Préparation/planification préalable à l’appel d’offres (pour les entreprises)
La préparation/planification préalable à l’appel d’offres est le travail préliminaire réalisé par l’entreprise entre la publication de l’avis et le dépôt de l’offre, puis, si nécessaire, la réclamation et l’invitation à signer le contrat. Elle consiste à examiner ensemble le dossier de consultation, les cahiers administratif et technique, le projet de contrat, les formulaires, les critères de capacité, les délais, la garantie, la révision des prix et les sanctions, afin de répondre par écrit aux principales questions.
La préparation/planification préalable à l’appel d’offres est le travail préliminaire réalisé par l’entreprise entre le moment où elle prend connaissance de l’avis et le dépôt de l’offre, puis, si nécessaire, la réclamation et l’étape de l’invitation à signer le contrat. Ce travail consiste à télécharger le dossier de consultation et à examiner conjointement le cahier des clauses administratives, les spécifications techniques, le projet de contrat, les formulaires types, les critères de capacité, les délais, la garantie, la révision des prix et les dispositions relatives aux sanctions. À l’issue de ce travail, l’entreprise doit pouvoir répondre par écrit aux questions suivantes : “pouvons-nous participer à cet appel d’offres, de quel document avons-nous besoin, quel doit être notre prix, le dossier contient-il une disposition contraire au droit, pouvons-nous exécuter le contrat ?” (Voir : Capacité (documents de capacité) ; Projet de contrat)
Cette préparation doit commencer dès la publication de l’avis. Le service des appels d’offres ou le responsable de l’offre télécharge le dossier et consigne dans une liste de contrôle les inscriptions sur EKAP, la signature électronique et les pouvoirs de représentation, la garantie de soumission ainsi que les documents relatifs à l’expérience professionnelle, au bilan/chiffre d’affaires, à la qualité, aux autorisations et aux licences. L’équipe technique examine les spécifications, le volume des prestations, le lieu de livraison ou d’exécution, ainsi que les conditions relatives aux échantillons, aux essais et aux normes. Le service comptable et financier détermine la garantie, les flux de trésorerie, la situation fiscale et celle auprès de la SGK, les coûts de main-d’œuvre, la révision des prix et les modalités de paiement ; la direction décide quant à elle de participer à l’appel d’offres et fixe les limites du montant de l’offre. (Voir : Deux éléments importants de la réussite des grandes entreprises dans les appels d’offres; Comment remplir le tableau des informations de capacité sur EKAP ? )
Le service juridique et le consultant en appels d’offres examinent si le dossier contient des dispositions qui restreignent la concurrence, exigent des documents inutiles, orientent vers une marque, prévoient des sanctions disproportionnées ou nécessitent l’exercice d’un droit de recours. Si une irrégularité est constatée dans le dossier, il convient de déterminer, avant l’expiration du délai, s’il y a lieu de déposer une réclamation auprès du pouvoir adjudicateur. La brève note écrite préparée à ce stade doit indiquer la clause à contester, la disposition réglementaire sur laquelle se fonder et les conséquences susceptibles de survenir pendant la procédure d’offre et l’exécution du contrat si aucun recours n’est introduit. (Voir : Réclamation auprès du pouvoir adjudicateur; Recours à la KİK )
Le cabinet de conseil ne prend pas de décision commerciale à la place de l’entreprise ; il contribue à organiser les documents et les délais entre les services chargés des appels d’offres, des affaires juridiques, des aspects techniques et financiers et de la direction au sein de l’entreprise. Le consultant en appels d’offres compare le dossier de consultation avec les documents de l’entreprise, signale les documents manquants ou non conformes, explique les points auxquels il convient de prêter attention lors de la saisie des informations sur EKAP et dans le document de participation à l’appel d’offres, et examine les postes de travaux sur lesquels repose le montant de l’offre ainsi que les obligations contractuelles. L’entreprise participe ainsi à l’appel d’offres conformément à la réglementation et avec des documents complets, sans attendre précipitamment le dernier jour. (Voir : Formation aux appels d’offres (formation aux appels d’offres destinée aux entreprises) ; Comment déposer une offre dans le cadre d’un appel d’offres électronique ? ; Ouvrages sur les appels d’offres )
Autres termes connexes du dictionnaire des appels d’offres de Kılıç :
Service/département des appels d’offres (unités intégrées aux entreprises); Consultant en appels d’offres; Analyse des risques liés à l’appel d’offres; Dossier de consultation; Capacité (documents de capacité); Délai de préparation de l’offre
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