Opérations que les entreprises doivent effectuer pour enregistrer leur actionnariat sur EKAP (Analyse d’une décision de la KİK)

Opérations que les entreprises doivent effectuer pour enregistrer leur actionnariat sur EKAP

(Analyse d’une décision de la KİK)  

1. Litige ayant donné lieu à la décision du Conseil des marchés publics 
Le litige ayant donné lieu à la décision du Conseil des marchés publics porte sur l’incidence, lors de l’évaluation des offres, de l’obligation faite aux candidats et aux soumissionnaires de tenir à jour sur EKAP, de manière exacte, complète et actuelle, les informations relatives à leurs associés, aux taux de participation ainsi qu’aux pouvoirs de représentation et d’habilitation. (Voir: décision du Conseil des marchés publics du 22.04.2026, n° 2026/UH.II-1214)
Le demandeur soutient à ce sujet que les informations relatives aux personnes habilitées à représenter certaines entreprises participant à l’appel d’offres ainsi qu’aux associés et aux taux de participation n’ont pas été déclarées, dans le cadre de l’offre électronique, de manière à refléter la situation la plus récente.
L’élément essentiel du litige consiste à déterminer si l’offre d’un soumissionnaire personne morale doit être écartée lorsque la structure de son actionnariat indiquée dans le document de participation à l’appel d’offres ou dans les registres EKAP ne correspond pas à la situation la plus récente de l’entreprise. 

2. Déroulement des faits 
Il s’agit d’un appel d’offres de services organisé le 12.01.2026. Selon la décision de la commission d’appel d’offres approuvée le 10.03.2026, le marché a été attribué à N… Ltd. Şti., tandis qu’E… A.Ş. a été désignée comme titulaire de la deuxième offre économiquement la plus avantageuse. La demanderesse A… A.Ş. a soutenu que les offres de nombreux soumissionnaires, notamment celles de l’attributaire du marché et du titulaire de la deuxième offre économiquement la plus avantageuse, devaient être écartées. La demande comportait de nombreux griefs concernant notamment les informations relatives à l’actionnariat et les pouvoirs de représentation et d’habilitation. 

Lors de l’examen effectué dans le cadre de la demande, il a été constaté que, bien qu’il ait été déclaré dans le document de participation à l’appel d’offres d’E… A.Ş., titulaire de la deuxième offre économiquement la plus avantageuse, que la société comptait trois actionnaires et que M… détenait 50 %, C… 25 % et O… 25 % du capital, la décision la plus récente du conseil d’administration chargée sur EKAP était datée du 01.09.2025 et indiquait que la société était devenue une société anonyme à actionnaire unique, dont l’unique actionnaire était M…. L’examen du Journal du registre du commerce a également permis de constater que la transformation de la société en société anonyme à actionnaire unique avait été enregistrée dans le journal daté du 15.09.2025.  (Voir: Ticaret sicil gazetesi ) Il a donc été établi que la structure de l’actionnariat déclarée par E… A.Ş. dans son document de participation à l’appel d’offres ne reflétait pas la structure réelle et enregistrée de son actionnariat à la date de l’appel d’offres.

3. Dans quel sens le Conseil des marchés publics a-t-il statué?
Le Conseil a constaté qu’E… A.Ş. apparaissait comme une société comptant trois actionnaires dans son document de participation à l’appel d’offres, mais que, selon les registres EKAP et le Journal du registre du commerce, elle avait le statut de société anonyme à actionnaire unique à la date de l’appel d’offres. (Voir: Anonim sirket ) Il en a conclu que les informations sur l’actionnariat déclarées par le soumissionnaire dans son document de participation à l’appel d’offres ne reflétaient pas la situation la plus récente de la société. Le principal motif retenu par le Conseil sur ce point est le suivant: les candidats et les soumissionnaires sont tenus de veiller à ce que les informations et documents utilisés dans le document de participation à l’appel d’offres soient complets, exacts et à jour.

Selon la réglementation des marchés publics, les sociétés anonymes, à l’exception des sociétés à actionnaire unique, doivent enregistrer sur EKAP les informations relatives à leurs actionnaires et aux taux de participation. Dans le cadre de cet enregistrement, elles doivent charger sur EKAP les parties pertinentes du registre des actions et du registre des décisions du conseil d’administration sur lequel il repose. Si les actionnaires et les taux de participation n’ont pas changé, l’absence de chargement sur EKAP de documents relatifs à certaines modifications ne peut justifier que l’offre soit écartée; toutefois, dans le cas d’espèce, le problème ne tenait pas au maintien de la même structure de l’actionnariat, mais à l’incompatibilité entre les informations sur l’actionnariat déclarées dans le document de participation à l’appel d’offres et la situation actuelle et enregistrée de la société. (Voir: Communiqué général sur les marchés publics, m.  32.4) Le Conseil a donc conclu que l’offre d’E… A.Ş. devait être écartée. 

4. Que doivent faire les candidats et les soumissionnaires au regard de la décision du Conseil? 
La décision rendue par le Conseil comporte, pour les soumissionnaires participant aux appels d’offres, d’importants enseignements. Ceux-ci sont énumérés ci-dessous. 

4.1. L’enregistrement sur EKAP est important, car il fait partie de l’évaluation des capacités
Dans les appels d’offres électroniques, EKAP n’est pas seulement une plateforme sur laquelle des documents sont chargés. L’habilitation du soumissionnaire à présenter une offre, la structure de son actionnariat, ses dirigeants, les personnes habilitées à le représenter et à l’engager, sa participation à un groupement d’entreprises ainsi que certaines informations relatives à ses capacités sont évaluées à partir des registres EKAP. Les informations sur l’actionnariat figurant dans les registres EKAP font donc directement partie de l’évaluation des offres. (Voir: Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler )

Comme le montre clairement la décision du Conseil, si les informations relatives à l’actionnariat ne reflètent pas la situation la plus récente de la société, l’offre peut être écartée même si le soumissionnaire satisfait à de nombreux autres critères de capacité.

4.2. En cas de modification de la structure de l’actionnariat, EKAP doit être immédiatement mis à jour
Si la structure de l’actionnariat de la société a changé, il ne faut pas considérer qu’il suffit de matérialiser cette modification uniquement dans les décisions internes de la société ou dans les formalités du registre du commerce. Du point de vue de l’appel d’offres, le point essentiel est que cette modification soit correctement reportée dans les registres EKAP et dans le document de participation à l’appel d’offres.

4.3. La distinction entre une société anonyme à actionnaire unique et une société anonyme comptant plusieurs actionnaires est importante
L’un des points importants de la décision du Conseil réside dans le fait que, bien que la société apparaisse comme comptant trois actionnaires dans son document de participation à l’appel d’offres, elle était devenue une société anonyme à actionnaire unique selon les registres EKAP et du commerce. Cette différence a eu une incidence sur le fond. En effet, l’obligation de charger sur EKAP les documents relatifs aux actionnaires et aux taux de participation des sociétés anonymes produit des conséquences différentes selon que la société compte un seul ou plusieurs actionnaires. Avant de présenter une offre, les sociétés anonymes doivent donc vérifier si elles comptent un seul ou plusieurs actionnaires et si cette situation est correctement reflétée sur EKAP.

4.4. Les informations de MERSİS, du registre du commerce et d’EKAP doivent être concordantes
Dans sa décision, le Conseil a indiqué qu’il fallait considérer que les informations provenant de l’intégration de MERSİS reflétaient la situation la plus récente lors de la consultation des informations du registre du commerce effectuée dans la base de données EKAP. Les candidats et les soumissionnaires doivent donc vérifier non seulement les documents qu’ils ont eux-mêmes chargés, mais également les informations transmises à EKAP par l’intermédiaire des intégrations. 

4.5. Même si le pouvoir de représentation est régulier, le risque subsiste lorsque les informations sur l’actionnariat sont erronées
Dans le cas d’espèce, il a été admis que l’offre d’E… A.Ş avait été signée par signature électronique par une personne habilitée à représenter et à engager la société. Il a néanmoins été conclu que l’offre devait être écartée, car les informations relatives à l’actionnariat ne reflétaient pas la situation actuelle. Les entreprises ne doivent donc pas se concentrer uniquement sur la question «la personne habilitée a-t-elle signé l’offre?». Elles doivent également vérifier si la structure de l’actionnariat est à jour, si les taux de participation sont exacts, si les informations figurant sur EKAP concordent avec celles du registre du commerce, si les informations reportées dans le document de participation à l’appel d’offres reflètent la situation la plus récente de la société et si le registre des actions ainsi que le registre des décisions du conseil d’administration étayent ou non cette situation. 

5. Conclusion et appréciation
La décision du Conseil des marchés publics du 22.04.2026, n° 2026/UH.II-1214, montre clairement l’importance, dans les appels d’offres électroniques, des registres EKAP relatifs aux informations sur l’actionnariat. Selon cette décision, lorsque les informations sur l’actionnariat déclarées par le soumissionnaire dans son document de participation à l’appel d’offres ne reflètent pas, au regard des registres EKAP et du commerce, la situation réelle de la société à la date de l’appel d’offres, l’offre doit être écartée. 

L’importance de cette décision pour les entreprises appelées à participer aux appels d’offres réside dans la nécessité de vérifier l’exactitude de la structure de l’actionnariat, du pouvoir de représentation et des registres MERSİS, du registre du commerce et d’EKAP. Si l’enregistrement relatif à l’actionnariat sur EKAP n’est pas à jour, l’entreprise sera écartée pour ce motif, même si elle présente une offre susceptible de remporter le marché. Il est donc important que les entreprises appelées à participer aux appels d’offres obtiennent une assistance juridique auprès de juristes spécialisés ou de consultants en marchés publics.

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Spécialiste de l’administration publique                            Spécialiste des contrats de marchés publics

et consultant en marchés publics

Sources:

1-Décision du Conseil des marchés publics du 22.04.2026, n° 2026/UH.II-1214

2- Loi n° 4734 sur les marchés publics  

3- Règlement d’application relatif aux appels d’offres de services

4- Communiqué général sur les marchés publics

5- Règlement d’application relatif à la passation électronique des marchés publics

6- Ticaret sicil gazetesi 

7- Ekap kaydi gercek veya tuzel kisiler

8- Anonim sirket