Que faire lorsqu’un document ne constituant pas un critère de qualification est demandé dans un appel d’offres ? (Analyse d’une décision de la KİK)

Que faire lorsqu’un document ne constituant pas un critère de qualification est demandé dans un appel d’offres ?

(Analyse d’une décision de la KİK) 

1. Objet du litige porté devant le Conseil des marchés publics 
Le litige entre le pouvoir adjudicateur et l’entreprise soumissionnaire porte sur la question de savoir si un document qui ne figure pas comme critère de qualification dans la version finale et définitive du dossier de consultation peut être demandé aux soumissionnaires par le pouvoir adjudicateur après la date de l’appel d’offres. 

Dans le cas d’espèce, le litige concerne le “certificat d’enregistrement de l’établissement”. Lors de la publication initiale de l’appel d’offres, ce document figurait parmi les critères de qualification ; toutefois, les documents mentionnés dans l’article concerné de l’avis de marché ont ensuite été supprimés par un avis rectificatif et un addendum. Dans sa version finale, le cahier des clauses administratives ne prévoyait pas non plus le certificat d’enregistrement de l’établissement comme critère de qualification. Malgré cela, après la date de l’appel d’offres, le pouvoir adjudicateur a adressé une lettre aux soumissionnaires pour leur demander d’envoyer le certificat d’enregistrement de l’établissement par courrier électronique, au motif qu’“une colonne n’avait pas été ouverte par inadvertance dans le tableau des documents à ne pas présenter”. 

L’entreprise requérante a soutenu que cette opération était contraire au droit. Dans son recours, la requérante a indiqué en substance que :

• si le certificat d’enregistrement de l’établissement est un document qui devait être présenté au stade de l’offre, il ne peut pas être complété ultérieurement ; 
• la demande ultérieure d’un document par courrier électronique est contraire aux dispositions relatives à la régularisation des documents/informations manquants prévues à l’article 37 de la loi n° 4734 ; 
• cette pratique du pouvoir adjudicateur est également contraire aux principes d’égalité de traitement et de concurrence ;

2. Dans quel sens le Conseil des marchés publics a-t-il statué ?
Le Conseil des marchés publics a d’abord examiné les modifications apportées au dossier de consultation. Il a constaté que, bien que le certificat d’enregistrement de l’établissement figurât dans l’avis initial, il avait ensuite cessé de constituer un critère de qualification en raison de l’avis rectificatif et des addenda publiés. Il a également été établi qu’aucune ligne distincte n’était prévue pour le certificat d’enregistrement de l’établissement dans le document de participation à l’appel d’offres. (Voir : décision du Conseil des marchés publics en date du 22.04.2026 et portant le numéro 2026/UH.I-1161)

Selon la décision du Conseil, les pouvoirs adjudicateurs sont tenus d’évaluer les offres sur la base du dossier de consultation devenu définitif. En d’autres termes, les documents qui ne sont pas énumérés à l’article 7 du cahier des clauses administratives ou qui ne sont pas définis comme critères de qualification ne peuvent pas être pris en compte lors de l’évaluation des offres. En effet, l’article 7.5 du cahier des clauses administratives en cause prévoit également expressément que les autres documents énumérés dans le dossier de consultation ou les autres critères de qualification prévus en dehors de l’article 7 du cahier ne seront pas pris en compte lors de l’évaluation des offres. 

Le Conseil a également établi la distinction importante suivante :

• le certificat d’enregistrement de l’établissement peut devoir être demandé, au regard de la réglementation applicable, dans le cadre d’une prestation telle qu’un service de restauration avec fourniture de denrées. 
• Toutefois, le pouvoir adjudicateur n’a pas prévu ce document comme critère de qualification dans la version finale du dossier de consultation. 
• Aucune réclamation n’ayant été introduite dans le délai imparti contre cette situation, le dossier de consultation est devenu définitif en l’état. 
• Un document ne figurant pas dans le dossier devenu définitif ne peut pas être demandé ultérieurement au motif qu’il aurait été “oublié par inadvertance”. 

En conséquence, le Conseil des marchés publics a décidé que l’acte administratif visant à faire compléter ultérieurement le certificat d’enregistrement de l’établissement devait être retiré et que la procédure d’évaluation devait se poursuivre.  

3. Que doivent faire les entreprises souhaitant participer à l’appel d’offres au regard de la décision du Conseil ? 
La décision du Conseil des marchés publics comporte des enseignements importants pour les candidats et soumissionnaires souhaitant participer à l’appel d’offres. Ils sont énumérés ci-dessous : 

3.1. Il convient de vérifier dans la version finale du dossier de consultation si les documents constituent des critères de qualification à présenter dans le cadre de l’appel d’offres.
Un document peut avoir figuré dans l’avis initial ; toutefois, s’il a été supprimé par un addendum ou un avis rectificatif, la version finale du dossier de consultation prévaut désormais. Par conséquent, les candidats et les soumissionnaires ne doivent pas se limiter au texte de l’avis initial ; ils doivent examiner conjointement l’avis de marché, l’avis rectificatif, l’addendum, le cahier des clauses administratives et le document de participation à l’appel d’offres.

3.2. Pour les documents de qualification, l’article 7 du cahier des clauses administratives est déterminant.
Pour qu’un document soit considéré comme un critère de qualification, il doit, en principe, être expressément prévu dans l’avis et le cahier des clauses administratives. En particulier dans les appels d’offres électroniques, les informations et documents devant être reportés dans le “document de participation à l’appel d’offres” revêtent également une grande importance. (Voir :İhaleye katilim belgesi) Un document qui ne figure pas à l’article 7 du cahier des clauses administratives ne peut pas être appliqué ultérieurement comme un critère de qualification. 

3.3. La demande ultérieure de documents dans les appels d’offres est contraire au droit
Après la date de l’appel d’offres, les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent pas demander un nouveau document de qualification en indiquant qu’“aucune colonne n’a été ouverte dans le système pour le document”, qu’il a été “oublié par inadvertance” ou qu’il a été “remarqué ultérieurement”. En effet, cela reviendrait à modifier de fait la version définitive du dossier de consultation. Une telle pratique est contraire aux dispositions relatives aux explications et à la régularisation des informations/documents manquants prévues à l’article 37 de la loi n° 4734. 

Dans le cas d’espèce, le document a été demandé par courrier électronique. Dans le système électronique des marchés publics, les opérations effectuées par les candidats et les soumissionnaires ainsi que les notifications des pouvoirs adjudicateurs sont, en principe, réalisées sur EKAP. Dans son annonce de 2025, l’Autorité des marchés publics de Turquie (KİK) a également indiqué que, pour les appels d’offres dont l’avis ou l’annonce serait publié après le 1 Ağustos 2025, de nombreuses opérations relatives à la commission d’appel d’offres, au dossier de procédure de passation, au cahier des clauses administratives, aux formulaires électroniques, à la décision de la commission d’appel d’offres et au contrat seraient réalisées sur EKAP. (Voir : Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir  ) 

3.4. Si le dossier de consultation n’est pas contesté dans le délai imparti, il devient définitif.
L’un des éléments les plus importants de la décision du Conseil est que le dossier de consultation non contesté dans le délai imparti devient définitif. Si un document qui devrait normalement être demandé ne figure pas dans le dossier de consultation, les candidats ou les soumissionnaires doivent faire de cette omission l’objet d’une réclamation dans le délai imparti. Si aucun recours n’est formé dans le délai imparti, le dossier devient définitif et le pouvoir adjudicateur ne peut pas tenter de remédier ultérieurement à cette omission au stade de l’évaluation des offres.

3.5 Il est aussi important de lire et de comprendre le dossier de consultation que de présenter les documents de qualification.

Pour les entreprises qui participeront à l’appel d’offres, il importe non seulement d’obtenir les documents, mais également de comprendre quels documents doivent être présentés et à quel moment. Les entreprises souhaitant participer à l’appel d’offres doivent également répondre aux questions suivantes :

• Les documents demandés par les pouvoirs adjudicateurs constituent-ils des critères de qualification ? Le document doit-il être présenté dans le cadre de l’offre ou sera-t-il exigé au cours de la procédure contractuelle ? 
• Dans quel article du cahier des clauses administratives les documents sont-ils demandés ? 
• Un avis rectificatif ou un addendum a-t-il modifié les modalités de présentation des documents ?  
• Une ligne relative à ce document a-t-elle été ouverte dans le document de participation à l’appel d’offres ?  
• Si le pouvoir adjudicateur demande ultérieurement le document, dans quel délai et par quelle voie un recours doit-il être formé contre cette demande ? 

4. Conclusion et évaluation
En conclusion, la décision du Conseil montre aux soumissionnaires qu’outre la question “quel document est-ce que je possède ?”, la question “ce document constitue-t-il réellement un critère de qualification dans la version définitive du dossier de consultation ?” est également importante.  

Par conséquent, avant de présenter une offre, les entreprises doivent impérativement vérifier la version finale du dossier de consultation et examiner conjointement les addenda, les avis rectificatifs et l’article 7 du cahier des clauses administratives. Il est important que les entreprises institutionnelles fassent réaliser ce type de travaux par des juristes ou des consultants spécialisés dans ce domaine.

Ruhi ARSLAN                                           Av. Işıl KILIÇ EROL

Spécialiste de l’administration publique                            Spécialiste des contrats de marchés publics

et consultant en marchés publics

Sources :

1-Communiqué général sur les marchés publics.

2-Décision du Conseil des marchés publics en date du 22.04.2026 et portant le numéro 2026/UH.I-1161

3-  Elektronik ihalelerde kullanilacak e formlar kamu ihale kurumu tarafindan yayimlanmistir 

4- İletisim