Comment organiser les formations aux marchés publics dans les entreprises soumissionnaires ?

Résumé
La création d’un département chargé des marchés publics constitue un besoin important au sein des entreprises qui participent régulièrement à des marchés publics ; toutefois, la seule création d’une unité ou d’un département chargé des marchés publics ne suffit pas. Les personnes travaillant dans cette unité ou ce département doivent recevoir régulièrement une formation sur la loi n° 4734 sur les marchés publics, la loi n° 4735 sur les contrats de marchés publics, les règlements d’application relatifs aux marchés, le Communiqué général sur les marchés publics, EKAP (plateforme électronique des marchés publics), les offres électroniques, les réclamations et les recours à la KİK, la gestion des contrats et les décisions de référence.

Le présent article transpose dans le domaine de la formation l’approche exposée dans l’étude jointe, selon laquelle « l’unité ou le département chargé des marchés publics doit être un centre de stratégie d’offre, de gestion des risques, de gestion des contrats et de mémoire institutionnelle ». La conclusion principale de l’étude est la suivante : le personnel de l’unité ou du département chargé des marchés publics ne doit pas être formé uniquement par l’expérience interne à l’entreprise ; il doit suivre auprès de professionnels des cours, des enseignements, des ateliers et des formations pratiques sur dossiers. Toutefois, la formation ne supprime pas la nécessité de recourir à des conseils dans le cadre de litiges concrets. En cas de litiges avec les pouvoirs adjudicateurs portant notamment sur l’exclusion de l’évaluation, l’annulation de l’appel d’offres, la justification d’une offre anormalement basse, l’encaissement de la garantie, la résiliation du contrat, l’interdiction de soumissionner, les décomptes, la révision des prix ou la prolongation de délai, les entreprises doivent solliciter les conseils de spécialistes, même si elles disposent d’un département chargé des marchés publics.

1. Introduction
La création d’une unité ou d’un département chargé des marchés publics au sein des entreprises participant à ces marchés est devenue un besoin plus manifeste ces dernières années. En effet, un marché public ne se limite plus au suivi des avis ou à la préparation d’une lettre d’offre. L’avis de marché, le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques, le projet de contrat, le tableau des informations relatives à la qualification, les attestations de références, les garanties, les enregistrements EKAP, la signature électronique, l’offre électronique, la justification d’une offre anormalement basse, les réclamations et les recours à la KİK ainsi que l’exécution du contrat constituent un processus à plusieurs étapes qui doit être géré dans son ensemble.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises considèrent que les risques liés aux marchés sont entièrement maîtrisés dès lors qu’elles créent une unité ou un département chargé des marchés publics. Or, une unité ou un département travaillant avec des informations incomplètes ou obsolètes peut accroître les risques au lieu de les réduire. L’utilisation erronée d’une attestation de références, une déclaration incorrecte dans le tableau des informations relatives à la qualification, l’établissement incorrect de la garantie de soumission, l’absence de suivi d’une notification sur EKAP, l’expiration du délai de réclamation ou l’absence d’identification, au stade de l’offre, de lourdes clauses pénales figurant dans le projet de contrat peuvent exposer l’entreprise à de graves pertes de droits.

La véritable question est donc aujourd’hui la suivante : comment former l’unité ou le département chargé des marchés publics, de quelles connaissances et compétences le doter, dans quels domaines recourir à l’assistance d’experts externes et comment pérenniser les acquis de la formation au sein de l’entreprise ?

2. Pourquoi la réglementation des marchés publics rend-elle indispensable la formation aux marchés publics ?
La loi n° 4734 sur les marchés publics prévoit une évaluation au regard de la capacité économique et financière, de la capacité professionnelle et technique, de l’expérience professionnelle, de l’authenticité des documents, de l’existence éventuelle d’une interdiction de soumissionner, des garanties, de la validité de l’offre et de sa conformité au dossier de consultation. Par conséquent, il ne suffit pas que la personne travaillant dans l’unité ou le département chargé des marchés publics prépare uniquement le dossier de prix ; elle doit savoir quel document répond à quel critère, quelle information doit être déclarée sur EKAP et dans quelles circonstances l’offre peut être exclue de l’évaluation.

La loi n° 4735 sur les contrats de marchés publics régit quant à elle la procédure contractuelle qui commence après l’attribution du marché. L’invitation à signer le contrat, la garantie de bonne exécution, la signature du contrat, la mise à disposition du site, le commencement des travaux, les décomptes, la révision des prix, la prolongation de délai, l’augmentation ou la diminution des prestations, la réception provisoire, la réception définitive, la résiliation et l’interdiction de soumissionner doivent être inclus dans le programme de formation. En effet, remporter l’appel d’offres et achever les prestations de manière sûre et rentable ne sont pas la même chose.

Les règlements d’application relatifs aux marchés renforcent également le besoin de formation. Les règles de qualification, le régime de l’expérience professionnelle, l’utilisation des documents, la structure des groupements et les procédures d’évaluation des offres peuvent varier selon qu’il s’agit de marchés de travaux, de services, de fournitures ou de services de conseil. La formation dispensée au département chargé des marchés publics doit donc être conçue en fonction du type de marché auquel l’entreprise participe.

Sur la page consacrée à la réglementation de l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK), les lois n° 4734 et 4735 ainsi que les règlements, communiqués et autres dispositions relatifs à ces lois sont publiés ensemble. Cela montre que le programme de formation doit être préparé dans une approche globale intégrant la loi, les règlements, les communiqués, les cahiers des charges types, les formulaires standard, les guides EKAP et les décisions de référence. (Voir : page de l’Autorité des marchés publics de Turquie consacrée à la réglementation)

3. L’ère des appels d’offres électroniques a accru le besoin de formation
Les applications relatives aux appels d’offres électroniques n’ont pas réduit la charge de travail des unités ou départements chargés des marchés publics ; elles ont au contraire modifié la nature de leur travail. Le personnel chargé des marchés doit désormais maîtriser, en pratique, l’habilitation des utilisateurs d’EKAP, la signature électronique, le tableau des informations relatives à la qualification, le document de participation à l’appel d’offres, la transmission électronique des offres, la notification électronique, la réclamation électronique, le recours électronique à la KİK et l’archivage numérique des documents.

Avec l’entrée en vigueur, le 1 Ağustos 2025, du règlement d’application relatif à la réalisation électronique des marchés publics, la numérisation des procédures de marchés publics est devenue plus manifeste. Les annonces de l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK) ont présenté des applications telles que la constitution de la commission d’appel d’offres sur EKAP, l’enregistrement du dossier de procédure du marché sur EKAP et la préparation du montant estimé du marché sur EKAP après téléversement des documents correspondants. Ces évolutions montrent que la maîtrise des opérations numériques est également devenue indispensable pour les entreprises participant aux appels d’offres.

Compte tenu également des annonces relatives à l’utilisation, dans les appels d’offres électroniques, des documents téléversés sur EKAP, les programmes de formation doivent enseigner non seulement à « connaître le document », mais aussi à « rattacher le document au bon espace numérique ». À défaut, même si l’entreprise possède matériellement le document, elle peut risquer d’être exclue de l’évaluation en raison d’une erreur de déclaration électronique ou de rattachement.

Les vidéos pratiques disponibles sur ihale.tv concernant EKAP, l’offre électronique, le tableau des informations relatives à la qualification, la réclamation électronique, le recours électronique à la KİK et la justification des offres anormalement basses peuvent être utilisées comme ressources complémentaires dans le cadre des formations des unités ou départements chargés des marchés publics. Toutefois, le seul visionnage de vidéos ne suffit pas. La méthode la plus appropriée consiste à compléter le contenu vidéo par des exercices pratiques réalisés avec un formateur spécialisé, une liste de contrôle et l’étude d’un dossier type. (Voir : ihale.tv )

4. Quel doit être l’objectif fondamental de la formation d’une unité ou d’un département chargé des marchés publics ?
La formation du département chargé des marchés publics ne doit pas avoir pour seul objectif de faire mémoriser au personnel les articles de loi. Elle doit lui permettre de lire le dossier de consultation, d’identifier les risques, de contrôler les documents, de demander les informations appropriées aux unités techniques et financières, de respecter les délais et, lorsqu’un litige survient, de transmettre le dossier en temps utile à un spécialiste.

Un programme de formation efficace doit donc reposer sur quatre objectifs. Le premier est la connaissance de la réglementation. Le personnel doit connaître la logique fondamentale des lois n° 4734 et 4735, les procédures de passation, les règles de qualification, les voies de recours et la procédure contractuelle. Le deuxième est la maîtrise pratique. Le personnel doit pouvoir effectuer des opérations sur EKAP, lire le « document de participation à l’appel d’offres » et comprendre la procédure d’offre électronique.

Le troisième objectif est la capacité à analyser les risques. Le personnel doit pouvoir identifier les ambiguïtés du dossier de consultation, les clauses restreignant la concurrence, les clauses pénales disproportionnées, les lacunes relatives à la révision des prix et les délais de livraison ou d’exécution irréalistes. Le quatrième objectif est la mémoire institutionnelle. Après chaque formation, l’entreprise doit produire des listes de contrôle, des modèles de rapports, des tableaux de suivi des délais et des archives de décisions de référence.

Si la formation ne poursuit pas ces quatre objectifs, l’unité ou le département chargé des marchés publics restera cantonné aux opérations quotidiennes. Or, un département correctement formé ne se contente pas de préparer les dossiers ; il fonctionne comme une unité d’aide à la décision qui anticipe les risques juridiques, financiers et techniques de l’entreprise.

5. Le programme de formation doit être adapté à la taille de l’entreprise et au type de marché
Toutes les entreprises ne doivent pas recevoir la même formation aux marchés publics. Une entreprise fournissant des biens ne supporte pas les mêmes risques qu’un titulaire d’un marché de travaux. Pour une entreprise participant à des marchés de services, les services fondés sur l’emploi de personnel, les coûts de main-d’œuvre et la révision des prix peuvent revêtir une importance particulière ; pour une entreprise de travaux, l’expérience professionnelle, les groupes de travaux similaires, les métrés, les estimations, l’analyse des prix unitaires, les décomptes, la prolongation de délai et le Cahier des clauses générales des marchés de travaux peuvent être plus déterminants.

Dans les petites entreprises, la formation doit être axée sur la réglementation fondamentale, EKAP, les documents de qualification, la garantie de soumission, la transmission des offres et les délais de recours. Étant donné que, dans ces entreprises, les opérations relatives aux marchés sont souvent assurées par un nombre limité de personnes, les listes de contrôle pratiques revêtent une grande importance.

Dans les entreprises de taille moyenne, la formation doit être modulaire. Le personnel chargé du suivi des marchés, le bureau technique, l’unité comptable et financière, le service juridique, le service des achats et la direction générale doivent participer à des modules différents. En effet, la décision de soumettre une offre ne peut pas être prise uniquement par l’unité ou le département chargé des marchés publics. La conformité technique, la viabilité financière, le risque juridique et la stratégie commerciale doivent être évalués conjointement.

Dans les grandes entreprises, la formation doit être de niveau avancé. L’unité ou le département chargé des marchés publics y travaille selon une structure matricielle avec les fonctions d’ingénierie des offres, le bureau technique, la base de données des coûts, la gestion des contrats, la gestion des sous-traitants et des fournisseurs, les groupements d’entreprises et les unités de financement. La formation doit donc comprendre l’étude d’un dossier de consultation type, un scénario d’offre réaliste, la justification d’une offre anormalement basse, l’examen d’une décision du Conseil et la simulation d’un litige contractuel.

6. Principaux modules devant figurer dans la formation de l’unité ou du département chargé des marchés publics

6.1. Module sur les fondamentaux de la réglementation des marchés publics
Ce module doit présenter les principes fondamentaux de la loi n° 4734, les procédures de passation, l’avis de marché, le dossier de consultation, le montant estimé du marché, l’offre, le soumissionnaire, le candidat, l’offre économiquement la plus avantageuse, la qualification et les notions d’exclusion de l’évaluation. La formation ne doit pas consister en une simple lecture des articles, mais s’appuyer sur des cas pratiques.

Il convient, par exemple, d’illustrer concrètement la manière dont le principe de concurrence se reflète dans les spécifications techniques, dont le principe d’égalité de traitement prend de l’importance lors de l’évaluation des documents, dont le principe de transparence se manifeste dans la structure de l’avis et du dossier, et dont le principe de fiabilité est lié aux actes et comportements interdits.

6.2. Module sur les règlements d’application et le type de marché
Ce module doit traiter le règlement d’application correspondant au type de marché auquel participe l’entreprise. Le règlement d’application relatif aux marchés de travaux et le Cahier des clauses générales des marchés de travaux pour les entreprises de travaux ; le règlement d’application relatif aux marchés de services pour les entreprises de services ; et le règlement d’application relatif aux marchés de fournitures pour les entreprises de fournitures doivent être abordés sous des rubriques distinctes.

Pour les entreprises de travaux, il convient notamment de présenter en détail l’attestation de références, les groupes de travaux similaires, l’actualisation du montant du document, le groupement d’entreprises, le mandataire, les autres membres du groupement, les attestations de contrôle et de direction des travaux, l’expérience professionnelle des ingénieurs et des architectes ainsi que celle des sous-traitants. Les ouvrages consacrés à l’expérience professionnelle et aux marchés publics publiés par Kılıç Akademi peuvent être utilisés comme ressources écrites pour ce module. (Voir :kilicakademi.com.tr )

6.3. Module EKAP et appel d’offres électronique
Ce module doit être pratique. L’habilitation des utilisateurs d’EKAP, la signature électronique, le document de participation à l’appel d’offres, le tableau des informations relatives à la qualification, la transmission électronique des offres, la notification électronique, la réclamation électronique et le recours électronique à la KİK doivent être présentés aux participants au moyen d’écrans et de dossiers types.

La formation relative au document de participation à l’appel d’offres (anciennement dénommé tableau des informations relatives à la qualification) revêt une importance particulière. En effet, de nombreuses erreurs commises dans les appels d’offres électroniques résultent de l’incapacité à déclarer le document à la bonne ligne, avec les bonnes informations et selon la forme correcte. Les vidéos d’ihale.tv consacrées au tableau des informations relatives à la qualification et aux offres électroniques peuvent être utilisées comme supports préparatoires pour ce module.

6.4. Module de lecture du dossier de consultation et d’identification des risques
Le personnel de l’unité ou du département chargé des marchés publics doit apprendre à lire conjointement l’avis, le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques, le projet de contrat, les formulaires standard, les bordereaux de prix unitaires, la liste des emplacements et les projets. Le dossier de consultation doit être évalué dans son ensemble.

Dans ce module, les participants doivent être invités à identifier les risques figurant dans un dossier de consultation type. Il convient d’examiner si les spécifications techniques ciblent une marque ou un modèle, si les clauses pénales du projet de contrat influent sur le prix de l’offre, si les dispositions relatives à la révision des prix sont adaptées à la nature des prestations, si le délai de livraison ou d’exécution est réaliste et s’il existe des ambiguïtés nécessitant l’introduction d’un recours.

6.5. Module sur la préparation des offres, les coûts et les offres anormalement basses
La formation à la préparation des offres doit constituer un module auquel participent conjointement l’unité ou le département chargé des marchés publics et le bureau technique. Pour les travaux, les métrés, les estimations, les prix unitaires, le prix global forfaitaire clé en main, l’offre mixte, le programme des travaux, la mobilisation, les frais généraux de chantier, les devis des sous-traitants, les prix des matériaux, le coût du financement, la marge de risque et le bénéfice attendu doivent être évalués conjointement.

Une formation distincte doit également être consacrée à la justification des offres anormalement basses. Lorsqu’elle soumet une offre, l’entreprise doit envisager qu’une justification puisse lui être demandée ultérieurement ; elle doit éviter les composantes de l’offre qui ne reposent sur aucun document, ne sont pas réalistes ou ne peuvent pas être justifiées. Les ressources publiées par Kılıç Akademi sur les offres anormalement basses et l’expérience professionnelle peuvent être utilisées comme supports complémentaires dans le cadre de cette formation.
(Voir  ) 

6.6. Module sur la loi n° 4735 et la gestion des contrats
La formation aux marchés publics ne doit pas couvrir uniquement la phase de l’offre. L’invitation à signer le contrat, la garantie de bonne exécution, la signature du contrat, la mise à disposition du site, le commencement des travaux, le programme des travaux, les décomptes, la révision des prix, la prolongation de délai, l’augmentation ou la diminution des prestations, la réception provisoire, la réception définitive, la restitution de la garantie de bonne exécution, la résiliation et l’interdiction de soumissionner doivent impérativement figurer dans le programme de formation.

La formation à la gestion des contrats revêt une importance particulière pour les entreprises de travaux. En effet, un risque contractuel non identifié au stade de l’offre peut supprimer la marge bénéficiaire de l’entreprise pendant l’exécution des travaux. Le projet de contrat et le Cahier des clauses générales des marchés de travaux doivent donc être examinés avant la soumission de l’offre ; la formation à la gestion des contrats doit constituer l’une des formations fondamentales du département chargé des marchés publics.

6.7. Module sur la réclamation, le recours à la KİK et la procédure contentieuse
Ce module vise à permettre au personnel d’identifier le litige à un stade précoce et de transmettre le dossier aux spécialistes sans laisser expirer les délais. Les procédures de réclamation auprès du pouvoir adjudicateur, de recours à l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK) et de recours juridictionnel étant soumises à des délais, une part importante des pertes de droits résulte d’une action tardive.

Dans le cadre de la formation, les recours relatifs au dossier de consultation, les recours contre la décision d’attribution définitive, l’exclusion de l’évaluation, l’évaluation des offres anormalement basses, l’annulation de l’appel d’offres, l’encaissement de la garantie, l’interdiction de soumissionner, la résiliation du contrat, ainsi que les litiges relatifs aux décomptes et à la révision des prix doivent être traités sous des rubriques distinctes. Les contenus d’ihale.tv relatifs à l’e-réclamation et à l’e-recours à la KİK peuvent être utilisés comme supports pratiques dans ce module.

7. Nécessité de suivre des cours et des formations dispensés par des professionnels
Il ne suffit pas que les personnes appelées à travailler dans les unités ou départements chargés des appels d’offres soient formées uniquement par l’expérience acquise au sein de l’entreprise. L’expérience interne reproduit souvent les habitudes existantes de l’entreprise. Si l’entreprise utilise depuis des années une méthode erronée de contrôle des documents, le nouveau personnel peut également apprendre cette même méthode erronée. Le personnel du département chargé des appels d’offres doit donc suivre des cours et des formations dispensés par des professionnels travaillant dans le domaine du droit et de la pratique des marchés publics.

Il ne suffit pas non plus que les personnes dispensant ces formations possèdent uniquement des connaissances théoriques. Les formateurs doivent connaître les décisions du Conseil des marchés publics, les décisions juridictionnelles, les applications d’EKAP, le processus contractuel et les litiges rencontrés sur le terrain. Pour les marchés de travaux, il est utile que la formation soit dispensée par des juristes spécialisés en marchés publics, des consultants en marchés publics, des experts techniques, des experts en coûts et en décomptes, des experts en révision des prix et des personnes expérimentées dans l’exécution des contrats.

Dans l’approche de Kılıç Hukuk relative à la formation aux appels d’offres adaptée aux entreprises, il est indiqué que les formations peuvent être organisées sous forme de modules visant à enseigner les processus d’appel d’offres dans le secteur d’activité de l’entreprise conjointement avec leur mise en pratique ; des sujets particuliers tels que la participation aux appels d’offres électroniques, la soumission des offres, le contrôle et la réception, la révision des prix et les décomptes peuvent être étudiés à partir de cas concrets, de la réglementation et d’exemples de décisions. Cette approche peut constituer un modèle approprié pour la formation d’une unité ou d’un département chargé des appels d’offres.
(Voir : kilichukuk.org - Formation aux appels d’offres adaptée aux entreprises ; Kamu mallarinin satis ve kiralanmasi kapsamindaki uyusmazliklarin cozumu )

ihale.tv peut, quant à lui, constituer le volet d’apprentissage assisté par vidéo du processus de formation. Le personnel peut effectuer un visionnage préalable sur les sujets relatifs à EKAP, aux offres électroniques, au tableau des informations de qualification, aux offres anormalement basses et à l’e-réclamation. Ces contenus doivent ensuite être complétés, avec l’accompagnement d’un formateur spécialisé, par des cours en direct, des séances de questions-réponses, des analyses de cas et des travaux pratiques sur dossier.

Les ouvrages sur les marchés publics disponibles sur kilicakademi.com.tr peuvent également renforcer le volet des ressources écrites du programme de formation. Des thèmes tels que les références professionnelles, les offres anormalement basses, l’interdiction de soumissionner, les annulations d’appels d’offres et les questions financières et monétaires dans les marchés de travaux peuvent aider les personnes travaillant dans le département chargé des appels d’offres à asseoir leur pratique quotidienne sur des bases théoriques et jurisprudentielles plus solides.

8. Le besoin de conseil demeure même en présence d’une unité ou d’un département chargé des appels d’offres
Le fait que l’unité ou le département chargé des appels d’offres soit formé ne signifie pas que l’entreprise puisse résoudre en interne tous les litiges. La formation apporte des connaissances générales et une sensibilisation ; le conseil permet, quant à lui, de procéder à une évaluation spécifique à partir des documents, des délais et de la réglementation propres au cas concret, ainsi que des décisions du Conseil et des décisions juridictionnelles. La formation et le conseil ne sont donc pas des solutions alternatives, mais complémentaires.

Les entreprises disposant d’une unité ou d’un département chargé des appels d’offres doivent obtenir les conseils de spécialistes pour les litiges qu’elles rencontrent avec les pouvoirs adjudicateurs. En effet, dans les litiges relatifs aux marchés publics, le choix d’une voie de recours erronée, un calcul incorrect du délai ou la présentation de preuves incomplètes peuvent entraîner une perte de droits, même lorsque la demande est fondée. Il convient de déterminer selon le cas concret s’il faut introduire une réclamation auprès du pouvoir adjudicateur, former un recours à la KİK auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie, saisir directement la justice ou adresser, pendant le processus contractuel, une correspondance assortie de réserves.

Il est notamment nécessaire de solliciter l’assistance d’un spécialiste pour les questions telles que l’exclusion de l’évaluation, le refus d’une attestation de références, une erreur dans le tableau des informations de qualification, la justification d’une offre anormalement basse, l’annulation de l’appel d’offres, l’encaissement de la garantie de soumission, un problème documentaire après l’invitation à signer le contrat, la résiliation du contrat, l’interdiction de soumissionner, les décomptes, la révision des prix, la prolongation de délai, l’augmentation et la diminution des travaux.

Dans les explications de Kılıç Hukuk relatives au conseil en marchés publics, il est indiqué qu’un conseil annuel en matière d’appels d’offres peut être fourni aux entreprises qui participent régulièrement à des appels d’offres et qu’une évaluation peut être assurée dans le cadre de l’analyse du processus, de la stratégie, de la réglementation et des décisions de référence. Cette approche est également importante pour les entreprises disposant d’un département chargé des appels d’offres. En effet, un bon département chargé des appels d’offres est un département qui présente au consultant le bon dossier, au bon moment et avec les bonnes questions.
(Voir : kilichukuk.org - Conseil en marchés publics ; Kamu ihale danismanligi )

Par conséquent, les entreprises doivent considérer leur département chargé des appels d’offres non pas comme une structure rendant inutile le recours au conseil, mais comme un centre institutionnel qui utilise plus efficacement le conseil spécialisé. Un personnel formé aux appels d’offres détecte le litige à un stade précoce, rassemble les documents de manière ordonnée, assure le suivi des délais et veille à la mise en œuvre, au sein de l’entreprise, de l’avis obtenu auprès du spécialiste externe.

9. Méthode de formation : exposé, pratique, cas et liste de contrôle
La formation d’une unité ou d’un département chargé des appels d’offres ne doit pas être dispensée uniquement sous forme de séminaire. Le modèle le plus efficace est celui qui combine la présentation de la réglementation, la pratique, l’analyse de cas et l’élaboration de listes de contrôle.

9.1. Analyse de l’entreprise avant la formation
Avant la formation, il convient d’examiner l’historique de l’entreprise en matière d’appels d’offres. À quels appels d’offres l’entreprise participe-t-elle ? Quelles erreurs documentaires commet-elle le plus souvent ? A-t-elle déjà été exclue de l’évaluation ? A-t-elle déjà fourni une justification d’offre anormalement basse ? A-t-elle rencontré, pendant le processus contractuel, des problèmes liés aux décomptes, à la révision des prix, à la prolongation de délai ou aux pénalités ? Une formation dispensée sans réponse à ces questions reste limitée à un niveau de connaissances générales.

9.2. Formation différenciée selon les fonctions
Le personnel chargé du suivi des appels d’offres, le bureau technique, les services de comptabilité, de finance, juridique et des achats, la direction du chantier et la direction générale attendent des résultats différents d’une même formation. La formation doit donc être différenciée en fonction de la répartition des fonctions. Par exemple, tandis que les opérations sur EKAP sont expliquées en détail au personnel chargé du suivi des appels d’offres, la révision des prix, les décomptes et la prolongation de délai doivent être traités de manière plus approfondie pour les services chargés de la gestion des contrats et les services techniques.

9.3. Atelier sur un dossier réel ou anonymisé
La partie la plus utile de la formation est le travail effectué sur des dossiers d’appel d’offres réels ou anonymisés. Il convient de remettre aux participants un avis de marché, un cahier des clauses administratives, des spécifications techniques et un projet de contrat, puis de leur demander d’identifier les risques. Le formateur doit ensuite expliquer quelles dispositions présentent des risques, sur quels sujets une demande d’explication ou une réclamation peut être introduite et quels coûts doivent être répercutés sur le prix de l’offre.

9.4. Listes de contrôle internes à l’entreprise à l’issue de la formation
À l’issue de la formation, des listes de contrôle utilisables par l’entreprise doivent être préparées. Elles doivent notamment comprendre une liste d’examen préliminaire des appels d’offres, une liste de contrôle des opérations sur EKAP, une liste de contrôle des attestations de références, une liste de contrôle de la garantie de soumission, une liste de contrôle de l’invitation à signer le contrat, une liste de suivi des délais de réclamation et une liste de contrôle de l’exécution du contrat. Si la formation ne produit pas de tels résultats durables, son effet diminue rapidement.

10. Programme de formation recommandé pour une unité ou un département chargé des appels d’offres
Le programme ci-dessous peut être proposé à titre d’exemple aux entreprises qui participent régulièrement à des marchés publics. Le programme peut être divisé en blocs d’un, deux ou trois jours en fonction du secteur de l’entreprise, du niveau du personnel et de la fréquence des appels d’offres.

11. Carte des sites et des ressources pouvant être utilisés pour la formation
La formation de l’unité et du département chargés des appels d’offres ne doit pas se limiter à une seule ressource. La réglementation, les vidéos, les livres, les articles, les glossaires, l’analyse des décisions et les cours pratiques doivent être utilisés conjointement. Dans ce cadre, la carte des ressources suivante peut être utilisée :

• Page de l’Autorité des marchés publics de Turquie consacrée à la réglementation : elle constitue la principale source de référence pour le suivi à jour des lois, règlements, communiqués, cahiers des charges types et formulaires standards.
• kilichukuk.org : peut être utilisé pour les contenus relatifs à la formation aux appels d’offres, au conseil en marchés publics, à l’assistance juridique dans le cadre de la procédure de marché public, à l’assistance juridique pendant l’exécution du contrat, à la gestion des procédures contentieuses et au Glossaire des appels d’offres de Kılıç.
• ihale.tv : fournit un support d’apprentissage visuel sur EKAP, les offres électroniques, le tableau des informations relatives à l’aptitude, la réclamation électronique, le recours électronique à la KİK et la justification des offres anormalement basses.
• kilicakademi.com.tr : les ouvrages relatifs aux références professionnelles, aux offres anormalement basses, à l’interdiction de soumissionner, aux annulations d’appels d’offres et aux questions financières/pécuniaires dans les contrats de travaux soutiennent le volet documentaire du programme de formation.
• Décisions du Conseil des marchés publics et décisions juridictionnelles : elles doivent être utilisées lors de la formation pour résoudre des cas concrets, calculer les délais, évaluer les documents et gérer les différends.

12. Cartographie des compétences du personnel de l’unité et du département chargés des appels d’offres
Les compétences que doit posséder le personnel travaillant dans l’unité ou le département chargé des appels d’offres ne se limitent pas à la capacité de préparer des documents. La cartographie des compétences ci-dessous peut être utilisée par les entreprises pour la sélection du personnel et l’élaboration du plan de formation :

• Capacité à lire la réglementation : être en mesure de lire les lois n° 4734 et 4735, les règlements d’application relatifs aux appels d’offres et le Communiqué général sur les marchés publics.
• Maîtrise d’EKAP : être en mesure de mettre en œuvre les procédures relatives aux offres électroniques, à la signature électronique, au tableau des informations relatives à l’aptitude, à la notification électronique et à la réclamation électronique.
• Analyse des documents : être en mesure d’évaluer conjointement l’avis, le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques et le projet de contrat.
• Gestion documentaire : être en mesure d’assurer le suivi des références professionnelles, du bilan, du chiffre d’affaires, des garanties, du pouvoir de signature, des informations relatives à l’actionnariat et des certificats de qualité.
• Détection des risques : être en mesure de repérer les clauses restreignant la concurrence, les délais irréalistes, les pénalités disproportionnées, l’absence de révision des prix et les ambiguïtés nécessitant un recours.
• Coordination : être en mesure de partager en temps utile les informations avec le bureau technique, les services financiers, la comptabilité, le service juridique, les achats, le chantier et la direction générale.
• Sensibilisation aux différends : être en mesure de soumettre à un spécialiste les risques liés à l’exclusion de l’évaluation, à l’annulation, aux offres anormalement basses, aux garanties, à la résiliation et à l’interdiction de soumissionner.

13. Comment constituer une mémoire institutionnelle après la formation ?
Si la formation aux appels d’offres repose uniquement sur les connaissances individuelles du personnel, ces connaissances disparaissent également en cas de changement de personnel. Il convient donc de constituer une mémoire institutionnelle au sein de l’entreprise après la formation. La mémoire institutionnelle est l’un des éléments les plus importants pour accroître la valeur à long terme du département chargé des appels d’offres.

L’entreprise doit préparer un rapport d’examen préliminaire pour chaque appel d’offres et consigner les motifs justifiant la soumission d’une offre ou, si aucune offre n’a été soumise, les raisons de cette décision, les risques identifiés, les hypothèses de coûts, les devis reçus des sous-traitants, les questions nécessitant un recours et les avertissements relatifs à l’exécution du contrat. Si le marché est remporté, le dossier d’offre doit être transmis de manière systématique au chantier ou à l’équipe chargée du projet.

Une fois le contrat achevé, les données relatives aux coûts réalisés, aux décomptes, à la révision des prix, aux retards, aux pénalités, aux prolongations de délai, aux échanges avec le pouvoir adjudicateur et aux différends doivent être retransmises à l’unité ou au département chargé des appels d’offres. L’entreprise pourra ainsi préparer ses offres lors des appels d’offres ultérieurs en s’appuyant non seulement sur des estimations du marché, mais également sur ses propres données historiques.

14. Évaluation
La création d’une unité ou d’un département chargé des appels d’offres au sein des entreprises constitue une démarche appropriée. Toutefois, une unité ou un département chargé des appels d’offres n’ayant pas reçu de formation reste le plus souvent un simple bureau assurant le suivi des opérations quotidiennes. En revanche, une unité ou un département formé devient un centre d’aide à la décision capable d’appréhender la procédure d’appel d’offres de bout en bout, de détecter précocement les risques, de travailler avec les services techniques et financiers, de prendre en compte les clauses contractuelles dès la phase de soumission de l’offre et de transmettre en temps utile les différends à un spécialiste.

À cet égard, un modèle reposant sur trois éléments doit être recommandé. Le premier consiste à créer au sein de l’entreprise une unité ou un département chargé des appels d’offres dont les missions sont clairement définies. Le deuxième consiste à faire en sorte que les personnes travaillant dans cette unité ou ce département suivent régulièrement des cours et des formations pratiques dispensés par des professionnels. Le troisième consiste à recourir à des conseils spécialisés externes dans les différends concrets. Lorsque ces trois éléments sont mis en œuvre conjointement, l’entreprise intervient dans les marchés publics de manière plus éclairée, mieux préparée et plus sûre.

La formation permet à l’entreprise d’acquérir une connaissance de la réglementation et des compétences opérationnelles. Le conseil permet, quant à lui, de déterminer la voie de recours appropriée dans un dossier concret, de ne pas laisser expirer les délais, de présenter les preuves de manière ordonnée et de structurer juridiquement de façon adéquate les échanges avec le pouvoir adjudicateur. La formation et le conseil constituent donc deux mécanismes distincts de sécurité institutionnelle qui ne se substituent pas l’un à l’autre, mais se complètent.

15. Conclusion
Pour les entreprises participant régulièrement aux marchés publics, une unité ou un département chargé des appels d’offres constitue désormais un besoin institutionnel important. Toutefois, l’existence du département chargé des appels d’offres ne suffit pas à elle seule. Les personnes travaillant dans cette unité ou ce département doivent recevoir une formation portant notamment sur les lois n° 4734 et 4735, les règlements d’application relatifs aux appels d’offres, le Communiqué général sur les marchés publics, EKAP, les appels d’offres électroniques, le tableau des informations relatives à l’aptitude, les références professionnelles, les offres anormalement basses, les critères autres que le prix, l’exécution du contrat, la réclamation auprès du pouvoir adjudicateur, le recours à la KİK, les procédures contentieuses et l’interdiction de soumissionner.

Le personnel de l’unité ou du département chargé des appels d’offres doit suivre des cours dispensés par des professionnels ; les formations doivent être conçues sous forme de modules en fonction du domaine d’activité de l’entreprise, du type d’appel d’offres, des différends antérieurs et de la répartition des missions du personnel. Bien que les vidéos, les livres, les articles et l’analyse des décisions soient utiles, ils doivent être complétés par une formation pratique et l’orientation de spécialistes.

Toutefois, même un département chargé des appels d’offres dont le personnel est formé ne rend pas inutile le recours à un spécialiste externe dans les différends concrets. Les entreprises doivent impérativement solliciter les conseils de spécialistes dans les procédures relatives à l’exclusion de l’évaluation par le pouvoir adjudicateur, à l’annulation du marché, à la justification d’une offre anormalement basse, à l’encaissement d’une garantie à titre de recette, à la résiliation du contrat, à l’interdiction de soumissionner, aux décomptes, à la révision des prix, à la prolongation de délai et aux contentieux.

En conclusion, une gestion saine des appels d’offres nécessite une structure en trois étapes : il convient d’abord de créer une unité ou un département chargé des appels d’offres, puis de renforcer ce département par des formations professionnelles et, enfin, de le soutenir par des conseils spécialisés lors de différends concrets. Les entreprises qui mettent en place ce modèle deviennent, dans le cadre des marchés publics, des structures institutionnelles qui ne se contentent pas de soumettre des offres, mais qui connaissent leurs risques, protègent leurs droits et sont capables de gérer l’exécution du contrat.

İlyas KILIÇ

Spécialiste de l’administration publique

Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.

Président du conseil d’administration

Bibliographie et références internes au site :

• Autorité des marchés publics de Turquie, réglementation sur les marchés publics : lien
• Autorité des marchés publics de Turquie, annonce relative au Règlement d’application sur la passation électronique des marchés publics : lien
• Autorité des marchés publics de Turquie, guides relatifs aux modifications réglementaires du 1 Ağustos 2025 : lien
• Autorité des marchés publics de Turquie, annonce relative à l’utilisation, dans les appels d’offres électroniques, des documents téléversés sur EKAP : lien
• Kılıç Hukuk, formation aux appels d’offres adaptée aux entreprises : lien
• Kılıç Hukuk, entrée du glossaire consacrée à la formation aux appels d’offres : lien
• Kılıç Hukuk, conseil en marchés publics : lien
• Kılıç Hukuk, qu’est-ce que le conseil en marchés publics ? : lien
• ihale.tv, comment remplir le tableau des informations relatives à l’aptitude sur EKAP ? : lien
• ihale.tv, soumission et évaluation des offres dans les appels d’offres électroniques : lien
• ihale.tv, réclamation électronique auprès du pouvoir adjudicateur et recours électronique auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie : lien
• ihale.tv, justification d’une offre anormalement basse via EKAP : lien
• Publications Kılıç Akademi, ouvrages sur les appels d’offres : lien
• Publications Kılıç Akademi, documents attestant les références professionnelles dans les marchés publics : lien
• Publications Kılıç Akademi, procédures d’interdiction de soumissionner dans le cadre des marchés publics : lien
• Loi n° 4734 sur les marchés publics : lien
• Loi n° 4735 sur les contrats de marchés publics : lien
• Règlement d’application relatif aux appels d’offres de travaux : lien
• Règlement d’application sur la passation électronique des marchés publics : lien
• Communiqué général sur les marchés publics : lien