Les taux de participation non chargés sur EKAP ne peuvent pas être complétés après l’appel d’offres !

1-RÉSUMÉ : 
Les sociétés de capitaux qui participent à un appel d’offres sans avoir chargé leur structure d’actionnariat sur EKAP sont exclues de l’évaluation pour document manquant. 

2- EXEMPLE DE CAS
Dans le cas pris en exemple, il a été constaté, dans le tableau des informations de qualification présenté lors de l’appel d’offres par P…, société de capitaux et mandataire du groupement d'entreprises participant à l’appel d’offres, que ses associés et dirigeants étaient A (%49) et B (%51). Toutefois, à la suite de la consultation des informations du registre du commerce sur EKAP, il a été confirmé que ces personnes étaient des dirigeants, que la décision du conseil d’administration en date du …/…/2021 et numérotée 2021/… avait été chargée sur EKAP en annexe des registres des actions indiquant les taux de participation des associés de la société, que l’ordre du jour de la réunion était indiqué dans la décision comme "Représentation, engagement et répartition des fonctions" et que le contenu de la décision concernait, en résumé, l’habilitation de A à représenter seul la société pendant 3 ans et sa nomination à la présidence du conseil d’administration pendant 1 an, mais qu’elle ne comportait aucune décision ni information relative aux taux de participation.
Autrement dit, il a été constaté que le registre des décisions du conseil d’administration annexé aux registres des actions chargés sur EKAP concernait la gestion et la représentation, qu’il ne contenait aucune information relative aux taux de participation des associés figurant dans le registre des actions et que, par conséquent, les registres des actions relatifs aux associés et à leurs taux de participation étaient dépourvus de justificatif.
Dans ces conditions, puisqu’il a été constaté que les pages concernées du registre des décisions du conseil d’administration, qui constitue le justificatif du registre des actions, n’avaient pas été chargées sur EKAP, l’évaluation dans le cadre de l’appel d’offres a conclu à un document manquant et, sans permettre de compléter cette lacune, le soumissionnaire a été exclu de l’évaluation.

3-CONCLUSION : 
Dans les appels d’offres électroniques, puisque les documents et informations non chargés sur EKAP ne peuvent pas être complétés après l’appel d’offres, les taux de participation relatifs aux personnes morales doivent avoir été chargés sur EKAP avant l’appel d’offres.
Nous estimons que les entreprises institutionnelles bénéficiant de conseils en matière d’appels d’offres ne rencontreront pas de difficultés similaires à celles du cas exposé ci-dessus.    

İlyas KILIÇ

Expert en administration publique et

Consultant en appels d’offres