Points importants à connaître dans les appels d'offres de location de véhicules

Les véhicules soumis à la loi n° 237 sur les véhicules peuvent être loués par les administrations publiques dans le cadre de marchés de services avec chauffeur, avec chauffeur à temps partiel ou sans chauffeur. La procédure de location est menée dans le cadre de la loi n° 4734 sur les marchés publics, des décisions du Conseil des ministres (BKK) n° 2006/10193,  2014/6814 et 2015/8204, ainsi que de la lettre n° 556 du 19.01.2015 de la Direction générale du budget et du contrôle financier du ministère des Finances. Il convient de préciser d’emblée que les décisions du Conseil des ministres relatives à la location de véhicules régissent les appels d’offres relevant de la loi n° 4734 et ne concernent pas les achats directs (gré à gré). (Voir www.kilichukuk.org pour la décision n° 78 du 26.5.2016 de la 8e chambre de la Cour des comptes)  

 

Il est utile de présenter ci-dessous certains points dont la connaissance nous paraît utile tant pour les titulaires des marchés que pour les administrations publiques. En effet, il est connu que, dans le cadre de ce type de marchés de services, de nombreux appels d’offres ont été annulés, que des ordres de reversement ont été émis à l’encontre d’agents publics et que des titulaires prestataires de services ont fait l’objet d’une interdiction de soumissionner.

 

À la lumière des dernières dispositions, il conviendra de connaître certains des points importants suivants lors du calcul du montant estimé du marché, de l’établissement des montants des offres et de l’exécution du contrat dans les appels d’offres portant sur la location de véhicules avec ou sans chauffeur :

 

 

1.Certains des points importants concernant les véhicules sont les suivants :

 

Les pouvoirs adjudicateurs peuvent louer des véhicules avec ou sans chauffeur, hors carburant. Dans ce cadre, le carburant des véhicules doit être pris en charge non par le prestataire de services, mais par les pouvoirs adjudicateurs. Le pouvoir adjudicateur est tenu d’acheter le carburant auprès d’un autre titulaire dans le cadre d’un marché de fournitures et de le mettre à la disposition du prestataire de services.

À l’exception du Secrétariat général de la Présidence de la République et du Secrétariat général de la Grande Assemblée nationale de Turquie, un plafond déterminé a été fixé pour les véhicules loués par tous les pouvoirs adjudicateurs. Le loyer mensuel des véhicules à louer (par exemple les voitures particulières, breaks, véhicules tout-terrain de tourisme, véhicules de type « kaptı kaçtı » et pick-up à cabine, qui seront loués par une direction générale d’un ministère ou par son organisation provinciale) ne doit pas dépasser, hors TVA et tous frais d’entretien, de réparation, d’assurance et autres frais similaires compris, 2 % de la valeur d’assurance tous risques figurant dans la liste actualisée des valeurs d’assurance tous risques des véhicules terrestres à moteur.

Il convient de savoir que les véhicules nécessaires aux fonctions figurant dans les tableaux (I) et (II) de la loi sur les véhicules (par exemple les gouverneurs de province, les sous-préfectures, les sous-secrétaires des ministères, les recteurs d’université et toutes les autres fonctions effectivement occupées avec le grade de général ou d’amiral) seront acquis par voie d’achat et ne feront donc pas l’objet d’un appel d’offres de location.

Les véhicules à louer doivent comporter plus de 50 % de production nationale ; le montant estimé du marché doit être calculé sur la base de la moyenne des prix de tous les modèles de véhicules produits dans notre pays et les offres présentées doivent être établies en tenant compte de ces principes. En effet, l’article 10 de la loi n° 237 sur les véhicules et la décision du Conseil des ministres n° 2006/10193 disposent que les organismes publics et les municipalités ne peuvent pas utiliser de véhicules dont le taux de contenu national est inférieur à 50 % et dont la cylindrée dépasse 1.600 cc.

La limitation du coût des véhicules à 2 % de leur valeur d’assurance tous risques n’est applicable que dans le cadre des “Services de location de véhicules”. Par exemple, les véhicules destinés à être utilisés dans le cadre de services de restauration ou de centres d’appels ne sont pas soumis à la limitation de 2 %, tant qu’ils ne constituent pas une partie substantielle de la prestation.

Il est considéré que la marge bénéficiaire du titulaire doit également être calculée séparément et que la limite de 2 % ne doit pas être dépassée.

Lors de l’établissement du “Bordereau de prix unitaires de l’offre”, il est important d’ouvrir des lignes distinctes selon les catégories de véhicules, de les considérer comme des postes de travaux distincts et de calculer séparément les offres présentées pour chacun de ces postes. Il convient toutefois de savoir que certaines décisions du Conseil des marchés publics (KİK) apprécient le dépassement éventuel de la limite de 2 % sur la base de la valeur totale de tous les véhicules.

Lors des contrôles effectués par les inspecteurs, il peut être constaté, dans la liste établie par l’unité de contrôle concernant les véhicules livrés par le titulaire, que les véhicules présentent des caractéristiques contraires au contrat. Il convient donc de contrôler, dès la phase d’appel d’offres, la sélection d’un titulaire approprié pour la prestation concernée et d’exécuter le service conformément aux caractéristiques des véhicules ayant fait l’objet de l’appel d’offres et prévues au contrat.

2.Certains des points importants concernant les chauffeurs sont les suivants :

 

Dans les locations de véhicules avec chauffeur ou avec chauffeur à temps partiel, la rémunération à verser au chauffeur est également plafonnée et il est prévu qu’elle ne dépasse pas le montant du salaire minimum brut en vigueur majoré de 50 %.

Dans les appels d’offres prévoyant la location de véhicules avec chauffeur, il convient de savoir que la rémunération du chauffeur ne peut pas dépasser le salaire minimum +  le montant du salaire minimum brut majoré de 50 %. Le montant du salaire minimum majoré de 50 % comprend les “frais de repas, de transport, la rémunération des jours fériés et les frais similaires… “. Dans ce cadre, il convient de prévoir le salaire minimum brut comprenant les composantes de coût afférentes à la partie correspondant au montant de la rémunération du chauffeur majoré de 50 %, telle que définie dans les décisions du Conseil des ministres, puis de calculer le montant estimé du marché et de présenter l’offre au moyen du module de calcul des coûts de main-d’œuvre de la KİK.

Pour les marchés de services avec chauffeur ou avec chauffeur à temps partiel, le dossier de consultation doit préciser qu’une révision des prix sera accordée.

Afin que l’appel d’offres soit réalisé dans des conditions appropriées et que la “Révision des prix” puisse être appliquée, il convient de veiller à ce que les lignes relatives aux coûts de main-d’œuvre et aux frais des véhicules soient indiquées séparément dans le bordereau de prix unitaires de l’offre. Les bordereaux de prix unitaires établis sur la base des “km”, frais de chauffeur compris, et comportant un seul poste peuvent entraîner des impossibilités juridiques lors de l’exécution du contrat. Par exemple, lorsque la limite de “km” fixée est dépassée, la manière dont l’augmentation des prestations doit être appliquée aux chauffeurs fait l’objet de discussions. (Voir www.kilichukuk.org, décisions de référence de la Cour des comptes)

3. Dans les appels d’offres de location de véhicules avec chauffeur, que signifie “l’inclusion de la rémunération des jours fériés et des frais similaires dans le montant de la rémunération du chauffeur correspondant au salaire minimum brut en vigueur majoré de cinquante pour cent” ?

 

La décision du Conseil des ministres n° 2015/8204 dispose ce qui suit ; “…c) Pour la location de véhicules incluant les frais de chauffeur, le calcul du loyer mensuel sera fondé sur le montant du salaire minimum brut en vigueur majoré de cinquante pour cent, y compris les frais de repas, de transport, la rémunération des jours fériés et les frais similaires…”

 

L’article 44 de la loi sur le travail n° 4857, intitulé “Travail pendant les jours de fête nationale et les jours fériés généraux”, dispose que : “Le fait de travailler ou non dans les lieux de travail pendant les jours de fête nationale et les jours fériés généraux est déterminé par la convention collective de travail ou par les contrats de travail. En l’absence de disposition dans les contrats, le consentement du travailleur est requis pour travailler pendant ces jours. “

 

Les jours fériés, c’est-à-dire les jours de fête nationale et les jours fériés généraux, sont définis par la loi n° 2429 sur la fête nationale et les jours fériés généraux et représentent au total 14,5 jours au cours de 1 (une) année civile, sous réserve des exceptions. Selon l’article 47 de la loi sur le travail, même si aucun travail n’est effectué ces jours-là, la rémunération correspondant à ces jours est versée intégralement. Si les salariés travaillent au lieu de prendre leur jour férié, une journée de salaire supplémentaire leur est versée pour chaque jour travaillé. Les calculs du module de calcul des coûts de main-d’œuvre de la KİK sont également effectués en tenant compte des jours de fête nationale et des jours fériés généraux. Dans le cadre des dispositions ci-dessus, les appréciations suivantes doivent être effectuées : 

 

Il ressort que l’intention de la décision du Conseil des ministres n° 2015/8204 a été formulée sur la base de la disposition de l’article 78.30 du Communiqué général sur les marchés publics, selon laquelle : “Coût minimal de la main-d’œuvre : le montant total constitué du salaire minimum brut en vigueur à la date de l’appel d’offres ou de la rémunération fixée dans le cahier des clauses administratives à un pourcentage (%) supérieur au salaire minimum brut (y compris les rémunérations afférentes aux jours de fête nationale, aux jours fériés généraux et aux heures supplémentaires), des autres paiements liés à la main-d’œuvre pris en compte dans le calcul de la rémunération soumise à cotisations, tels que les indemnités de repas et de transport versées en espèces, ainsi que des cotisations d’assurance à la charge de l’employeur, constitue le coût minimal de la main-d’œuvre.”     

Lors de l’établissement du montant estimé du marché, les conventions collectives de travail doivent être examinées ; si aucun travail ne doit être effectué pendant les jours de fête nationale et les jours fériés généraux et si aucune indemnité de repas et de transport ne doit être versée, cette situation doit être précisée dans le cahier des charges et le coût de la main-d’œuvre doit être calculé selon le plafond de 50 %. Il apparaît que certains pouvoirs adjudicateurs ramènent le taux de majoration de 50 % de la rémunération du chauffeur à une fourchette de 15 % à 30 %, au seul motif qu’un travail pourrait être effectué les jours fériés. Dans ce type d’appels d’offres, la participation des entreprises structurées diminuera et la qualité du service baissera. En effet, conformément à l’article 44 de la loi n° 4857, le consentement du travailleur doit être obtenu pour qu’il travaille les jours fériés.

Les heures supplémentaires sont les heures de travail dépassant 45 (quarante-cinq) heures par semaine. Lorsqu’il est prévu d’employer un chauffeur en dehors des horaires de travail pour la prestation faisant l’objet de l’appel d’offres, cela entraînant des heures supplémentaires pour les travailleurs conformément au point (d) du premier alinéa de l’article 66 de la loi sur le travail, le cahier des clauses administratives doit indiquer que le coût des heures supplémentaires est inclus dans le prix de l’offre ainsi que le nombre d’heures pendant lesquelles le travailleur sera employé en dehors des horaires de travail.

Toutefois, même si aucun travail n’est prévu pendant les jours de fête nationale et les jours fériés généraux, des heures supplémentaires peuvent être effectuées pour des raisons telles que l’intérêt général du pouvoir adjudicateur ou la nature de la prestation. Dans de tels cas, la conduite la plus appropriée pour le pouvoir adjudicateur consiste à procéder à une “Augmentation des prestations”. (Voir l’article 53 du Cahier des clauses générales applicables aux services, intitulé Travaux supplémentaires pouvant être exécutés dans le cadre du contrat, diminution des prestations et liquidation de la prestation.) Toutefois, l’augmentation des prestations n’est possible que pour les prestations réalisées sur la base d’offres à prix unitaires. Le montant de l’augmentation des prestations peut prendre la forme d’augmentations supérieures à 20 % pour certains postes, calculées sur le montant total du contrat. L’augmentation des prestations peut être appliquée non seulement aux prestations figurant dans le bordereau de prix unitaires de l’offre, mais également à de nouveaux postes. Il est également possible de réduire un poste du bordereau de prix unitaires de l’offre tout en augmentant un autre poste.

 

 

 Afin de pouvoir payer un décompte au titre d’une augmentation des prestations, les pouvoirs adjudicateurs doivent établir un “relevé des heures supplémentaires” et verser la rémunération des heures supplémentaires.  

 

 

En cas de difficultés susceptibles de survenir pendant l’exécution du contrat, les pouvoirs adjudicateurs doivent élaborer des solutions dans le cadre du Cahier des clauses générales applicables aux services et veiller à ce que le titulaire et les chauffeurs ne subissent aucune perte de droits.

 

 

 

4.Conclusion

 

L’établissement approprié du montant estimé du marché est une condition préalable au bon déroulement de l’appel d’offres.

 

Par conséquent, les pouvoirs adjudicateurs doivent tout d’abord organiser les appels d’offres conformément aux limitations de 2 % et de 50 % prévues par la réglementation. Le prix unitaire doit être calculé en multipliant la durée du contrat par 2 % de la valeur d’assurance tous risques correspondant à l’âge, au type et au modèle des véhicules prévus, telle qu’elle figure dans la liste de janvier des valeurs d’assurance tous risques des véhicules terrestres à moteur de l’Union des compagnies d’assurance, de réassurance et de retraite de Turquie.  

 

Les soumissionnaires prestataires de services participant à l’appel d’offres doivent également faire preuve d’une plus grande prudence lorsqu’ils participent à des appels d’offres dans lesquels les frais de chauffeur et les frais de véhicule ne sont pas dissociés et où le montant prévu pour les chauffeurs correspond à une majoration inférieure à 50 % du salaire minimum brut. Les soumissionnaires doivent savoir que le seuil minimal de l’offre doit couvrir, hors TVA, tous les frais d’entretien, de réparation, d’assurance et autres frais similaires, ainsi que les coûts de main-d’œuvre et les frais de véhicule.

 

Lorsque, dans un appel d’offres, le montant estimé du marché a été calculé sur la base de 2 % de la valeur d’assurance tous risques des véhicules du modèle le plus bas, alors que le cahier des charges a été préparé pour des véhicules de modèles supérieurs, ce montant estimé doit faire l’objet d’une réclamation et d’un recours à la KİK à compter du jour de l’appel d’offres et dans les délais impartis.

 

Dans les appels d’offres où les coûts des repas, des transports et du travail effectué les jours fériés sont inclus dans l’offre, il convient de veiller à ne pas dépasser le salaire minimum majoré de 50 %. À cette fin, les coûts des chauffeurs doivent être calculés au moyen du module de calcul des coûts de main-d’œuvre de la KİK.  

 

Il convient de savoir qu’une retenue à la source de TVA sera appliquée aux marchés de services de location de véhicules avec ou sans chauffeur. Dans les marchés de services de location de véhicules avec chauffeur, pour le service de location d’un véhicule sans carburant fourni par le titulaire avec son chauffeur, il ne doit exister aucun contrat de travail entre le pouvoir adjudicateur et le chauffeur, et le chauffeur doit travailler sous les ordres et les instructions du pouvoir adjudicateur pendant la durée de la prestation. Dans ce cas, la TVA calculée par le pouvoir adjudicateur sur le montant total du service peut faire l’objet d’une retenue au taux de 9/10. Toutefois, si le prix du service peut être ventilé et si la part du prix correspondant à la mise à disposition du chauffeur est isolée sur la base de documents et registres tels que le contrat, les bulletins de salaire, les écritures comptables, les déclarations de cotisations d’assurance, etc., et indiquée séparément sur la facture, une retenue de TVA au taux de (9/10) peut être appliquée au montant de TVA correspondant au prix payé pour la mise à disposition du chauffeur, au titre du service de mise à disposition de main-d’œuvre, et une retenue de TVA au taux de 5/10 peut être appliquée au montant de TVA correspondant au prix de location du véhicule. (Voir www.kilichukuk.org pour la lettre n° 64958909-130-5 du 10.03.2015 de la Direction de l’administration fiscale de Şanlıurfa)  

 

Lors de l’exécution du contrat, une augmentation des prestations doit être décidée pour les prestations supplémentaires réalisées par le pouvoir adjudicateur. À défaut, il convient d’émettre des réserves sur les rapports de décompte et de faire valoir ses droits en informant le pouvoir adjudicateur par écrit, toujours dans le délai imparti.13.01.2018  

 

 

 

DANS LES MARCHÉS DE SERVICES DE LOCATION DE VÉHICULES,

 

 ÉLÉMENTS DEVANT FIGURER DANS LES SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES

 

 

 

D’une manière générale, les spécifications techniques relatives à la location de véhicules ;

 

se répartissent en deux catégories : les appels d’offres de location de véhicules “Avec chauffeur” et “Sans chauffeur”.

 

Pour les locations de voitures particulières et de véhicules utilitaires légers effectuées hors frais de chauffeur, le loyer mensuel (tous frais d’entretien, de réparation, d’assurance et autres frais similaires compris, hors TVA) ne doit pas dépasser 2 % de la valeur d’assurance tous risques du véhicule figurant dans la liste des valeurs d’assurance tous risques des véhicules terrestres à moteur publiée par l’Union des compagnies d’assurance, de réassurance et de retraite de Turquie et applicable au mois de janvier de l’année au cours de laquelle l’ordre de dépense est donné. Les spécifications techniques doivent également être préparées conformément à ces principes.

 

Les spécifications techniques ne doivent pas être contraires aux articles 5 et 12 de la loi n° 4734 sur les marchés publics.  Les spécifications techniques comportent également, le cas échéant, des dispositions destinées à garantir la conformité aux normes techniques nationales et/ou internationales. Elles comportent les caractéristiques et descriptions techniques. Il ne peut être fait mention d’une marque, d’un modèle, d’un brevet, d’une origine, d’une source ou d’un produit déterminé, et aucune caractéristique ou description visant une marque ou un modèle déterminé ne peut y figurer. Toutefois, en l’absence de normes techniques nationales et/ou internationales ou lorsqu’il est impossible de définir les caractéristiques techniques, une marque ou un modèle peut être indiqué à condition d’y faire figurer la mention "ou équivalent".

 

En outre, les documents que le titulaire doit remettre au pouvoir adjudicateur doivent être indiqués dans les spécifications techniques.

 

Les éléments devant figurer dans les spécifications techniques des appels d’offres de location de véhicules sont exposés ci-dessous selon que la location est “Avec chauffeur” ou “Sans chauffeur”.

 

Lorsque les caractéristiques techniques des véhicules sont indiquées dans les spécifications techniques, il convient de définir :

 

L’étendue et la durée du service, les heures auxquelles il doit être exécuté et le lieu où il doit être assuré,

La catégorie, le nombre, la limite d’âge/de kilométrage et la couleur des véhicules, ainsi que les illustrations, logos, inscriptions et éléments connexes devant figurer sur les véhicules,

Les caractéristiques des véhicules (par exemple, le type de carburant, la cylindrée, la capacité en passagers, le taux de contenu national, la climatisation, le chauffage, les airbags, le GPS, le dispositif de navigation et autres éléments similaires…)

Les autorisations relatives aux véhicules et les modalités de leur remise au pouvoir adjudicateur,

Les documents relatifs à la propriété ou à la location des véhicules, leur conformité au certificat d’immatriculation et la préservation de leur état d’origine,

La partie qui prendra en charge les frais de carburant, d’huile, d’entretien, de réparation, les taxes, les frais de circulation et d’assurance des véhicules, les péages des ponts et autoroutes ainsi que les frais de mesure des émissions d’échappement,

La profondeur des sculptures des pneus des véhicules, l’installation de pneus d’hiver pendant la saison hivernale et le kilométrage au terme duquel les pneus doivent être remplacés,

L’obligation de disposer dans les véhicules, conformément à la loi et au règlement sur la circulation routière en vigueur, d’un jeu d’outils, d’une roue de secours, d’une trousse de premiers secours, d’un cric, d’un extincteur, d’un triangle de signalisation, de chaînes antidérapantes, d’une cale et d’un câble de remorquage,

L’aménagement intérieur et extérieur des véhicules loués à des fins particulières.

 

 

Caractéristiques techniques des chauffeurs et du personnel affecté aux véhicules :

 

Les qualifications des chauffeurs (et, le cas échéant, du personnel devant se trouver à bord du véhicule), les règles qu’ils doivent respecter et la partie qui prendra en charge les frais de chauffeur,

Les qualifications du personnel à employer, la durée d’expérience requise et les dispositions relatives aux documents permettant de les justifier,

Les principes du travail posté lorsqu’il est nécessaire d’employer les chauffeurs 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7,

La possession par les chauffeurs d’un permis de conduire correspondant à la catégorie du véhicule loué, la question de savoir s’ils doivent détenir des certificats SRC et les informations relatives à la remise de ces documents au pouvoir adjudicateur,

Le fait que les chauffeurs ne doivent pas avoir été condamnés pour les infractions prévues aux articles 102, 103, 104, 105, 109, 179/3, 188, 190 et 227 du nouveau Code pénal turc, ainsi qu’aux articles 403, 404, 414, 415, 416/1-2-3, 418/1, 429, 430, 431, 432, 435, 436 et 572 de l’ancien Code pénal turc n° 765, ne doivent pas avoir été impliqués, par faute ou négligence consciente, dans plusieurs accidents de la circulation ayant causé des décès, et ne doivent pas avoir fait l’objet de plusieurs retraits de permis pour conduite en état d’ivresse ou violation des règles de vitesse,

Les vêtements que porteront les chauffeurs et les autres membres du personnel (si une tenue professionnelle spéciale est requise), ainsi que leurs caractéristiques, 

Les modalités de prise en charge des besoins en repas,

Les procédures à suivre en cas de remplacement du chauffeur ou du véhicule,

Les principes de détermination de la distance parcourue par les véhicules et du temps de travail des chauffeurs,

La partie responsable des démarches auprès de l’Institution de sécurité sociale (SGK) et des droits individuels des chauffeurs et du personnel travaillant dans les véhicules.

Autres caractéristiques devant figurer dans les spécifications techniques :

 

Les produits et véhicules qui doivent être nationaux, leur taux de contenu national et les éléments auxquels un avantage de prix sera appliqué,

Les modalités du contrôle et de la réception,

Les responsabilités en cas de panne des véhicules, d’accident de la circulation ou d’amende routière,

La procédure, le lieu et la date de paiement des décomptes,

Les prestations contractuelles défectueuses, le non-respect des règles de circulation prévues par la loi sur la circulation routière et le règlement sur la circulation routière, le non-respect de tous les panneaux, signaux et agents de circulation, ainsi que les retenues au titre des pénalités,

Les conditions de résiliation du contrat.

 

 

Les appels d’offres dont les spécifications techniques ne comportent pas l’intégralité des éléments susmentionnés sont le plus souvent annulés. Ceux qui ne sont pas annulés entraînent des difficultés pendant l’exécution du contrat.

 

Pour obtenir des informations détaillées sur les appels d’offres le plus fréquemment annulés par l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK) et les juridictions administratives, ainsi que pour résoudre les difficultés rencontrées, veuillez contacter KILIÇ HUKUK OFİSİ.