Comment présenter dans les appels d’offres les documents étrangers obtenus à l’étranger ? (Analyse d’une décision de la KİK relative à une acquisition de fournitures)

1. Introduction
Dans les appels d’offres d’acquisition de fournitures, les entreprises fournisseurs présentent souvent des documents établis dans des pays étrangers, tels que des catalogues techniques, des déclarations du fabricant, des rapports d’essai, des certificats de qualité, des attestations d’habilitation, des rapports d’inspection en vol, des essais de réception en usine, des certificats de conformité, des certifications ou des rapports de performance.

Même si le contenu technique de ces documents est exact, l’offre peut être écartée de l’évaluation si leurs modalités de présentation ne sont pas conformes à la réglementation. La décision de la Commission des marchés publics du 17.12.2025, portant le numéro 2025/UM.II-2698 et figurant en annexe, est importante à cet égard pour les entreprises fournisseurs. Dans cette décision, bien qu’une traduction certifiée en turc et notariée du rapport d’inspection en vol CAT III établi dans un pays étranger ait été présentée, l’absence de la chaîne de légalisation/d’apostille requise sur le document étranger original constituait l’élément principal du litige. 

Dans le dictionnaire des marchés publics de Kılıç, la notion de « mention d’apostille » est définie comme la mention de certification apposée afin que les documents officiels établis dans les pays parties à la Convention de La Haye sur l’apostille puissent être utilisés dans un autre pays ; il est particulièrement souligné que l’apostille ne certifie pas le contenu du document, mais confirme la signature/le sceau et le lien avec l’autorité compétente. Par conséquent, les soumissionnaires qui présenteront un document étranger doivent considérer non seulement son contenu technique, mais également la chaîne de légalisation comme un élément essentiel de la préparation de leur offre. (Voir : Apostil tasdik serhi )

La vidéo publiée sur ihale.tv concernant la question de savoir si les documents relevant du secteur privé à l’étranger peuvent être considérés comme une expérience professionnelle indique également que l’apostille, les procédures de légalisation, la traduction et les formalités notariales sont essentielles à la validité des documents d’appel d’offres. Cette approche fournit également des indications concernant les rapports techniques, les certificats et les documents du fabricant présentés dans les appels d’offres d’acquisition de fournitures. (Voir : ihale.tv )

2. Déroulement des faits à l’origine du litige
L’appel d’offres faisant l’objet du litige est un appel d’offres d’acquisition de fournitures portant sur la « Fourniture et l’installation de 11 ILS/DME et de 1 LLZ/DME ». Le cahier des clauses administratives prévoyait, comme critère de qualification, la présentation, accompagnée de sa traduction certifiée en turc et notariée, du rapport d’inspection en vol CAT III attestant qu’un système ILS de la même marque que le système ILS proposé avait été mis en service dans la catégorie CAT III. 

L’entreprise requérante a présenté le rapport d’inspection en vol en anglais établi par International …  ainsi que la traduction certifiée en turc de ce rapport, effectuée en Turquie par un traducteur assermenté et notariée. Toutefois, le pouvoir adjudicateur a écarté l’offre de l’évaluation en indiquant que le rapport ne comportait pas les formalités de légalisation requises par les dispositions de la réglementation des marchés publics relatives aux modalités de présentation des documents et que, par conséquent, l’authenticité de la signature figurant sur le document, la qualité du signataire et le sceau/cachet ne pouvaient pas être vérifiés. (Voir : l’article 29 du Règlement d’application relatif aux appels d’offres d’acquisition de fournitures et le Communiqué général sur les marchés publics) 

La requérante a soutenu que le document avait été obtenu auprès d’une société privée à l’étranger, qu’il ne pouvait pas être considéré comme un document officiel et que, par ailleurs, la traduction en turc avait été notariée. La Commission n’a pas jugé cette défense suffisante. En effet, dans le dossier de consultation, le rapport d’inspection en vol CAT III en question ne figurait pas parmi les documents dépourvus de caractère officiel qui étaient dispensés de légalisation. Le dossier étant devenu définitif sous cette forme, la Commission a conclu que le rapport devait être présenté avec une mention d’apostille ou une chaîne de légalisation équivalente. (Décision de la Commission des marchés publics du 17.12.2025, portant le numéro 2025/UM.II-2698) 

3. Qu’est-ce qu’une mention d’apostille ?
L’apostille est un système international de certification permettant qu’un document officiel établi dans un pays soit utilisé dans un autre pays partie. Dans les notes d’information du ministère des Affaires étrangères, l’objectif de l’apostille est défini comme la suppression de l’obligation de légalisation diplomatique ou consulaire pour que les documents officiels établis dans un État partie puissent être utilisés dans un autre État partie. 

L’article publié sur le site de Kılıç Hukuk sous le titre « Est-il possible de participer aux appels d’offres avec des attestations d’achèvement de travaux obtenues dans des pays étrangers ? » explique également l’importance, dans la pratique des appels d’offres, de la vérification, au moyen d’une apostille ou d’une chaîne successive de légalisations, de l’authenticité de la signature, de la qualité du signataire et de l’authenticité du sceau/cachet figurant sur les documents établis dans un pays étranger. (Voir : Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu )

En résumé, la mention d’apostille confirme : 

• l’authenticité de la signature figurant sur le document, 
• la qualité de la personne ayant signé le document, 
• le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du cachet,

Elle les confirme. En d’autres termes, l’apostille n’établit pas l’exactitude du contenu du document.
L’article 29 du Règlement d’application relatif aux appels d’offres d’acquisition de fournitures définit également ainsi la procédure d’apostille. La décision de la Commission repose elle aussi sur cette définition. 

4. Quels documents relèvent de l’apostille ?
Comme il ressort également des documents publiés par le ministère des Affaires étrangères et présentés en annexe, les documents pouvant faire l’objet d’une apostille sont répartis en quatre groupes. 

Tableau-1 : Documents pouvant faire l’objet d’une apostille et leurs groupes

La note d’information du ministère des Affaires étrangères précise également les documents auxquels l’apostille ne s’applique pas. Ainsi, les documents diplomatiques et consulaires ainsi que les documents administratifs directement liés aux opérations commerciales ou douanières sont exclus du champ d’application de l’apostille. 

Cette distinction est très importante pour les entreprises fournisseurs. En effet, tout document technique obtenu à l’étranger n’est pas automatiquement un « document officiel » susceptible de recevoir une apostille. Toutefois, si le document d’une société privée est certifié par un notaire, une autorité officielle ou une autorité compétente quant à la signature, à la date ou à l’enregistrement, l’apostille est généralement apposée sur cette certification officielle. L’examen de la question au regard de la réglementation des marchés publics conduit à la conclusion suivante : si le dossier de consultation ne dispense pas de légalisation les documents obtenus à l’étranger, l’entreprise est tenue de présenter le document avec une chaîne de légalisation conforme à la réglementation. Comme l’illustre le cas concret faisant l’objet de la décision de la Commission, de telles situations donnent souvent lieu à des litiges. 

5. La certification de la traduction et la légalisation du document ne doivent pas être confondues
Dans l’affaire faisant l’objet de la décision de la Commission relative au litige, l’entreprise requérante a considéré que la notarisation de la traduction suffisait à légaliser le document étranger. Or, l’article 29 du Règlement d’application relatif aux appels d’offres d’acquisition de fournitures traite ces deux situations différemment et sous deux rubriques distinctes. Il s’agit des éléments suivants : 

• La légalisation du document établi dans un pays étranger, 
• La traduction du document en langue étrangère et la certification de cette traduction.  

Pour les soumissionnaires nationaux, les traductions des documents établis dans une langue étrangère doivent être réalisées par des traducteurs assermentés en Turquie et certifiées par un notaire. Ces traductions sont dispensées de la légalisation du ministère des Affaires étrangères. Toutefois, cette dispense ne supprime pas la nécessité d’une apostille ou d’une légalisation du document étranger original. Dans la décision de la Commission, bien qu’une traduction certifiée en turc et notariée du rapport d’inspection en vol ait été produite, l’exclusion de l’offre de l’évaluation a été jugée conforme au droit, car le rapport lui-même ne comportait pas les formalités de légalisation requises. 

L’analyse de Kılıç Hukuk relative aux documents de qualité et de normalisation indique également que les documents concernant la qualité et les normes établis dans un pays étranger doivent être évalués séparément au regard de l’accréditation, de la confirmation de TÜRKAK et des procédures de traduction et de certification. Par conséquent, le contrôle des documents étrangers ne doit pas être considéré comme limité à la seule question de l’apostille ; l’accréditation du document, sa validité, sa traduction et les dispositions d’exemption prévues dans le dossier de consultation doivent être examinées conjointement. (Voir : Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

Les explications du ministère des Affaires étrangères relatives aux procédures de légalisation indiquent également que les documents munis d’une apostille ne doivent pas en outre être certifiés par le ministère et que, pour les documents provenant de pays non parties au régime de l’apostille, il convient de recourir à la chaîne de légalisation au lieu de l’apostille. Il convient de résumer les deux règles importantes établies par le ministère des Affaires étrangères concernant les procédures de légalisation. La première est que, si le document porte une apostille, aucune légalisation supplémentaire du ministère des Affaires étrangères n’est requise. Les explications du ministère précisent même que les documents ayant reçu une apostille ne font pas l’objet d’une certification supplémentaire par le ministère. 

La seconde règle établie par le ministère des Affaires étrangères concernant les procédures de légalisation est que la chaîne classique de légalisation doit être appliquée dans les pays qui ne sont pas parties au régime de l’apostille ou dans lesquels l’apostille ne peut pas être utilisée. Selon les explications du ministère des Affaires étrangères, le document établi dans un pays étranger doit d’abord, quant à la signature et au sceau de l’autorité qui l’a établi, être certifié par le ministère des Affaires étrangères de ce pays, puis par la représentation turque située dans ce pays ou accréditée auprès de celui-ci ; à titre d’alternative, après avoir été certifié par l’ambassade en Turquie du pays dans lequel il a été établi, le document peut être soumis en Turquie à la légalisation du ministère des Affaires étrangères.
Concernant les autorités habilitées à apposer une apostille sur les documents officiels établis en Turquie, les pages des représentations extérieures du ministère des Affaires étrangères désignent, pour les documents administratifs, les gouvernorats, les agents compétents agissant au nom des gouverneurs et les sous-préfectures ; pour les documents judiciaires, elles désignent les présidences des commissions de justice dans les centres où siège une cour d’assises. 

6. Points que les entreprises fournisseurs doivent prendre en considération dans les appels d’offres d’acquisition de fournitures 
Les entreprises fournisseurs doivent être attentives à certains points lorsqu’elles présentent les documents étrangers qu’elles ont obtenus à l’étranger. Ceux-ci sont résumés dans le Tableau-2. 

Tableau-2 : Présentation des documents étrangers obtenus à l’étranger 

Lorsque nous examinons le cas concret, les documents dépourvus de caractère officiel et dispensés de la procédure de légalisation sont énumérés séparément à l’article 7.9.5.7 du cahier des clauses administratives mentionné dans la décision du Conseil. Dans ce cadre, les documents tels que la documentation technique, les catalogues, les brochures, les réponses aux spécifications techniques et les explications ont été exemptés. Toutefois, le rapport de contrôle en vol CAT III ne figurait pas parmi ces documents exemptés. Pour cette raison, le Conseil a considéré que le rapport devait être présenté avec une apostille.
Dans ce cadre, les entreprises fournisseurs doivent examiner conjointement les notions de “mention « original vu par le pouvoir adjudicateur »”, de “mention de conformité à l’original” et d’“apostille” figurant dans le dictionnaire des appels d’offres Kılıç. En effet, l’original, la copie, la traduction et la mention de légalisation d’un document étranger ont des fonctions juridiques différentes ; l’un ne se substitue pas à l’autre. (Voir : Sozluk )

La conclusion à tirer de la situation rencontrée ici par l’entreprise et de la décision du Conseil est qu’il faut comprendre que le caractère technique d’un document ne signifie pas qu’il est exempté de légalisation dans tous les cas et que, tant que les documents exemptés ne sont pas expressément indiqués dans le dossier de consultation, les opérations présentées dans le Tableau-2 doivent être effectuées.
Pour cette raison, les entreprises fournisseurs doivent lire et évaluer conjointement les dispositions du cahier des clauses administratives relatives aux critères de participation et de qualification, à la forme de présentation des documents, à la légalisation des documents étrangers, à la traduction des documents en langue étrangère et aux documents dépourvus de caractère officiel qui sont dispensés de légalisation.

7. Incertitudes rencontrées concernant les documents obtenus auprès de sociétés privées
Le fait que les entreprises fournisseurs agissent, dans le cadre des appels d’offres, en se fondant sur l’idée selon laquelle “Ce document a été obtenu auprès d’une société privée, ce n’est pas un document officiel ; par conséquent, aucune apostille n’est nécessaire…” n’est pas toujours valable. De même, dans la décision du Conseil, le requérant avait soutenu que le rapport de contrôle en vol avait été établi par une société privée ! Toutefois, le Conseil, indiquant que ce document n’était pas mentionné dans le dossier de consultation parmi les documents dispensés de légalisation et que le dossier était devenu définitif, a décidé que le document devait être présenté avec une apostille. Pour cette raison, les entreprises fournisseurs doivent examiner en détail le dossier de consultation et effectuer les opérations indiquées ci-dessus dans les Tableaux-1 et 2. 

8. Conclusion et nos évaluations
Comme il ressort également du cas concret soumis au Conseil des marchés publics, la présentation, dans le cadre de l’appel d’offres, de la seule traduction turque certifiée par un notaire d’un document technique obtenu à l’étranger, tel que le rapport de contrôle en vol CAT III, n’a pas été jugée suffisante. En effet, ce document n’étant pas dispensé de légalisation dans le dossier de consultation, une apostille ou une chaîne de légalisation conforme à la procédure a été exigée. Pour cette raison, avant de verser des documents étrangers au dossier d’offre, les entreprises fournisseurs doivent impérativement répondre aux trois questions suivantes :

• Ce document constitue-t-il un critère de qualification dans le dossier de consultation ? 
• Ce document est-il expressément mentionné parmi les documents dispensés de légalisation ? 
• Les opérations d’apostille/de légalisation nécessaires ont-elles été accomplies séparément pour le document original et sa traduction ? 

Si les trois questions énumérées ci-dessus ne reçoivent pas de réponse favorable à l’entreprise, l’offre présentée est écartée en raison de la forme de présentation du document.
Toutefois, en cas d’évaluations illégales concernant la forme de présentation des documents, d’exclusion de l’offre au motif d’une légalisation manquante ou de formulation ambiguë, dans le dossier, de l’exemption de légalisation, les entreprises doivent envisager de déposer dans les délais une réclamation auprès du pouvoir adjudicateur puis, lorsque les conditions sont réunies, un recours auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK). 

Comme le montre également le cas concret, il ne suffit pas d’indiquer uniquement dans la requête que “le document est techniquement correct… ”. Dans les requêtes à préparer, la nature du document, le pays dans lequel il a été établi, la chaîne d’apostille/de légalisation, la certification de la traduction, les dispositions d’exemption figurant dans le dossier et la pratique analogue issue de la décision de la KİK doivent être exposées conjointement. Pour cette raison, lors de la préparation du dossier d’appel d’offres ou après l’exclusion de l’offre, le recours, selon les particularités du cas concret, aux avis de juristes exerçant dans le domaine de la réglementation des marchés publics et de consultants techniques en marchés publics revêt de l’importance afin de ne pas laisser expirer le délai de recours et d’établir le lien entre l’allégation, la réglementation et les éléments de preuve. (Voir : Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu), (Voir : ihale.tv )

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Expert en administration publique                            Experte en contrats de marchés publics

et consultant en appels d’offres                                                       

Sources

1. Décision du Conseil des marchés publics du 17.12.2025, n° 2025/UM.II-2698 

2. Loi n° 4734 sur les marchés publics 

3. Règlement d’application relatif aux appels d’offres de fournitures 

4. Communiqué général sur les marchés publics 

5. Ministère des Affaires étrangères de la République de Turquie, note d’information sur la légalisation     (mfa.gov.tr )

6. Ministère des Affaires étrangères de la République de Turquie/Services consulaires, annonce relative à l’e-Apostille (konsolosluk.gov.tr )

7. Dictionnaire des appels d’offres Kılıç, “Apostille” (Apostil tasdik serhi )

8. Kılıç Hukuk, “Est-il possible de participer à des appels d’offres avec des attestations de bonne exécution obtenues dans des pays étrangers ?” (Yabanci ulkelerde elde edilen is bitirme belgeleriyle ihalelere katilmak mumkun mu) 

9. Kılıç Hukuk, “Documents relatifs à la qualité et aux normes dans les marchés publics de services” : 

( Kamu hizmet alim ihalelerinde kalite ve standart belgeleri )

10. ihale.tv, “Mes documents relatifs à des fournitures ou à des services exécutés à l’étranger dans le secteur privé sont-ils considérés comme une expérience professionnelle ?” : ( ihale.tv )