L’évaluation des échantillons dans les appels d’offres électroniques peut devenir un cauchemar pour les fournisseurs !

L’évaluation des échantillons dans les appels d’offres électroniques peut devenir un cauchemar pour les fournisseurs ! 

Introduction

Dans les marchés publics de fournitures, l’évaluation des échantillons constitue un instrument important pour déterminer la conformité aux spécifications techniques. Toutefois, notamment avec la généralisation de la procédure électronique d’appel d’offres (e-appel d’offres), les erreurs de procédure relatives à la remise des échantillons n’entraînent plus seulement le rejet de l’offre ; elles soulèvent également la question de la confiscation de la garantie de soumission, voire celle des actes et comportements interdits. Alors que les décisions réglementaires de l’Autorité des marchés publics de Turquie associent les violations relatives aux modalités de présentation des documents à de lourdes sanctions, la jurisprudence du Conseil d’État indique que ces sanctions doivent être limitées dans le respect des principes de proportionnalité et d’examen incomplet. La présente étude examine, selon une méthode scientifique et en appréciant conjointement la loi n° 4734 sur les marchés publics, le règlement d’application relatif aux appels d’offres de fournitures, la réglementation sur les appels d’offres électroniques et les décisions réglementaires de l’Autorité des marchés publics de Turquie, les points auxquels les soumissionnaires doivent prêter attention au cours de l’évaluation des échantillons afin d’éviter la confiscation de leurs garanties et le risque d’exclusion des marchés publics.

1. Problèmes rencontrés lors de l’évaluation des échantillons

La pratique des échantillons est une méthode classique visant à tester concrètement la conformité du produit proposé aux spécifications techniques dans les marchés publics de fournitures. Toutefois, avec le passage au système électronique d’appel d’offres, l’échantillon a cessé d’être un simple élément technique et est devenu un domaine risqué dans lequel les irrégularités procédurales sont sanctionnées administrativement.

Dans la pratique, le problème fréquemment rencontré concerne moins la non-conformité technique de l’échantillon que le stade auquel il est remis, les documents qui l’accompagnent, les modalités de son enregistrement et la procédure suivie. Cette situation conduit notamment à envisager la confiscation de la garantie de soumission et des sanctions d’exclusion.

2. Réglementation des marchés publics et explications juridiques

Dans la loi n° 4734, la garantie de soumission est réglementée comme une sûreté garantissant le sérieux de la participation à l’appel d’offres. Toutefois, dans l’économie générale de la loi, la confiscation de la garantie de soumission est prévue comme une sanction exceptionnelle et lourde. Lorsque les actes et comportements interdits prévus à l’article 17 de la loi sont appréciés conjointement avec les dispositions d’exclusion figurant à l’article 58, il apparaît que les comportements allant au-delà d’une simple insuffisance technique relèvent du champ des sanctions.

Cette distinction revêt une importance particulière en matière d’échantillons. En effet, la non-conformité technique de l’échantillon au cahier des charges entraîne l’élimination des soumissionnaires lors de l’évaluation de la qualification. En revanche, l’absence de remise d’un échantillon, sa remise irrégulière ou une déclaration trompeuse peuvent conduire le pouvoir adjudicateur à appliquer la confiscation de la garantie et l’exclusion des marchés publics. 

L’article 43 du règlement d’application relatif aux appels d’offres de fournitures, intitulé « Documents et démonstration comprenant les échantillons, catalogues et photographies des fournitures à acquérir ainsi que les réponses et explications relatives aux spécifications techniques » dispose ce qui suit : 

« (1) Afin de déterminer la conformité de la fourniture proposée aux critères techniques figurant dans les spécifications techniques, il peut être demandé un échantillon, un catalogue contenant les informations techniques, un document comprenant les réponses et explications relatives aux spécifications techniques ainsi qu’une photographie, et/ou une démonstration peut être organisée. À l’exception des acquisitions de fournitures nécessitant un processus de fabrication spécial, lorsqu’un document comprenant les réponses et explications relatives aux spécifications techniques est demandé, la demande d’un catalogue est obligatoire. Dans les appels d’offres pour lesquels un catalogue est demandé, les candidats ou soumissionnaires présentent, dans le cadre de leur candidature ou de leur offre, les justificatifs et/ou explications concernant les éléments définis comme critères techniques dans les spécifications techniques, mais ne figurant pas dans le catalogue.

(2) Les dispositions suivantes servent de fondement aux règles relatives à la remise et à l’évaluation des échantillons :

a) Le cahier de présélection ou le cahier des clauses administratives précise le ou les postes pour lesquels le pouvoir adjudicateur demandera des échantillons et leur nombre, le stade auquel les échantillons seront remis et les personnes chargées de cette remise, la méthode utilisée pour leur évaluation ainsi que les autres éléments. Il ne peut être prévu que les échantillons soient remis au pouvoir adjudicateur avant la date et l’heure limites de candidature/de l’appel d’offres, ni qu’une évaluation des échantillons soit effectuée avant cette date et cette heure afin que seules les personnes dont les échantillons ont été jugés conformes puissent déposer une candidature ou une offre.

b) Il incombe au pouvoir adjudicateur de recueillir un nombre approprié d’échantillons présentant les qualités requises pour le ou les postes pour lesquels leur remise est demandée. Compte tenu de la possibilité ou non d’effectuer plusieurs évaluations d’échantillons selon la nature de la fourniture ainsi que de la durée de vie de celle-ci, au moins un échantillon doit être conservé par le pouvoir adjudicateur. En cas de nouvelle évaluation faisant suite à une décision de l’Autorité ou d’une juridiction, celle-ci est effectuée sur l’échantillon conservé.

c) L’évaluation des échantillons est effectuée selon l’une des méthodes suivantes prévues dans le cahier de présélection ou le cahier des clauses administratives :

1) La commission d’appel d’offres peut prendre une décision après avoir examiné directement l’échantillon et procédé à son évaluation dans le cadre du rapport/procès-verbal d’examen de l’échantillon établi par l’ensemble de ses membres.

2) La commission d’appel d’offres peut prendre une décision en procédant à une évaluation dans le cadre du rapport/procès-verbal d’examen de l’échantillon établi par l’ensemble de ses membres experts.

3) La commission d’appel d’offres peut prendre une décision en procédant à une évaluation dans le cadre du rapport/procès-verbal d’examen de l’échantillon établi par l’ensemble de ses membres experts ainsi que par la ou les personnes désignées parmi le personnel qui utilisera la ou les fournitures faisant l’objet de l’acquisition.

ç) Les échantillons présentant le nombre et les qualités requis dans le cahier de présélection ou le cahier des clauses administratives sont remis au pouvoir adjudicateur dans le cadre des règles prévues par le cahier des charges. L’échantillon remis comporte les informations relatives à l’appel d’offres, au poste pour lequel l’échantillon est présenté et au candidat ou au soumissionnaire. Le pouvoir adjudicateur réceptionne l’échantillon au moyen d’un procès-verbal et, sur demande, une copie de celui-ci est remise au candidat ou au soumissionnaire.

d) Lorsque le pouvoir adjudicateur l’estime nécessaire, le lieu, la date et l’heure de l’évaluation de l’échantillon sont communiqués aux candidats ou aux soumissionnaires. Lors de l’évaluation de l’échantillon, ses caractéristiques physiques et sa conformité aux critères techniques figurant dans les spécifications techniques sont contrôlées. Le rapport/procès-verbal d’examen de l’échantillon établi à l’issue de l’examen indique si l’échantillon est conforme et, s’il est jugé non conforme, en précise les motifs. L’évaluation finale des échantillons est effectuée par la commission d’appel d’offres dans le cadre du rapport/procès-verbal d’examen de l’échantillon, et ces appréciations figurent dans la décision de la commission d’appel d’offres.

(3) Les dispositions du deuxième paragraphe servent de fondement aux règles et évaluations relatives à la procédure de démonstration.

(4) Dans les groupements d’entreprises, un, plusieurs ou l’ensemble des membres peuvent, dans le cadre des règles prévues par le cahier de présélection ou le cahier des clauses administratives, présenter, pour la fourniture proposée, un échantillon, un catalogue contenant les informations techniques, un document comprenant les réponses et explications relatives aux spécifications techniques ainsi qu’une photographie, et/ou effectuer une démonstration. Dans les appels d’offres auxquels les consortiums peuvent participer, les règles relatives à la présentation d’un échantillon, d’un catalogue contenant les informations techniques, d’un document comprenant les réponses et explications relatives aux spécifications techniques et d’une photographie et/ou à la procédure de démonstration sont établies séparément pour chaque partie, compte tenu des parties du marché nécessitant une expertise. Chaque membre du consortium est tenu de satisfaire au critère de qualification exigé pour la partie à laquelle se rapporte sa candidature ou son offre. »

Les paragraphes suivants de l’article 12 du règlement d’application relatif à la passation électronique des marchés publics, intitulé « Évaluation des candidatures et/ou des offres et attribution du marché », disposent ce qui suit : 

 « (5) Dans les appels d’offres exigeant un échantillon/une démonstration, l’évaluation de l’échantillon/de la démonstration est effectuée pour les offres appelées à être classées première et deuxième offres économiquement les plus avantageuses. Les offres des soumissionnaires qui ne satisfont pas à leurs obligations relatives aux procédures d’échantillon/de démonstration sont rejetées et leurs garanties de soumission sont confisquées. » 

(6) Les opérations d’évaluation se poursuivent jusqu’à la détermination de l’offre économiquement la plus avantageuse et, lorsqu’elle doit être désignée, de la deuxième offre économiquement la plus avantageuse.

(7) À l’issue de l’évaluation des offres, les offres des soumissionnaires dont il est constaté qu’ils ne satisfont pas aux conditions relatives aux critères de participation et de qualification ainsi que celles des soumissionnaires dont l’évaluation de l’échantillon/de la démonstration s’est soldée par un échec sont rejetées ; les motifs de rejet de ces offres sont enregistrés et la décision de la commission d’appel d’offres est établie sur EKAP. La décision de la commission d’appel d’offres est signée par les membres de la commission au moyen d’une signature électronique et soumise à l’approbation de l’autorité compétente en matière d’appel d’offres. Au plus tard dans les cinq jours ouvrables suivant la date de la décision, l’autorité compétente en matière d’appel d’offres approuve la décision d’attribution en la signant au moyen d’une signature électronique ou l’annule en indiquant son motif. À la date à laquelle la décision d’attribution doit être approuvée par l’autorité compétente en matière d’appel d’offres, une vérification des exclusions est effectuée sur EKAP. »

(8) La décision définitive d’attribution est notifiée à tous les soumissionnaires au plus tard dans les trois jours suivant le jour de son approbation ou de son annulation par l’autorité compétente en matière d’appel d’offres.

(9) Les offres des soumissionnaires qui ne présentent pas, dans le délai raisonnable imparti, les documents dont la présentation matérielle est exigée au titre du troisième paragraphe, qui les présentent sans respecter les modalités de présentation des documents ou qui présentent un document différent de celui téléversé sont rejetées et leurs garanties de soumission sont confisquées.

(10) Le non-respect des obligations relatives aux procédures d’échantillon/de démonstration visées au cinquième paragraphe ainsi que les actes énumérés au neuvième paragraphe sont considérés comme des comportements susceptibles d’influencer la décision d’attribution, et les dispositions de l’article 17 de la loi s’appliquent aux soumissionnaires ayant adopté de tels comportements.

(11) Les dispositions du présent article s’appliquent également, dans la mesure où leur nature le permet, à l’évaluation des candidatures de présélection/qualification. » 

L’article 29 du cahier type des clauses administratives applicable aux appels d’offres organisés par voie électronique, intitulé « Ouverture et évaluation des offres », dispose ce qui suit : 

« … 

29.9. Dans les appels d’offres exigeant un échantillon/une démonstration, l’évaluation de l’échantillon/de la démonstration est effectuée pour les offres appelées à être classées première et deuxième offres économiquement les plus avantageuses. Les offres des soumissionnaires qui ne satisfont pas à leurs obligations relatives aux procédures d’échantillon/de démonstration sont rejetées et leurs garanties de soumission sont confisquées.

29.10. Les opérations d’évaluation se poursuivent jusqu’à la détermination de l’offre économiquement la plus avantageuse et, lorsqu’elle doit être désignée, de la deuxième offre économiquement la plus avantageuse. 

29.11. À l’issue de l’évaluation des offres, les offres des soumissionnaires dont il est constaté qu’ils ne satisfont pas aux conditions relatives aux critères de participation et de qualification ainsi que celles des soumissionnaires dont l’évaluation de l’échantillon/de la démonstration s’est soldée par un échec sont rejetées, et les motifs de leur rejet sont consignés dans un procès-verbal.

29.12. Les offres des soumissionnaires qui ne présentent pas, dans le délai raisonnable imparti, les documents dont la présentation matérielle est exigée au titre de l’article 29.6, qui les présentent sans respecter les modalités de présentation des documents ou qui présentent un document différent de celui téléversé sont rejetées et leurs garanties de soumission sont confisquées.

29.13. Le non-respect des obligations relatives aux procédures d’échantillon/de démonstration visées à l’article 29.9 ainsi que les actes énumérés à l’article 29.12 sont considérés comme des comportements susceptibles d’influencer la décision d’attribution, et les dispositions de l’article 17 de la loi s’appliquent aux soumissionnaires ayant adopté de tels comportements. » Telle est la disposition applicable.  

Lorsque les dispositions réglementaires précitées sont appréciées conjointement, il apparaît que les pouvoirs adjudicateurs sont habilités à demander un échantillon, un catalogue, une explication technique et une photographie afin de confirmer la conformité technique. Il ressort de ces dispositions que l’échantillon fait l’objet d’une procédure destinée à contrôler sa conformité aux spécifications techniques. Toutefois, la réglementation impose que l’échantillon soit conforme aux spécifications techniques et prévoit, à défaut, le rejet technique de l’offre.

3. Approches divergentes de l’Autorité des marchés publics de Turquie et du Conseil d’État dans les appels d’offres électroniques

Dans les appels d’offres électroniques également, le « cahier type des clauses administratives » sert de fondement et la majeure partie des documents est déclarée sur EKAP. En matière d’échantillons, la question principale consiste à déterminer si l’échantillon doit être demandé au stade de l’offre ou au stade de l’évaluation. Dans la logique de l’appel d’offres électronique, il est généralement prévu que l’échantillon soit demandé après l’heure de l’appel d’offres et au cours du processus d’évaluation ; les règles contraires provoquent, dans la pratique, de sérieux litiges.

La décision réglementaire n° 2020/DK.D-222 de l’Autorité des marchés publics de Turquie a assimilé le non-respect des modalités de présentation des documents dans les appels d’offres électroniques à une « absence totale de présentation » et a retenu, dans ce cas, la confiscation de la garantie de soumission. Cette approche crée également un risque indirect pour les échantillons et les documents qui s’y rapportent. 

À un stade ultérieur, la décision réglementaire n° 2025/DK.D-310 a permis que même des erreurs techniques, telles que le téléversement sur EKAP d’un document erroné ou vierge ou une déclaration de garantie relative à un autre appel d’offres, puissent, sous certaines conditions, être considérées comme des actes ou comportements interdits.

Cette situation a élargi les pouvoirs des pouvoirs adjudicateurs en matière de confiscation des garanties et de sanctions d’exclusion des marchés publics. En d’autres termes, l’Autorité des marchés publics de Turquie interprète les sanctions administratives de manière extensive et stricte. L’application concrète de l’approche stricte de l’Autorité est apparue dans sa décision n° 2024/UM.II-1652 relative à l’appel d’offres d’acquisition d’énergie électrique organisé par le ministère de la Jeunesse et des Sports. Cette décision illustre également l’application des décisions réglementaires à un cas concret. L’Autorité a considéré que la présentation, sous forme de photocopie, du contrat relatif aux références acquises dans le secteur privé dans le cadre d’un e-appel d’offres constituait une violation des modalités de présentation des documents et a jugé conforme au droit la confiscation de la garantie de soumission. 

Dans le recours introduit contre la décision de l’Autorité, la 13e chambre du Conseil d’État a souligné que l’Autorité était tenue d’examiner le recours à la KİK dans les limites des griefs invoqués par le requérant et de manière à répondre à ceux-ci. Selon le Conseil d’État, décider directement de la confiscation de la garantie sans examiner le grief essentiel du requérant relatif à la nature de son attestation de références (absence de montant, absence de réception définitive, contrat toujours en vigueur) constitue un examen incomplet. La décision de l’Autorité a donc été annulée. (Voir la décision de la 13e chambre du Conseil d’État du 02.12.2025, E:2025/853, K:2025/3741) 

Cette approche du Conseil d’État constitue, face à l’application automatique et formaliste des décisions réglementaires par l’Autorité, une interprétation juridictionnelle équilibrée qui place au centre les particularités du cas concret et les griefs du requérant. (Voir Elektronik ihalelerde teminatlarin gelir kaydedilmesinde kik ve danistayin yaklasim farkliliklari )

 4. Quelles sont les mesures que les soumissionnaires doivent prendre lors de l’évaluation des échantillons ? 

Dans les marchés publics électroniques de fournitures, l’évaluation des échantillons est un processus qui permet de vérifier non seulement la qualité du produit, mais également le respect de la procédure et des déclarations. Au cours de ce processus, les entreprises fournisseurs peuvent faire l’objet de sanctions telles que l’exclusion de l’évaluation, l’encaissement de la garantie et l’interdiction de participer aux appels d’offres.  Par conséquent, les principaux points auxquels les entreprises fournisseurs doivent se conformer lors de l’évaluation des échantillons dans les appels d’offres électroniques sont les suivants :

• Ne pas présenter l’échantillon à une étape incorrecte ou à un moment contraire au cahier des clauses administratives,
• Vérifier, en assurant la concordance entre le cahier des clauses administratives et les spécifications techniques, pour quel poste, en combien d’exemplaires et à quelle étape l’échantillon est demandé, 
• Étiqueter l’échantillon (informations relatives à l’appel d’offres–poste–informations sur le soumissionnaire),
• Veiller à ce que les procès-verbaux et les enregistrements relatifs à la remise de l’échantillon soient complets,
• Veiller à l’absence d’incohérence entre l’échantillon et les spécifications techniques,
• Veiller à ce que l’échantillon présenté corresponde exactement aux informations sur le produit déclarées dans EKAP,
• Ne pas présenter les documents relatifs à l’échantillon sous une forme contraire aux modalités de présentation prévues dans le dossier de consultation,
• Contrôler la conformité au dossier de consultation de la méthode d’évaluation de la commission d’appel d’offres (directement par la commission/membre expert/personnel utilisateur), 
• Veiller à ce que le rapport/procès-verbal d’évaluation de l’échantillon soit étayé par des éléments concrets quant aux signatures et à la motivation.

5. Conclusion et évaluation 

Les lacunes concernant les points ci-dessus entraîneront des sanctions administratives et auront également des conséquences limitant l’activité commerciale de l’entreprise.  Nous estimons que ce processus, susceptible de devenir un véritable cauchemar pour une entreprise, peut être surmonté grâce à une bonne connaissance de la réglementation et à l’obtention d’une assistance juridique auprès de personnes spécialisées en la matière.  

Un autre point réside dans le fait que les décisions réglementaires du Conseil des marchés publics étendent le risque d’encaissement de la garantie et d’interdiction, tandis que les décisions des juridictions apprécient ce type de sanctions au regard des principes de proportionnalité et d’examen incomplet. Par conséquent, pour les soumissionnaires aux marchés de fournitures, l’objectif principal ne doit pas seulement consister à présenter un échantillon conforme, mais également à gérer le processus relatif à l’échantillon, du début à la fin, de manière conforme à la réglementation, documentable et cohérente. 27.02.2026

Av. Işıl KILIÇ EROL

Spécialiste des contrats de marchés publics 

Sources :

1. Loi n° 4734 sur les marchés publics
2. Règlement d’application relatif aux appels d’offres de fournitures
3. Règlement d’application relatif à la passation électronique des marchés publics
4. Cahier type des clauses administratives applicable aux appels d’offres électroniques
5. www.ihale.gov.tr
6. www.kilichukuk.org.tr