder Industriekammer beziehungsweise der Handwerker- und Gewerbetreibendenkammer ausgestellt werden, bei der der Bewerber oder Bieter eingetragen ist. Deshalb kann die ausschließliche Verwendung des Begriffs Handelskammer für Unternehmen, die über einen gültigen, von einer Handwerker- und Gewerbetreibendenkammer ausgestellten Kapazitätsbericht verfügen, zu einer Einschränkung der Teilnahme führen.

Auch in der bei Kılıç Hukuk veröffentlichten Untersuchung zu Verpflegungsleistungen und zur Betriebsregistrierungsbescheinigung wird betont, dass bei Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen der Produktionsort, die Ersatzküche, der Kapazitätsbericht und die Registrierungen der Betriebsstätte/des Betriebs gemeinsam bewertet werden müssen. (Siehe: Yemek hizmet alimlarinda isletme kayit belgesi ve firmalarin yaptigi en onemli hatalar)

Der Ausschuss für öffentliche Auftragsvergabe erachtete die Forderung, hinsichtlich des Kapazitätsberichts für die Ersatzküche ausschließlich ein von der Handelskammer ausgestelltes Dokument vorzulegen, als nicht mit den Rechtsvorschriften vereinbar. Denn je nach Eigenschaft des Bieters kann der Kapazitätsbericht neben der Handels- und/oder Industriekammer auch von der Handwerker- und Gewerbetreibendenkammer ausgestellt werden. Daher wurde die einschränkende Regelung in den Vergabeunterlagen als geeignet angesehen, einige Unternehmen, die über einen gültigen Kapazitätsbericht verfügen, an der Teilnahme am Vergabeverfahren zu hindern.

Der Ausschuss gelangte zu dem Ergebnis, dass dieser Verstoß nicht durch eine Korrekturmaßnahme behoben werden könne, und entschied, das Vergabeverfahren aufzuheben. Der für Unternehmen wichtigste Aspekt dieser Entscheidung besteht darin, dass die erforderlichen Rechtsbehelfe eingelegt werden müssen, wenn eine Regelung den Wettbewerb beeinträchtigt. 

2.2. Streitigkeit über die Teilabnahme bei kontinuierlich zu erbringenden Verpflegungsleistungen
In der zweiten Entscheidung enthielt Artikel 20 des Vertragsentwurfs für das vom öffentlichen Auftraggeber durchgeführte Vergabeverfahren über Verpflegungsleistungen Regelungen, die eine monatliche Abnahme/Teilabnahme vorsahen. Der Antragsteller machte geltend, dass die Verpflegungsleistung eine kontinuierlich zu erbringende Leistung sei und die Regelung über eine Teilabnahme daher gegen die Rechtsvorschriften verstoße.

Die vergaberechtlichen Vorschriften ermöglichen zwar eine Teilabnahme für fertiggestellte und zur selbstständigen Nutzung geeignete Teile; zugleich ist jedoch ausdrücklich geregelt, dass bei kontinuierlich zu erbringenden Leistungen wie Verpflegung, Reinigung, Sicherheit und Personalbeförderung keine Teilabnahme erfolgen darf. Somit wurden die monatliche Abschlagszahlung beziehungsweise die monatliche Prüfung und Kontrolle mit der Teilabnahme verwechselt. (Siehe: Allgemeine Vertragsbedingungen für Dienstleistungen, m. 45) 

Auch im Artikel von Kılıç Hukuk mit dem Titel „Ist bei der Beschaffung von Dienstleistungen eine Teilabnahme möglich?“ wird darauf hingewiesen, dass bei kontinuierlich zu erbringenden Leistungen keine Teilabnahme erfolgen darf und entsprechende Regelungen bereits in der Phase der Vergabeunterlagen Gegenstand eines Rechtsbehelfs sein können. (Siehe: Hizmet alimlarinda kismi kabul yapilabilir mi)

In dem Video auf ihale.tv mit dem Titel „Wie sollten Vergabeunterlagen bei der Beschaffung von Verpflegungsleistungen gestaltet sein?“ wird ausgeführt, dass die am Vergabeverfahren teilnehmenden Unternehmen die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen eingehend prüfen müssen, da andernfalls während des Vergabeverfahrens oder in der Vertragsphase Probleme auftreten können. (Siehe: ihale.tv)

Der Ausschuss stellte in seiner Entscheidung fest, dass Verpflegungsleistungen ihrer Art nach kontinuierlich zu erbringen sind und bei diesen Leistungen keine Teilabnahme erfolgen darf. Die im Vertragsentwurf enthaltene Regelung über eine monatliche Abnahme wurde als Regelung über eine Teilabnahme bewertet, die nicht mit den Begriffen der Abschlagszahlung sowie der Prüfung und Kontrolle verwechselt werden darf.

Auch in dem Video auf ihale.tv mit dem Titel „Die Rechtsvorschriften zur Beschaffung von Verpflegungsleistungen sollten verbessert werden!“ wird darauf hingewiesen, dass unnötige Aufhebungen von Vergabeverfahren und Vertragsprobleme bei der Beschaffung von Verpflegungsleistungen in der Praxis erhebliche Folgen haben. (Siehe: ihale.tv)

3. Was sollten Unternehmen, die am Vergabeverfahren teilnehmen möchten, im Hinblick auf die Entscheidung des Ausschusses tun?
Unternehmen, die an Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen teilnehmen möchten, sollten die Unterlagen nicht nur zur Preisabgabe prüfen, sondern auch, um rechtswidrige Regelungen frühzeitig festzustellen. 

Unternehmen sollten im Zusammenhang mit dem Kapazitätsbericht die folgenden Punkte eingehend prüfen:

• Wird in den Vergabeunterlagen ein Kapazitätsbericht verlangt, ist zunächst festzustellen, ob es sich bei dieser Voraussetzung um ein Eignungskriterium oder um eine Verpflichtung zur Vertragsdurchführung handelt.

• Es ist zu berücksichtigen, dass die ausschließliche Forderung nach einer Bescheinigung der „Handelskammer“ den Wettbewerb einschränkt, wenn gleichwertige Kapazitätsberichte, die von der Handwerker- und Gewerbetreibendenkammer ausgestellt werden können, nicht zugelassen werden.

• Erfolgt die Produktion in der Küche des Auftragnehmers, ist zu prüfen, ob die tägliche Kapazität den täglichen Verpflegungsbedarf des öffentlichen Auftraggebers deckt; erfolgt die Produktion in der Küche des öffentlichen Auftraggebers, ist zu prüfen, ob die Grenze von der Hälfte des täglichen Bedarfs nicht überschritten wird.

• Auch wenn die Regelung über eine Ersatzküche mit außergewöhnlichen Umständen begründet wird, ist darauf zu achten, ob Eignungskriterien festgelegt wurden, die die Teilnahme einschränken. (Siehe: Allgemeine Bekanntmachung über die öffentliche Auftragsvergabe m.73.1 )

Unternehmen sollten bei Regelungen über die Teilabnahme die folgenden Punkte eingehend prüfen:

• Die Abnahmebestimmungen des Vertragsentwurfs sind vor der Abgabe eines Angebots zu prüfen.

• Die Begriffe monatliche Abschlagszahlung, monatliche Kontrolle und monatliche Prüfung sind vom Begriff der Teilabnahme zu unterscheiden.

• Da Verpflegungsleistungen kontinuierlich zu erbringende Leistungen sind, ist zu berücksichtigen, dass das Konzept eines fertiggestellten und zur selbstständigen Nutzung geeigneten, unabhängigen Teils auf diese Leistungen in den meisten Fällen nicht anwendbar ist.

• Besteht eine Regelung über die Teilabnahme, ist deren Vereinbarkeit mit m.45 der Allgemeinen Vertragsbedingungen für Dienstleistungen zu prüfen.

Bei festgestellten Regelungen, die gegen die Rechtsvorschriften verstoßen, sind eine Rüge beim Auftraggeber und ein Nachprüfungsantrag bei der KİK einzulegen: 

Soll ein Rechtsbehelf gegen ein Vergabeverfahren eingelegt werden, kann entsprechend den Erläuterungen im Eintrag „Nachprüfungsantrag bei der Behörde für öffentliche Auftragsvergabe“ des Kılıç-Vergabewörterbuchs ein Antrag bei der Behörde in Betracht kommen, wenn die Entscheidung über die beim öffentlichen Auftraggeber eingelegte Rüge nicht für sachgerecht erachtet wird, der öffentliche Auftraggeber nicht fristgerecht entscheidet oder gegen eine Aufhebungsentscheidung unmittelbar vorgegangen wird. (Siehe: Kamu ihale kurumuna itirazen sikayet basvurusu)

Im Hinblick auf die Antragsfristen sind der Eintrag „Frist für einen Nachprüfungsantrag bei der Behörde für öffentliche Auftragsvergabe“ im Kılıç-Vergabewörterbuch und das praxisbezogene Video auf ihale.tv über die elektronische Rüge/den elektronischen Nachprüfungsantrag hilfreiche Quellen für Unternehmen, um die technischen Schritte des Verfahrens nachzuvollziehen. 

(Siehe: Kamu ihale kurumuna itirazen sikayet basvuru suresi); außerdem (siehe: ihale.tv )

4. Fazit und unsere Bewertungen
Die beiden untersuchten Entscheidungen des Ausschusses zeigen, dass es für Unternehmen bei Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen nicht ausreicht, sich ausschließlich auf den Preiswettbewerb zu konzentrieren. In der ersten Entscheidung führte die Forderung nach einem ausschließlich von der Handelskammer ausgestellten Kapazitätsbericht für die Ersatzküche und in der zweiten Entscheidung die Regelung über eine monatliche Abnahme/Teilabnahme bei kontinuierlich zu erbringenden Verpflegungsleistungen zur Aufhebung des Vergabeverfahrens.

Das gemeinsame Ergebnis dieser Entscheidungen lautet: Bei Vergabeverfahren für Verpflegungsleistungen sind der Kapazitätsbericht, die Ersatzküche, die Betriebsregistrierungsbescheinigung, die Koeffizienten für die Preisanpassung, die Vertragsstrafenregelungen sowie die Bestimmungen zur Prüfung und Abnahme und zur Teilabnahme ebenso wichtig wie der Angebotspreis. Selbst eine geringfügige Formulierung in den Vergabeunterlagen kann einige Unternehmen an der Teilnahme am Vergabeverfahren hindern oder in der Vertragsphase zu unvorhergesehenen Streitigkeiten führen.

Die folgende Checkliste kann insbesondere im Zusammenhang mit dem Kapazitätsbericht und den Abnahmebestimmungen als Orientierung für Verpflegungsunternehmen dienen:

Tabelle-1: Punkte, die Verpflegungsunternehmen in ihren Unterlagen im Hinblick auf den Kapazitätsbericht und die Abnahmebestimmungen prüfen sollten 

Im Kılıç-Vergabeglossar wird das Lebensmittelsicherheits-Informationssystem (GGBS) als grundlegendes elektronisches Registrierungssystem erläutert, mit dem bei Ausschreibungen über Verpflegungsdienstleistungen und Lebensmittelbeschaffungen die Echtheit und Aktualität der vom Bieter vorgelegten Lebensmittelbescheinigung sowie deren Eignung für den Auftragsgegenstand bestätigt werden. (Siehe: Gida guvenligi bilgi sistemi ggbs)

Soll gegen Regelungen der Vergabeunterlagen vorgegangen werden, die für rechtswidrig gehalten werden, müssen Unternehmen, ohne das Ergebnis des Vergabeverfahrens abzuwarten, ab dem Zeitpunkt des Erhalts der Unterlagen die Fristen prüfen und zunächst eine Rüge beim Auftraggeber sowie erforderlichenfalls einen Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe (KİK) in Betracht ziehen. Im Antrag sollte nicht lediglich erklärt werden, die „Regelung sei fehlerhaft“; vielmehr sind die betreffende Bestimmung der Vergabeunterlagen, die einschlägige Rechtsvorschrift, die Auswirkungen auf den Wettbewerb, die Auswirkungen auf die Angebotserstellung und die verlangte Berichtigung konkret darzulegen. In diesem Verfahren trägt die Einholung von Stellungnahmen bei Juristen mit Kenntnissen im Vergaberecht, in technischen Spezifikationen, im Lebensmittelrecht und in der Vertragsdurchführung sowie bei Vergabeberatern dazu bei, die rechtliche und technische Grundlage des Antrags fundierter zu gestalten und Frist- und Verfahrensfehler zu reduzieren.

In diesem Zusammenhang bietet auch das Video auf ihale.tv mit dem Titel „Wie werden eine elektronische Rüge beim Auftraggeber und ein elektronischer Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe gestellt?“ eine praxisbezogene Quelle dazu, wie die Anträge elektronisch durchgeführt werden. 

(Siehe:ihale.tv)

Ruhi ARSLAN                                       

Experte für öffentliche Verwaltung und Vergabeberater

Rechtsanwältin Işıl KILIÇ EROL                                                             

Expertin für öffentliche Auftragsverträge

Quellen:

1. Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 04.03.2026 mit der Nummer 2026/UH.II-739.
2. Entscheidung des Ausschusses für öffentliche Auftragsvergabe vom 04.03.2026 mit der Nummer 2026/UH.II-727.
3. Gesetz Nr. 4734 über die öffentliche Auftragsvergabe.
4. Gesetz Nr. 4735 über öffentliche Auftragsverträge.
5. Durchführungsverordnung für Ausschreibungen über die Beschaffung von Dienstleistungen.
6. Allgemeines Kommuniqué über die öffentliche Auftragsvergabe. 
7. Allgemeine Vertragsbedingungen für Dienstleistungen. 
8. Kılıç-Vergabeglossar, „Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen“ 
9. Kılıç-Vergabeglossar, „Kapazitätsbericht“ 
10. Kılıç-Vergabeglossar, „Teilabnahme“ 
11. Kılıç-Vergabeglossar, „Verbot der Teilabnahme bei kontinuierlich zu erbringenden Dienstleistungen“ 
12. Kılıç-Vergabeglossar, „Lebensmittelsicherheits-Informationssystem (GGBS)“ 
13. Kılıç-Vergabeglossar, „Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe“ 
14. Kılıç-Vergabeglossar, „Frist für einen Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe“ 
15. Kılıç Hukuk, „Ist eine Teilabnahme bei der Beschaffung von Dienstleistungen möglich?“ 
16. Kılıç Hukuk, „Betriebsregistrierungsbescheinigung bei der Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen und die wichtigsten Fehler der Unternehmen“ 
17. ihale.tv, „Wie sollten die Vergabeunterlagen bei der Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen gestaltet sein?“ 
18. ihale.tv, „Die Rechtsvorschriften zur Beschaffung von Verpflegungsdienstleistungen sollten verbessert werden!“ 
19. ihale.tv, „Wie werden eine elektronische Rüge beim Auftraggeber und ein elektronischer Nachprüfungsantrag bei der türkischen Behörde für öffentliche Auftragsvergabe gestellt?“: ihale.tv