Erreurs dans les registres d’actions sur EKAP : points d’attention pour les sociétés anonymes

I-Introduction
Nous constatons que des sociétés anonymes participant à des marchés publics sont exclues de l’évaluation et subissent des pertes de droits en raison d’erreurs commises lors de l’enregistrement sur EKAP de leur actionnariat et des personnes habilitées à les représenter. Les sociétés anonymes participant à des marchés publics doivent donc, en premier lieu, connaître et effectuer en temps utile les formalités d’enregistrement sur EKAP prévues par la réglementation des marchés publics, dont la mise en œuvre est relativement simple.
Le présent article fournira des informations sur les erreurs commises par les sociétés anonymes dans le cadre des appels d’offres concernant la déclaration de leur actionnariat et des personnes habilitées à les représenter, ainsi que sur la correction de ces erreurs. Je tenterai également d’exposer concrètement le sujet à partir d’un cas réel. En effet, le cas réel faisant l’objet de l’article ainsi que des cas similaires ont été examinés en détail par nos avocats spécialisés en marchés publics et par Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.  

II- Importance du « registre des actions » des sociétés anonymes et du « registre des décisions du conseil d’administration » sur lequel il repose dans le processus d’appel d’offres   
Dans les sociétés anonymes, la structure de l’actionnariat est déterminée par le « registre des actions ». La tenue du registre des actions est obligatoire conformément aux dispositions du Code de commerce turc. En effet, les participations et leur montant détenus par les actionnaires des sociétés anonymes sont déterminés dans ce registre. Le registre des actions constitue donc un document officiel. Le registre des actions (autrement dit, le registre des titres) doit être à jour. (Voir les articles 64, 425, 499, 594 du Code de commerce turc)
Le « registre des décisions du conseil d’administration » constitue le fondement du registre des actions. Ce registre, dont la tenue est obligatoire notamment dans les sociétés anonymes, se compose des textes écrits contenant toutes les décisions prises par le conseil d’administration de la société. Les décisions consignées dans ce registre jouent un rôle dans le règlement des litiges susceptibles de survenir ultérieurement au sujet de la société. (Voir les articles 64. 65. 390. du Code de commerce turc)
La réglementation des marchés publics comporte également des dispositions particulières concernant les « registres des actions » des sociétés anonymes, lesquels reposent sur le registre des décisions du conseil d’administration. Selon la réglementation des marchés publics, «… Les informations ci-dessous concernant les personnes physiques enregistrées sur EKAP, elles-mêmes ainsi que leurs mandataires ou représentants ; les personnes morales elles-mêmes et, selon le cas, leurs associés et taux de participation (à l’exception des actions offertes au public)/membres/fondateurs, les responsables de leur direction habilités à signer la lettre d’offre ou de candidature ou le contrat, ainsi qu’à représenter la personne morale dans le cadre de l’exécution du contrat, de même que leurs mandataires ou représentants, doivent être enregistrées sur EKAP et mises à jour avant la date limite de candidature ou la date de l’appel d’offres et avant la signature du contrat. Pour ces personnes ; lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la dénomination commerciale, le numéro d’identification fiscale et, le cas échéant, le nom commercial de l’entreprise.
Pour les personnes morales ; les données du registre du commerce servent de référence dans le cadre de l’enregistrement des responsables de la direction et, selon le cas, des associés et taux de participation (à l’exception des actions offertes au public) /membres/fondateurs. En outre, dans les sociétés anonymes (à l’exception des sociétés à actionnaire unique), les parties pertinentes du registre des actions relatives aux personnes déclarées et du registre des décisions du conseil d’administration sur lequel il repose sont également numérisées et téléversées sur EKAP dans le cadre de l’enregistrement des associés et des taux de participation ; pour les personnes morales n’ayant pas la qualité de société, les parties pertinentes des documents contenant des informations ne figurant pas dans les Gazettes du registre du commerce de Turquie sont également numérisées et téléversées sur EKAP dans le cadre de l’enregistrement des membres ou des fondateurs…. (Voir l’article 7 du Règlement d’application des appels d’offres électroniques, intitulé « Enregistrement des personnes physiques et morales sur EKAP ») 

La réglementation secondaire des marchés publics comporte également l’explication suivante : «… 31.3 Les informations requises à l’article 7 du Règlement d’application des appels d’offres électroniques doivent être conservées sur EKAP de manière complète, exacte et à jour. Lorsque des modifications doivent être apportées aux informations visées au cinquième alinéa dudit article par les personnes physiques ou morales enregistrées sur EKAP, ces modifications doivent obligatoirement être mises à jour et enregistrées sur EKAP au plus tard dans les 7 (sept) jours suivant la date de la modification et, dans tous les cas, avant la date limite de candidature ou la date de l’appel d’offres ; les modifications intervenues après la date limite de candidature ou la date de l’appel d’offres doivent être mises à jour et enregistrées sur EKAP avant la signature du contrat. Lorsque les informations sont obtenues directement à partir des registres d’EKAP, les offres sont exclues de l’évaluation s’il est constaté que ces informations ne sont pas à jour. Dans les sociétés anonymes, à condition que les associés et les taux de participation demeurent inchangés à l’issue des opérations effectuées conformément à la réglementation applicable, les offres ne sont pas exclues de l’évaluation si les documents relatifs à ces opérations ne sont pas téléversés sur EKAP. En cas de contradiction entre les informations inscrites au registre du commerce et celles figurant sur EKAP, les informations du registre du commerce prévaudront.” (Voir l’article 31 du Communiqué général sur les marchés publics, intitulé « Formalités d’enregistrement sur EKAP »)
Comme il ressort de la réglementation des marchés publics, les personnes qui soumettront une offre aux appels d’offres sont tenues d’enregistrer sur EKAP les informations relatives à leurs associés, à leurs taux de participation à l’exception des actions offertes au public, ainsi qu’à leurs membres/fondateurs. Lors de la saisie de ces informations sur EKAP par les personnes qui soumettront une offre, les informations du registre du commerce servent de référence. En outre, dans les sociétés anonymes, à l’exception des sociétés à actionnaire unique, les parties pertinentes du « registre des actions » relatives aux personnes déclarées et du « registre des décisions du conseil d’administration » sur lequel il repose doivent également être numérisées et téléversées sur EKAP dans le cadre de l’enregistrement des associés et des taux de participation.
Les informations enregistrées sur EKAP doivent donc être mises à jour avant la date de l’appel d’offres et avant la signature du contrat.  S’il est constaté que les informations enregistrées sur EKAP ne sont pas à jour, les offres sont exclues de l’évaluation. 

III- Un cas réel et l’appréciation du Conseil des marchés publics 
Le cas réel s’est produit le 28.11.2024 dans le cadre de l’appel d’offres relatif aux « Travaux de maintenance et de réparation du contrôle des mesures et de l’infrastructure de contrôle de la région asiatique ». La demande présentée contenait, en résumé, les allégations suivantes : « la dénomination de A… A.Ş. a été modifiée en A…B… A.Ş. dans la Gazette du registre du commerce du 19.11.2024 et son adresse a été modifiée ; lesdites modifications sont substantielles et doivent obligatoirement être enregistrées sur EKAP ; en outre, conformément à la décision du conseil d’administration du 15.11.2024, la structure de l’actionnariat de la société du soumissionnaire a également changé ; B… Limited Şirketi a cédé à des tiers toutes les actions qu’elle détenait dans A…A.Ş. ; cette situation a été publiée un jour après l’appel d’offres ; les personnes apparaissant comme habilitées à représenter la société à la date de l’appel d’offres ne disposent pas d’inscriptions dans Mersis ni dans le registre du commerce et ces informations ne sont pas non plus à jour sur EKAP ; les informations relatives aux personnes habilitées à représenter A… A.Ş., à ses associés et à leurs taux de participation n’ont pas été déclarées dans le tableau des informations relatives à la capacité conformément à leur dernier état actualisé ; la lettre d’offre n’a pas été signée au moyen d’une signature électronique par la personne habilitée à représenter la société et à signer ; la personne ayant signé électroniquement la lettre d’offre n’était pas habilitée à représenter la société à la date de l’appel d’offres ; ... »
À l’issue de l’examen effectué par le Conseil des marchés publics, il a été décidé, en résumé, que : « la structure de l’actionnariat de A… A.Ş. avait changé à une date (15.11.2024) antérieure à la date de l’appel d’offres (28.11.2024) ; le soumissionnaire n’avait pas téléversé sur EKAP le registre des actions correspondant ni la décision du conseil d’administration sur laquelle il repose ; par conséquent, le registre des actions figurant sur EKAP et le registre des décisions du conseil d’administration sur lequel il repose ne reflétaient pas l’état actualisé de la structure de l’actionnariat de la société à la date de l’appel d’offres ; dès lors, l’offre du groupement d’entreprises comprenant A… A.Ş., dont il avait été constaté que les informations relatives à la structure de l’actionnariat sur EKAP n’étaient pas à jour, devait être exclue de l’évaluation conformément à l’article 31 du Communiqué général sur les marchés publics… »  (Voir la décision du 05.03.2025 du Conseil des marchés publics n° 2025/UY.II-660)

IV- Conclusion et notre appréciation
Le cas concret a été examiné par nos consultants et nos avocats spécialisés en marchés publics faisant partie de l’équipe de Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş. Il en a été conclu que les sociétés anonymes participant à un appel d’offres doivent vérifier sur EKAP, avant celui-ci, les informations relatives à la situation la plus récente de leur actionnariat et aux personnes habilitées à les représenter.
Comme le montre également le cas concret, le soumissionnaire participant à l’appel d’offres a présenté une offre sans maîtriser pleinement la réglementation des marchés publics et a été exclu de l’évaluation. Cette situation a entraîné une perte de droits pour l’entreprise ayant soumis l’offre. Par conséquent, afin de prévenir les pertes de droits, les entreprises constituées qui soumettront une offre doivent assurer la formation de leurs propres services d’appels d’offres/d’achats et obtenir l’assistance de cabinets spécialisés dans le conseil en marchés publics ou d’avocats spécialisés en marchés publics. 24.07.2025 

İlyas KILIÇ

Spécialiste de l’administration publique et consultant en marchés publics

Président du conseil d’administration de Kılıç Kurumsal Danışmanlık A.Ş.