Pourquoi la date de validité du document de qualification et la date de l’appel d’offres sont-elles importantes ? (Analyse d’une décision de la KİK)

Pourquoi la date de validité du document de qualification et la date de l’appel d’offres sont-elles importantes ?

(Analyse d’une décision de la KİK) 

1. Objet du litige examiné dans la décision de la KİK
Le litige relatif à l’appel d’offres portait sur la date à laquelle l’«Autorisation de mise sur le marché», exigée comme critère de qualification pour participer à l’appel d’offres, devait être valide. Dans le cahier des clauses administratives, ce document était défini comme un critère de qualification relevant des documents tels que l’enregistrement, l’autorisation, la licence, le certificat d’activité, etc., nécessaires à l’exercice de l’activité de vente du bien faisant l’objet du marché. Les spécifications techniques indiquaient quant à elles que le produit faisant l’objet du marché (vaccin conjonctival contre Brucella Melitensis Rev-1) devait disposer d’une autorisation de mise sur le marché valide «pendant toute la durée de l’appel d’offres et de l’utilisation», non suspendue et ne faisant pas l’objet d’une mesure administrative restrictive. 

Le requérant a soutenu que le document était valide à la date de l’appel d’offres et que sa suspension après cette date ne pouvait pas être prise en compte lors de l’évaluation de la qualification. Le pouvoir adjudicateur a toutefois tenu compte de la suspension ultérieure du document et a écarté l’offre du soumissionnaire. 

2. Déroulement des faits à l’origine du litige concret
Le pouvoir adjudicateur a organisé, le 16.01.2026, selon la procédure ouverte, l’appel d’offres intitulé «Achat de vaccin conjonctival contre Brucella Melitensis Rev-1». V… A.Ş., qui participait à l’appel d’offres, a téléversé l’autorisation de mise sur le marché sur EKAP dans le cadre de son offre. 

Le pouvoir adjudicateur a adressé un courrier au soumissionnaire par l’intermédiaire d’EKAP, lui demandant de présenter sous forme physique la version à jour, à la date de notification, du document intitulé «Autorisation de mise sur le marché d’Aborvac R CS», téléversé dans le cadre de l’offre. Entre-temps, lors de la consultation du document au moyen du code QR effectuée le 23.03.2026, le pouvoir adjudicateur a constaté que celui-ci avait été suspendu et a conclu qu’il ne satisfaisait pas aux conditions du dossier de consultation. 

Par la décision de la commission d’appel d’offres du 24.03.2026, le soumissionnaire a été écarté pour les motifs suivants :

• l’autorisation de mise sur le marché avait été suspendue, 
• elle ne satisfaisait pas à la condition prévue dans les spécifications techniques selon laquelle elle devait être «valide pendant toute la durée de l’appel d’offres et de l’utilisation», 
• le document demandé sous forme physique n’avait pas été présenté de manière appropriée. 

Il a également été décidé d’encaisser la garantie de soumission. 

Dans son recours à la KİK contre cette opération, le requérant a soutenu que l’autorisation de mise sur le marché était valide à la date de l’appel d’offres, qu’il devait être considéré comme suffisant que les critères de qualification soient remplis à cette date et qu’il ne pouvait pas être exigé qu’un document vérifiable sur EKAP soit également présenté sous forme physique. 

3. Dans quel sens le Conseil des marchés publics a-t-il statué ?
Le Conseil des marchés publics a jugé fondées les allégations du requérant. En effet, selon le Conseil, conformément aux explications du Communiqué général sur les marchés publics relatives aux appels d’offres de fournitures, lorsque les autorisations, licences ou certificats d’activité obligatoires pour exercer l’activité de vente du bien faisant l’objet du marché sont exigés comme documents de qualification pour participer à l’appel d’offres, il suffit que ces documents soient valides à la date de l’appel d’offres ou à la date limite de dépôt des candidatures. Le projet de contrat peut prévoir que le pouvoir adjudicateur contrôlera, pendant l’exécution du contrat, le maintien de la validité desdits documents. (Voir : Communiqué général sur les marchés publics, m. 54/1/p)

Pour cette raison, le Conseil n’a pas jugé conforme au droit l’exclusion du soumissionnaire sur le fondement de la situation de l’autorisation de mise sur le marché au 23.03.2026. En effet, la date de l’appel d’offres était le 16.01.2026 et la date que le pouvoir adjudicateur devait prendre en considération n’était pas celle de la consultation ultérieure du document, mais celle de sa validité à la date de l’appel d’offres. 

En conséquence, le Conseil a décidé :

• que l’autorisation de mise sur le marché de V… A.Ş. était valide à la date de l’appel d’offres et que, par conséquent, l’offre devait être réévaluée, 
• que sa garantie de soumission devait lui être restituée et 
• que les opérations de l’appel d’offres devaient être renouvelées conformément à la réglementation. 

4. Que doivent faire les entreprises participant à un appel d’offres au regard de la décision du Conseil ? 
La décision du Conseil contient des enseignements importants pour les candidats et les soumissionnaires qui participeront à un appel d’offres, notamment en ce qui concerne les documents à durée limitée, susceptibles d’être suspendus ou dont la situation peut être modifiée par les autorités administratives. Énumérons-les ci-dessous :

4.1. La validité du document de qualification à la date de l’appel d’offres est essentielle
Avant de soumettre une offre, les soumissionnaires doivent impérativement vérifier si les documents qu’ils présenteront au titre des critères de qualification sont valides à la date de l’appel d’offres ou à la date limite de dépôt des candidatures. En effet, la date à retenir en principe pour l’évaluation de la qualification est celle de l’appel d’offres ou la date limite de dépôt des candidatures.  Autrement dit, la suspension ou l’annulation du document après la date de l’appel d’offres, ou le fait qu’il fasse alors l’objet d’une mesure administrative restrictive, n’entraîne pas dans tous les cas, avec effet rétroactif, un défaut de qualification. De telles situations sont examinées séparément au cours de la phase contractuelle, selon leur nature.

4.2. Le cahier des clauses administratives et les spécifications techniques doivent être examinés conjointement
Les candidats et les soumissionnaires doivent déterminer correctement la fonction juridique d’un document. Lorsqu’un document est prévu dans la disposition du cahier des clauses administratives consacrée à la qualification, il constitue un document de qualification. Les dispositions figurant dans les spécifications techniques créent quant à elles, le plus souvent, des obligations relatives aux caractéristiques techniques du produit, aux conditions de livraison, au processus d’utilisation ou à l’exécution du contrat.

Par conséquent, les entreprises participant à l’appel d’offres doivent également examiner les questions suivantes :

• Le document est-il défini comme un critère de qualification dans le cahier des clauses administratives ? 
• La condition fixée dans les spécifications techniques concerne-t-elle la phase d’évaluation des offres ou la phase contractuelle ? 
• À quelle date la validité du document doit-elle être exigée ? 
• La suspension ultérieure du document a-t-elle une incidence sur la qualification pour l’appel d’offres ? 

4.3. Importance du caractère vérifiable des documents téléversés sur EKAP
Dans les appels d’offres électroniques, le simple téléversement des documents sur EKAP ne doit pas être considéré comme suffisant. Il importe également que les documents soient vérifiables. Les soumissionnaires doivent donc veiller :

• à ce que le code QR soit lisible, 
• à ce que le code de vérification soit visible, 
• à ce que le numéro du document soit clairement indiqué, 
• à ce que les informations relatives à l’institution ayant délivré le document soient compréhensibles, 
• à conserver les enregistrements indiquant la validité du document à la date de l’appel d’offres. 

Comme l’illustre également la décision du Conseil, il n’a pas été jugé conforme au droit que le pouvoir adjudicateur exige en outre la présentation sous forme physique d’un document vérifiable au moyen d’un code QR et encaisse la garantie de soumission au motif que ce document n’avait pas été présenté.

4.4. La validité à la date de l’appel d’offres doit pouvoir être prouvée séparément
Certains documents peuvent uniquement afficher leur situation actuelle dans le système. Dans ce cas, si le document a été suspendu après la date de l’appel d’offres, il peut devenir difficile de prouver qu’il était valide à une date antérieure. Les entreprises doivent donc archiver les dates et les éléments de preuve attestant la validité des documents de qualification qu’elles présenteront dans le cadre de l’appel d’offres.

En pratique, il convient d’archiver les documents et informations suivants :

• une capture d’écran de la vérification effectuée à la date de l’appel d’offres, 
• le résultat imprimé de la vérification du document, 
• la version horodatée du document téléversé sur EKAP, 
• une lettre de confirmation obtenue auprès de l’institution concernée, 
• un enregistrement officiel indiquant la date de validité du document, 
• une copie imprimée et datée de la page de vérification du code QR. 

4.5. Il convient d’agir avec prudence face aux demandes de documents physiques
Si le pouvoir adjudicateur exige qu’un document téléversé sur EKAP ou vérifiable par voie électronique soit présenté sous forme physique, le soumissionnaire doit examiner attentivement les motifs de cette demande. Même si la demande paraît contraire au droit, les entreprises doivent fournir des explications dans le délai imparti, exercer leurs droits de recours et présenter les informations et documents prouvant la validité du document à la date de l’appel d’offres.

4.6. Des mesures doivent être prises afin d’éviter l’encaissement de la garantie de soumission
L’encaissement de la garantie de soumission du soumissionnaire constitue une autre conséquence importante de l’affaire. Dans le cas d’espèce, le Conseil a jugé contraire au droit l’encaissement de la garantie de soumission en raison de l’absence de présentation physique du document et de la date de celui-ci. Ce point montre également que les pouvoirs adjudicateurs doivent agir avec une grande prudence lorsqu’ils prennent des mesures produisant des conséquences graves, telles que l’encaissement de la garantie de soumission.

5. Conclusion
La décision du Conseil des marchés publics datée du 22.04.2026 et portant le numéro 2026/UM.I-1176 a mis en évidence un point important relatif à la date de validité des documents de qualification, que les pouvoirs adjudicateurs avaient omis de prendre en considération. Selon la décision du Conseil, lorsqu’un document est exigé comme critère de qualification pour participer à un appel d’offres, il suffit en principe qu’il soit valide à la date de l’appel d’offres ou à la date limite de dépôt des candidatures. Il n’est pas conforme au droit que la situation du document postérieure à la date de l’appel d’offres soit utilisée au détriment du soumissionnaire lors de l’évaluation de sa qualification.

En conséquence, lorsqu’elles participent à un appel d’offres, les entreprises doivent prendre en considération non seulement la situation actuelle de leurs documents, mais également la manière dont elles pourront prouver leur validité à la date de l’appel d’offres. Il importe par ailleurs que les entreprises institutionnelles fassent réaliser ce type de travaux par des juristes ou des consultants spécialisés.

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Spécialiste de l’administration publique                            Spécialiste des contrats de marchés publics

et consultant en appels d’offres

Sources :

1-Communiqué général sur les marchés publics.

2-Décision du Conseil des marchés publics datée du 22.04.2026 et portant le numéro 2026/UM.I-1176

3- www.kilichukuk.org