Préparation/planification préalable à l’appel d’offres (dans le cadre des achats des pouvoirs adjudicateurs)

La préparation/planification préalable à l’appel d’offres (dans le cadre des achats des pouvoirs adjudicateurs) est le processus par lequel le pouvoir adjudicateur définit correctement son besoin, vérifie les crédits disponibles, choisit la procédure de passation appropriée, établit le montant estimé du marché avec ses justificatifs et met le dossier de consultation en conformité avec la réglementation avant l’avis ou l’invitation. Ce travail doit être réalisé conformément aux principes de transparence, de concurrence, d’égalité de traitement, de fiabilité, de satisfaction des besoins dans des conditions appropriées et en temps utile, ainsi que d’utilisation efficace des ressources, énoncés par la loi n° 4734. Si la préparation n’est pas correctement effectuée, le dossier de consultation sera établi de manière erronée, ce qui peut entraîner une réclamation, un recours à la KİK, une annulation, un litige contractuel ou un préjudice pour les finances publiques. (Voir : Dossier de consultation : İhale dokumani )

Au sein du pouvoir adjudicateur, la première mission incombe à l’unité utilisatrice du besoin. Cette unité doit déterminer par écrit la désignation, la quantité et la durée des fournitures, des services ou des travaux à acquérir, le lieu de livraison ou d’exécution des travaux, les caractéristiques techniques minimales, les besoins en personnel, véhicules et matériaux, ainsi que les conditions d’exécution du marché. Les services financiers ou l’unité budgétaire vérifient la situation des crédits disponibles ; les responsables de l’exécution recueillent les données du marché et les pièces justificatives nécessaires au montant estimé du marché ; l’autorité chargée de l’appel d’offres engage quant à elle la procédure au moyen du document d’approbation de l’appel d’offres. Ces opérations doivent être achevées avant l’avis ou l’invitation et ne doivent pas nécessiter d’ajouts ultérieurs au dossier. (Voir : Document d’approbation de l’appel d’offres

Au stade de la préparation, le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques, le projet de contrat, les formulaires types et les autres documents nécessaires doivent être cohérents entre eux. Le personnel technique décrit le marché et ses caractéristiques mesurables ; l’unité chargée de l’appel d’offres établit le cahier des clauses administratives et le projet de contrat conformément à la réglementation ; si nécessaire, le service juridique examine les dispositions relatives aux voies de recours, aux pénalités, aux délais, à la révision des prix, aux garanties, à l’inspection et à la réception ainsi qu’à la résiliation. La commission d’appel d’offres ne se substitue pas aux opérations de préparation ; elle intervient au stade de la réception et de l’évaluation des offres. Lorsque cette distinction n’est pas respectée, la correction ultérieure, par la commission, des lacunes du dossier peut soulever des difficultés juridiques. (Voir : Spécifications techniques )

Si, en raison des particularités du marché, le pouvoir adjudicateur ne peut pas élaborer les spécifications techniques ou effectuer avec son propre personnel certains travaux préparatoires nécessitant un examen particulier, il peut recourir à l’assistance d’un cabinet de conseil ou d’un expert, dans les limites autorisées par la réglementation. À la demande du pouvoir adjudicateur, le cabinet de conseil peut établir un rapport sur l’analyse des besoins, le tableau de concordance des documents, l’examen des justificatifs du montant estimé du marché, le lien entre les documents de qualification et la nature du marché, la détermination des travaux similaires, la révision des prix et les dispositions contractuelles. Toutefois, le pouvoir de prendre des décisions, de choisir la procédure de passation, de donner son approbation, de constituer la commission et de signer le contrat demeure entre les mains du pouvoir adjudicateur ; la responsabilité inhérente à la mission de service public ne peut être transférée au cabinet de conseil. (Voir : Conseil en marchés publics)

En définitive, la préparation/planification préalable à l’appel d’offres consiste, pour le pouvoir adjudicateur, à apporter, avant de lancer l’appel d’offres, des réponses écrites et contrôlables aux questions suivantes : “qu’achètera-t-on, pourquoi l’achètera-t-on, sur quels crédits, selon quelle procédure, quels documents seront demandés, comment le marché sera-t-il réceptionné et quelles dispositions s’appliqueront en cas de litige”. (Voir : Kılıç Akademi ; ihale.tv )

Autres termes connexes du dictionnaire des appels d’offres de Kılıç :

Opérations de préparation de l’appel d’offres par le pouvoir adjudicateur; Document d’approbation de l’appel d’offres; Montant estimé du marché; Dossier de consultation; Commission d’appel d’offres; Ordonnateur des dépenses

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