Que doivent faire les soumissionnaires face aux erreurs administratives commises lors de la première séance de l’appel d’offres ? (Examen de deux décisions de la KİK)

1. Résumé 
Le premier jour et la première séance de l’appel d’offres peuvent être considérés par de nombreux soumissionnaires comme une étape sans importance durant laquelle seules les offres sont ouvertes. Or, les opérations effectuées le premier jour dans les appels d’offres électroniques et les appels d’offres conduits selon la procédure négociée ont une incidence directe sur le résultat de l’appel d’offres. En effet, l’ouverture de l’offre, la conformité de la garantie de soumission, le contrôle initial des informations de qualification, l’invitation à présenter une offre de prix finale, le moment de la divulgation du montant estimé du marché et la notification des procès-verbaux constituent les éléments fondamentaux de l’appel d’offres. 

Cette étude vise, à travers deux décisions de l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK), à expliquer, au moyen de cas concrets, quelles opérations les soumissionnaires doivent suivre le premier jour et lors de la première séance de l’appel d’offres.
À ce sujet, l’article « ouverture des offres électroniques » du Dictionnaire des appels d’offres de Kılıç précise également que les offres sont ouvertes sur EKAP à la date et à l’heure de l’appel d’offres, que le montant estimé du marché, les soumissionnaires et les prix proposés sont mis à la disposition des soumissionnaires et que, dans le cadre de la procédure négociée, les offres de prix finales sont communiquées avec le montant estimé du marché.
(Voir : E tekliflerin acilmasi )

2. Déroulement des faits examinés dans les décisions de l’Autorité des marchés publics et décisions rendues 
Dans la première décision de l’Autorité des marchés publics, il a été question de l’absence de notification aux soumissionnaires, le même jour, du procès-verbal relatif au montant estimé du marché et aux offres de prix finales après la réception de celles-ci dans le cadre d’une procédure négociée ; dans la seconde décision, il a été question de l’absence d’invitation du soumissionnaire à la phase de l’offre de prix finale en raison d’une évaluation erronée, lors de la première séance, des documents attestant les références.

2.1. Notification le lendemain du procès-verbal des prix finaux dans le cadre de la procédure négociée
Dans le premier cas concret faisant l’objet de la décision de l’Autorité, concernant l’appel d’offres pour « l’acquisition de services de tests d’analyseur automatisé de séro-immunologie pour une durée de 3 mois », organisé par la direction générale de l’hôpital municipal selon la procédure négociée prévue à l’article 21/b, les premières offres ont été reçues le même jour, le premier procès-verbal a été notifié aux soumissionnaires et les offres de prix finales ont été demandées pour le même jour avant 14:30. Malgré cela, le second procès-verbal qui devait être établi après la réception des offres de prix finales a été notifié aux soumissionnaires le lendemain, avec le montant estimé du marché et les offres de prix finales. 

Le pouvoir adjudicateur a justifié ce retard par un dysfonctionnement technique sur EKAP ; toutefois, l’examen effectué par la présidence du département des appels d’offres électroniques a indiqué qu’aucun dysfonctionnement technique imputable à EKAP n’avait été constaté à la date de l’appel d’offres. L’Autorité a indiqué que, dans le cadre de la procédure négociée, le montant estimé du marché devait être communiqué aux soumissionnaires avec les dernières offres de prix écrites ; elle a conclu que les opérations relatives à la séance durant laquelle les offres de prix finales avaient été reçues n’avaient pas été menées conformément à la réglementation et a décidé d’annuler l’appel d’offres. (Voir : décision de l’Autorité des marchés publics, KİK 2026/UH.II-1245)

2.2. Évaluation erronée des attestations de références lors de la première séance
Dans le second cas concret faisant l’objet de la décision de l’Autorité, un marché de services relatif au transport d’élèves ayant besoin d’un enseignement spécialisé a été organisé selon la procédure négociée par la direction de l’éducation nationale du district. Le demandeur avait déclaré ses références relatives à des prestations réalisées pour le secteur privé au moyen du contrat, de copies de factures électroniques et d’un reçu de droit de timbre. Le pouvoir adjudicateur a toutefois écarté l’offre du soumissionnaire dès la première séance et ne l’a pas invité à présenter une offre de prix finale, au motif que les documents ne comportaient aucune certification d’un notaire, d’un expert-comptable assermenté, d’un expert-comptable indépendant ou de l’administration fiscale.

L’Autorité a considéré que, pour l’évaluation des copies de factures et des documents pouvant être vérifiés par voie électronique, les conditions relatives aux modalités de présentation des documents devaient être appliquées en tenant compte du type concret de document et des possibilités de vérification. Compte tenu du fait que les factures électroniques archivées du demandeur pouvaient être consultées auprès de la présidence de l’administration fiscale et que le reçu de droit de timbre avait été établi par l’administration fiscale, la décision d’écarter l’offre lors de la première séance n’a pas été jugée conforme au droit. Toutefois, les offres de prix finales ayant déjà été reçues, le demandeur ne pouvait plus présenter rétroactivement une offre de prix finale, et l’annulation des lots faisant l’objet de la réclamation a été décidée. (Voir : décision de l’Autorité des marchés publics, 2024/UH.II-1134)

Le Dictionnaire des appels d’offres de Kılıç précise également que le tableau des informations de qualification est le tableau principal permettant de déclarer, dans les appels d’offres électroniques, les informations relatives aux documents de participation et aux critères de qualification. Les entreprises doivent donc vérifier, avant de présenter leur offre électronique, que chaque ligne du tableau est associée au document adéquat, aux bonnes informations de date et de numéro ainsi qu’à la bonne partie. 

(Voir :https://www.kilichukuk.org/Sozluk/yeterlik-bilgileri-tablosu ; voir également la vidéo explicative pratique de ihale.tv : ihale.tv )

2.3. Examen de la décision de l’Autorité et mesures que les entreprises doivent prendre 
Chaque opération effectuée lors de la première séance peut ensuite avoir une incidence sur la validité de l’offre, sur l’invitation ou non à présenter une offre de prix finale et sur l’annulation éventuelle de l’appel d’offres. Les entreprises doivent donc suivre en temps réel tant les notifications d’EKAP que les procès-verbaux. En effet, sur des sujets similaires, les contenus intitulés « Erreurs importantes commises lors de la première séance des appels d’offres électroniques » et « Comment déposer une réclamation électronique auprès du pouvoir adjudicateur et une contestation électronique auprès de l’Autorité des marchés publics ? », disponibles sur la page vidéo de ihale.tv consacrée à la loi n° 4734 et à ses applications, montrent également l’importance pratique de cette procédure. (Voir : ihale.tv ) (pour la vidéo sur la réclamation électronique, voir : ihale.tv )

Dans les faits examinés par les deux décisions de l’Autorité, les pouvoirs adjudicateurs ont commis, lors de la première séance, des erreurs manifestes. Toutefois, afin que ces opérations erronées ne modifient pas le résultat de l’appel d’offres, les entreprises participant à celui-ci doivent également mettre en place leurs propres systèmes de contrôle. Le Tableau-1 ci-dessous présente les contrôles que les soumissionnaires doivent effectuer lors de la première séance et résume leur importance juridique.  

Tableau-1 : Contrôles à effectuer lors de la première séance et leur importance

3. Conclusion et notre évaluation
L’examen effectué au regard des décisions du Conseil concernant les opérations concrètes erronées réalisées par les pouvoirs adjudicateurs lors de la première séance est résumé dans le Tableau-2. Cet examen présente également les opérations erronées réalisées par les pouvoirs adjudicateurs lors de la première séance ainsi que l’importance des contrôles que doivent effectuer les entreprises. 

Tableau-2 : Opérations erronées réalisées par les pouvoirs adjudicateurs lors de la première séance dans deux cas concrets 

Lorsque les deux décisions du Conseil des marchés publics sont examinées conjointement, il apparaît que le premier jour de l’appel d’offres et sa première séance ne constituent pas une étape sans importance au cours de laquelle seules les offres sont ouvertes. En effet, les opérations erronées effectuées lors de la première séance peuvent même entraîner l’exclusion des soumissionnaires de l’appel d’offres. C’est pourquoi, comme nous l’avons résumé dans le Tableau-1, les notifications EKAP, les procès-verbaux, les prix des offres, la garantie de soumission, les vérifications relatives aux interdictions de soumissionner, aux impôts et à la SGK, les attestations de références et les invitations à remettre une offre de prix finale doivent être contrôlés le jour même de l’appel d’offres. Lorsqu’une opération contraire au droit est constatée pendant la première séance, l’opération effectuée doit être consignée au regard du délai et des preuves.
Étant donné que la première séance et les opérations de la procédure négociée comportent des détails techniques tels que les délais, les procès-verbaux, l’enregistrement sur EKAP, les modalités de présentation des documents et la phase de l’offre de prix finale, il peut être utile que les entreprises sollicitent, dans le cadre de la procédure de recours, l’avis de juristes maîtrisant la réglementation des marchés publics et de consultants en marchés publics. Cet accompagnement contribue à structurer la requête en établissant le lien entre le cas concret, la réglementation et les preuves, à respecter le délai de recours et à formuler correctement les allégations sur le plan technique.
Dans le Dictionnaire des appels d’offres Kılıç, la « réclamation électronique » est définie comme l’introduction, par voie électronique et sur EKAP, d’une réclamation relative aux appels d’offres. Par conséquent, lorsqu’une opération entraînant une perte de droits est constatée lors de la première séance ou de la phase de l’offre de prix finale, il ne faut pas se limiter à correspondre avec le pouvoir adjudicateur ; il convient également d’évaluer la procédure de recours à engager sur EKAP dans le délai imparti. (Voir : E sikayet )
Les cas dans lesquels un recours administratif préalable peut être introduit auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie sont également expliqués dans le Dictionnaire des appels d’offres Kılıç ; il y est précisé qu’il est possible de saisir l’Autorité lorsque la réclamation introduite auprès du pouvoir adjudicateur n’est pas accueillie, lorsque celui-ci ne prend pas de décision dans le délai imparti ou à l’encontre de certaines décisions d’annulation.
(Voir : Kamu ihale kurumuna itirazen sikayet basvurusu)

Ruhi ARSLAN                                         

Spécialiste de l’administration publique et consultant en marchés publics  

Me Işıl KILIÇ EROL

Spécialiste des contrats de marchés publics                                                    

Sources

1. Conseil des marchés publics, décision n° 2026/UH.II-1245.
2. Conseil des marchés publics, décision n° 2024/UH.II-1134. 
3. Loi n° 4734 sur les marchés publics. 
4. Règlement d’application relatif aux appels d’offres de services.
5. Règlement d’application relatif à la passation électronique des marchés publics. 
6. Communiqué général sur les marchés publics.
7. Dictionnaire des appels d’offres Kılıç, (Ouverture des offres électroniques : https://www.kilichukuk.org/Sozluk/e-tekliflerin-acilmasi)
8. Dictionnaire des appels d’offres Kılıç (Tableau des informations relatives à la capacité) 
9. Dictionnaire des appels d’offres Kılıç (Réclamation électronique) 
10. Dictionnaire des appels d’offres Kılıç (Recours administratif préalable auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie) 
11. Kılıç Hukuk (Que doit faire la municipalité dont l’appel d’offres a été annulé en raison d’une opération suspecte lors de la première séance et dont les déclarations ont été démenties ? : İlk oturumundaki kuskulu islemi nedeniyle ihalesi iptal edilen ve beyanlari yalanlanan belediye ne yapmali) 
12. ihale.tv (Page vidéo sur la loi n° 4734 sur les marchés publics et ses applications) 
13. ihale.tv (Comment introduire une réclamation électronique auprès du pouvoir adjudicateur et un recours administratif préalable électronique auprès de l’Autorité des marchés publics de Turquie ? : ihale.tv) 
14. ihale.tv (Comment remplir le tableau des informations relatives à la capacité sur EKAP ? Vidéo explicative pratique) 
15. ihale.tv (Erreurs importantes commises lors de la première séance des appels d’offres électroniques !)